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1、外贸单证制作要求国际贸易单证员指在国际贸易结算业务中,根据销售合约和信誉证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书,提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。其工作内容主要是对国际贸易结算业务中所应用的单据、证书和文件包括信誉证、汇票、发票、装箱单、提单、保单等进行制作处理。一、单证“严格符合要求国际贸易中假如提交的单据与买方通过银行开出的信誉证不一致,银行有权拒绝付款,所以单证从业人员制作和提交的单据应做到与信誉证要求“严格符合instrictlycompliancewith,这项要求主要体现为:1.单单一致,单证一致。单单一致的意思是信誉证项下提供的所有单据的相关内容的一致,单证
2、一致指所有单据的有关规定与信誉证中的要求不应矛盾。2.外表一致。主要指单据和信誉证之间在文字体现上没有冲突。实践中如采用CIF条件成交,在有关单据完全符合信誉证规定但货物在运输途中损失的情况下,银行仍须付款;而如单据不符合信誉证的要求,即便货物一点儿问题没有,银行也有100%的权利拒绝履行义务。3.一致原则的灵敏处理。业务中对单单一致、单证一致的要求不能够机械的理解为一字不差,完全照搬照抄,应根据实际情况加以灵敏处理。对此,举几例讲明如下:第一、对运输标志中件数的1-UP的规定,除非信誉证实确做出了限定,一般应理解为实际出口货物的件数;第二、交易条件为FOB、CFR时保险事宜理应由买方办理,但
3、买方所开立的信誉证中可能会要求卖方提供保险单,在不违犯原则买方承当相关费用的情况下,卖方能够接受;同样在FOB条件下,信誉证中如要求运输单据上标明“FREIGHTPREPAID,只要运费有下落,也是可行的;第三、单据的签字、盖章可以出现不完全一致的情况:发票、箱单等以英文制作,但有中文法人代表签字和公司名称属于正常单据;第四、不同单据的收货人栏的填写:指示抬头的提单填写“TOOR鄄DER或“TOORDEROF,而原产地证中应填写详细的买方名称;第五、发票中商品名称问题应与信誉证或合同严格一致,而其他单据则能够只显示商品的统称/通称/大类名称;第六、信誉证没有禁止分批/转运,实际提交了分批和转运
4、的单据,只要金额相符,银行通常会接受。类似的事例还有很多,在此不逐一列举。4.银行“四不管。银行在处理信誉证业务时坚持不管货物、不管当事人、不管合同、不负责审核单据的真伪,在这种情况下,受益人就必须按单单一致、单证一致的要求履行义务,否则就难以向银行主张权利。二、单证制作“五要求 “五要求讲起来共十个字,操作的时候难度还是不小的,假如真的做到了这十个字,就讲明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。1.正确/准确CORRECTNESS。正确是所有单证工作的前提,要求制作的单据应首先知足单单、单证一致,其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求,第三单据还应与所代表的货物无出入。2.完
5、好COMPLETENESS。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完好性。可从下面几方面理解:第一、内容完好;第二、份数上完好;第三、种类的完好。凭单据买卖的合同/信誉证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容,所有这些都必须得到知足。3.及时INTIME;PUNCTUALI鄄TY指单据制作不迟延。详细能够这样理解:及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程,多数单据由出口方完成,有些需要相关部门配合完成;审核应齐抓共管,这样就能够保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交,及时交单肯定意味着能及时收汇,及时收汇意
6、味着又一个良性业务环节的开场。4.简明CONCISENESS指所制作的单据简单、明了。UCP500规定,“为了防止混淆和误解,银行应劝阻在信誉证或其任何修改书中加注太多的细节内容,有关专家也指出,单据中不应出现与单据本身无关的内容。5.整洁TIDINESS指单据应清楚、干净、美观、大方,单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容夺目突出。不应出现涂抹现象,应尽量避免或减少加签修改。三、单证的发展、改革和统一1.单据的规范化和标准化。国际贸易发展到今天,很多单据都已规范化和标准化了。典型的如在世界范围内很多单证包括信誉证、提单、保险单、产地证等都是一样或类似的;以往在某些单据中出现的一些规定
7、现已不复存在,像发票中的E&OE有错当查的规定;很多单据有统一的填写规范:报关单47个项目每个都有详细的操作规则。2.单据的电子化和当代化。前者主要指EDI单据,如今报关、报检都已联网,产地证和配额许可证的申领可登录商务部有关官方网站进行操作,外汇核销和退税也要先进行网上备案登记,这就能够在单证工作中充分利用当代通讯手段和IN鄄TERNET。为适应贸易电子化的要求,国际商会也适时出台了E-UCP并准备在今年对1993年修订的UCP500做进一步的修订以知足日益发展的当代国际贸易的需要。3.单据制作由繁到简。这个趋势主要体现为要求的单据的种类在减少、单据的内容也在日益简单化,只要双方信誉良好,出
8、口方直接发货给进口方,后者直接付款,这样某些单据存在的必要性就大大降低了。4.新单据不断出现。典型的如2001年“9.11后美国海关要求的AMS电子舱单申报;上世纪60年代随着集装箱运输的出现和发展而产生的集装箱运输单据;我国与东盟达成双边贸易优惠协定后确定我产品原产地的FORME证书;在纺织品回归WTO后根据中欧、中美达成的协议重新核发的配额许可;2006年一般产地证将由质检局统一对外签发等,这就要求我们必须紧跟时代步伐,对新单证、新做法和新规定进行不断地研究和学习。5.一次制单。很多公司都有单据制作软件,只要认真填写发票这种基本单据,其他单据都能够自动生成,这样对制单人员的要求会更高,由于
9、所制作的单据如正确是应该的,而一旦出错,则会招致业务的满盘皆输。6.单证的统一。国际贸易各环节所涉及的大部分单据都有统一的规定和要求。像SWIFTMT700格式的信誉证、提单、保险单、产地证、我国各种政府管制单据等,当然目前我国进出口公司的发票、箱单尚待统一。四、单证制作的根据根据什么制单在国际贸易中是必须重视的一个问题。任何一种单据从制作角度讲都必须遵循一定的法律根据1.法律、惯例和规定。所有国际贸易中要求的单据都有相应的法律、惯例和规则,较常见的有我国的(合同法)、(票据法)、(外贸法)、(海商法)、(保险法)、我国政府参加的(联合国国际货物销售合同公约)、在国家贸易领域影响宏大的UCP5
10、00、E-UCP、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等,所有这些规定都对制单工作具有非常强的指导意义。2.以合同、信誉证和货物实际情况为准制作单据。实践中主要指单单、单证、单同、单货的一致。单据一定要如实反映货物的情况。有时为了知足信誉证要求,不得不制作并出具根本不应该出现的单据,较明显的是货物没有能在规定的装运期内装船,为了知足信誉证对装运期和交单期的规定而由托运人向船公司出具保函LETTEROFINDEMNITY进行通融以换取清洁提单向银行交单结汇的现象。3.单据制作应知足各行业、部门的特殊要求。国有国法,家有家规,每个行业都有其特定的规矩:像出口纺织品时经常
11、会碰到国外要求我们提供AZOfreeCertifi鄄cate(无偶氮证实,这是与人类健康有关的一种特殊单据);出口到信仰伊斯兰教国家的禽类产品,进口商有时会提出由出口地伊斯兰教协会出具有关证实;AMS舱单由美国开场,现已扩展到加拿大、澳大利亚、欧洲等很多国家;农药产品出口到美国、欧盟等国时,进口上商通常会要求出口方提供所出口的农药产品的MSDS危险数据资料卡等,出口企业应按规定的格式和要求将相关数据填写完好后予以提交,凡此种种不逐一赘述。五、单证制作的时间顺序各种单据的签发日期应符合逻辑性和国际惯例,通常提单日期是确定各单据日期的关键,汇票日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于L/C的效期。各单据日期关系如下:发票日期应在各单据日期之首;提单日不能超过L/C规定的装运期也不得早于L/C的最早装运期;保单的签发日应早于或等于提单日期一般早于提单2天,不能早于发票;箱单应等于或迟于发票日期,但必须在提单日之前;产地证不早于发票日期,不迟于提单日;商检证日期不晚于提单日期,但也不能过分提单日,尤其是鲜货,容易变质的商品;受益人证实:等于或晚于提单日;装船通知:等于或晚于提单日后三天内;船公司证实:等于或早于提单日