项目工程竣工档案移交要求.doc

,. 工程竣工档案移交要求 一、验收及移交程序 移交时间期限：竣工后六个月内 验收及移交程序：由建设单位提出验收及移交，按项目验收及移交。由建设单位先对各单位工程档案进行验收及审查，满足档案归档要求后向档案主管部门提出验收及移交申请。 二、城建档案归档和移交进馆范围 （一)城建档案归档范围 建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。 1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。 2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。 3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。 4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD电子文件。国标或部委发布的通用图集不归档。经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF格式竣工图电子文件。 5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决算和审计文件等。 6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。 (二)城建档案移交进馆范围 1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。 2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。归档细则由建设单位报市档案局确认，档案移交进馆范围按归档细则确定的内容执行。 三、档案形成要求 （一）按实际情况形成工程档案 一般情况下，按照施工合同承包范围形成相应的工程档案。在工程实际施工过程中，若遇到合同无法履行或变更的情况下，需书面写明情况。 特殊情况下，施工内容与合同发生差异或人员有变更，按实际形成工程档案。（如项目经理或总监发生了变更，而建设单位未经建设主管部门备案时，由建设单位提交情况说明。现监理无高压外线监理资质，由建设单位另外请有资质的监理专门对高压外线施工内容进行监理的情况。） （二）原件、复写件、复印件 1、原件：是指第一手签名盖章的文件。（注：变更文件复印后补签章的按原件处理） 2、复写件：一般出现在材料的检测报告。（如钢筋力学检测报告的第2联） 3、复印件：有完整的签章后再复印的文件。（注：用有完整签章的文件复印后再加盖印章和签字的文件按复印件处理） （三）签字 1、手签名 2、复印的签名 3、打印的签名 ①若打印的签名在表格的表头（如分部、分项工程验收记录表表头的项目负责人及技术负责人），则允许。 ②若打印的签名是在表格下方（如质检员、施工员、班组长、监理工程师等），则不允许。 针对第②点解决方法：请当事人补签名。 4、无资质签署 如：要求监理工程师签署的文件由监理员签署。 解决方法：请相关有资质的监理工程师或总监理工程师补签名 5、超职责或超范围签名 如：要求项目经理或项目总监签署的文件由其他工程师签署的。 解决方法：请相应人员补签名。 6、使用个人手签章代替本人签名 常见使用人群：总监理工程师和项目经理。 解决方法：1）请相关人员补签名。 2）补声明。声明需由本人所在单位向建设单位提出用章申请，并有本人手签字确认所用手签章与本人手签字具有同等法律效力，再经建设单位批准后方可使用。 7、签字及盖章不一致情况 主要反映在监理工程师签署处，则签名的是张三，盖注册章的是李四。 解决方法：一般有盖注册章的工程师补签名或补盖签署人的注册章。 8、代签名 （四）盖章 在项目中一般使用的有公章、项目章、业务章、分公司章、注册章、出图章等。 1、公章、项目章、业务章、分公司章 反映类型：1）使用项目章，未经授权。 2）使用分公司章，与合同签署的公章不符，未经授权。 3）使用其他业务专用章等，未经授权。 解决方法：合同单位公章对其他用章给予授权（一般一个专业工程只授权一个用章，需写明其授权范围；合同、竣工验收报告及结算文件一般不允许盖以上用章）。 2、注册章 在工程资料中，常见的有项目总监注册章、建筑、结构设计师注册章、项目经理注册章。 总监注册章要求跟总监签名一起使用。 建筑、结构设计师注册章要求在建筑、结构的变更通知单和竣工图中使用。 项目经理注册章按相关规范要求使用。 3、出图章 一般在工程设计变更单、施工图和竣工图中要求使用。 （五）档案的完整性和原件控制 档案的完整性可分为专业的完整性和文件的完整性两种类型。专业的完整性是指一个项目工程按照实际情况应产生的专业档案不能缺失，如主体结构、屋面防水、水电、消防等专业。文件的完整性是指在一个专业工程档案中应形成的工程档案不能缺失，如工程施工合同、项目经理（总监）任命书等。 归档的工程文件应当为原件，工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、完整、准确，与工程实际相符合。 工程文件应当采用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 （六）档案的真实准确性 档案的真实准确重点检查文件签署、文件逻辑性和竣工图三个方面。 1、文件签署（见第三、四点） 2、文件逻辑性 竣工档案中不出现重要的逻辑性错误，包括变更汇总与变更文件无法对应；工程材料、构配件、设备质量证明文件汇总表与工程材料、构配件、设备进场见证送检/抽检报告无法对应；合同或施工许可证所列的工程内容或单位与资料不一致；总监或项目经理签署人与报建登记的不一致；分包报审与实际分包工程施工不一致等情况。 四、竣工图 1、竣工图纸的编制 编制工程竣工图必须根据“变更文件”(包括图纸会审纪要、设计变更通知单、经设计单位确认的工程洽商单等)修改完善，保证图物相符，确保竣工图准确性。 2、竣工图编制方法 (1).按设计施工图施工没有发生变更的,可采用施工图作为竣工图； (2).在施工中,有一般性变更,能将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,可直接在施工图中采用“扛改”或“叉改”或“引线修改”方法修改后作为竣工图(“扛改”方法一般适用于字数更改，“叉改”方法一般适用于删除的更改，“引线修改”方法一般适用于要修改的内容无法在所在位置进行更改)； (3).平面、结构形式、工艺、项目等较大改变,无法将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,必须重新绘制竣工图； (4).为了统一工程项目竣工图的格式，建设单位可委托设计或施工等其他单位将所有变更内容修改补充完整,重新绘制新版竣工图。 3、竣工图归档质量要求 (1).竣工图的所有修改和签字应使用不褪色黑色绘图墨水，图面整洁、字迹工整清晰。 (2).管线竣工图必须把施工范围各种室外管线的转角点和交叉点以及主要阀门点设置技术要素测量点,并在各个测量点注明准确的各种技术要素据。 (3).由设计院（公司）编制的竣工图应加盖“出图专用章”和“注册建筑或结构工程师资质章”，相关人员签署完善；由其他单位编制的竣工图，可不盖设计单位“出图专用章”和“注册建筑或结构工程师资质章”，但应保留原设计单位图签栏和所有原设计信息，并在紧挨原图签栏（左下右上）空白处增加竣工图编制单位的副图签栏，相关人员签署完善(编制单位图签栏样式参照附件)。 (4).所有竣工图必须经施工单位（包括总包和分包施工单位）和监理单位相关技术人员对照变更内容进行详细逐条审核，审核无误后由施工单位在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的“竣工图章”，由相关人员签字确认。 (5).竣工图纸以内折手风琴式折叠，整齐散装在档案盒内，一盒为一卷，每张折叠的图纸不必打页号，直接在右上角空白处加盖归档章。 (6).移交进馆的竣工图必须加盖竣工图章，由施工及监理单位签署确认，竣工图章中各人员签署不允许代签。 4、竣工图出图方式 现阶段，深圳市城建档案馆接收的竣工图出图方式共有三种。 （1）、由设计单位编制出的新蓝图。此类竣工图必须加盖设计单位“出图专用章”和“注册建筑或结构工程师资质章”，相关设计人员签署完善。 （2）、变更不多，修改不大的情况下，可在最终版施工图用黑色签字笔进行工整修改后移交。 （3）、由建设单位委托第三方出图。此类竣工图必须保留原设计单位图签栏和所有原内容，并在紧挨图签栏左下右上空白处增加竣工图编制单位的副图签栏，相关人员签署完善。 5、竣工图电子文件 竣工图电子文件不须移交进馆，但燃气及涉及市政地下管线施工内容的工程应提供CAD电子光盘，以便城市地下管线数据的录入。 五、档案整理质量要求 （一）、组卷方法 1、建设单位：先项目准备阶段文件后竣工验收文件。 2、施工单位：先文字后图纸，施工管理文件→施工技术文件→竣工图。 （二）、整理要求 1、文字资料以一本为一卷，竣工图以一盒为一卷。文字资料卷每卷厚度原则上不超过2cm，一个档案盒内可装多卷文字材料。 2、卷内目录内容应填写完整，“序号”填写本卷文件材料的顺序号；“文件编号”填写本份文件材料的编号；“文件材料题名”填写本份文件材料的名称；“日期”填写本份文件材料的产生起止日期，对产生周期长无法填写准确的起止日期的可填写开工至竣工日期；“页次”填写本份文件材料的起始页号，一卷内最后的那份文件材料应当填写起止页号（例150/151）；“备注”填写本份文件材料应说明的内容（例：复印件、增加10-1、28-1页等）。 3、房建和市政基础设施工程使用市档案局发布的印制或下载打印的标准目录，行业和特种工程使用空白国标卷内目录。卷内目录可手工填写或打印填写。目录所不能涵盖的文件依次排列在各专业卷内目录最后一份文件后的空白各栏，尚不能满足的可使用空白国标卷内目录手工或打印填写。 4、每卷单独编号，页号从“1”开始，使用打号机以黑色印油打号。单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。文字资料卷中每卷重号、漏号累计不超过5页（含5页）的，以前正确页号加“-1”、“-2”等的方式改正并在卷内备考表中说明；重号、漏号超过5页的应重新编号，错码应工整地杠改。竣工图卷不允许出现重号、漏号。 5、文字材料采用三孔双棉线装订，装订时须剔除金属物。印刷成册、已编页号的文件单独组卷时可不装订。竣工图纸不装订。 6、竣工图应是新图，采用竖向手风琴式折叠，折叠后的大小为四号图幅，各份图纸应在卷内目录上逐份揭示。已胶装成册的A3幅面竣工图可不再拆分折叠，编目编号后直接对折装盒。 7、卷内备考表必须填写和签名，主要说明卷内文件复印件、页号错误等需要说明的情况，其中“立卷人”由立档单位档案员签名，“审核人”由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。文字资料卷卷内备考表在卷皮上填写和签署（见附件1），竣工图卷卷内备考表在卷盒上填写和签署（见附件2）。 8、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要应包括项目名称；专业名称或单位工程、分部工程、分项（单元）工程名称；工程文件的主要内容或属性。 9、卷盒和卷皮上的起止日期应填写案卷内文件形成的起止时间。 10、卷盒、卷皮等档案装具应使用符合国家标准要求的产品。案卷总数量和案卷流水号（“共 卷”栏和“第 卷”栏）应准确统计并以阿拉伯数字填写。卷盒、卷皮上 “档案馆代号”、“密级”、“保管期限”栏不填写。“案卷题名”、“编制单位”、“起止日期”栏应使用黑色墨水笔工整填写或以黑色印油加盖条形章；有条件的，卷皮可整体套打印。卷皮、卷盒应填写的各栏不允许以打印或手写的字条粘贴。 11、应按照案卷流水号依次装盒，并应选用厚度适当的卷盒以保证卷盒装满。 12、移交书封面应采用市档案局发布的标准格式，移交单位处应加盖单位公章。移交书所附的各卷卷内目录须与案卷实体中的卷内目录相同，且须在移交书中提交案卷目录。 六、其他 1、非主体单位施工的桩基、燃气竣工档案可提前移交。 2、为方便建设单位办理产权登记，允许建设方档案分两次移交（第二次移交的文件应该是该形成而在移交时间节点由于某些原因未能正常形成的文件）。 3、临时性支护、装饰性索膜工程、非政府工程装饰装修及建筑智能化工程A类档案移交建设单位。 4、消防火灾报警专业使用建筑智能目录（老版本），有气体消防施工内容的需移交气体消防图纸。 5、项目经理部人员设置通知书有本人签字栏，要求手签字，档案中是否有代签情况是按此表校对的，尤其是竣工图章中的人员签署。 6、由混凝土公司出的混凝土配合比系列文件按工程材料（半成品）检验报告归档于B类，A类资料中只放预拌混凝土出厂质量证明书。（仅针对房建工程） 7、电梯工程要求移交电梯采购及安装合同。 8、施工监理文件中设计变更登记表需与施工方提交的设计变更文件一致。 9、为避免打号错误，需用铅笔先写上号码再打号的建议写在左下角。 10、修改设计变更时，用铅笔顺手将此条变更修改于那张图纸标注于变更单中，以便以后查对。 11、表格上方仅作为施工信息作用的，如分部、分项验收记录表上方的项目负责人和技术负责人信息栏，此处人员信息可以打印；表格下方涉及施工及监理人员签署的必须手签。 12、专业分包的施工单位必须形成自己的施工管理文件。 档案咨询及验收登记电话：82105461 档案（房建、市政）QQ群：170254774（加入时请注明单位或项目名称及姓名，加入后按要求修改群名片） A类工程档案卷内目录 案卷号： ，第 卷 深城档案统目A3-1 共 2 页，第 1 页 序号 文件 编号 文件形 成单位 文件题名 日期 页次 备注：文件是原件/复写件/复印件 施 工 管 理 文 件 1 单位工程开工申请报告GD2201002 2 项目经理任命通知书GD2201SZ002 3 项目经理部人员设置通知书GD2201SZ003 4 项目经理部人员变更通知书GD2201SZ004 5 施工合同 6 合同变更、争议、违约处理资料 7 工程材料/构配件/设备报审表GD2202009 8 施工组织设计（方案）报审表GD2202002 9 工程质量事故报告 GD2201007 10 工程事故调（勘）查记录 11 工程质量事故（停工）通知GD2201008 12 工程事故处理报告 GD2201009 13 工程复工通知书 GD2201010 14 图纸会审记录（一） GD2201004 15 图纸会审记录（二） GD2201005 立卷责任人： 深圳市档案局监制 A类工程档案卷内目录 案卷号： ，第 卷 深城档案统目A3-1 共 2 页，第 2 页 序号 文件 编号 文件形 成单位 文件题名 日期 页次 备注：文件是原件/复写件/复印件 16 设计变更洽商记录 GD2201006 17 工程变更单GD2202018 18 施工现场签证单 GD2201SZ005 19 分部（子分部）工程及单位工程工程竣工报验单GD2202010 20 分部（子分部）工程中间验收交接记录 GD2201011 21 新技术（新工艺）施工总结 立卷责任人： 深圳市档案局监制