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1、61 Access数据库的基本操作数据库的基本操作 611创建数据库创建数据库 创建数据库时有两种方法创建数据库时有两种方法: 第一种方法是使用数据库向导，利用系第一种方法是使用数据库向导，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需的表、窗体和报表。库类型，并创建所需的表、窗体和报表。 第二种方法是先建立一个空数据库，然第二种方法是先建立一个空数据库，然后像其中添加表、查询、窗体和报表等后像其中添加表、查询、窗体和报表等对象。对象。 611创建数据库创建数据库 不管是直接创建空数据库，还是使用向不管是直接创建空数据库，还是使用向导创建数据库，通
2、常有两种方法：一、导创建数据库，通常有两种方法：一、启动启动Accesss时创建数据库；二、使用时创建数据库；二、使用Access的文件菜单下的的文件菜单下的“新建新建”命令创命令创建数据库。建数据库。 612打开数据库打开数据库打开数据库的方法有三种打开数据库的方法有三种 :启动启动Access时打开时打开使用使用“打开打开”命令打开命令打开在资源管理器中，双击要打开的数据在资源管理器中，双击要打开的数据库文件，打开所选的数据库库文件，打开所选的数据库 613关闭数据库关闭数据库常用的方法是：常用的方法是： 单击单击“数据库数据库”窗口右上角的窗口右上角的“关闭关闭” 按钮。按钮。从从“文件
3、文件”菜单中选择菜单中选择“退出退出”命令命令 62 表的建立表的建立 表是表是Access数据库中最基本的对象，是数据库中最基本的对象，是关于特定主题数据的集合，并为查询、关于特定主题数据的集合，并为查询、窗体、报表以及数据访问页等数据库对窗体、报表以及数据访问页等数据库对象提供数据来源。象提供数据来源。 一个一个Access数据库中可以包含多个表。数据库中可以包含多个表。 62 表的建立 Access表对象建立的步骤如图6.10所示。 “数据库数据库”窗口窗口选择选择“表表”选项卡选项卡单击单击“新建新建”按钮按钮数据表视图数据表视图设计视图设计视图表向导表向导导入表导入表链接表链接表图图
4、6.10 创建表的步骤创建表的步骤62 表的建立表的建立创建新的表对象最常用的有以下两种：一，使用设计视图创建新的表对象最常用的有以下两种：一，使用设计视图创建表；二，使用向导创建表。采用这两种方法建立表创建表；二，使用向导创建表。采用这两种方法建立表通常分为两步：通常分为两步：第一步：创建表的结构第一步：创建表的结构设计视图设计视图第二步：添加表中的数据第二步：添加表中的数据数据表视图数据表视图621建立表结构 表结构由若干字段组成，字段相当于关表结构由若干字段组成，字段相当于关系模型中的属性。每个字段都有一个名系模型中的属性。每个字段都有一个名字，其命名规则是：字，其命名规则是： 字段名长
5、度为字段名长度为164个字符。个字符。 字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。他字符。 字段名不能包含句号（。）、惊叹号字段名不能包含句号（。）、惊叹号（！）、方括号（！）、方括号（ ）和重音符号）和重音符号（）。）。 6212、常用建表结构方法、常用建表结构方法 一、使用向导建立表结构。 二、使用设计器建立表结构。二、使用设计器建立表结构。用设计视图建立表结构 操作步骤如下：操作步骤如下：打开打开“数据库数据库”窗口。窗口。单击单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，然后双击选项卡，然后双击“使用设使用设计器创建表计器创建表” ” 。在在“字
6、段名称字段名称”列中为字段键入惟一的名称。列中为字段键入惟一的名称。在在“数据类型数据类型”列中为字段选择合适的数据类型。列中为字段选择合适的数据类型。 在在“设计设计”窗口下部的窗口下部的“字段属性字段属性”节中设置字段大节中设置字段大小、格式、标题、默认值等属性。关于字段的小、格式、标题、默认值等属性。关于字段的属性及设置属性及设置 。在表中添加更多的字段。在表中添加更多的字段。 设置好表中所有字段的名称、数据类型、说明以及其设置好表中所有字段的名称、数据类型、说明以及其他属性后，单击工具栏上的他属性后，单击工具栏上的“保存保存”按钮，然按钮，然后在后在“另存为另存为”对话框中键入表的名称
7、，再单对话框中键入表的名称，再单击击“确定确定”按钮。按钮。 如果在保存表之前还没有为表定义主键，如果在保存表之前还没有为表定义主键，AccessAccess将将询问是否要创建一个主键。若选择询问是否要创建一个主键。若选择“是是”，则，则由由AccessAccess自动添加一个字段名为自动添加一个字段名为“ID”ID”的自动的自动编号字段，并自动设置该字段为主键；若选择编号字段，并自动设置该字段为主键；若选择“否否”，则不添加主键。，则不添加主键。 622输入数据 在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。在在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。在AccessAccess中，可以利用中
8、，可以利用“数据表视图数据表视图”直接向表中直接向表中输入数据。切换到表的数据表视图操作方法是：输入数据。切换到表的数据表视图操作方法是：打开数据库窗口，单击打开数据库窗口，单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，在选项卡，在数据库对象列表中双击要打开的表对象。数据库对象列表中双击要打开的表对象。打开数据库窗口，单击打开数据库窗口，单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，在选项卡，在数据库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口数据库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口的的“打开打开”按钮。按钮。打开数据库窗口，单击打开数据库窗口，单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，在选项卡，在数据库对象列表
9、中选中表对象，并点击鼠标右键，数据库对象列表中选中表对象，并点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择在弹出的快捷菜单中选择“打开打开”命令。命令。如果当前是在表的设计视图下，可以选择如果当前是在表的设计视图下，可以选择AccessAccess的视图的视图菜单下的菜单下的“数据表数据表”命令，切换到表的数据表视命令，切换到表的数据表视图。图。 63 表的维护表的维护631打开打开/关闭表关闭表 Access的表操作提供了两种视图：的表操作提供了两种视图：“数据数据表视图表视图”和和“设计视图设计视图”。打开表的方。打开表的方式有两种：一是在式有两种：一是在“数据表视图数据表视图”下打下打开了表，这时
10、可以编辑表中的数据。二开了表，这时可以编辑表中的数据。二是在是在“设计视图设计视图”中打开了所需的表，中打开了所需的表，此时可以对表结构进行修改。此时可以对表结构进行修改。不管表是处于不管表是处于“设计视图设计视图”状态，还是处状态，还是处于于“数据表视图数据表视图”状态，单击状态，单击“文件文件”菜单中的菜单中的“关闭关闭”命令或单击窗口的命令或单击窗口的“关闭窗口关闭窗口” 按钮都可以将打开的表关按钮都可以将打开的表关闭。闭。 632修改表结构 修改表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删修改表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删除字段、重新设置主关键字、设置字段属性等。修改除字段、
11、重新设置主关键字、设置字段属性等。修改表结构只能在表结构只能在“设计视图设计视图”中完成。中完成。 切换到表的设计视图操作方法是：切换到表的设计视图操作方法是： 打开数据库窗口，单击打开数据库窗口，单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，在数据选项卡，在数据库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口的库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口的“设计设计”按钮。按钮。 打开数据库窗口，单击打开数据库窗口，单击“对象对象”下的下的“表表”选项卡，在数据选项卡，在数据库对象列表中选中表对象，并点击鼠标右键，在弹出的快捷库对象列表中选中表对象，并点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择菜单中选择“设计设计”命令
12、。命令。 如果当前是在表的数据表视图下，可以选择如果当前是在表的数据表视图下，可以选择Access的的视图菜单下的视图菜单下的“设计设计”命令，切换到表的设计视图。命令，切换到表的设计视图。 在表“设计”视图”中，将光标移动到要操作的字段的位置上 6321添加字段：单击工具栏上的添加字段：单击工具栏上的“插入行插入行” 按钮按钮 6322修改字段修改字段 6323删除字段：单击工具栏上的删除字段：单击工具栏上的“删除行删除行” 按钮按钮 6324设置字段属性 设置字段属性的一般方法是：在设置字段属性的一般方法是：在“设计设计”视图中，选中要设置字段属性的某一字视图中，选中要设置字段属性的某一字
13、段的任一列，然后在段的任一列，然后在“设计设计”视图下部视图下部的的“字段属性字段属性”区相应的属性框中设置区相应的属性框中设置该字段的属性值。该字段的属性值。 一、字段大小一、字段大小u通过设置通过设置“字段大小”属性可以控制属性可以控制文本或数字文本或数字字段的数值范围。字段的数值范围。u对文本字段，指定允许的最大字符数，最多为对文本字段，指定允许的最大字符数，最多为255255( (默认值为默认值为50)50)。u 对数字字段，可供选择的设置包括字节、整型、长整型、单精度型、小数、双精度型等。 二、格式二、格式 n使用使用“格式”属性可以指定字段的属性可以指定字段的数据显示格式。n例如：
14、例如：“格式格式”属性只影响值如何显示，而不影响在表中值如何保存。属性只影响值如何显示，而不影响在表中值如何保存。 三、默认值三、默认值 n使用使用“默认值”属性可以属性可以指定添加新记录时自动输入的值。 n例如：例如：设置字段的设置字段的“默认值默认值”属性对已有的数据没有影响属性对已有的数据没有影响 四、有效性规则四、有效性规则 l“有效性规则”属性用于指定对输入到记录、属性用于指定对输入到记录、字段的数据的要求，可以为一个字段或记录设字段的数据的要求，可以为一个字段或记录设置有效性规则。置有效性规则。l当输入的数据违反了当输入的数据违反了“有效性规则有效性规则”属性的设属性的设置时，可以
15、使用置时，可以使用“有效性文本”属性指定将显属性指定将显示给用户的提示信息。示给用户的提示信息。 例如，避免在“成绩”字段中输入小于0或大于100的数值： 1） ，打开“表达式生成器”来创建有效性规则：“=0 And =0 And “- “关系关系”；（2 2）如果目前尚未定义任何）如果目前尚未定义任何关系，则会出现关系，则会出现 “关系关系”窗窗口和口和“显示表显示表”对话框。在对话框。在“显示表显示表”对话框中，对话框中，“添添加加”要建立关系的表。要建立关系的表。 （3 3）从需要连接的某个表中）从需要连接的某个表中将一个或多个字段拖动到其将一个或多个字段拖动到其他表中相关的一个或多个字
16、他表中相关的一个或多个字段，从而建立所需的关系。段，从而建立所需的关系。 三、编辑和删除关系三、编辑和删除关系 1编辑已有关系（1 1）在）在“关系关系”窗口中双击要编辑的关系线。窗口中双击要编辑的关系线。（2 2）当出现）当出现“编辑关系编辑关系”对话框时，对关系的对话框时，对关系的选项进行设置，然后单击选项进行设置，然后单击“确定确定”按钮。按钮。2 2删除已有关系删除已有关系 在“关系”窗口中单击要删除的关系线，然后按Delete键。教学管理系统中各表之间的关系教学管理系统中各表之间的关系66 排序排序 排序是根据当前表中的一个或多个字段的值来对整个表中的所有记录来进行重新排列。 661
17、按单个字段排序按单个字段排序 在在 “数据表数据表”视图，单击要用于排序记视图，单击要用于排序记录的字段。执行下列操作之一：录的字段。执行下列操作之一： 若要升序排序，请单击。若要升序排序，请单击。 若要降序排序，请单击。若要降序排序，请单击。 662按多个字段排序 操作步骤：操作步骤： 打开要排序的表的打开要排序的表的 “数据表数据表”视视图。图。 单击单击“记录记录”菜单中的菜单中的“筛选筛选”命命令，然后从级联菜单中选择令，然后从级联菜单中选择“高级高级筛选筛选/排序排序”命令。命令。 在在“筛选筛选”窗口中设置排序字段。窗口中设置排序字段。 单击单击“记录记录”菜单中的菜单中的“筛选筛
18、选”命命令，然后从级联菜单中选择令，然后从级联菜单中选择“应用应用筛选筛选”命令。命令。 这时这时Access就会按设定的排序方就会按设定的排序方式对表中的记录进行排序。式对表中的记录进行排序。 6.7数据和数据库对象的导入和导出 671 数据和数据库对象的导入数据和数据库对象的导入 导入的方法是：导入的方法是： 打开数据库，从打开数据库，从“文件文件”菜单中的菜单中的“获取外部获取外部数据数据”子菜单中选择子菜单中选择“导入导入”命令，在显示的命令，在显示的“导入导入”对话框中选择要导入的数据所在位置对话框中选择要导入的数据所在位置的文件，并按向导的提示完成所有操作。的文件，并按向导的提示完成所有操作。 或在数据库窗口单击鼠标右键，在弹出的快捷或在数据库窗口单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择菜单中选择“导入导入”命令，在显示对话框中选命令，在显示对话框中选择要导入的数据所在位置的文件，并按向导的择要导入的数据所在位置的文件，并按向导的提示完成所有操作。提示完成所有操作。 672数据和数据库对象的导出数据和数据库对象的导出 通常，使用通常，使用“文件文件”菜单中的菜单中的“导出导出”命令可以导出数据或数据库对象，可以命令可以导出数据或数据库对象，可以将数据导出到各种的支持的数据库、程将数据导出到各种的支持的数据库、程序和文件格式中。序和文件格式中。 习题结束结束