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1、工程项目档案及合同管理工程项目档案及合同管理一、档案管理的任务与分类1、 监理单位档案管理任务（1）建立本工程项目的信息管理体系，本工程所指工程信息主要为监理文件档案资料基本内容及编号。（2）负责本工程项目各类信息及文档的收集、整理和保存。（3）运用计算机辅助监理手段对本工程项目的投资控制、进度控制、质量控制和合同管理中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主决策提供依据，向业主提供有关本工程项目的项目管理信息服务，定期提交多种监理报表。（4）建立工程会议制度，整理各类会议纪要，并及时发送有关单位。（5）督促施工、材料及设备供应单位及时整理工程技术、经济资料，并审查是否符合归档要
2、求。2、 监理档案资料的分类（1）项目监理部文件资料台账为了对项目监理部的文件资料进行有效的管理，应设立文件资料台账，对程序文件的质量记录分为六大部分。（2）文件清单（技术性文件、法规性文件、管理性文件、外部性文件，同时包括监理服务过程中形成的如监理合同、监理规划、细则、监理月报、工程质量评估报告等文件） 。（3）收发文登记表（4）文件发放登记表（5）文件更改通知单（6）文件资料借阅申请表（7）文件销毁登记表（8）业主提供图纸及有关文件的控制记录登记表。（9）监理月报、监理日记。（10）监理实施过程控制。二、档案资料管理措施根据业主委托的监理工作范围和内容，将建立以项目监理部为处理核心的信息资
3、料管理中心，协调项目业主、承建商、监理三者之间信息流通，收集来自外部环境各类信息，全面、系统处理后，供参建各方处理造价、进度、质量事务时使用，为整个项目建设服务。信息资料管理的日常工作包括：负责规范建立项目信息资料管理系统，收集信息、信息加工整理和储存，信息资料检索和传递，实现监理工作本身的自动化、标准化、规范化、系统化管理，并推动整个项目信息资料收集、处理效率。本项目信息资料管理将使用建设工程监理专业软件系统，最大限度利用计算机来完成信息管理各个环节工作。信息是不断流动的，在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的信息产生，只建立监理内部的信息流程是没有效率的，也不可能收集和处理好监理工作所
4、需要信息，因此必需规划整个项目信息资料管理系统，对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类，明确各方在信息资料收集方面的职责，同时满足各方在信息资料使用方面要求。1、 档案与文件资料收集（1）收集项目决策文件及有关资料项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制，基本要求等基础性依据，是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件，其中包含了许多设计文件的重要依据，指导着整个项目运作方向。（2）设计文件及有关资料的收集工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据，设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助，在收集工程设计文
5、件的同时，应收集：（3）初步设计资料，收集初步设计资料重点在：工程项目目的和任务、工程的规模、总体规划、主要建筑物位置、结构形式和设计尺寸，各种建筑物材料用量，主要技术经济指针；（4）技术设计资料，技术设计是对初步设计更进一步深化，其中许多资料是对初步设计资料补充和修整，因此重点收集和核对这些修整和补充资料；（5）施工图设计资料：施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导项目施工，对施工图及其有关文件收集和管理，是设计资料信息管理的工作重点。所收集信息包括：施工总平面图、建筑物施工平面图和剖面图、安装施工详图、各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等，在收集设计资料时要收集与设计图纸和技
6、术说明书同时输出的概预算资料。（6）招投标文件及其有关资料收集工程监理中，合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书，招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力，其中大量有用信息，要在施工期间合同管理过程予以应用，所需收集的信息如下：a.业主全部“要约”条件：业主所提供的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路、临时房屋、征地情况、通讯条件等等。b.承包商全部“承诺”条件：承包商投入人力、机械方面情况，工期保证、质量保证、投资保证、施工措施、安全保证等。(7)业主方施工过程信息资料收集a.业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各
7、方面的意见和看法，下达某些指令。b.业主负责部分材料的供应时，需提供材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息。c.业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，同时也及时提供甲方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。(8)承包商施工过程信息资料收集a.承包商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，承包商自身必须掌握和收集这些内容，经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料。b.承包商在施工中必须经常向有关单位、包括上级部门、设计单位、监理单位及其它方面发出某些文件，传达一定的内容，如向监理单位报送施工组织设计、报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表
8、、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。(9)监理单位施工过程信息资料收集a.工地日记，主要包括：现场监理人员的日记表；现场每日的天气记录；监理工作纪要；其中有关情况与说明等。现场每日的天气记录主要内容为：当天的最高、最低气温、当天的降雨量、降雪量、当天的风力及天气状况、因气候原因当天损失的工作时间等。b.周报：总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内所有发生的重大事件；c.月报：总监理工程师应每月向业主汇报下列情况：工程施工进度状况（与合同规定的进度作比较）：工程款支付情况，工程进度拖延的原因分析；工程质量情况与工程进展主要困难与问题，监理工作总结等；d.总监理工程师对
9、承包单位的指示，主要内容为：正式函件、日常指示，如在每日的工地协调会中发生的指示，在施工现场发出的指示等。e.工程质量记录，主要包括试验结果记录及样本记录等。(10)收集工地会议信息工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，工地会议系属监理工程师行政管理的一部分，它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会及现场协调会。2、 档案与文件资料处理监理工程师在施工过程中，依据当时收集到的信息所作的决策或决定如下几个方面：(1)依据进度控制信息，对施工进度状况的意见和指示，监理工程师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并作综合评价，包括当月整个工程各方面实际量、
10、实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较，如果某一部分拖后，应分析其原因，存在的主要困难和问题，提出如何解决的意见。(2)依据质量控制信息，对工程质量情况的意见和指示，监理工程师应当系统地将当月施工中的各种质量情况，包括现场检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故、对各种情况、问题、事故的处理等情况，除在月报中进行阶段性的归纳和评价外，如有必要可进行专门的质量定期情况报告。(3)依据造价控制信息，对工程结算情况的意见和指示。工程价款结算一般按月进行，要对投资完成情况进行统计、分析，在统计分析的基础上作一些短期预测，以便对业主在组织资金解说词面提出咨询意见。(4)依据合同管理信息对索赔的
11、处理意见，在工程施工中，由于甲方的原因或客观条件使乙方遭受损失，乙方提出索赔要求，监理工程师可对索赔提出处理意见。(5)信息的储存是将信息保留进来以备将来应用，对有价值的原始资料，资料及经过加工整理的信息，要长期积累以备查阅，信息储存的设备主要有三种，纸、胶卷和计算机内存。3、 档案与文件资料的存档(1)无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作，健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案即保存完好，又查找方便，否则会使资料杂乱无章，无法利用。(2)信息的传递是指借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）在
12、监理工作的各部门、各单位之间的传递，通过传递，形成各种信息流，畅通的信息流将利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将监理信息输送到监理工程师手中，成为他们工作的依据。三、监理资料的提供1、施工阶段的监理资料作为我公司进行项目管理和项目监理的优势之一，公司非常重视监理资料的提供和管理，在施工阶段，监理资料主要包括以下内容：详见监理资料一览表 。2、监理实施细则是监理单位根据工程的特点和施工单位递交的施工组织设计或者专项施工方案编制的监理工作依据和指导性文件，在监理机构进场后将提供:园林绿化种植工程监理细则。监理资料一览表文件类号文件名称文件类号文件名称A0
13、1工程开工/复工报审表B07监理工作专题/考察报告A02施工组织设计（方案）报审表B08工程质量评估/考察报告A03分包单位资质报审表B09监理单位工程质量合格证明书A06监理工程师通知单回复B10监理工作报告（月报、周报）A16质量缺陷与事故处理文件B11监理工作总结报告文件类号文件名称文件类号文件名称C01巡视、旁站检查记录表A04a施工单位质保体系、施工人员报验申请表 C02实测、实量记录表A04b测量放线报验申请表C03监理日记A04c园林绿化种植工程报验申请表C04工程照片及声像资料A04d园林建筑工程报验申请表D01监理规划A04f园林电气、给排水工程报验申请表D02监理细则A05
14、工程款支付报审表D03工程例会纪要A07工程临时延期申请D04专题会议纪要A08费用索赔申请表A10工程竣工报验表E01工程施工招标文件，合同文件，工程预文件类号文件名称文件类号文件名称算书A11施工进度计划报审表A12承包单位申请表E02勘察文件，红线，水准点测绘及地下管线资料A09工程材料、构配件、设备报审表A13施工配合单位资质报审表E03设计文件，施工图纸，设计修改通知单A19施工设备报审表E05环境监测、沉降测量A14工程变更单F01项目监理部函件A15工程量签证单F02建设单位函件A16材料认证单F03承包单位函件A17施工单位完成情况周报F04质量监督部门函件文件类号文件名称文件
15、类号文件名称A18施工单位完成情况月报F05相关单位召开的会议纪要B01监理工程师通知单G01监理公司贯标工作文件B02工程暂停令G02监理公司技术性文件B03费用索赔审批表G03监理公司法规性文件B04工程临时延期审批表G04监理公司管理性文件B05工程最终延期审批表G05项目监理部内部管理文件B06监理工作联系单H01工程外部文件四、合同管理合同管理主要是指监理工程师对工程项目建设中建设单位与设计、材料设备、施工承包商签订的合同的管理工作，从合同条件的拟订、协商、签署、执行情况的检查和分析等环节进行的组织管理工作，以期通过合同体现“三大控制”的任务要求，维护合同订立双方的正当权益。在建设单
16、位签订上述合同时，项目总监应注意在这些合同中有明确监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按合同条件对合同的执行进行监督管理。合同管理的主要任务是要求监理工程师从监理目标控制角度出发，依据有关政策、法律、规章、技术标准和合同条款处理合同问题。（一） 、合同前期服务内容1、 合同前期服务内容的主要工作内容（1）协助建设单位确定本工程项目的合同结构；（2）协助建设单位起草与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设备定货合同） ，并参加与各类合同谈判；（3）进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；（4）协助建设单位与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；（5
17、）向建设单位递交有关合同管理的报表和报告。2、 工程建设合同管理的监理人员设置与工程规模有关，配备一定数量的专业工程师从事合同管理工作。3、 监理工程师在工程建设合同管理中主要方法推行合同管理目标制，合同管理目标制是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。而合同目标管理的过程又是一个动态过程，是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的监理控制，对工程合同的订立和履行中的管理及合同发生纠纷时的管理几个阶段，其每个阶段具体工作内容有：（1）合同订立前的管理：合同签订意味着合同生效和全面履行，所以必须采取谨慎、认真的态度，作好签订前的准备工作，具体内容包括：市场预测，资信调查和决策。（2）合
18、同订立时的管理：合同订立阶段意味着当事人双方经过工程招标投标活动，充分酝酿，协商一致，从而建立起工程合同法律关系，订立合同是一种法律行为，双方应认真、严肃拟订合同文本，做到合同合法、公平、有效；（3）合同履行中的管理：合同依法订立后，当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作，严格按照合同条款，享有权利和承担义务。（4）合同发生纠纷出现时，有关双方首先应从整体、全局利益的目标出发，做好有关的合同管理工作，以利纠纷的解决。为实现上述目标的管理，监理应设立专用表式，对合同进行登记、动态管理、目标分析、评审，实施计划及监督检查。（二） 、合同管理控制要点1、 管理控制内容（1）审查施工组织设计和施工
19、方案。（2）监督总包商合同中规定采用的规范、标准和管理程序施工，控制工程质量、投资和进度。（3）审查重要建筑材料和主要设备订货并核实定其性能满足规范及设计要求。（4）核定和会签设计变更和工地洽商变更方面的文件。（5）组织工程质量事故的分析和处理。（6）认定工程质量和进度，依照合同进行计量，并签署付款凭证。（7）验收隐蔽工程。（8）审查工程价款和工程竣工结算。2、 合同管理资料收集为防止合同在履行中发生纠纷，监理人员应及时填写并保存有关签证方面的文件和单据，主要有：（1）建设单位负责供应的设备、材料进场及材料规格、数量和质量情况的备忘录。（2）经设计、建设单位、承包单位和监理单位签认的设计变更通
20、知单。（3）质量事故签定书及其采取的处理措施。（4）合理化建议内容及节约分成协议书。（5）中间交接工程的验收文件。（6）与工程质量、与决算和工期等有关的资料和数据。（7）与建设单位代表定期会谈记录，建设单位或建设单位代表的书面指令，与建设单位方的往来信函、工程照片及各种施工进度报表等。3、 合同变更的处理（1）工程合同变更的要求可以由建设单位、监理工程师、承建方提出，但必须经过建设单位的批准签字后才能生效。根据合同条款，如监理工程师认为确认有必要变更部分工程的形式，质量或数量或处于合适的其它理由，应在征得建设单位同意后由项目总监向承建商发出变更指令，如果这种变更是由于承建商的过失或违约所致，则
21、所引起的附加费用由承建商承担。（2）工程变更的指令必须是书面的，如因某种特殊原因，监理工程师可口头下达变更令，但必须在 48 小时内予以书面确认，项目总监在决定批准工程变更时，要求征求建设单位的意见并确认此变更属于本工程项目合同范围，此项变更必须对工程质量有保证，必须符合规范。（3）凡一般因图纸不完善所造成的设计变更，由项目总监会同项目监理部处理，并由项目总监征求建设单位意见后发出变更请示，对设计漏项、变更技术方案和技术标准以及因地质条件引起的基础、结构设计的变更等，不论其投资增减情况，均应由项目总监上报建设单位共同处理，并报项目监理部备案。（4）合同变更的估价由项目总监按合同条款的有关规定会
22、同项目监理部进行，并报建设单位认可，由项目总监书面通知承建商并留二本副本。为了中期进度付款方便，项目总监可根据合同条款规定定出临时单价或合价，但必须经建设单位同意批准。4、 合同延期的处理（1）由于增加额外工作与附加工作、异常恶劣的气候条件，或由于不是承包商的过失、违约或其责任范围内的特殊情况，造成工程不能按原定工期完工，承包商可按合同有关规定要求工程延期。（2）当项目总监理工程师收到承包商工期延长申请表 ，要组织有关监理人员做好工地实际情况调查和记录，提出审核意见，报建设单位审定。5、 合同索赔的处理为保证工程的投资不超过经审批的工程投资概预算，监理工程师应积极协助建设单位规避承建商提出索赔
23、，以正当的理由和充分证据回应承建商的索赔报告，使建设单位不受或少受损失，同时对承建商肆意违反合同的情况，积极收集证据资料，协助建设单位做好对承建商的反索赔工作，尽最大可能减少工程投资的损失。6、 合同违约的处理（1）违约合同处理过程中的监理工程师须分清违约责任方及违约责任。（2）当建设单位不能及时给出必须的指令、确认、批准，不按合同约定履行自己的各项义务，支付事项及发生其它使合同无法履行的行为，应视作建设单位违约，应承担违约责任，相应顺延工期；按协议条款约定应付违约金和赔偿其违约给乙方造成的窝工等损失。（3）当承包商不能按合同工期竣工，施工质量达不到设计和规范的要求，或者发生其它合同无法履行的
24、行为，应视作承包商违约，应承担违约责任，按协议条款的约定支付违约金，赔偿因其违约给建设单位造成的损失。（4）违约金及赔偿损失的计算应按下列原则进行：a.提出因违约发生的费用，应写明费用的种类，如工程的损坏及因此发生的拆除、修复等费用支出。b.要根据合同条款写明违约金的数额或计算方法和支付时间。c.赔偿损失，应写明损失的范围和计算方法，如损失的性质是直接损失还是间接损失，损失所包含的内容是否将应得利润计入损失中。(5)如现场监理工程师发现承包商有符合合同条款中承建商违约的有关事实，应及时向项目总监提交详细报告和有关示意的处理意见，经项目总监核实后报建设单位批准处理。(6)除非双方协议将合同终止，
25、或因一方违约使合同无法履行，否则在违约处理完毕后，监理工程师应督促及协助双方继续履行合同。(7)因一方违约使合同不能履行，另一方欲中止或解除全部合同，应提前 10 天通知违约方，项目总监应按合同条款规定，对建设单位及承包商进行适当的协商工作，协助建设单位确定有关费用的支付工作及善后处理事宜，特别应注意运用自己的经验，依据合同尽力维护建设单位的利益，使建设单位少受或不受损失。7、 审查分包合同(1)在承包合同订立后，承包商应根据分包计划，向项目总监提出分包申请，并填报分包单位资格报审表 。(2)项目总监应从分包商的技术力量、管理水平、施工机械的适应程度和以前的业绩，与分包内容、分包合同及是否满足
26、总包及建设单位的需求等方面进行审核，并报请建设单位批准。8、 争端与仲裁(1)工程实施期间，建设单位与承包商之间或监理工程师如在指令、决定、证书或价值方面产生争端，监理工程师应在收到争议通知后 14 天之内完成对争议事件的全面调查与取证，并由项目总监作出对争端的处理意见。(2)监理工程师发出书面通知 14 天之内，如果建设单位或承包商不要求仲裁，则监理工程师的处理意见为最终裁定。(3)如上述情况中建设单位与承包商受到书面通知 14 天或之前，如一方不服，可要求仲裁。(4)仲裁意向发出后，如双方对解决争端没有进行一次友好解决的过程，则仲裁不能开始，除双方另有协议以外，无论是否进行了友好解决的过程，在仲裁意向发出后 56 天之后即可开始仲裁。(5)当监理工程师裁定了不能成为最终裁定，或对建设单位和承包商不具有约束力，以及上述规定期限内没有达到友好解决，则应该进行仲裁。(6)关于仲裁机构的选择，在合同中应有明确规定。