初级中学生应掌握的应用文格式.doc

.\ 初中生应掌握的应用文格式 一、通知 通知是一种上级对下级、组织对所属成员传达信息或布置工作常用的应用文。同级单位之间有什么事情需要互相告诉，有什么活动需要请有关方面参加，也可以发通知。通知是为了让别人了解和执行的，因此，通知必须写得明白、具体、确切。 通知的一般写法： 1、第一行中间写“通知”二字；有的把发通知单位名称也写进去，如《中学教务处通知》；有的还把通知的事由也写进去，如《关于开展语文作文周活动的通知》。根据实际要求，“通知”前边可以加“重要”“紧急”等字样。 2、被通知者的名称或名字写在第二行，顶格写，下加冒号。也可先写正文内容，然后另起一行空两格写“此致”，再起一行顶格写被通知者的称呼。在日常简单的通知中，正文内容已明确了通知的对象，那么，开头或末尾的对象名称也可省略。 3、具体内容一般写在通知对象的名称下面，另起一行空两格开始写。如前面无通知对象的名称，就在标题下面另起一行空两格写通知内容。内容较多的可分条写。 4、发出单位和时间分两行写在正文本末尾的右下方。单位名称在上行，日期在下行。有的还要家盖公章。 示例： 通知 校男生蓝球队定于5日下午4时在大操场集训，希全体队员准时出席。 校体育教研组 10月4日 二、启事 1、启事亦称“告示”，是一种公告性的应用文。单位和个人，凡有事情要作公开说明以求大家协助的，都可写成启事公布出来，或者登在报刊上。 2、种类，分三类：一是征招类。如招聘、招生、招工、征稿、征集启事。二是声明类。如遗失、聘请、迁移、更名、开业、竞赛等启事。三是寻找类。如寻人、寻物启事。 3、格式： （1）标题：写在第一行正中，用大字写。分四种写法：一是以文种作标题。如《启事》。二是以事由作标题。如《寻人》《招领》。三是以启事单位和文种组成。如《公司启事》。四是标明启事性质。如《寻物启事》。 （2）正文：启事内容。第二行前空两格写起，包括启事的目的、原因、内容、形式和要求等项，正文末尾可以写上“此启”或“特此启事”。 （3）启事者和启事日期：分两行写在正文后的下方。 写作要求：一是标题题目短小、醒目。二是所启事项要完整，表达清楚，力求内容单一。三是语言要真挚、中肯，注意礼貌。四是启事单位或个人姓名及联系地点、联系人和联系电话等一定要交待清楚、具体、完备。 示例： 征稿启事 为丰富校刊《中学时代》的内容，特征求下列稿件：园丁颂歌，班级新事，学习心得，读书笔记，思想火花和文艺创作等。 来稿要求观点鲜明、文字简洁生动、字迹清晰，篇幅以不超过千字为宜。请写明真实姓名和所在班级。 稿件请送本校学生会《中学时代》编辑部。 《中学时代》编辑部 年月日 三、电报稿（普通电报） 1、电报头栏：由邮局工作人员填写。 2、收报人住址、姓名：“收报地点”栏写省市（县）。“收报人住址和姓名”栏要填写具体地址，如街号和收报人姓名。给厂矿机关的电报，可直接写电报挂号的号码。 3、电文内容和署名：电文内容要精炼、明细，不加标点。电文后紧接写上发报人的姓名及与收报人的关系。正文要顶格写。 4、发报人姓名、地址、电话（这部分不拍发，供邮局参考）。 注意事项：电文一格只能一个字。 四、申请书 申请书是个人或单位向有关部门组织、团体提出某种要求或申请解决某个问题而使用的专门信件。 申请书种类很多，如入党（团）申请书、困难补助申请书、入会申请书、参军申请书、开业申请书、入学申请书等。 写作格式： 1、标题，两种写法：第一种《申请书》（如“入党”“入团”等）。第二种《申请书》《申请》。（写在第一行正中间） 2、接受申请的单位（或个人）名称。（写在第二行，顶格写） 3、正文。（第三行写起，前空两格）包括三部分： （1）提出申请的具体内容，写申请什么。 （2）提出申请的理由，写为什么提出申请。 （3）写申请单位或个人的态度（或决心、愿望等）。 4、正文后，一般写上“请（党组织、领导等）考验我”或“请领导批准”等字样。 5、右下角分两行写申请单位名称或个人姓名和申请日期。 注意事项： （1）首先要考虑有没有必要申请，自己是否符合申请条件。 （2）要把申请事项、理由写清楚，使对方了解申请者的意愿、要求和具体情况。 （3）详略得当。 （4）多次申请要避免前后重复。 （5）语言要准确，文字要朴实。 示例： 申请书 敬爱的学校团委： 我通过对团章的学习，在团组织和团员的教育和帮助下，认识到作为21世纪的青年，必须积极争取加入青年人自己的组织——中国共产主义青年团。 共青团是党领导下的先进青年的群众性组织，是党的可靠的、得力的助手和后备军，是培养青年学习共产主义、具有“四有”“五爱”品质的大学校。正是如此，我应该争取加入共青团。 我向团委申请：我一定用实际行动积极争取及早加入共青团，请考验，请批准。如果我被批敬礼准了，我决心遵守团章，执行团的决议，遵守团的纪律，履行团员义务，参加团的工作，做名副其实的共青团员，处处起模范作用，为祖国的繁荣昌盛贡献力量；如果我一时未被批准，决不灰心，要接受考验，继续创造条件，争取成为一名合格的共青团员。 此致 敬礼 新苗中学初二（1）班 李小龙 年月日 五、产品说明书 产品说明书是由生产单位编写，向用户介绍产品特点、用途、主要技术数据、操作使用说明、维修注意事项等的一种说明书，经常随产品赠送给用户，能起到宣传产品、扩大销路、便利用户使用的作用。 产品说明书有多种多样的形式，开本、印刷、装帧可以各有差异，但有一些基本格式却是相同的： 1、封面。封面上要写上商标、规格型号、产品名称、生产厂名，还要印上产品的图样。 2、前言或概述。这一部分，有的产品说明书是介绍新产品的主要性能特点；有的产品说明书则是强调编写说明书的目的或说明维修，使用好新产品的重要性；有的产品说明书没有这一部分。 3、目录。如果是篇幅较长、装成一本的产品说明书，为了便于读者翻检，还得有个目录。如果是只有几张纸的产品说明书，则不需要目录。 4、主要技术数据。要写得准确、简洁，也可以用表格形式来反映。 5、使用方法。往往配上插图，按照一定的顺序，说明产品的使用方法。 6、保养和维修。简要说明本产品保养的一般知识和维修的注意事项。 7、附属备件及工具。如果随产品附有备换零件和工具，则应在这一项中写明。（6、7两项有的说明书可不用。如药品说明书、食品说明书等。） 8、封底。注明厂址、电话号码、电报挂号，正文还可印上醒目的商标。 注意事项： （1）要实事求是，恪守信誉，对用户高度负责，说明的内容必须符合产品的实际情况，这样才能取得用户的信赖。 （2）语言要通俗简明。 （3）封面要精心设计，做到图文并茂，给人予美感。 六、书信 书信包括一般书信和专用书信。一般书信即指私人往来的信件。专用信件包括感谢信、表扬信、慰问信、推荐信、介绍信、证明信、咨询信、申请书、聘书、决心书、倡议书、建议书、挑战书等。专门书信具有专门性和内容上的规定性。公开的专门书信大都用标题标明信件的性质。以团体属名的专门信件，一般不加结束语与问候语。 1、一般书信 包括称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分，每个部分都有一定的格式。 （1）称呼。当面怎样称，信上也要怎样称。要顶格写在第一行，称呼后边是冒号。 （2）正文。正文是信的主要部分，要说的话都在这里。正文前可以有个问候语。如“你好”“近来工作忙吗”之类。这个问候语要缩两格写，也可以自成一段。如果问候语自成一段了，正文就要从另一行空两格开始写，转行顶格。正文要分段，最好一事自成一段。每段开始都要空两格。要做到真诚、得体、简明慎重。 （3）结束语。结束语也叫致敬语，是礼貌语言。致敬语应该因人因具体情况用得合适。格式一般分两行，以“此致敬礼”为例，“此致”写在文后第一行缩两格处，“敬礼”写在第二行顶格处。 （4）署名。写在正文后第三行的右方。 （5）日期。写在正文后第四行的右方（写完日期，后面应空两格）。如果全信已写完，发现内容有遗漏，或又有什么话要说，可补写在后面，加“又及”“另外”“还有”字样。 2、专门书信 A、感谢信 是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。这种信可以直接给对方或对方所在单位，也可以张贴在对方单位内或所在地的公共场所，还可以交给报纸、广播电台、电视台刊登或播映。感谢信的格式如下： （1）第一行正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。如果写给个人，这三个字可不写。有的还在“感谢信”的前边加上一个定语，说明是因为什么事，写给谁的感谢信。 （2）称呼。第二行顶格写出被感谢单位名称或个人姓名，姓名后可加适当的称呼，称呼后用冒号。如果感谢的对象比较多，可把感谢对象放在正文中间提出。 （3）正文。第三行空两格写起。要写清对方在什么时间、什么地点，由于什么原因，做了什么事，对自己或单位有什么支持和帮助，事情有什么好的结果和影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。文字要精炼，感情要真诚。 （4）结束语。即致敬语。另起一行空两格写上“此致”，下一行顶格写上“敬礼”。 （5）署名、日期。在正文后第三行右方写上单位名称或个人姓名。在正文后第四行右方写上发信的日期。 示例： 感谢信 尊敬的董大夫： 您好！我是您的病人杨志军。几个月前，我还是躺在病床上的一位对生活失去信心的病人。今天，我却手捧着县最高学府的录取通知书。这一切，都是您给我的，在此，我向您表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福。 去年此时，正值中考，我很有希望却患了可怕的骨结核，到医院没多久长时间，我就卧床不起了。理想的失落、身体的病痛，像虫子一样咬着我的心。我失望极了，灰心极了。这时候，您出现了。您医科大学毕业，学识渊博，风度翩翩。您时常鼓励我要坚强。尤其听说我学习很好时，更是鼓励我不要放弃学业。您告诉我，不要担心，我的并会好起来的。 “治病救人，救死扶伤”的美好医德在您身上体现得淋漓尽致。快要瘫痪的我，在您的精心治疗下，终于又重新站了起来。有一段日子我特别失望，您给我讲了许多病人的故事来激励我，还给我买了许多书，让我读。有一天，父亲有急事出去一天，您一直在床边陪我，中午还把热乎乎的饭给我带来。 您把我从死神手中夺回，给了我第二次生命，尤其是您给我精神鼓舞，让我学会了怎样去微笑着面对人生，面对苦难，这是一笔巨大的精神财富。 亲爱的董大夫，在我的心目中您已经既是我的父母，又是我的朋友。我将以您为榜样，继续在人生的海洋中乘风远航！ 好人一生平安。最后我衷心地说一声：谢谢您。虽然是怎一个“谢”字了得，但我现在只能这样表达我的感激。以后，我会更加努力的，不辜负你对我的希望。 祝您幸福、健康。 您的病人： 年月日 （选自《学生实用应用文范文》，吉林人民出版社） B、表扬信 是对某些单位或个人的高尚风格和模范事迹表示颂扬的信件。这种信件可以是领导机关、群众团体表扬所属的某一单位以及某一个人的，也可以是群众之间的互相表扬。表扬信一般用大红纸抄出，张贴在被表扬的单位、个人的所在地或公共场所；也可以在报纸上发表，在电台广播，在授奖大会上宣读。通过表扬好人好事，能够使受表扬者得到鼓舞，对其他人也起到教育作用。 表扬信的格式和写法与感谢信相同。 示例： 表扬信 中学领导： 2006年10月以来，贵校初中二年纪（2）班小明、王东同学一直坚持在绿都小区回收废旧电池。他们在小区入口处挂了一个小铁箱，号召小区住户把用过的电池放到里面。过了一两个月时间，他们发现收到的电池没有意料中的多，意识到这可能是由于不少居民不了解乱扔电池的危害性，将用过的电池同其他垃圾混放在一块扔掉了。于是，他们定期在小区内举行“环保小知识”宣传活动，用贴近生活的事实和活动的图片向大家说明乱扔废旧电池会对环境造成的危害。在他们的不懈努力下，目前，小区居民不仅养成了将废旧电池集中处理的习惯，而且在生活中环保意识大大增强。 希望贵校对小明、王东同学爱护环境的事迹给予表扬！ 此致 敬礼 绿都小区管委会 2007年7月10日 C、慰问信 是组织、部分群众以及某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人分作两类，一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的，一类是由于某种原因而遭到暂时困难和严重损失的。慰问信对前者表示慰问，鼓励他们戒骄戒躁，乘胜前进；对后者表示同情和安慰，鼓励他们加倍努力，战胜困难。 慰问信的格式和写法与感谢信（正文除外）相同。慰问信的正文内容先说明写慰问信的原因，或是因为对方在工作中取得了成绩，或是因为对方遭到了暂时的困难和挫折。其次，叙述对方的模范事迹或遇到困难时表现出来的高贵品质，并向对方表示慰问。再次，写一些鼓励和祝愿的话。语气要诚恳、真切，行文要朴实。 D、介绍信 是派遣人员去外单位联系工作、洽谈事物、参加会议、了解情况时所使用的信件，对派遣人员起介绍和证明作用。介绍信的格式如下： （1）题目。第一行正中写“介绍信”三字，用大号字。 （2）称呼。第二行顶格写联系单位的名称或个人姓名，下加冒号。 （3）正文。第三行空两格写起。如实填写受遣人员的姓名的基本情况，并用简明扼要的语言写明接洽的事项和对接洽单位的要求等。 （4）致敬语。与书信致敬语写法相同。 （5）署名、日期。在正文后第三、四行右方分别写明介绍单位的名称或个人姓名和日期，单位介绍要加盖公章。 （6）最下一行左方注明有效期，天数要大写。 示例一： 介绍信 ： 现介绍我厂设计科科长同志等人，前往贵处参加会议并联系等事宜，请接待。 此致 敬礼 厂（公章） 年月日 （年月日前有效） 示例二： 介绍信（存根）介绍信 字号字号 等人，前往： 处办理。兹介绍等位同志 前往贵处办理等事务。请 年月日协助。 此致 敬礼 公司（盖章） 年月日 （有效期拾天）（有效期拾天） E、证明信 是证明某人身份、经历等情况以及证明某件事情真相的专用书信，它一般以组织名义写，格式如下： （1）名称。第一行正中用大号字写“证明”二字。 （2）称呼。第二行顶格写需要证明信的单位的名称，后加冒号。 （3）正文。第三行空两格写清要证明的人或事物的具体内容。如果内容较多，可分段书写。内容要真实可靠。 （4）正文结束后，另起一行，前空两格写“特此证明”。 （5）署名、日期。在“特此证明”下一行右方写证明单位的名称，并加盖公章。在单位名称下边写年、月、日。 示例： 证明 中学： 你校年月日来信收到。根据信中要求，现将同志在我校工作期间的情况介绍如下。 同志于年月至年月在我校任高级教师。该同志政治上积极要求进步，衷心拥护并坚持四项基本原则，几次口头和书面要求加入中国共产党，是我校党支部的主要培养对象。该同志对教育工作认真负责，精益求精，获得本校教师和学生的好评。该同志曾多次被评为校优秀教师。特此证明。 此致 敬礼 中学党支部（公章） 年月日 F、倡议书 是集体或个人首先公开提出某种建议的专用书信。格式如下： （1）名称。第一行正中用大号字写上“倡议”或“倡议书”。 （2）正文。第二行空两格写正文（有的在第二行顶格写称呼）。正文要写清楚提出倡议的背景和目的、倡议的内容和要求做到的事项。然后写上倡议者的决心和希望。 （3）署名、日期。正文右下方分两行写上发出倡议的单位名称或个人（几个人）姓名，注明日期。 示例： 倡议书 全公司售货员同志们： 为使我公司的服务质量更上一层楼，我们特提出以下倡议： 一、坚守工作岗位，不擅自走开，不扎堆聊天，不干私事。 二、接待顾客，态度热情，礼貌周到。 三、买卖公平，不以次充好，不短斤少两，不让假冒伪劣商品进入商场。 四、唱收唱付，货款两清。 五、保证食品卫生，不卖腐烂变质食物。 六、严格执行物价政策，决不乱涨价。 七、欢迎群众监督，诚恳接受批评。 公司商场全体售货员 年月日