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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法第一节 文书档案的收集工作一、文书档案收集工作的内容,重要性 一 内容 广义讲,包括三方面内容： 一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长期储存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作. 详细到一个立档单位,保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度,包括归档范畴, 归档时间 和归档要求；1. 归档范畴 1 确定归档范畴需考虑三个因素 a 本机关的职能活动 b 公文办理完毕 c 具有查考利用价值 2 内容 a 上级针对本机关的指导性公文
2、 b 本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c 下级机关呈送的报请类公文 d 同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3 留意问题： a 联合办理的公文； B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如方案,总结,会议记录2. 归档时间 一般在其次年 6 月底之前3. 归档要求 a 种类,份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写,卷内文件排列,编页,目录及备考； C 案卷要系统排列,交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必需是正式的生效的公文
3、二 收集工作的重要性二、文书档案收集工作的要求 一 归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求 1. 齐全完整是指归档文件材料在种类,份数以及每份文件的页数等 方面都保持齐全完整 2. 质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观,真实,而且 在制成材料特殊是书写材料方面要利于文件的长期储存； 二 归档的文件材料应当精练精确,并反映单位的主要职能名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 三 档案部门要加强收集工作的调查和指导三、文书档案收集工作的方法 一 严格按归档制度规定进行接收 二 建立相关制度加强零散文件的
4、收集 1. 将文件材料的形成积存纳入有关部门和人员的责任制 . 2. 建立外出开会人员带回材料归档制度 . 三 明确详细人员职责,保证归档文件齐全完整 1. 通过公文处理程序运转的文件,应明确由文书人员负责收集 . 2. 对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收 集并向档案部门移交 . 3. 本单位的综合性文件,如规章制度,方案,总结,报表等应由文 书人员负责收集 . 一般指不走收发文程序的文件 . 4 ,对于各部门形成的文件, 应由该部门指定的兼职档案员负责收集 并向档案部门移交 . 其次节 文书档案的整理工作一、文书档案整理工作的内容和原就 一 整理工作的内容通常分为系统化
5、和基本编目两个部分. 系统化指档案的分类, 案卷的排名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录 二 整理工作的原就 1 ,充分利用原有的整理基础 . 2 ,保持文件之间的历史联系 . 3 ,便于保管和利用 .二、文书档案整理工作的方法和步骤文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法 . 一 组卷整理法 .此时的鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存,也就是对比归档范畴看是否属于归档范畴之内,从而 剔出没有储存价值的文件 . 的确定都要依据 归档范畴和保管期限表 . 文书档案
6、的保管期限有三种：永久,长期,短期,学校有永久,50 年,30 年,15 年,5 年 5 种期限,社区有永久, 30 年, 15 年,5 年 4 种期限 1 分类的要求 第一,要结合本单位实际,采纳适当的分类方法,一经确定,不能随 意变动 其次,文书档案的分类应采纳统一的原就,一个单位内部不能实行两 种以上的分类方法 . 最终,文书的分类应遵循肯定的规律原就,类目之间不得交叉 2 分类方法 文书档案常用的分类方法有三种：年度分类法,组织机构分类法和问名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 题分类法 . A ,年度分类法
7、B ,组织机构分类法 C,问题分类法 3 文书档案的复式结构分类法 A ,年度组织机构分类法即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类 . 这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位 . B ,年度问题分类法即将文书档案先按年度分开,在每个年度内再按问题分类 . 机关采纳问题分类法时通常分为党群工作类,行政治理类,业务工作类； 企业单位只有这一种分类方法,类,经营治理类,生产技术治理类 . 通常分为党群工作类, 行政治理 C,年度机构保管期限分类法 这种分类方法比较适合采纳归档文件进行整理的单位 . D,保管期限年度组织机构分类法 需要向档案馆移
8、交档案的单位 . 这种方法适用于按规定以上类别 文件所属的机构和问题 ,归档范畴和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范畴和保管期限表 限表时,肯定要报区档案局审批备案； 3. 组卷 1 方法. 各单位在修订归档范畴和保管期名师归纳总结 公文的主要特点：问题,时间,责任者,名称第 5 页,共 11 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 公文类型：会议,案件,信访,简报我们工作中通常采纳在分类的基础上以问题为主并结合其它特点进行组卷,通常一个问题组成一卷,但不同保管期限的文件不能组在一起；通常采纳时间排列法 . 一些特殊的文件排列：正文在前,底稿在后,结
9、论在前,依据在后,批复在前,申请在后,原文在前,复制件在后 . 对排列好次序的文件应用阿拉伯数字进行编页,每卷编一个流水号,有字的页就编,正面在右上角或右下角,反面在左上角或左下角 . 按卷内文件排列的次序誊写,卷内目录应放在文件最前边,用钢笔 填写 . 说明：正文与底稿算一份,转发文整体算一份,批复与请示算作两份文 件,会议要抄到议题 . 9. 案卷装订 三孔一线法 1 案卷排列方法 A 依据案卷所反映的问题或工作上的联系排列 . 即保管期限年度问题排列法 . B 依据文件的作者,收发文机关及文件内容所涉及的地区排 列,即保管期限年度组织机构排列法 . . C 依据案卷所属的时间次序排列 2
10、 案卷编号按排列好的次序每个保管期限大流水编号,意不能有重号 . 到 1000 卷左右断号, 注名师归纳总结 1 案卷目录著录案卷内容及成份的一览表,常采纳保管期限第 6 页,共 11 页年度的编制方法,案卷号一般不突破四位数. - - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 2 全引目录又称案卷文件目录,是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具 . 3 专题目录 编制方法类似 . 是以特地问题为线索而编制的检索工具,与全引目录 二 归档文件整理法 1. 鉴定 同组卷整理法 . 2. 分类 年度问题分类法和年度保管期限分类法两种 . 3. 装
11、订 装订前要先检查文件的齐全完整, 对不符合长期保管要求的 要实行补救措施,如裱糊,复制等 . 4. 文件排列 采纳保管期限年度问题 机构 法排列 . 详细要 求同组卷整理法 . 5. 加盖归档文件章并填写档号章内容 处,使用红印油 . 一般在文件首页上边的空白 6. 文件编号 包括件号和页号,件号按保管期限年度类别的次序大流水编号,填在归档文件章内 . 7. 填写归档文件目录 填写,时间项采纳 8 位数字 . 按编好的文件次序誊写, 详细要求同卷内目录 8. 文件装盒按文件次序装入,装满为止. 三 档号的编制原就与方法档号通常包括全宗号,案卷目录号 件号 页号 文件目录号 ,案卷号 年度 ,
12、名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 1 全宗号 每个立档单位全部档案的代号 2 案卷目录号 文件目录号 每本目录的排列次序号,通常按目录 产生的时间次序排列 . 3 案卷号 年度 组卷法每本目录内案卷的排列次序号,每本目录 均从 1 开头,并做到不重,不空,不漏 . 归档文件整理法因不用组卷,此项添 文件所属年度 . 4 件号 页号 件号是针对不装订的案卷,一份文件编一个号,页 . 号是针对装订的案卷,一本案卷编一个流水号 1 唯独性原就 即四不重原就 2 合理性原就 3 稳固性原就即与文书档案的分类体系相适应 4
13、简明性原就 易记,易写,易识第三节 文书档案的鉴定和统计工作一、文书档案的鉴定工作 一 文书档案鉴定工作的内容和标准 1. 文书档案鉴定工作的内容包括真伪和价值的鉴定, 基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定 . 2. 文书档案鉴定工作的原就从社会的总体需求动身, 用全面的,历史名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 的,进展的观点判定档案的价值 . 二 文书档案的价值鉴定 1. 文书档案价值鉴定的标准 主要有档案来源标准,内容标准,形式特点标准,相对价值标准,效益标准 . 的确定 档案的重要程度越高, 发挥的作用越大,
14、 它的保管期限越长 . 依据国家档案局的规定,文书档案的保管期限分为永久和定期 的保管范畴 三 文书档案鉴定工作的方法和步骤. 有关永久和定期档案 1. 文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身,从文书档案的内容,作者,名称,牢靠程度等方面审查 . 2. 文书档案鉴定工作的步骤文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行 . 详细分为三个步骤：第一步,在文件归档时确定是否属于归档范畴, 剔除一部分没有储存价值的文件,由文书处理部门或业务部门一,二年后销毁；其次步,对归档文件确定其保管期限,即确定归档文件的 生存期 ,这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员详细实施；第
15、三步,到肯定年限后对档案的价值进行复审 交复审和到期复审 . 1 档案鉴定销毁原就. 复审主要实行两种形式,即移贯彻 审查从细,留存从宽 的原就 . 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2 档案鉴定销毁工作组织形式档案鉴定销毁工作,由鉴定小组成员共同进行,小组成员由主管档案工作的领导,档案员和相关职能部门的兼职档案员组成 . 3 档案的鉴定方法 实行直接鉴定法,以案卷 件 为单位,依据文件内容逐卷,逐件,逐 页的进行审查鉴定 . 4 档案鉴定的标准,依据 文书档案应依据本单位制订的保管期限表进行； 5 档案销毁工作
16、a ,档案销毁手续： 对经过鉴定确已失去储存价值需要销毁的档案,应登记造册,编制销毁清册,经主管领导审查签字批准后再销毁 . b ,档案销毁方法： 销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后,到指定地点,二人以上监督核销,监销人在销毁清册审批表上签字 . 6 文书档案鉴定销毁程序 a ,组成鉴定小组对档案进行价值鉴定 . b ,对确无储存价值的档案编制销毁清册,填写档案销毁清册审批表 . . c ,鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署看法监销 . d ,将销毁档案运输到指定的销毁单位进行销毁,并指定两名同志负责 e ,监销人员在销毁档案前, 应当依据档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案； 销毁后, 应当在档案销毁清册审批表上签名盖章,并将监销情形报告本单位主管领导 . 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - f ,将销毁清册归档储存 . 鉴定销毁指导手册鉴定销毁表格二、档案统计工作主要介绍统计工作的内容： 数量统计,业务治理工作质量统计 归档率,完整率,精确率 ,开发利用工作统计,档案工作条件统计；名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 11 页