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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date会展策划方案解析(doc-20页)全面优秀版优秀版会展策划方案会展策划方案第一部分会展预备阶段的文案第一节会展预备阶段的文案简介一、 会展预备阶段的文案的概念：会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、 会展预备阶段的文案种类：一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、
2、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第二节 会展预备阶段的文案写作一、展会立项策划书的写作（一）展会立项策划书的概念：所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划现场管理计划、相关活动计划等。展会立项策划书是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和
3、方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。（二） 展会立项策划书的内容结构：一般地，展会立项策划书主要包括以下内容：1、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。2、提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、 展会价格及初步预算方案。4、 展会工作人员分工计划。5、 展会招展计划6、 展会招商计划。7、 展会宣传推广计划。8、 展会筹备进度计划。9、 展会服务商安排计划。10、 展会开幕和现场管理计划。11、 展会期间举办的相
4、关活动计划。12、 展会结算计划。（三） 展会立项策划书的写作要求：1 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明： 基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。 限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间的表示办法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览
5、会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。 行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在
6、哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有展
7、会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。
8、有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的
9、展会最多，约占全部展会数量的80，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲
10、，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。9展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会
11、所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时
12、间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。二、展会项目立项可行性研究报告的写作（一）展会项目立
13、项可行性研究报告的概念完成了展会立项策划书，并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见，制定了一套初步的方案，至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行，还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素，才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。展会项目立项可行性研究报告就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深
14、入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行，为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该展会立项策划，决策举办该展会了。（二）展会项目立项可行性研究报告的内容结构展会项目立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此，展会项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容：1、 市场环境分析（1）宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法
15、律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、 展会项目生命力分析（1）项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2）项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3） 办展机构优劣势分析3、展会执行方案分析1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符
16、合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1） 招展计划评估（2） 招商计划评估（3） 宣传推广计划评估3、 展会项目财务分析（1） 价格定位（2） 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭
17、建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用（3） 收入预测举办一个展会的收入一般包括：1） 展位费收入2） 门票收入3） 广告和企业赞助收入4） 其他相关收入（4） 盈亏平衡分析（5） 现金流量分析1） 净现值分析2） 净现值率分析3） 获利指数4） 内部收益率5、风险预测（1） 市场风险（2） 经营风险（
18、3） 财务风险（4） 合作风险6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（三）展会项目立项可行性研究报告的写作要求展会项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据，因此，展会项目立项可行性研究报告的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。1、
19、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果
20、本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。2、展会项目生命力分析市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。3、展会执行方案分析展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案，分析的
21、重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。需要强调的一点是，对展会基本框架进行评估，重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评估就十分重要。4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行，并为即将举办的展会
22、指定资金使用规划。5、风险预测从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问
23、题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。三、参展说明书的写作（一）参展说明书的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。（二）参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的
24、各个环节。一般来说，参展说明书主要包括以下几方面的内容：(1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短，言简意赅。(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清
25、楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。（3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间，要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会指定承建
26、商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有网址和EMAlL也最好能公布，以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括：展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分重要（5）展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位
27、搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提
28、交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的
29、各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后，可以印刷成册，在展会开幕前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载，如果展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。（三）参展说明书的作用参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：1、参展说明书对
30、参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。2、参展说
31、明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较
32、大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展
33、、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定
34、可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有利于展会具体操作和管理；对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏，如对展览场地基本情况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明，不能遗漏，否则，现场操作就会出现问题，比如，如果没有提到展馆入口的高度和宽度，就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规
35、范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。第六、国际化。如果展会是国际性的展会，或者展会有向国际化方向发展的打算，那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确，因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。展会流程展览，展会，会展一、计划立项1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。（1）包括可行性报
36、告分析立项的条件；进行市场调查对行业而言项目的利润增长点是否够大地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。（2）实施的具体方案（3）宣传费用计划表A、广告时间段的投入以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%20%在专业媒体上投入；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%40%主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入；开展前一个月，为总宣传费用的40%主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体B、广告投
37、放的形式户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）2、寻找主办单位。（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。3、申请各种批文4、场地联系以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.5、联系宣传媒体（1）对象：专业媒体和大众媒体（2）方式：
38、直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。6、制作邀请函（已经附）7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）二、实施招展1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等2、招展的步骤：（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）（2）跟踪拜访（找准负责人）A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；针对第一种客户：问清客户需求要求进一步促成购买愉快地答应客户的针对第二种客户：了解客户拒绝的原因为面谈作好准备二次面谈向客户推荐下
39、一届展览会要求客户介绍其它客户保持关系，待以后联系针对第三种客户：问清客户需求和异议进行第二次拜访消除顾客顾虑3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南三、实施招商（1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商（2）通过媒体可以间接招来一些参观商（3）主要的招商工作还是在开展前12周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。（4）组办单位为展会提供的工作四、相关活动展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。五、展会现场（1）布展：参展商提前两天进行布展
40、工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等六、展会后的控制工作包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作出国参展签证秘笈随着中国经济的蓬勃发展，中国企业正逐步加快走出国门迈向海外的步伐。但出于历史和政治的原因，中外之间的人员流动并不十分顺畅，出境签证这种原本不应该出问题的技术环节，现在却常常成为打乱企业赴外参展全盘部署的绊脚石。怎么做才能减少签证中不确定因素，保证企业的正常参展活动少受或不受干扰，本文将会同励展国际销售部的专业人士，一起为广大参展企业支招。保证签证资料的真实有效一提到要和政府机构打交道，国内企业的反应可能首先是有没有窍门
41、或者捷径可走。对于生存在中国特有环境中的企业来说，有这样的想法并不奇怪。但在申请赴外商务签证时，这种想打擦边球、钻空子、图省事的念头就十分有害了。因为国外大型展会的主要举办地一般是在欧美国家，他们的入境管理措施十分严密，均是预设申请人有移民或滞留意图，所以签证官员会对申请人所提供的材料进行非常详细的核实与甄别，绝不会“走过场”，只要发现有任何作假的痕迹，申请人将会被拒之门外。比如，国内一家石材工具公司由老板亲自带队去东欧某国参展，在递送过程中只是因为秘书忘了让参展人员签名，而公司内的一个老业务员自作主张的代签，最终导致被签证官认定为造假。即使后来该公司的人全部去了领事馆，还是无法避免被拒签，就
42、连那位已经出国三十几趟的老板本人也未能幸免。另有一家企业在申请赴加拿大参加一个五金展时，只是由于随附的宣传资料上夸大了企业的生产规模，也同样被拒签。可见，对于出国参展企业的人员来说，认真准备并如实的申报所被要求递送的材料，才是成功签出的最大保障。细致合理的准备申请资料在保证资料真实的前提下，资料准备的充分程度便成为影响签证成功与否的第二大因素，企业应该筛选并预备提供那些具有证明力的有效文件，不要主动提供那些与出展目的无直接关联、可能造成误解甚至麻烦的周边材料。当然，如果是持因公护照组团出展，那事情就会简单很多，因为签证将由地方政府外办或组团方统一送签并领取。不过对多数企业来说，因私商务签证才是
43、他们最常用出展签证方式，所以下面将着重介绍为办理因私商务签证准备资料时，应注意的事项。首先，要注意在提供信息上尽量保持团队与个人的一致性，比如，所有团员都在一个行业、隶属于同一个协会、学会或组织机构，大家都有固定工作和职业；然后要将出展的目的表述的简单明了，不能含糊其辞，要保证出展目的能被签证官接受并理解，不会出现认识上的误区；第一次出国的人员可能还会被要求提供工资证明，而护照上之前的出国经历将会是对申请人很有利的“诚信记录”。此外，在准备好各国使馆所要求材料的同时，申请企业应该自行准备好能证明其确实参展的相关材料，如展位费收据。最后，对于第一次出国参展的企业来说，如果可能，应该事先去专门公司
44、或专业人士处咨询或委托他们协助签证事宜，这样会使整个签证过程顺畅很多。面签时应当注意哪些细节准备好签证资料后，最后所要面对就是签证官的面试与考察了。但在考虑如何应付签证官的“刁难”之前，参展企业首先应该确定是否能见到签证官，因为不少国家的面签是需要预约的。实际上，每天在各国大使馆、领事馆门口都有很多因为缺乏这些基本常识而打道回府的人。这里有个比较极端的例子是博世集团中国分公司邀请的一个美国客户，但是临了他却来不了，因为在前往机场登机时他才知道去中国是需要签证的。而且，签证预约并非像打个电话预订饭店那么简便，一般还得凭使馆方面发的确认回函才算最终敲定。另外，在不同的国家，不同的时点，预约面签结果
45、也会不同，类似美国、德国这样的热点地区，在遇到诸如长假旅游、留学报到的旺季时往往要提前两周、一个月甚至更久才能保证被排上。此外，在赴约前还需明确签证费用的缴付方式，关键应弄清是通过委托代缴还是在现场直接支付。而当参展人员最终面对签证官的考察时，则应该注意把握以下四个面谈原则：首先是不问不说，即只回答签证官提出的问题，争取回答清楚，简捷明确。但不要主动回答签证官没有提到的问题。然后是不问不给，即只提供签证官要求的材料，不要主动提供任何签证官没有要求的材料，哪怕自己带的材料都用不上，不要主动出示。接着是问谁谁答，当遇到签证官有选择地询问签证团队里特定团员问题时，通常应由被问的当事人来回答，不要征询
46、旁人意见，更不由他人代答。末了就是据实回答，这是最重要的诀窍，绝不要猜测签证官希望什么样的答案，只是照实回答就行。未雨绸缪早做准备虽然以上的多种方法能帮助企业尽量避免在签证时遇到麻烦，但现实里我们仍然会发现那些玻璃橱后面的领事还是要时不时给人带来“惊喜”。实际上，就励展国际销售部所提供的意见，即便是那些常年参加各类外展的老展商，也难保不会被拒签。因此，企业在对待签证问题时最好能尽可能早的进行准备，那样即便相关人员由于不可预知因素而被拒签，也能留出相应的时间进行二次签证。而以励展国际销售部的经验来看，除了美国外，在申请赴其他国家签证时，第一次被拒而第二次通过的例子并不鲜见。另者，一些特定人群在申
47、请一些特定国家的签证时可能会遇到差别待遇。比如，年龄低于三十五岁的未婚女性在申请北美与伊斯兰教国家签证时成功概率可能会低些，而西欧的地中海国家则对于江浙闽三省的申请特别“严格”。而那些在过去三年内有至少两次获得过西方发达国家（日本除外）签证的人，则可以通过中信实业银行直接送签赴德签证，其通过机会将较面签大为增加。对于这些情况，参展企业应在选择参展人员时加以注意。最后，还有一些应急措施可以作为特殊情况下的一个选择。比如，当实在需要参加某个展会而又被签证所阻时，若该展是在欧盟国家举办，企业可以利用申根协定十五国之间的人员自由流动便利，先通过其他更容易的方式去另外的欧盟国家，然后再转道抵达目的地国。但这只能算是权宜之计，毕竟对于出国参展企业来说，只有早了解早准备早行动才是签证顺利的实在保障。学习是一件增长知识的工作，在茫茫的学海中，或许我们困苦过，在艰难的竞争中，或许我们疲劳过，在失败的阴影