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1、精选优质文档-倾情为你奉上论秘书在现代社会中的作用摘 要人生就是一出戏，而社会就是一个大舞台。在舞台上，人们分别扮演着不同的角色：工人，农民，警察，政治家，企业家在这里，秘书可以定位在”舞台背后”。但这并不意味着秘书与这曲戏无关。秘书在社会中扮演着非常重要的角色。在这里，我们要讨论的正是秘书在”舞台“背后的作用作为一个辅助者的重要作用。现代社会，秘书这个既普通又特殊的职业，几乎涉及社会的各个角落，不论是公共事业领域的政府机构，还是市场经济下的公司企业单位，秘书的作用可以说是不可替代的。不论在什么组织下，秘书都起到一种窗口作用，他们在输入信息时，也会把组织的服务意识、精神风貌、文化特征，礼仪风范
2、，发展潜力等信息传递出去，形成正面的或负面的社会效应；透过秘书可以起到领导工作中的补偿辅助作用；秘书在处理现代企业危机的情况中还可以发挥巨大作用。本文将从这三个方面论述秘书长现代社会中的巨大作用。关键词：秘书，窗口作用，补偿辅助作用，企业危机第一章 绪论改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。企业秘书作为秘书工作的重要组成部分，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥了积极作用。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。国家劳动和社会保障部已明确将秘书职业资格划分为三个等级：初级秘书、秘书和高级秘书。要求秘书人员
3、持证上岗。秘书成为一种职业在我国正被越来越多的人所接受。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部管理人员与领导的助手。随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，特别是“入世”后，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性，企业领导迫切需要企业秘书能够适应新形势，迸一步做好服务工作。因此，我国的秘书工作面洛很多新形势、新阔题和新困难。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准，选择企业秘书已远不适应“入世”的瞬息万变的全球化市场经济的发
4、展需要，新的形势也对秘书提出了数字化、国际化、全球化的要求。秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。所以，新形势下秘书工作的薪模式、新观念、新方法越来越成为我国企业发展的迫切需要。在我国，秘书学作为一门独立的学科虽然开始于上个世纪80年代初期，但是发展迅速，并受到越来越多学者的关注。1980年初，上海大学文学院和天津南开大学在全国率先开设秘书专业；1983年上海大学文学院首先创办了秘书杂志，随后不久就出现多种秘书专业类杂志，其中，具有代表性的刊物有秘书工作、当代秘书和秘书之友等。经过二十几年
5、的发展，我国秘书工作方面的理论研究取得了长足的进步。根据研究对象的不同。目前我国秘书工作理论研究大致可以分为两大类型：第一种类型以公务秘书工作为对象的理论研究。公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。在80年代我国现代秘书工作理论研究的初期，所开展的理论研究基本都属于这种类型，理论研究的目的主要是有利于指导和促进国家政府机关、事业单位和社会团体的秘书工作。例如：常崇宜教授的秘书学概论、董继超教授的公务秘书学、张清明教授的秘书参谋职能概论、以及由中共中央办公厅秘书局主管的秘书工作杂志等都是有相当的代表
6、性。这种类型理论的研究内容包含我国政府机关秘书工作的所有的种类，如调查研究、公文写作、文书处理、会务工作、信访工作、保密工作、信息工作，资料工作、值班工作、协调工作、档案工作、日常事务处理、办公自动化、机动车驾驶等等。这些工作又可以归纳为文字类工作、行政类工作和技术类工作等。目前学术界中这种类型的理论较多。例如：董继超先生的公务秘书学一书就是从秘书工作的职责、秘书工作的方法以及秘书人员应具备的素质等方面对秘书工作进行研究。这些理论都是我国秘书工作研究的有力突破，它打破了我国传统秘书工作以工作经验为中心的认识，向理论方面迈出一大步。第二种类型是以企业秘书工作为主要对象的理论研究。由于私人秘书、法
7、律秘书和医疗秘书等专业秘书类型目前在国内人数非常有限，根据秘书工作服务的对象可以将我国的秘书主要分为公务秘书和企业秘书两大类别。我国秘书工作的系统的理论研究起步较晚，专门以企业秘书工作为对象的系统的理论研究更是这几年才刚刚兴起。目前，我国在秘书工作的研究对象这个问题上还存在着一定的局限性。在大多数发达国家，秘书理论研究的对象主要是企业秘书，同时也包含像医疗秘书、法律秘书这样专业秘书范畴。然而，目前我国学者的研究对象虽涉及了企业秘书工作，但大部份内容仍是公务秘书工作方面的理论研究。研究成果更多是为政府机关、事业单位服务。以“企业秘书”为主要研究对象的学者和机构只占很少数。其中，专门以“企业秘书”
8、中某种具体类型，如总经理秘书、董事会秘书等，的工作为研究对象的文献或研究成果更是风毛麟角。以对企业秘书工作研究颇具代表性的廖金泽教授为例，他近年先后出版怎么做高级秘书、公司秘书手册、行政秘书手册、商务秘书手册、高级秘书手册、秘书自修手册、秘书培训教程、秘书训练课程、商业秘书课程、秘书万事通、秘书怎么办、秘书参考、秘书考证、国家秘书考试指南、完美无国家秘书职业训练课程等20多部秘书专著，曾荣获“中国秘书杯”一等奖。但是，他的研究成果仍然侧重于从实践角度去研究企业秘书的工作。这些理论大多仅仅从秘书工作内容、职责和经验的角度进行叙述。缺乏更深层次的探讨和研究。这些理论也让人感到我国企业秘书工作的研究
9、缺乏一定的理论深度。对于企业秘书中的具体秘书类型，如总经理秘书的工作的研究更是一带而过的、简单粗略。在我国市场经济蓬勃发展的今天，在我国企业面对市场竞争，需要不断提高自身管理水平和竞争能力的形势下，秘书理论研究的这种状况显然是不合时宜的，也是不能满足社会需要的。本文即将从秘书本身的工作环境和性质出发，讨论秘书长现代社会中的窗口作用、领导工作中的补偿辅助作用以及在企业危机中的重要作用。第二章 秘书在现代社会中的窗口作用秘书是组织联系社会各阶层的窗口，他们在输入信息时，也会把组织的服务意识、精神风貌、文化特征，礼仪风范，发力等信息传递出去，形成正面的或负面的社会效应。透过秘书，外界可以看到组织的管
10、理、实力和前景，组织也可以通书了解外部精彩的世界。那么，秘书的窗口作用是怎样表来的呢？2.1 秘书是组织的服务窗口秘书部门是领导的办事部门，协助领导者处理日常事务，临时偶遇性事务、领导交办的事务和业务部门“不管”的事务，确保领导工作的高效运行是其基本职责；秘书部门是连接上下，沟通内外的综合承办机构，工作性质是具体的，组织的日常工作，领导的出行、会面，会晤工作，办公室的管理工作，都是秘书部门的份内工作；在组织有重大活动时，活动材料的准备、场地的选择，交通安排、食宿安排、娱乐安排等，同样是秘书部门的工作；领导对某一重大问题进行决策时，适时、准确、超前地对相关问题进行调研，收集其历史的、现实的以及未
11、来发势趋势的信息资料供领导参考，提出建设性的意见、建议供领选择，同样是秘书的分内之事。秘书工作没有范围界定，只要是领导和组织需要，他们就必须提供服务。现在，组织活动中的计划、管理、实施，监督，反馈等越来越复杂，领导者仅凭个人的智力、能力已无法适应管理的需要。为了适应新的工作要求，领导者不仅需要秘书提供日常的事物性服务，把他们从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，集中精力抓大事，他们还需要秘书提供智力上的服务，以弥补自己智力、知识的不足。何为秘书服务?“想”别人之所想，。急”别人之所急，“做”别人之所需就是秘书服务。秘书要提高服务质量，使两个或更多的人共同办好同一件事，完成某一具体任务，他们就只能尊
12、重基层和群众的意见，反映群众的要求，重视他们普遍关心的问题，主动润滑好领导与群众、组织及外界的关系，减弱特定环境中的张力，形成良好的工作秩序，“让社会成员在社会互动中遵从和维护共同的社会规范，保护相对稳定和可期待性的社会关系”。为了营造良好的服务秩序，“努力为领导工作服务，为级和上下级领导机关服务，为基层服务”，秘书必须以领导的中心工作为向心力，围绕领导工作展开活动，按照领导意图和指示精神办事，同时，还必须兼顾部门需要和具体经办人员及相关人员的需要，为之提供方便、解决问题。2.2 秘书是组织的精神窗口精神是指人的意识、思维和心理活动，它是推动人和社会向前发展的、在未来很长一段时间内都有价值的思
13、想。秘书的精神窗口具体表现在世界观、政治作风和职业道德三个方面。世界是不断变化的，秘书对世界的认识也必须随着世界的变化而变化，在变化了的客观世界面前，秘书只能在遵循社会总的认识导向的基础上，J顺应具体的工作要求，调整自己的思维方式，变更自己的办事原则，适应变化了的客观现实。比如，决策辅助是我国古今秘书所共同面对的问题，但古今秘书在辅助领导决策时对问题的看法和处理却有质的区别。在神鬼决策阶段，人们的认识水平较低，自然界的许多现象都被归为上天的意志，在难以逆转的“天意”面前，“巫”(古代秘书)只能以。神的意志”来辅助部落首领进行决策。在个人决策阶段，领导的决策依据是个人的才智和经验，他们往往凭借极
14、少数人丰富的学识、经验和智慧，在重大问题上进行取舍，此时，秘书为领导提供的是经验和才智。科学决策阶段，决策者由个人变成集体，决策依据也由个人的经验变为集体的智慧，决策方式由简单的取舍变为深入的调查，科学的论证，作为领导参谋、助手的秘书，在决策不断科学化、民主化的今天，他们必须为领导的科学决策收集信息、提供预案、组织论证。秘书是为领导管理机密的人，秘书工作具有明显的机要性，因此，秘书人员必须保持政治上的清醒和坚定，对执政党的路线、方针，政策有正确的认识，对特定时代出现的各种现象有敏锐的洞察力和辨别力，分清哪些是时代的产物，哪些是附属产品，哪些是社会需要的，应该接受，哪些只能部分接受或不能接受，对
15、符合社会，组织利益的事物，秘书要加以保护，对不利于社会进步的事物，则应保持高度的警惕，面对纷繁复杂的社会想象、理论观念，站稳立场，一切从客观存在的事实出发，既看到问题，又能客观地分析原因，既敢于在领导面前讲真话，做到识大体，明大理、顾大局、谋大事，又能用政治的眼光对工作中出现的现象加以判断，既讲实效，又不做表现文章，既做到态度鲜明、立场坚定，又能服从、服务于领导。秘书必须有良好的职业道德。道德是人与人、个人与集体、个人与社会以及人对待自然的行为规范的总和；是指一种依靠社会舆论，习惯传统、教育示范和内心信念来维持的社会实践活动，也是用来评价人们思想言行善恶荣辱的标准”。秘书与领导关系较近，领导的
16、权力，会延伸到秘书的手中，领导的光环，会照到秘书的头上，秘书没有领导权力，却又隐含领导权威。同时，参谋、助手的特殊身份，又使秘书有许多新情况要面对，调查研究、提出方案、解决问题、总结经验，预测未来发展情况，都需要秘书“沉”下去，“走”出去，以真诚、平等的态度与外界建立起和谐、融洽的关系。秘书在领导身边工作，经常与各级、各部门领导打交道，出入各种重要场所，有时还受领导委托出席会议、协调工作，但秘书没有法定权利，他们只能在工作中巧妙的处理各种关系，搞好工作，既忠于职守，自觉履行各项职责，当好参谋，又谦虚谨慎，办事公道，甘当无名英雄。2.3 秘书是组织的文化窗口美国人类学家劳伦斯洛威尔说：在这个世界
17、上，没有什么东西比文化更难以促摸。我们不能分析它，因为它的成分无穷无尽，我们不能叙述它，因为它没有固定的形状，我们想用文字界定它的意义，又像把空气抓在手里似的，当我们去寻找文化时，除了不在我们手里以外，它无所不在。在组织内部，文化是“某种社会结构、制度或秩序定型化以前就已内化于行动者心中并决定该结构、制度或秩序内在取向和使之合法化的文化因素”。秘书只能自觉维护组织文化，并对此给予自愿的投资，长期的承诺和有力的支持，为此，秘书就必须实现基本的文化认同，体现其特有的文化窗口作用。秘书的文化窗口主要表现在实物、环境和导向三个方面。文化起源于物质，但又超越于物质。在各种物器上，都能窥见到当时的社会生活
18、，感知到那个时代的民风、习俗，看到特定时代的工艺、制作原料，这些支离破碎的东西，在观赏者面前“互相联系起来”，构成一个完整的系统，也就是实物文化。现代组织的房屋样式、建筑材料，总体布局以及亭台楼榭的装点，草坪、树木的种植、栽培，都是各种审美观点的融合、交叉，这些观点重组的结果，就形成了一种新的、为某一层次的人所共同选择，接纳的实物文化。秘书必须有意识地重组实物文化，张扬组织风采。工作环境是组织文化的集中展示，秘书对工作环境的管理不能仅限于清洁、整齐和实用，让工作环境体现组织文化才是秘书工作的基点。首先，工作环境和公共场所的布置在色彩上必须符合人的心理。秘书部门是内外进出的瓶颈，他们会接触到不同
19、层次、不同审美要求的人。秘书应根据本组织的性质、特征，选择相应的色彩，有效彰显出本组织的精神实质，既兼顾大众心理，又照顾他们的审美感受。其次，有效、得体的实物装点。环境是由具体的物质构成的，秘书通过对具体物质的筛选和组合，物质就打上了人的烙印，重组后的办公物品就承载了组织的审美情趣、精神导向。秘书部门是组织的信息集散中心，秘书掌握信息较多、较准，他们在处理文件的时候，需要根据文件的内容，把相应的信息传递出去，使之对组织成员形成束缚力，以此统一组织成员的行为。同时，各种计划，方案、构想的草拟、修订、形成无不付诸文字，文字表达是“组织”文化的直观体现，它是组织结构和各种管理体制的综合，秘书如何准确
20、的传递信息，让组织成员深悟组织文化，并通过信息的传递，使与组织发生联系的每一个人都从中受到感染，这是秘书文化窗口的一个构成要素。2.4 秘书是组织的礼仪窗口为了完成辅助领导工作、分担领导事务、减少领导杂务的任务，秘书自然而然地承担了与社会各阶层沟通的职责，他们的一举一动都在传递着组织的诚意和态度。而那些与秘书活动直接相关的人，他们是“与一个社会组织发生直接或间接关系，对该组织的生存和发展有现实的或潜在的影响力的个人、群体或社会组织”，他们的意见，观点、态度、取舍对秘书所在组织的目标实现有着直接或间接的制约力，秘书所在组织必须争取他们。秘书的语言、行为是否符合礼仪规范，是否传递给对方积极、中肯的
21、信息，将会影响他们的感情，影响秘书工作的效果，因此，秘书沟通中的一切内容，都必须以礼仪为基础。 首先，秘书礼仪工作是以礼来弥补领导权威之不足。“礼是指特定民族、人群或国家基于客观历史传统而形成的，以确立、维护社会等级秩序为核心内容的价值观念、道德规范以及与之相适应的典章制度、行为方式”，它具有“极为重要的社会功能和政治作用。远古氏族正是通过这种原始礼仪活动，将其群体组织起来，团结起来，按着一定的社会秩序和规范进行生产和生活，以维系整个社会的生存和活动。因之这套礼仪对每个氏族成员便具有极大的强制性和约束力，它相对于后世的法律，是一种未成文的习惯法”(李泽厚中国古代思想史论)，这说明，礼仪产生于社
22、会需要，也，必将服从、服务于社会需要。现代领导者为了达到预定目标，协调团体行为，往往会用某些强制手段来激励、控制下属的行为，呈现出刚性的一面，然而，只有强制手段而缺少柔性的管理，是很难长期保持高效的，此时，秘书的以礼相待，就能为领导的刚性管理作必要的补充。其次，秘书的礼仪工作可以提高组织的知名度和美誉度。随着多元文化的不断渗透，各种各样的思潮、习俗纷至沓来，人们的价值取向不再统一于同一种模式之下，秘书与不同阶层不同地位、不同价值取向者的协作、沟通，都要充分考虑这一点，尽量照顾对方，尊重他们的礼仪习俗、生活习俗，并通过恰当的礼节，仪式来影响对方的态度，改变对方的看法，实现自己的工作目标。在这个过
23、程中，地位平等、互相尊重、相互协作的现代礼仪成了交往的重要工具，它为秘书在不同场合，不同氛围、不同人际圈中的活动提供了舞台，秘书如果能凭借礼仪，根据不同情况来对具体问题做出不同处理，就能提高组织的美誉度和知名度，为组织赢得机会。2.5 秘书是组织的形象窗口秘书形象是秘书通过对社会审美心理、价值尺度、评判标准进行熔炼、完善后进行再创造的结果，它一方面使秘书的外观达到人们审美愉悦的要求，从而调节和改善不同群体的心态，另一方面使秘书仪表美的特征与组织活动相得益彰，以引起各种观念、文化上的认同。首先，充分发挥秘书的个人形象作用。秘书工作的服务性使秘书必须通过具体、细致的工作，把领导从琐碎的事务中解脱出
24、来，让领导有更多的时间、精力来思考大事，他们的形象与领导形象，组织形象互为映衬、互为补充。同时，秘书处于联系内外，沟通上下、协调各方的枢纽位置，他们是组织内部事实上的公关人员，是某个范围内的公众人物。因此，他们的言行，不仅代表着他们自身，还代表着组织，秘书在公众中的形象，也超越了个人形象而成为某一领域中的“公众形象”。其次，充分发挥秘书的组织形象作用。组织形象是社会公众对某一组织的总体评价和综合印象。组织作为一个复杂、庞大的系统，其形象既有表层因素，也有深层内涵，人们很难凭直观的感觉把握它。一方面，组织内部的要素有自己的特征，这些特征是一个部门有别于其他部门的基本要素，这些要素虽然容易感知，但
25、它只是组织中表层的东西；另一方面，组织的目的、宗旨、文化氛围，组织中的各种关系，属于组织内部深层次的东西，它对组织形象的塑造起着重要的作用，但它们又是隐形的，在短期内很难把握。组织形象的塑造，就是要在实践中解决表层要素和深层要素之间的矛盾，用表层的东西来体现深层的内容。特别是在经济发展，信息化步伐加快的今天，组织机构越来越重视利用各种渠道来与其他组织建立联系，创造有利条件，发展、壮大自己。秘书作为组织中为领导处理事务、协助领导完成任务的助手，就必须充分考虑到各种关系、各种可能，努力把组织的积极信息传递给对方，塑造良好的组织形象。秘书的窗口作用，使秘书作为一个鲜活的个体，透露出组织的服务质量、精
26、神导向、文化认同、礼仪风范，透过秘书，外界可以了解组织的现实情况，预测组织的未来状况，从秘书身上，外界可以看到一个组织的实力、发展前景，因而，理想、完美的秘书窗口，是组织机构联系内外的通道。第三章 秘书在现代社会中的补偿辅助作用现代领导活动是一项多要素多功能结构而成的动态系统工程，它的有效进行和完成，除了领导者、被领导者、组织机构、客观环境和领导目标的有机整合外，还需要许多其他的因素来加以保证，单从领导活动的内部机制看，领导活动的情报信息系统、决断系统、执行系统、监督系统、反馈系统和评价奖惩系统就必不可少，而作为参谋咨询系统里的秘书，则在领导活动的整个过程中有着特殊的地位，并能发挥其他机构和人
27、员不可替代的作用；另一方面，领导活动绩效的高低，既取决于领导者个体素质的高低，也取决于秘书能否对领导者的工作内容、工作程序、时间精力、知识能力、思维和心理等方面进行必要的补偿。在现代的组织机构中，无论是领导者还是秘书，都过多甚至一味强调秘书的办文办事功能，而对处于特殊地位的秘书对领导者的补偿功能认识不足，这既影响了领导职能的充分发挥，也大大降低了秘书本身的价值，进而影响组织行为的整体效能。因此，进一步认识秘书在现代领导活动中的补偿功能和作用，充分发挥秘书的特殊补偿职能，对充分实现领导活动的职能，提高组织的运转效率，就有着非常重要的现实意义。3.1秘书对领导者个体素质的补偿辅助作用秘书与领导是一
28、对辨证统一的矛盾，无论在古代还是国外，双方的依赖性都十分明显。从现代秘书学的角度考察，对领导者予以补偿不仅是秘书的职责和作用，也是秘书处理与领导者相互关系的重要途径和方法。一个善于给领导者及时而又全面补偿的秘书，才能真正成为领导者的“外脑”、“耳目”、“左右手”，也才能同领导者建立起和谐的工作关系；从现代领导学的角度分析，领导职能的有效发挥，除了领导体制等因素外，辅佐人员对其精力、知识能力、思维和心理的补偿至关重要。秘书对领导者的个体补偿作用渗透在整个领导活动当中，它与秘书对领导活动过程的补偿是一个事物的两个方面，前者属于隐性的补偿，后者则属于显性的补偿。秘书通过对领导者进行精力、知识能力、思
29、维和心理的补偿，能够多方面地影响领导者的个体行为，并全面提升领导者的威信与号召力，进而影响整个领导活动和组织的绩效。3.1.1 秘书对领导者的时间、精力补偿繁琐的事务缠身，不能腾出时间和精力进行战略层面的思考，几乎是现代领导者遇到的共同烦恼。秘书活动作为从领导管理活动分化出来的辅助管理活动，其重要原因之一，便是领导者时间精力的不足，难以应付日趋复杂多样的社会管理事务。从这个意义上讲，时间、精力补偿是秘书对领导者最基本的补偿。事实上，秘书活动的起源也正是出于领导者时间和精力补偿的需要，领导者之所以需要配备秘书，其目的无非是将自己从繁琐的日常事务和专门具体的工作中解脱出来，以便有足够的时间和精力进
30、行重大决策和宏观控制。秘书对领导者时间、精力补偿的根本目的是提高领导者活动的机动性与自由度，因此，秘书可以通过科学管理领导者的时间，合理安排领导者的活动，建立必要的来电、来客和会议、活动挡驾制度来完成，也可以通过为领导者的必要活动做好充分的准备(如文件信息准备、会议准备、接待准备、旅行准备等)，及时完成领导者交办的具体工作事项，或为领导者提供周到的工作、学习、生活等后勤保障服务来完成。3.1.2 秘书对领导者的知识能力补偿辅助我们正在步人一个以知识和能力为核心的时代，知识的吸纳、能力的重塑、学习的革命成为我们不可逃避的选择。由于环境、地位、职业、岗位的不同，每个人的事业与目标就不尽相同，因而他
31、所具有或需要的知识、能力层次和结构就不同。从总体上说，现代社会的发展，合作与渗透的日益广泛，以一个人所具备的知识和能力来单打独斗的个人英雄主义时代已经不存在了，尽管现代领导者通常都接受过较高层次的教育与培训，其能力一般也高于秘书，但任何一个领导者都不是“百科全书”式的通才和全才，也不是“十八般武艺样样精通”的“武林高手”，因此必须建立一个补偿系统。秘书部门作为领导辅助系统的一个方面，秘书对领导者的知识能力补偿就有着独特的补偿优势与补偿内容。就知识补偿而言，秘书首先应有目的、有系统地更新自己的知识结构，集中精力学习与领导工作紧密相关而领导者又较为缺乏的知识，积极创造自己的知识优势，奠定为领导者进
32、行知识补偿的基础。其次，秘书平时的信息资料积累以及对信息资料的整理、归类、分析，可以为领导者遇到的各种问题及时提供必要的知识咨询服务；就能力补偿而言，秘书对领导者的补偿形式与内容，会因双方各自能力结构特点的不同而呈现出多样化的特征，但最直接显明的补偿有两个方面：一是写作能力(尤其是应用写作能力)的补偿，一是办事能力的补偿。现代领导活动的机制与特点决定了许多领导者不可能将较多的时间和精力放在写作和具体事务的办理上，因而也导致了领导者通常在这两个方面的能力相对较弱的事实。熟练写作是秘书的看家本领，办事干练，井井有条是秘书的行为特征，而这两个方面也正是领导者赏识秘书的重要因素。那么，秘书从这两个方面
33、对领导者予以补偿，不仅有助于领导者“能量”的增加，而且还有助于和谐秘书与领导者的关系，从而使其他的各种补偿能够建立在一个更坚实的基础之上。3.1.3 秘书对领导者的思维补偿辅助成功以正确的思维为前提。每个人的思维都有一定的模式，每种模式都有一定的局限性。从单纯的思维角度看，一个人同时具备逆向性思维、发散性思维、统摄性思维、超前思维、横向思维等等思维方式，必定会极大地提升他的事业成功度，最大限度的减少或消除行为的错误和挫折。但在现实中这几乎无法实现，它必须通过思维的碰撞和互补才能完成。秘书对领导者的思维补偿其实是一种特殊的能力补偿，将它具体到某个领导活动过程中，则集中表现在以下几个方面：1顺向思
34、维补偿。秘书沿着领导者的思维轨迹，在充分领会其原则与思路的基础上，将领导者的思想和意图进一步加以充实、完善和发展。2逆向思维补偿。在出发点和目标一致的前提下，秘书从与领导者完全相反的方向，以不同的思维角度、思维重点、思维方法同领导者唱“对台戏”，在思维相互碰撞的的基础上实现互启互补。3前馈性思维补偿。秘书在领导者的决定、决策尚未做出或尚未实施之前，主动提出自己的意见、建议，充当“事前诸葛亮”的角色，帮助领导者开拓思路，拾遗补缺，发现不足，甚至更弦易辙。4同步性思维补偿。秘书按照领导者的工作内容和程序，随时掌握和了解领导者的思维动向，围绕领导者的思维目标同步思考，并不失时机地向领导得提出自己的成
35、熟想法。5后续性思维补偿。当领导者的决定、决策在现实中遇到障碍或出现错误时，秘书及时帮助领导者分析原因，寻找对策。3.1.4 秘书对领导者的情商补偿辅助情商是一种心灵的力量，一种精神的魅力，也是一种性格的因素，人为的涵养。它包括抑制冲动、延缓满足的克制力、对自我情绪的控制、培养自我激励的心灵动力、培植广泛的兴趣、克服信心不足等许多非智力因素。国外的一项最新研究数据表明，智商影响人生的20，而情商则影响人生的80。对于每个个体的人，这个比例不一定准确，但它却准确地为我们解释了一种现象：为什么一些智商高的人没能成为成功的领导者，而一些充满自信又善于控制自己情绪与意志的领导者却常常能卓尔不群，表现非
36、凡。领导者首先是个有情感的人，他的行为包括智力状态总会受到情感的笼罩。但是，由于领导者在社会活动中扮演了特殊的角色，承担了较大的社会责任和风险，同时领导者又处在各种矛盾的焦点当中，这就要求领导者应具备比一般人更为健康健全的心理品质。领导者的心理品质首先当然要靠自身的磨练培养，但由于秘书与领导者的关系最为直接密切，最易觉察和把握领导者心理的细微变化和心理需求，那么，在领导者自身努力的基础上，由秘书向领导者提供必要的心理补偿，会更有效地控制领导者的情感与精神，使其稳定、健康、开阔、宽容，使其积极向上富有活力，从而为领导活动的成功铺平道路。秘书对领导者情商方面补偿，主要可以从以下几点人手：1自信心理
37、的补偿。自信心是现代领导者必备的心理素质，但现代心理学的研究表明，人的自信心在一定的条件下会走向两个极端；在成功面前不能正确对待时，自信会走向自负；在遭受困难和挫折得不到理解和支持时，自信会走向自卑。这种状态在领导者身上同样可能发生。对领导者自信心理的补偿，其实就是秘书主动地通过各种方式和手段，以消除“当局者迷”的影响，间接或直接地帮助领导者正确地对待成功与失败。2权威心理的补偿。权威是组织内部的凝聚力，也是领导者开展有效活动的必备条件。任何领导者都有树立自己权威的心理愿望，但权威不能靠心理愿望获得，也不能单靠法定的力量获得，除领导者的自身因素外，集体的维护，尤其是近身人员的维护至关重要。因此
38、，在公开的场合，在各种对外的交往中，秘书应顺应领导者的权威心理需要，通过各种得当的行为和语言，以树立领导者的权威。3情感心理的补偿。同普通的人一样，领导者也有人际情感交往的心理需求。行为科学的研究证明，一个人如果获得情感的满足，就会思维敏捷，行动有力；上下级如果建立起良好的情感关系，整个组织的效率将成倍增加。对于秘书与领导者来说，情感的互补不仅是心理的需求，更是开展工作和事业的需要。3.2 领导活动中的秘书补偿辅助作用从总体上讲，秘书活动的基本职能是能够为整个领导活动提供各种有效的服务，但就其具体工作环节和过程而言，这种显性的补偿作用则集中体现在参谋咨询、决策、沟通协调、事务管理和检查督办几个
39、方面。3.2.1参谋咨询是秘书对领导活动的终极补偿现代社会活动的一个显著特征是它的跨领域性和交互渗透性，也正是这一特征促使了现代管理活动的日趋复杂化，并进而对现代领导活动的科学化、民主化和系统化提出了更高的要求。从领导与管理的现实看，各级组织的领导者无论其才能与精力多么过人，他都必须依靠一定的机构和人员为其承担或分担部分工作内容与责任。从分工与合作的角度讲，领导者不可能事必躬亲。从民主管理的层面讲，组织中的每个成员都有对其组织管理提出意见、建议、主张的参谋咨询职责和权利，但秘书的特殊地位和职业性质则使这种参谋和咨询无论在时间上还是工作环节上，都具有了其他人员无法替代的独特的、贯穿始终的补偿功能
40、。作为领导者的近身人员，秘书熟悉领导者的工作作风、工作习惯、思维模式、思想特点；作为机关的管家，秘书熟悉领导者的权责范围、工作内容、工作程序，了解组织内外的各种关系和各种工作渠道，掌握来自各方面的情报信息资料；作为领导者的助手，秘书与组织内外的相关人员保持较为密切的联系，易于判断对领导活动的有利和不利因素；作为领导者的近身人员，秘书有随时随地向领导者提供咨询与建议的天时地利；更为重要的是，秘书职责的“泛化”和“非权力”性，使他所提出的参谋咨询意见不会象领导集体中的其他成员那样影响“一把手”，不会象其他职能部门的人员那样受职能管理的限制，也不会受职能管理的局部目标的制约，在许多情况下，秘书“仅供
41、参考”的参谋建议对各种领导活动的补偿反而更具优越性和特殊的意义。3.2.2 辅助决策是秘书对领导活动的本质性补偿进行科学的决策是领导活动的中心内容，也是领导者的职能、责任和权利，然而现代领导活动中的决策一刻也离不开辅助力量的支持，否则就会导致管理系统的信息失灵，决策失误，目标失控。秘书系统作为一个组织的综合辅助管理系统，秘书在其职业活动过程中，就应该根据其职能基础，充分发挥辅助领导系统进行决策的补偿职能。在具体的领导决策过程中，秘书的这种补偿作用首先表现为协助领导发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和决策目标，解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。其次秘书的补偿作用表现为为领导的
42、决策提供有效的依据。秘书掌管文件资料、知识性信息、法律法规性信息、事实性信息(决策对象所具有的特点、属性、现状、趋势等)、经验性信息等，便于围绕领导的决策意图、决策对象、决策目标，为领导决策提供科学的决策依据；秘书经常深入基层，接触群众，便于为领导决策提供群众可受性信息依据；秘书在各个职能部门间沟通协调，便于为领导决策提供综合性信息依据；秘书是对外联系的纽带，便于为领导决策提供环境变化状态依据；秘书组织、参与各种会议，便于为领导决策提供群体意识依据。再次，秘书的补偿作用能够促进领导决策的优化。秘书拟订和收集多种可行性方案，便于决策的选优；秘书收集群众的意见建议，有利于发挥群体智能作用；秘书组织
43、并参与专家学者的决策论证活动，有利于在反复论证中优化决策；秘书参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏与不足。第四，秘书的补偿作用能够加速领导决策实施的过程。决策系统和执行系统是两个相对独立的系统，或由于执行系统对决策理解的偏差，或由于执行系统出于部门利益不能顾全大局，搞“上有政策，下有对策”，或执行系统分工不明，职责不清，推委扯皮，导致决策指令不能顺利实施。秘书受权督办、查办、催办，既能加速各个执行系统对决策的实施，又能检查其实施的结果；秘书发挥协调作用，能够调解决策执行过程中的矛盾和问题；秘书负责收集各个子系统和各个方面的反馈信息，便于对决策执行过程中的偏差进行调整、补充、修正；秘书协助领导
44、处理各种突发事件，有利于消除决策实施过程中随机发生的障碍；秘书处理群众来信上访，便于及时发现决策执行中的各种消极和不利因素，充分调动群众执行决策的积极性。从另一个角度看，领导决策活动中的其他辅助都是在某一特定的阶段或方面发挥其功能，与这些系统相比，秘书对领导决策活动的补偿还有着明显的特征和自身优势。这种特征和优势集中表现在三个方面：一是补偿的经常性。无论是程序性决策还是非程序性决策，秘书的辅助都渗透其中；二是补偿的综合性。不管是决策前的服务式补偿、决策形成中的辅助式补偿，还是决策执行中的协调式补偿、决策效果评估中的鉴戒式补偿，秘书的补偿都表现出它的全功能性和活动范围的广泛性。三是补偿的全过程性
45、。秘书对领导决策活动的补偿贯穿于决策的准备阶段、决断阶段、实施阶段、反馈阶段等整个过程，并随着决策各个阶段的循环而呈现动态的连续发展。3.2.3 沟通协调是秘书对领导活动的多极补偿组织能否恰当地分工与和谐地配合，决定着组织的功能与效率。现代组织系统结构复杂，分工细密，必须进行有效的沟通协调才能维系其活力与整体性。沟通协调是现代领导活动的重要职能之一，然而随着现代管理活动的日益繁杂，协调对象的日益增多，领导不可能也没必要直接、亲自去沟通协调方方面面的关系，于是秘书就起到了对领导沟通协调活动的补偿作用。秘书对领导沟通协调活动之所以具有补偿作用，是因为秘书处于一个组织的领导机关，处于一个机关的中心枢
46、纽位置，因而具备了其他人员所不具备的良好的沟通协调职能基础。1作为综合部门，秘书的工作涉及面关系到组织运转的各个方面，有着广阔发挥协调沟通作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。2秘书部门作为信息枢纽，使秘书拥有预测和发现失调现象的优势，并具备了根据信息渠道和准确分析失调原因来选择协调途径的能力。3秘书部门作为领导的办公机构，秘书对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等都能全面的了解，因而能够比较准确地把握协调沟通的方向、分寸和有关方针政策；4作为领导的近身助手，秘书在领导的授权和领导机关的权威作用下，能够在协调沟通中对矛盾各方发挥较大的影响力。5秘书在广泛的工作交往和全面提供服务的工
47、作职能前提下，能够与多方面建立合作沟通的基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的又一个重要条件。协调沟通即解决矛盾冲突，矛盾的普遍性决定了协调沟通活动的普遍性。因而，秘书对领导沟通协调活动的补偿是多极的，它既表现在决策活动中，也表现在机关的日常事务管理中；既表现在组织内部的分工与合作中，也表现在组织与外部环境的协调、上下关系的稳定中。3.2.4 机关事务管理是秘书对领导活动效率的补偿领导机关是组织整体运行的中枢神经，它不仅决定着组织运行的决策计划、方向目标，而且还必须发挥对组织整体运行的指挥、协调和控制功能。因此，领导机关的工作效率直接影响着整个组织的工作效率和运行模式。领导机关工作效率的
48、高低尽管主要受领导体制、领导者的个体素质等因素的影响，但秘书的机关事务管理也与领导活动的效率密不可分。秘书快节奏高效率的机关事务管理，不仅能有效地促进领导机关，尤其是领导者工作效率的提高，而且也能对整个组织的运转速度和方向产生积极的影响。秘书通过机关事务管理对领导活动效率的补偿作用，主要基于以下两个方面的职能基础：1秘书的机关事务管理能够为领导提供全方位的服务。秘书处于机关信息中心的职能位置，对机关的各种情况掌握得比较清楚，能够真正起到领导“耳目”的作用；秘书的“近身”性质，可以使其掌握领导者的工作活动习惯、特点和规律，因而能够分层次、分先后妥善安排领导的各种公务活动，这样既有利于合理的分配不同领导者的时间和精力，方便各个部门请示、汇报工作，又便于领导班子内部沟通情况、进行工作协调，也便于办公室掌握领导活动，及时搞好各种信息反馈，避免在大事、急事上给组织造成损失。秘书建立“挡驾制度”，可以最大限度地减少对领导者不必要的干扰，保证领导者顺利正常地开展工作。2秘书的机关事务管理能够使领导适应各种变化。任何一个机关都会面临两种变化，一是机关内部各职能部门的工作变化(工作内容、步骤、节奏等)，一是机关外部