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1、有关电子档案管理系统论文有关电子档案管理系统论文斯娃021)17-0175-01一、电子信息档案数字化标准符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的;、浏览和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行收集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反应和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，根据档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的
2、首要标准。符合一致性和完好性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全一样并能完好呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要明晰、真实呈现。完好性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的构造和内容，保障能够查询到互联网上记载的相关文件，能够明晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。符合分享性和安全性指的是在提升档案利用率实现分享的同时保障数字档案信息的安全。分享性旨在为档案信息提供一个能够被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和
3、扫描档案文件时做好检测和约束工作。二、电子信息档案的风险管理(一)电子信息档案管理_随着网络技术的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息_也带来了一定的难度。首先，我国的（保密法）在对于保护电子信息档案方面还不够健全，规章制度不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的_是当前急需解决的问题。首先，从制度上讲，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能根据制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的
4、管理，不同权限的管理员只能根据制度在本人的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的_是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来讲，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好_还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制
5、度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须受权批准，机密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因而要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强_，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将机密信息非法外传，借阅时要将整个借阅经过纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。能够对_管理人员进行定期知识上的更新培训，还能够从多渠道、多方式上对保密人员进行教育和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只要拥有了高素质的_人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。(二)电子信
6、息档案管理风险控制风险控制与_是相辅相成的，除了上述对_的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。假如讲_是事先的、全面的_，那么风险控制则显得愈加紧急、愈加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制能够从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。缓解风险简单来讲就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不管什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外
7、包给分支机构处理、购买保险等等方式分散风险，还能够与供给商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因而分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防备可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了愈加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，进而制定出合理的防备方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只要制定一套完善的风险防备系统才能有效到达控制风险的目的。三、结语综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息
8、档案管理系统在运用经过中的_和风险防备工作。_需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防备于未然。参考文献1张贵芬.（浅谈信息时代档案管理中的_）J.管理科学.2021(6)：49-512赵吉友.（略论电子信息档案管理的风险控制方法）J.网友世界.2020(8)：122-1333黄小玫.（电子信息档案管理技术问题研究）J.公共行政.2021(3)：100-101电子档案管理系统论文范文二：初探电子档案管理系统摘要:人们在日常生活和工作中构成的有保存价值的照片,一经归档,就构成了
9、电子照片档案。怎样科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行讨论。关键词:电子档案管理系统一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则电子照片档案管理系统一般包括数据收集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动收集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数
10、据著录模板。大量内容一样的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体如今:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种合适纸质相册的照片讲明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字讲明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息能否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期
11、限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片讲明等信息移植到另一台装有“数码书架的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据
12、库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精巧的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人分享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。二、电子档案管理系统的当代化功能1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完好的工程项目信息、檀卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上阅读、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员能够通过该子系统,在自定义的界面下录入
13、、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、檀卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和阅读图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索或“分类检索检索此类檀卷或文件信息,若想用本地机上的系统阅读文件,可用“文件阅读器进行设置,在不同的终端上能够有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,能够直接阅读到所需信息的全文,能够下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统关闭检索子系统,防止别人盗用用户的身份和权利。3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报
14、表样式。如:檀卷目录、文件目录、檀卷封皮、备考表等。4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。三、保障电子档案的安全为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、构造上的安全,如它应该能记录下那些由于隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完好性,笔者以为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转经过中的真实性与
15、有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是如今流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些合适电子档案长久保存的文件格式可以以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能能否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,假如用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T1
16、8-1999（档案著录规则）,档案的密级能够分为:绝密级、机密级、机密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者以为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统能够根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。参考文献:1美国国家档案馆.www.archives.gov/,2006年6月21日检索2安小米.（城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架）.（档案学通讯）,2004年第2期3侯卫真、于丽娟.（电子政务系统建设与管理）.中国人民大学出版社,2003年4范小平、徐锦林.（浅谈数字化工作流程中的信息及信息流）.（今日印刷）,2006年第4期有关电子档案管理系统论文