事业单位考试公文类学习知识.doc

*- 事业单位考试公文类知识 事业单位考试中公文知识是必考考点之一，本人对相关知识点进行了整理。希望各位尊重劳动成果！ 目录 一、公文概述 1 （一）党政机关公文 1 （二）公文要素构成 1 （三）公文的五大特点 2 （四）公文的六大作用 3 （五）公文处理工作 3 二、公文种类 4 （一）公文的分类 4 （二）公文种类 5 （三）正确使用文种 6 三、公文行文规则 7 （一）行文总规则 7 （二）向上级机关行文的规则 7 （三）向下级机关行文的规则 8 （四）其他行文规则 9 四、公文处理工作 10 （一）公文拟制 10 1.公文起草 10 2.公文审核 11 3.公文签发 12 （二）公文办理 12 1.收文办理 12 2．发文办理 13 （三）公文管理 14 五、公文格式 16 （一）版面格式 16 （二）各要素通用格式 16 1.版头部分 16 2.主体部分 18 3.版记部分 21 （三）特殊格式 23 1.信函格式 23 2.命令（令）格式 24 3.纪要格式 24 *- 一、公文概述 （一）党政机关公文 党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 （二）公文要素构成 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人组成。 主体由、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件组成。 版记由抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成 （三）公文的五大特点 1.权威性和政策性。 公文的权威性主要体现在制定者和内容上，党政机关公文是各级党政机关根据法律赋予的权限和职责制作和发布的，表达的内容是党政机关对特定问题的权威意见、看法和要求。同时，党政机关通过制发公文来传达政策，解决问题，推动工作。 2.针对性和指导性。 党政机关公文，总是根据现实需要，为解决某个特定问题和指导某项工作而制发的，不仅要体现上级机关的精神，而且要结合本地本部门实际，针对全局或局部工作，对布置的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求，都要交代得比较具体、明确，有鲜明的、现实的针对性和指导性。 3.规范性和约束性。 从内容看，党政机关制发公文，语言运用极其规范，其传达的意志不以受文者是否同意为前提。公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须严格遵守或执行，具有极强的约束力。从生成过程看，公文必须严肃庄重，制发单位要严格遵循共同的规范格式，种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定，不得随意更改；行文规则、办理程序、整理归档、清退销毁等，也有统一、明确的要求，不得擅自行事。 4.程序性和严密性。 公文制发和处理必须履行规定的程序，从起草、审核、签发、校印、发出，到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁，环环相扣、步步相接，程序性和严密性极强。 5.对应性和定向性。 党政机关行文必须根据隶属关系和职权范围确定，也就是说，什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发，有具体、明确的对应关系。 （四）公文的六大作用 1.指导工作 2.联系工作 3.请示工作 4.总结工作 5.协调工作 6.记载工作 （五）公文处理工作 1.公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 2.公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 3.各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。 4.各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 二、公文种类 （一）公文的分类 公文从不同的角度，按不同的标准，可以划分出不同的类型。 1.按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告、意见。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要。 平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、意见、函等。 2.按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文 公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和加急两种。紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快。 3.按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文 绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象、规定保密时限的公文。公文的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。其中： （1）绝密公文是秘密等级最高的文件，它反映的通常是党和国家的核心秘密。如果失密，将会对党和国家造成特别重大损失。 （2）机密公文是秘密等级较高的文件，它反映的通常是党和国家的重要秘密。如果失密，将会对党和国家造成重大损失。 （3）秘密公文是标有秘密等级公文中，密级最低的文件，它反映的通常是党和国家的一般秘密，但其内容也不允许泄密。 （二）公文种类 《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文主要文种有15个，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。具体名称及用途如下。 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12.批复。适用于答复下级机关请示事项。 13．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 从广义上讲，除上述常用公文种类外，公文还应包括法律性、规章性、政策性公文的条例、规定、细则、办法，事务性公文的计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、大事记、电话记录等公文种类。 （三）正确使用文种 1.依据法规的规定和要求正确选用文种 2.依据发文机关的职能权限正确选用文种 3.依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种 4.依据行文的目的、要求正确选用文种 4.按照文种的适用对象正确选用文种 公文文种，既有党政机关通用的，也有属于各自专用的。《党政机关公文处理工作条例》中所列的公文文种有15个，其中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要；党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案这4个文种；行政机关一般不使用决议这个文种。 6.按照层级的不同正确选用文种 7.按照公文内容的差异正确选用文种 8.按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种 三、公文行文规则 （一）行文总规则 1.“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性” 2.“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关” （二）向上级机关行文的规则 1.“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关” 2.“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门” 3.“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关” 4.“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项” 5.“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文” 6.“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关” （三）向下级机关行文的规则 1.“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关” 2.“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意” 3.“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文” 4.“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销” 5.“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关” （四）其他行文规则 其他行文规则，是指联合行文、部门之间行文、内设机构行文规则。《党政机关公文处理工作条例》对此作了明确的规定。 1.“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文” 联合行文应当正确认识和解决的问题： （1）联合行文的目的：推动共同贯彻执行党的路线方针政策和国家法律法规，推动共同管理的工作或与联署机关有关的工作。 （2）联合行文的机关，即党政机关、党政机关与其他同级机关。 （3）各联署机关行政层级相当。 （4）有共同管理的事项或者有关联的事项。 （5）联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。 （6）联合行文应当明确主办机关。 （7）联合行文，主办机关一般排列在前。 2.“党委、政府的部门依据职权可以相互行文” 部门之间相互行文的条件是： （1）同级党委、政府的部门。 （2）依据各自的职权，有行文的必要性，不得超越职权范围。 （3）部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”行文，也可以用“通知”行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作和答复审批事项，应当用“函”行文。 3.“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文” 四、公文处理工作 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 （一）公文拟制 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 1.公文起草 公文起草应当做到： （1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 （2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 （3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。 （4）文种正确，格式规范。 （5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 （6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。 （7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 2.公文审核 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是： （1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。 （2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 （4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。 需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。 3.公文签发 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。 （二）公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 1.收文办理 收文办理主要程序是： （1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。 （2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 （3）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 （4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 （5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 （6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 （7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。 2．发文办理 发文办理主要程序是： （1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 （2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。 （3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 （4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。 （三）公文管理 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。 经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。 复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。 五、公文格式 （一）版面格式 1.用纸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸 2.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 4.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 5.民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。 （二）各要素通用格式 1.版头部分 （1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 （2）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 （3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 （4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 发文机关标志居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 （5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 （6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 2.主体部分 （1）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形 （2）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记 （3）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 （4）附件说明。公文附件的顺序号和名称。 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （5）发文机关署名、成文日期和印章。 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。 成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 以上三种要素的格式，因是否加盖印章，格式有所差别。 A. 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 B. 不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 C. 加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。 （8）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 （9）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 3.版记部分 （1）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 （2）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 （3）页码。公文页数顺序号。 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 （三）特殊格式 1.信函格式 （1）发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 （2）发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。 （3）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 （4）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 （5）标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 （6）第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 （7）首页不显示页码。 （8）版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。 2.命令（令）格式 （1）发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。 （2）发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。 3.纪要格式 （1）纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。 （2）标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 （3）标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。 （4）纪要格式可以根据实际制定。