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1、公文基本常识公文实务篇第一部分公文写作第一章公文基本常识一、公文的概念广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而构成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。公文不是谁都能够任意制发的，它是由法定的作者制成和发布的。公文的法定作者，就是指根据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以本人名义行使职权和承当义务的国家机构与其他社会组织下面统称为机关或代表机关组织的领导人。二、公文的种类公文根据不同的标准，能够分成不同的类别，主要分类情况如下表：分类标准类别备注按公文内容所涉及的国家机密程度对外公开文件：内容不涉及国家机密，能够直接对国内外公开发布限国内公开文件：内
2、容虽不涉及国家机密，但其内容不宜或不必向国外公布内部使用文件：内容不涉及国家机密，但不宜对社会公开，只限在本系统或本机关内部使用机密文件：其内容含有一般的国家机密，泄露会使国家安全、利益遭受损害我国的三级涉密文件机密文件：含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害绝密文件：内容含最重要的国家机密，泄露会使国家的安全、利益遭受十分严重的损害按对处理时限的要求平件：没有特殊时间要求，按常规处理的文件加急件:内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件特急件:内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。按行文方向上行文：向所属上级机关呈送的公文，主要有报告和请示。下行文：向所属
3、下级机关发送的公文。平行文：同级机关或不相从属机关之间往来的公文，比方函、议案。按公文来源收文：本机关收到上级、下级及不相从属机关单位所制发的文件。发文：本机关拟制并向外发送的文件。这种划分并不是绝对的，就详细公文而言，往往有兼并或互相转化的现象三、公文的效用公文的效用就是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强迫影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。四、公文的稿本公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷经过中，以及根据使用时的不同需要，又往往构成不同的文
4、稿和文本。公文的文稿是指公文在起草经过中构成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用处，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。一草稿草稿也称为未定稿，指拟成而未最后定稿的历次文稿。1.草稿内容未正式确定，不具备正式公文的效用。2.草稿的外观特点是没有生效标志签发、用印等，文面上常见“草案、“初稿、“二稿、“三稿等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。二定稿定稿也称为签发稿，是经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。1.定稿是内容已确定，已履行法定生
5、效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准根据。定稿一经确立，如不经法定责任者如签发人、讨论通过该公文的会议等的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。2.定稿的外形特征是有法定的生效标志签发等；有的还标明“定稿、“最后完成稿等稿本标记。三正本正本是根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本。1.正本内容必须是对定稿的完好再现。2.正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本字样的标记。四副本副本是再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本供存查、知照用。1.作为正本复份与正本同时印刷的副
6、本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。2.副本常需加注“副本字样的标记。五存本存本是发文机关留底存档的文本。1.存本作为对外发出的正本的样本，是不向外发送的，因而可不必盖印和签署。2.存本的作用是用于存档，且能够用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。如是印制经过中产生的问题，即属内部责任，通过存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。六试行本试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。试用本主要适用于发文机关以为公文内容在一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行字样。七暂行本暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关以为因时间紧迫，公文中的有关内容可能存在不够具体周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况之下。暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行字样，如（行政法规制定程序暂行条例）。