集团公司行政配套制度.doc

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1、集团公司行政配套制度第一章 行政管理规定 第一节 会议管理规定 第一条 目的 为了规范集团会议管理明确管理流程特制订本管理规定。 第二条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第三条 集团董事会会议按照章程规定提前三天下发会议通知及议程由集团公司行政管理部门负责提前一天再次提示参会人员并安排专人做好完整的会议记录。 第四条 会议分类 （一）集团董事会议每季度至少召开一次集团董事会办公会议每半月至少召开一次根据工作需要以上会议可临时召开由集团董事会行政管理部门负责。 （二）集团董事会年中总结会议：7月召开由集团董事长召集和主持集团全体董事参加；集团董事会所属管理部门负责人、

2、各子集团/子公司领导班子成员及各公司负责人可根据工作需要列席参加。 （三）集团董事会年度总结会议：12月召开由集团董事长召集和主持集团全体董事参加；集团董事会所属管理部门负责人、各子集团/子公司领导班子成员及各公司负责人可根据工作需要列席参加。 （四）集团总裁办公会议每半月至少召开一次集团公司工作会议每月至少召开一次集团公司职能部门例会每周至少召开一次根据工作需要以上会议可临时召开由集团公司行政管理部门负责。 （五）集团董事会战略管理部门会议：每月召开由集团董事会战略管理部门负责人召集和主持全体委员参加。 （六）集团董事会人事管理部门会议：每月召开由集团董事会人事管理部门 负责人召集和主持全体

3、委员参加。 （七）集团董事会审计监察部门会议：每月召开由集团董事会审计监察部门负责人召集和主持全体委员参加。 （八）集团董事会所属管理部门工作座谈会：每年4月、8月、12月下旬召开由集团副总裁召集和主持集团董事会所属管理部门全体人员参加。 （九）集团公司职能部门工作例会:每周一上午9：30在集团公司总部大会议室召开由集团公司各副总裁轮流主持各职能部门负责人/授权的相关人员参加会议内容包括上周工作总结本周工作计划及需沟通协调的事宜。 遇集团董事会年中、年度总结会议召开子集团/子公司应提前安排好会前的工作部署。以上会议根据工作需要或遇假节日由会议主持人根据情况在征得一半以上参会人员同意后可调整会议

4、时间会议记录人员在会后三天内整理出会议记录并由出席会议人员在会议记录上签字确认；如会议要求需出会议纪要的会议记录人员应在一天内整理出会议纪要并由会议主持人签字后上报或下发会后一周内将有关会议通知、签到表、记录、纪要作为机密材料一并封存入档。 子集团/子公司需上报的有关会议纪要应在会后七天内上报集团公司领导或相关单位。 第五条 参会人员职责 （一）会议规定： 1、会务负责人应在会前5分钟到达会场检查会务落实情况做好会前准备。 2、主持人一般应于会议开始后将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明。 3、会议进行中主持人应根据会议的实际情况对议程进行适时、必要

5、的控制并有权限规定发言时间和中止与议题无关的发言以确保议程顺利推进及会议效率。 4、属讨论、决策性议题的会议主持人应引导会议做出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述适时提交与会人表明意见；对未决议事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人做出明确指示。 （二）与会人员须遵守以下规定： 1、应准时到会如不能参会需提前一天向会议主持人请假并说明原因（如有需要经会议主持人批准可安排其他人员代替参会）。 2、会议发言应紧扣议题、言简意赅。 3、遵循会议主持人对议程控制的要求。 4、属工作布署性质的

6、会议原则上不在会上进行讨论性发言。 5、遵守会议纪律与会期间应将手机调到振动或关机不得随意走动。原则上不允许接听电话如必须接听经会议主持人同意后可离会场接听。 6、做好本人的会议记录。 7、督促本部门准时提供相关的会议材料。 （三）会议记录员应遵守以下规定： 1、应在会议开始前10分钟抵达会场做好相关准备工作。 2、做好会议的原始记录及考勤记录根据需要整理会议纪要。 3、会议记录应确保记录的原始性。 4、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 第六条 会议服务 董事长、总裁参加的会议由集团公司行政部管理部门统一安排会议服务其他会议由发起部门自行安排会议服务。 （一）会前准备 1、 掌握当日会议

7、需求、人员准备所需物品。 2、清洁过道会议室地面。 3、准备所需设备、调试测试。 4、清洁桌面台面。 （二）会议摆台 1、准备用具 2、确定席位摆座椅：摆放整齐侧看应在一条直线上。 3、大型会议每个座位前摆放一份纸、笔。 4、水杯放在杯垫上杯把朝右店徽放正；摆放整齐侧看成一条直线会前5分钟倒好茶水。 （三）会议服务 1、会议开始后服务员应离开会场。 2、通常每半小时左右添加茶水保证会场的清洁；保持台面清洁；走路保持会场安静提供服务时使用托盘轻拿轻放。 3、会议中间休息时要尽快整理会场补充和更换各种用品。 （四）清理会场 1、会议结束后仔细检查一遍会场看是否有人遗忘的物品和文件等。 2、整理设备

8、、杯具。 3、清洁会场 第七条 会议督办 （一）集团董事会各项会议议定事项由集团公司行政管理部门负责指定专人催办并按照会议纪要的决议进行督促检查。 （二）办结事项及时向会议主持人反馈重要事件可分多次反馈使管理人员及时了解办理情况。 （三）凡需查阅会议记录的按档案管理规定履行规定审批程序进行查阅。 第二节 工作汇报管理规定 第七条 目的 为了规范集团工作汇报管理进一步明确工作汇报的内容和相应的职责特制订本管理规定。 第八条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第九条 汇报内容要求- （一）子集团和一级公司负责人及相关人员每月上旬当面向集团总裁管理团队进行工作述职各二级公司

9、负责人及相关人员每单月上旬当面向集团总裁管理团队进行工作述职各三级公司负责人及相关人员每季度首月上旬当面向集团总裁管理团队进行工作述职述职内容为本子集团/子公司基于战略规划的上期经营计划和经营计划执行情况重点工作的具体进展情况经营过程中遇到的问题与难点及问题的解决方案和建议；下期经营计划、工作重点；对集团公司的管理工作建议等。 （二）各公司负责人每月5日前按要求格式以电子邮件形式向集团董事长和总裁汇报本公司上月工作总结和本月工作安排。 （三）子集团/子公司领导班子成员和各公司负责人每月向集团董事长和子集团/子公司负责人汇报所负责的上月工作总结和本月工作安排。 （四）集团高管人员、集团董事会所属

10、管理部门的基层管理人员、子集团/子公司、各公司的领导班子成员每季度末以电子邮件形式向集团董事长汇报个人季度工作总结和工作意见及建议。 第十条 汇报格式要求 汇报人应当按汇报格式条款进行逐项汇报不可缺项不可混项；针对其条款如无汇报内容可以写“无”但不可缺项汇报内容应条理清楚、重点突出、简明扼要、言简意赅、详略得当。 第三节 文件资料上报和批复管理规定 第十一条 目的 为了保证集团文件资料上报与批复工作有序开展特制订本管理规定。 第十二条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第十三条 需集团董事会审批的文件资料（保密文件资料需封存）应提交集团董事会行政管理部门由专人负责登记

11、备案后在第一时间呈报。需集团公司审批的文件资料（保密文件资料需封存）应提交集团公司行政管理部门由专人负责登记备案后在第一时间内呈报。 第十四条 所有报批的文件资料应一律加盖行政章或负责人签字不得同时加盖行政章和负责人签字。保密文件资料需封存的用大信封或档案袋封存并在封存处加盖行政章或负责人签字大信封或档案袋正面标明呈报单位（人）、文件标题、上报单位（人）。 第十五条集团公司领导审批的文件资料应在一周内予以批复或回复；集团公司高管审批的文件资料应在三个工作日内予以批复或回复所有紧急汇报或上报的文件资料（应注明紧急）集团公司各级行政部门应立即呈报有关人员负责审批人须在24小时内予以批复或回复。由集

12、团公司行政管理部门安排专人负责督查督办和回复。以上所有报批的文件资料经办人不得随意传阅复印必须严格保密。 （一）对报批文件的各类事项进行监督和检查。 （二）对将到时限尚未办结的事项进行预告。 （三）对超过时限尚未办结的事项进行催办。 （四）对批示的事项及其他重要业务实行跟踪督办及时向审批人汇报批示的办理情况。 （五）协调和处理督办中的有关事项。 第十六条 督办报批文件资料程序 （一）集团公司行政管理部门应掌握批复文件的进度及时进行督查督办。 （二）对临近时限的事项提前1个工作日向上报文件单位发出“督办预告”。 （三）对超过时限尚未办结的事项在超时后2个工作日内向上报文件单位发出“督办通知”。

13、（四）发出“督办通知”后须责成上报文件单位按督办要求办结有关事项；未按督办要求办结的超过3个工作日后向上报文件单位发出“警告通知”；“警告通知”发出后的3个工作日内仍不能办结的视情节追究其行政责任。 （五）所有报批文件属于纳入承诺时限的要按承诺时限办结；不属于公开承诺时限的文件应在5个工作日内办结；逾期的由集团公司行政管理部门按规定进行督办。 （六）所有批转、批示的文件按要求需补充相关资料的由集团公司行政管理部门告知上报文件单位于1-5个工作日内补齐资料；经告知后逾期仍不能补齐资料的将原文退回上报文件单位同时将不能办理的原因告知批转、批示的上报文件单位。 （七）各级审批人在规定时间内没有批复或

14、回复上报资料的上报人可视为同意执行同时上报人也可越级报上一级领导或集团公司审计监察部门同一领导多次未按本制度规定要求予以批复或回复的可向董事会有关领导和部门进行申诉。 （八）重要的和涉及内容复杂的上报文件资料发起人应事前与相关审批人进行有效沟通以便信息全面迅速决策。 第4节 文件格式及编码管理规定 第十七条 目的 为了规范集团文件格式管理明确管理流程特制订本管理规定。 第十八条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第十九条 文件格式 文件由眉首、主体和版记三部分组成。 （一）眉首又称文头或版头一般由份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成。 1、份数

15、序号：用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行如“NO.01”或“01”等。 2、秘密等级和保密期限 （1）秘密分为：绝密、机密和秘密。 （2）文件的密级顶格标识在首页右上角函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识两字之间空1个字。 （3）如需同时标识秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限之间用“”隔开秘密等级两字之间不空1个字如“绝密3个月”。 3、紧急程度 （1）紧急程度分为：急件和特急。 （2）紧急程度顶格标识在公文首页右上角函的紧急程度在眉首横隔线左下方顶格标识两字之间空1个字。 （3）如需同时标识秘密等级和紧急程度秘密等级在第1行标识紧急程度在第2行标识。 4、发文单位 发文单位标识一般由发文

16、单位全称或者规范化简称加“文件”组成会议纪要和函只标识发文单位不加“文件”两字。 5、发文字号(又称文号) （1）发文字号是指由发文单位编排的公文代号包括单位代字、年份和序号。单位代字一般由两个层次组成第一层次是发文单位代字第二层次是发文单位主办公文的部门代字或公文类别的代字。 （2）发文字号表示为建（）号（分别表示发文部门、年度和序号）。 （3）年份应标全称。按规范化要求发文字号中的年份只能用六角括号“”。序号不加括号也不编虚位即1不编为01等不加“第”字。 6、签发人 （1）上行文应在首页注明签发人的姓名是表示文件生效并对该文件郑重负责的一个标志。 （2）签发人姓名居右空1个字；签发人后标

17、全角冒号冒号后标识签发人姓名。 （3）各单位下发文件由本单位第一负责人签发。 （二）文件主体又称行文部分主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 1、 标题 （1）应当准确简要地概括文件的主要内容一般由发文单位+事由+文种。对内行文发文单位可以省略。 （2）标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。 （3）标题应在文头横隔线下空二行的地方居中标识分一行或多行排列分行时要做到词意完整排列对称间距恰当。发文单位一般单列一行第二行标明文件事由和文种。 2、主送单位： （1）主送单位是指主要受理公文的单位应当使用全称或规范化简称多个主送单位可统称。 （2）上行文主送单位一般只

18、写一个如需同时送其他单位应当用抄送(抄报或抄发)的形式。主送单位一般不标识个人。 （3）主送单位列在正文之前与标题之间空一行顶格标识。 3、正文 （1）正文是文件的主体部分用来表达文件的内容。一般每自然段左空2个字回行顶格而全部用阿拉伯数字和顿号表示结构层次的规章制度类文件则采用悬挂方式排版即每自然段序号顶格其他全部右缩进。正文中的数字、年份不能回行。 （2）正文结束语通常根据文种的类型确定。结束语中带有“特此”和“此”等的结束语均不加句号。 4、附件 （1）附件是指对文件具有补充、说明性的附加文字材料。 （2）应当在正文之后空一行左空2个字、成文日期之前标识“附件”后标全角冒号和名称。附件名

19、称一般不加书名号。 （3）文件如有多个附件时使用阿拉伯数字标识序号每个附件标识1行序号对齐。如“附件：1、”。 5、成文日期 （1）成文日期是文件生效的时间一般用签发人最后的批准日期。联合行文以最后签发单位签发人的日期为准。 （2）成文日期中年月日要写齐全不得有任何省略一般使用小写汉字不使用阿拉伯数字。规定“零”要写成“”。 （3）除函外会议纪要、工作简报、情况通报等正文后不署成文日期。 6. 文件生效标识： （1）文件生效标识是证明文件效力的表现形式包括发文单位印章或签署人姓名。加盖印章要清楚、端正。 （2）单一发文印章 A、单一单位发文在落款处不署发文单位名称只标识成文日期。 B、成文日期

20、右空4个字。加盖印章后应上距正文2mm-4mm端正、居中下压成文日期。 C、当印章下弧无文字时采用下套方式仅以下弧压在成文日期上即骑年盖月；当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。 （3）联合行文印章 A、当联合行文只盖两个印章时在落款处也不署发文单位名称而应将成文日期拉开左右各空7个字主办单位印章在前两个印章均压在成文日期上两印章互不相交或相切相距不超过3mm。 B、当联合行文需加盖3个以上印章时为防止空白印章应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章居中加盖或套印在其上。主办单位印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章

21、均居中排布。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。 （4）当行文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。 7、 附注 （1）附注一般是对文件发放范围、使用时需注意的事项加以说明应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行。 （2）上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如“（联系人：联系电话：）”。 （三）版记又称文尾主要包括抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数。 1、抄送(抄报或抄发)单位 （1）抄送单位是指除主送单位以外与该公文有密切关系的单位即协助承办或者需要知照

22、公文内容但并不需要办理、答复或执行的单位用全称或者规范化简称、统称标识。 （2）如需发给上级单位(含不相隶属上级单位)应用“抄报”；需发送同级单位的用“抄送”；发给下级单位的用“抄发”。 （3）抄送(抄报或抄发)单位标识在横隔线之下左右各空1个字不能在一行中连写而要单独平行书写如需要同时标识按抄报、抄送和抄发的顺序排列三者之间不加横隔线。 （4）各单位间用顿号隔开回行时与冒号后的单位对齐在最后一个单位后标句号。 3、文件印发单位和印发日期 （1）文件印发单位名称和印发日期并排标识于抄送单位和横隔线之下印发单位左空1个字印发日期右空1个字。印发单位名称用全称或规范化简称。 （2）印发日期以文件复

23、印的日期为准如不复印则以发文日期为准用阿拉伯数字标识不编虚位。 第二十条 文件编码 集团董事会文件的编码由集团董事会行政管理部门负责、集团公司的文件编码由集团公司行政管理部门负责报集团董事会战略管理部门批准；集团各子集团/子公司、各公司的文件编码参照集团公司相关管理规定自行制订报集团公司战略管理部门批准。 （一）集团董事会及所属管理部门文件编码： 1、集团董事会文件编码： “建（董事会）年号_号 ”编号。 2、集团董事长办公室文件编码： “建（董办）字年号_号 ”编号。 3、集团董事会战略管理部门文件编码： “建董（战）字年号_号 ”编号。 4、集团董事会人事管理部门文件编码： “建董（人）字

24、年号_号 ”编号。 5、集团董事会审计监察部门文件编码： “建董（审）字年号_号 ”编号。 （二）集团公司及所属管理部门文件编码： 1、集团公司资本财务部门文件编码： “建（财）字年号_号 ”编号。 2、集团公司行政管理部门文件编码： “建（行）字年号_号 ”编号。 3、集团公司人力资源部门文件编码： “建（人）字年号_号 ”编号。 4、集团公司战略管理部门文件编码： “建（战）字年号_号 ”编号。 5、集团公司运营管理部门文件编码： “建（运）字年号_号 ”编号。 （三）子集团/子公司文件编码由各单位自行制定报集团公司行政管理部门批准后实施。 第二十一条 文件字体和字号 （一）公文序号、秘密

25、等级、紧急程度用黑体字小四号；发文单位用华文中宋加粗小初号字；发文字号、签发人用仿宋三号；标题用仿宋加粗二号；正文用仿宋小三号；抄送用仿宋小三号。 （二）附件中标题用黑体字小二号；内容小标题用黑体四号字；内容用仿宋四号。 （三）除标题外公文中的数字、英文用Times New Roman字体。 第二十二条 文件文字排列和页面设置 （一）文件的文字一律横排。 （二）文件的页边距一般设置为：上边距2.5厘米下边距2.5厘米左边距3厘米右边距3厘米。 第二十三条 文件行距设置 （一）行文行间距：固定值28磅； （二）有时可根据版面状况适当缩小或加宽行距但要保持版面美观。 第二十四条 文件页码 文件超过

26、两页时应用半角阿拉伯数字在版心下边缘居中标识页码。 第二十五条 文件结构层次序数 （一）当文件用序号表示多层次结构时第一层用“一、”第二层用“1、”第三层用“（1）”。 （二）制度、规定、程序等类型的公文结构层次也可表示为第一层用“第一章”第二层用“第一条”第三层用“（一）”第四层用“1、”超过四层用(1)、或A等表示。 第二十六条 文件中的数字 （一）文件中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数码。 （二）日期应当写具体年、月、日如：二一年七月十五日。 第二十七条 其他要求 （一）用纸和复印要求 文件纸一律

27、采用国际标准A4型纸。文件一律双面打印、复印。 （二）装订要求 文件应左侧装订对横排A4纸型表格。 （三）抄送要求 涉及制度规定、机构设置、人员任免、通报等文件时抄报集团董事会 、集团公司、子集团/子公司发至全集团公司；涉及计划、薪资等重要文件时报集团董事会相关业务部门和子集团/子公司及各公司共发人；也可根据签发人要求抄报和抄送范围共发人。 第五节 证照管理规定 第二十八条 目的 为加强集团各类证照的有效运用及管理特制订本管理规定。 第二十九条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第三十条 证照分类 企业法人营业执照（正、副本）；税务登记证（正、副本）；组织机构代码证（

28、正、副本）、备案证等。 第三十一条 证照管理和使用 （一）集团证照由集团董事会行政管理部门负责管理使用时填写集团公司证照借用和复印审批表报集团公司总裁批准后借用和复印。 （二）集团各单位证照台帐建立由集团各单位档案管理部门负责,每年6月和12月上旬向集团董事会行政管理部门移交证照台帐目录。 第三十二条 证照使用和管理责任 集团公司证照的借用人必须妥善保管和使用严禁涂改、污损；用毕按使用时限及时归还。若因管理不当造成毁坏或丢失借用人承担所有损失和赔偿责任。 第三十三条 证照复印要求 集团公司各单位档案管理人员和文印人员应树立严格的保密观念不得随意将证照复印、传真证照借用和复印须办理相关手续。 名

29、片管理制度第一条目的 为使名片统一规范强化集团对外形象展示树立一流企业形象加强各部门员工工作衔接提高工作效率特制订本制度。 第二条 范围 本制度适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第三条 名片的申请 制作名片需提前3个工作日申请公司员工确因工作需要可印刷名片普通员工原则上不印制名片确因业务需要印制名片须经上级主管同意。 第四条 名片的印制 （1） 各部门印刷名片需填写名片印制申请表经部门主管领导签字后交集团公司行政管理部门由集团公司行政管理部门统一印刷。 （2） 名片上的职务由集团公司人力资源管理部门提供不准自行更改。 （3） 各部门名片应按公司统一格式印刷不准自行采用其它样式。 （4

30、） 名片由集团公司行政管理部门进行审核并校对给本人签字确认版式、文字无误后方可印刷。 （5） 集团公司行政管理部门委托设计公司印刷后三至五个工作日内取回并统一归口发放。 （6） 领用名片时需填写名片领用登记表。 第六节 档案管理规定 第三十四条 目的 为了规范集团档案管理行为特制订本管理规定。 第三十五条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第三十六条 集团档案的收集、整理、存档及使用由集团董事会办公室和集团公司各职能管理部门负责。 第三十七条 建档的责任部门 （一）集团董事会办公室负责 1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2.公

31、司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； （二）集团公司资本财务部门负责 1.财务、会计及其管理方面的文件材料； （三）集团公司人力资源管理部门负责 1.教育培训方面的文件材料； 2.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； （四）集团公司运营管理部门负责 1.经营管理方面的文件材料； 2.生产技术管理方面的文件材料； 3.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料； 4.仪器、设备方面的文件材料； 5.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； 6.科研、技术引进、转让方面的材料； 7.信息、情报方面的文件材料； （五）集团公司行政管理部部门负责 1.集团公司、决定、条例、规章

32、制度等法规性文件各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。 2.公司档案还包括声像资料： 1）照片档案：新闻、科技、艺术照片由原版、翻版底片、照片、文字说明构成； 2）影片档案：原版底片、拷贝及文字说明； 3）录音档案：唱片、录音带； 4）录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。 3.法律事务管理方面的文件材料。 4.根据集团各项工作的开展情况及时将具有保存价值的文件进行收集要求把文件的请示、批复、正本、底稿、正件、附件收集齐全保持文件、材料的连续性和完整性。 第三十八条档案的整理 （一）档案的立卷、归档 1、依照上述档案分类中的类目根据业务范围及当年工作任务编制平时文件材料归

33、卷使用的案卷类目。 2、及时将已归卷的文件材料按照条款放入平时保存文件卷并在档案移交目录上注明。 3、年终将平时归卷的文件资料统一整理立卷归档。 4、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 5、在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、定稿与印件、请示与批复、转发文件与原件放在一起；绝密文件单独立卷少数文件如果与绝密文件有密切联系也可随同绝密文件立卷。 6、密不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后；正件在前附件在后；印件在前定稿在后；其他文件材料依其形成规律、特点保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7、卷内文件材料应依次编写顺序号。 8、案卷封面应逐项打印

34、类目。 9、卷首有卷内文件目录卷中有编号。 10、档案的存放应根据具体数量选择统一装具。 11、案卷装订排列顺序：封面卷内文件目录文件封底。 第三十九条 档案的保管职责 （一）忠于职守、遵守纪律、保守秘密。 （二）加强对档案的日常管理遵从档案实体的保护原则延长档案寿命。保持档案的原始面貌避免档案遗失和损毁全面系统地维护档案的完整与安全。 （三）对上交的各种文件资料合理分类并注明密级。编号组卷装订填写卷内目录表建立卷宗台帐妥善保管规范借阅程序。 （四）注意做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。 （五）对人为损坏及自然毁损的文件及时采取一切可能的修复、复印等补救措施做最大限度的挽

35、回。 第四十条 档案的借阅和复印 （一）借阅和复印集团秘密类档案须经集团公司总裁批准后借阅和复印。 （二）借阅和复印集团公司机密类和绝密类档案须经集团董事长批准后借阅和复印。 （三）借阅人应填写“档案借阅审批表”并协助办理审批手续借阅期限为5个工作日到期后由档案管理人员督促档案的归还并对归还档案进行认真检查防止丢失和损坏。 （四）借阅档案期间应保证文件的完整与安全不得在文件上做任何标记和涂改；不得将档案随意放置于公共场所或带出公司；不得私自摘录、复印或对外泄露档案内容借阅后在规定时间内归还。 第四十一条 档案的移交 （一）集团公司相关人事档案于新员工转正后3个工作日内封存移交集团公司档案室；集

36、团公司应聘人员简历每季度首月底前封存移交集团公司档案室。 （二）集团公司相关财务凭证档案次年6月30日前移交集团公司档案室。 （三）集团董事会所属管理部门日常工作计划及档案次年1月15日前封存移交集团档案室。 （四）集团各类行政类资料（文件、批复、通知等）在次年1月底前整理完毕后移交集团档案室。 （五）各子集团/子公司的重要电子文档（大事记、文件等）每季度首月上旬进行汇总整理后移交集团公司档案室。 （六）集团公司荣誉证书和牌匾及时移交集团公司档案室。 （七）移交的档案要求齐全完整经过系统整理。移交时填写“档案移交目录”移交表格一式二份档案移交人和接收人各保存一份以备查考。 （八）集团公司各管理

37、部门档案存档登记目录和移交档案目录必须使用集团公司行政管理部门统一发放的表单。 （九）集团公司各单位档案移交目录电子版和复印件每月底移交集团档案室。 第七节 文档管理规定 第四十二条 目的 为了规范集团文档管理体系明确管理流程特制订本管理规定。 第四十三条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第四十四条 文档分类 （一）外来文件：公文（命令、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）、传真等。 （二）内部文件：集团下发的文件和对外业务文件。 第四十五条 收文和发文 （一）集团对外往来的文件由集团公司行政管理部门统一登记和收发根据业务性质分送各有关部门处理。 （二

38、）各子集团/子公司的文件资料、通知、通报和日常外报材料由本单位 负责人签批非日常外报资料和重要资料的外报必须由集团公司总裁批准各类外报材料应复印备查。 （三）各子集团/子公司下发的红头文件须报送集团上一级业务领导部门和行政管理部门备案。 第四十六条 会签 （一）需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。 （二）各部门收到需参与会签的文件时须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。 （三）文件收文后再依收文处理单内所指定的会签顺序转送其他会签部门或某人若某部门或某人为最后一个会签单位则处理后将本文件转送集团行政管理部门。 第8节 印章管理规定 第四十七条 目的 为维护集团公司印章刻制和保管以

39、及使用的合法性、严肃性和安全性避免印章管理出现不规范行为以有效地维护集团利益特制订本管理规定。 第四十八条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司。 第四十九条 集团所有行政印章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章在集团董事长授权范围内管理和使用。 集团公司印章由董事长授权相关职能部门管理使用；子集团/子公司、各公司印章由集团董事长授权相关子集团/子公司、各公司负责人管理使用各公司负责人有权向下授权管理使用。 第五十条 印章的刻制由用印部门负责人根据工作需要提出刻制印章的申请（因机构变动需刻制新印章时更换旧印章须凭旧印章原样）报集团董事长批准后由 集

40、团公司行政管理部门负责办理。 第五十一条 新印章要做好戳记并留样保存以便备查。 第五十二条 印章启用事先须发启用通知注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。 第五十三条 印章的领取和保管 （一）集团公司各类印章由被授权人领取并由部门印章负责人妥善保管。 （二）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时印章授权人应指定他人代管印章印章专管人员要向代管人员交接工作交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后代管人员应向专管人员交接工作登记用印的起止日期实行管印人员登记备案制以明确责任落实到人。交接工作时应严格办理交接手续登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字印章授权人签字认可后备存

41、。 （三）印章专管人员印章管理情况须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管人员离职时须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。 （四）因特殊原因需要停用印章的由集团董事长批准后集团公司行政管理部门将停用原因、时间通知各有关部门并收回停用的印章封存或销毁。 第五十四条 印章的使用范围 （一）以公司名义发出的公文须凭公司被授权人签发批准的文件原稿用印。 （二）公司发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。 （三）对外签署的合同或协议按合同管理规定审批程序最终经 被授权人在合同或协议上签章后方可用印。 （四）公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需

42、用公司印章的文本等须按规定办理用印手续。 （五）公司使用的存根类介绍信、便函、授权委托书等开具要严格履行审批手续须按权限由相应领导签批后方可开具开具时应按要求认真填写存根严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。 （六）印章专管人员要坚持原则遵守保密规定严格照章用印。印章管理人员发现需盖章内容有不符合国家及公司规定的未按批准权限用印或用印件内容有误的印章专管人员有权拒绝用印；经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的印章专管人员可拒绝用印并报告领导处理。 （七）印章专管人员不得擅自用印一经发现严肃处理。 （八）行政印章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等公司其他印章

43、所用印的文件、资料、附件资料及印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存年未经整理后交由档案室归档。 第五十五条 公司各类印章实行用印审批登记制度由集团公司统一格式的“印章申请表”和“用印登记簿”。 “印章申请表”内容包括：用印部门、用印内容、用印名称、经办人、用印部门领导审批、被授权人签批、印章专管员签字等。 “用印登记簿”内容包括：用印日期、用印内容、用印类别、印章专管人员签字、用印部门经办人签字。 第五十六条 在被授权人出差期间用印事项应由印章专管人员电话请示被授权人同意后并在“印章申请单”上做好记录后方可用印。 第五十七条 涉及法律等重要事项需使用印章的须依有关规定和主管领导审核签字后方可

44、使用。 第五十八条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。 第五十九条 印章原则上不允许带出公司确因工作需要将公司印章带出使用的应事先填写“印章借用外出申请表”载明事项经被授权人批准后可以携带使用。 第六十条 用印盖章位置要准确、恰当印迹要端正清晰印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外）不漏盖、不多盖。 第六十一条 介绍信、便函、授权委托书要有存根要在落款和骑缝处一并加盖印章。 第六十二条 对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司各类印章的文本等须在合缝处加盖印章。 第六十三条 法律责任 （一）印章专管人员必须妥善保管印章如有遗

45、失必须及时向公司授权领导报告。 （二）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章未经本规定的程序不得擅自使用。 （三）违反本规定使用印章造成丢失、盗用、仿制等依情节轻重对责任者分别进行行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 第九节 保密管理规定 第六十四条 目的 为了规范集公司团各项保密管理工作特制订本管理规定。 第六十五条 适用范围 本规定适用于集团董事会、集团公司、子集团/子公司 第六十六条 保密的范围 （一）发展战略和生产经营中的秘密事项。 （二）就经营管理做出的重大决策中的秘密事项。 （三）生产和科研及科技交流中的秘密事项。 （四）对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务

46、的事项。 （五）维护集团公司安全和追查侵犯集团利益的经济犯罪中秘密事项。 （六）客户及其信息和网络的有关资料。 （七）其他集团公司秘密事项。 第六十七条 秘级分类 集团秘密分为三类：绝密级、机密级、秘密级。 （一）绝密级是指与集团公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系泄露会使集团公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项主要包括： 1、集团股份构成、投资情况、新产品、新技术、新设备的开发研制资料、各种图纸。 2、集团总体发展规划、经营战略、营销策略以及商务谈判的内容、正式合同和协议文书。 3、按档案法规定属于绝密级别的各种档案。 4、集团公司危机处理的应对措施以及有关情况。 5、集团公司各

47、类会议决议、记录和纪要。 （二）机密级是指与集团的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系泄露会使集团安全和利益遭到严重损害的事项主要包括： 1、尚未确定的集团公司重要人事调整及安排情况对各级管理人员的考评材料。 2、集团公司与外部高层人士、科研人员来往情况。 3、集团公司薪资制度和人事档案。 4、集团公司大事记。 5、各种产品的制造工艺、控制标准、原材料标准、成品半成品检测报告、进口设备仪器图纸及相关资料。 6、获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。 7、外事活动中内部掌握的原则和政策。 （三）秘密级是指与集团生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系泄露会使集团的安全和利益遭受损害的事项主要包括： 1、集团公司广告企划、营销企划方案。 2、有关部门所调查的违法、违纪事件及责任人情况