《最新商务邮件书写格式及基本礼仪幻灯片.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《最新商务邮件书写格式及基本礼仪幻灯片.ppt（23页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、目目 录录一、商务邮件概述二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务2邮件内容（邮件内容（2） 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不全篇都用大写是不礼貌的礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调强调的词采用加粗加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面
2、，原文内容在后。 5)在收件人明白其意时，可使用俚语或缩写。 6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内） 9结束语结束语不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。1)如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。2)最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作 。 3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈。10署名（署名（1）在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：签名设置演示11署名（署名（2）在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：12目目 录录一、商务邮件概述
3、二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务13注意事项（注意事项（1）1、乱码、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2、附件、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而
4、且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。3、CC、BCC 在发送商务邮件的时候，一定要CC或者BCC给相关人员。督导抄送给直接主管和督导抄送给直接主管和项目总监。项目总监。4、发邮件无、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。14注意事项（注意事项（2）5、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名名。建议大家都取一个英
5、文名建议大家都取一个英文名。 后果：导致收件人不知道你是谁？要知道，客户会接触，联系很多地区的不同代理 ，你在一段时间没有和客户联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么地方的什么公司？6、邮件的发件人不要用中文。如联想公司张三邮件的发件人不要用中文。如联想公司张三, “联想公司张三联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。也不一定可以看懂中文。7、客户如果已经，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给客户如果已经，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上个人以上（可能是客户的同事或者主管），你回复
6、的时候要按（可能是客户的同事或者主管），你回复的时候要按“reply all（恢复全（恢复全部）部）” ，而不要只回复发件的那个人。，而不要只回复发件的那个人。 客户发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。如果是单独向客户反映深圳的执行情况，不涉及其他城市代理的话，可以只抄送客户方的抄送地址，不回复其他城市代理。15注意事项（注意事项（3）8、回复客户邮件的时候要回复客户邮件的时候要” reply with all history”，不要把历史记录删，不要把历史记录删除，否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。除，否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。也不
7、要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。9、不要用晦涩难懂的缩写不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报。如hv: have等。以免产生误解，也不要用俚语。10、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明。注明。表达要简洁，直接，明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。11、不要用过多的感叹号。不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。12、每一段中间要空一行，每一段中间要空一行，方便别人阅读。13、如果你是初学者，学习模仿以英语为
8、母语的客户的写邮件方式也不失为一种有效的方法。16目目 录录一、商务邮件概述二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务17邮件常用语句（邮件常用语句（1）1.Please accept our thanks for the trouble you have taken.有劳贵方，不胜感激。2.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.不胜感激贵方对此事的关照。3.We tender you our sincere tha
9、nks for your generous treatment of us in this affair.对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。4.Allow us to thank you for the kindness extended to us.对贵方之盛情，不胜感谢。5.We thank you for the special care you have given to the matter.贵方对此悉心关照，不胜感激。6.We should be grateful for your trial order.如承试订货，不胜感激。7.We should be grateful fo
10、r your furnishing us details of your requirements.如承赐示具体要求，不胜感激。10.We are greatly obliged for your bulk order just received.收到贵方大宗订货，不胜感激。11.We assure you of our best services at all times.我方保证向贵方随时提供最佳服务。12.If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.贵公司若有所需求，
11、我公司定尽力效劳。 13.It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。18邮件常用语句（邮件常用语句（2）14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.我方将不遗余力为贵方效劳。15.We shall be very glad to handle for you at very low commission charges.我方将很愉快与
12、贵方合作，收费低廉。16.We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.我方始终能供应这些公司每月所需的数量，从无间断。17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give you whatever information you desire.我们借此机会再此强调，定会尽力随时提供贵方所需
13、的信息。18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.我们始终能向贵方提供品质最佳的产品，报价最为优惠。19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profit.这样可以使我方经营者具有很强的竞争力，还可获得最大的利润。20.Any questions, please dont h
14、esitate to let me know 有任何问题，欢迎和我们联系21.Look forward to your feedbacks and suggestions soon 期待你的反馈和建议22.Feel free to give your comments. 请随意担出你的建议。 大家可以学习一些客户的邮件用语及周围同事的邮件用语。三人行，必有我师焉！大家可以学习一些客户的邮件用语及周围同事的邮件用语。三人行，必有我师焉！19目目 录录一、商务邮件概述二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名三、注意事项四、邮件常用语句五、布置任务20布置任务布置任务1、先申请一个公司邮箱（没有邮箱的把名字报给我）2、安装foxmail（ Z:公司常用资料Foxmail ）3、邮箱绑定foxmail（绑定方法参考Z:公司常用资料）4、新同事给我发一封邮件。内容自定，可参考：1）新同事报到；2）邮件测试。2122