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1、学院各部门档案立卷归档管理办法学院各部门档案立卷归档管理办法学院各部门档案立卷归档管理办法一、根据（高等学校档案工作规范）、（z外国语职业技术学院档案管理制度）的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。二、立卷归档基本原则1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中构成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。2、凡属（z外国语职业技术学院档案管理制度）所划定的档案材料，各部门和个人必须根据本办法进行立卷归档。3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷
2、，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。三、立卷归档的组织规范1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。2、全校各处级单位是文件材料产生和构成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程完工验收、大型维修改造工程完工验收、贵重仪器设备价值在10万元以上开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收
3、，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完好的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。四、文件材料的立卷分工1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，
4、哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自构成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同构成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁构成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责采集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责
5、向综合档案室移交。8、大型维修、改造项目包括图纸、预结算等文件资料，由基建处负责立卷归档。9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所构成的声像资料，谁构成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联络的单位立卷、归档。11、凡师生员工出国境学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。五、立卷的操作要求1、立卷的檀卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考
6、表等操作经过由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。3、檀卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联络，区别不同价值，便于保管和利用的原则，详细要求如下：分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。碰到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联络组卷，如将收文按
7、中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。檀卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页2公分左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。假如文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。专题性、成套性文件材料即教学、科研、基建、设备等分别按专题、课题、项目、台件等分类组卷。4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，根据性材料在后；文字材料在前，图样在后。5、文件编号，应注意：页号以面为单位，件号以件为单位。整装檀卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散
8、装檀卷，不写页码号。6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，详细要求如下：一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等。一般以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。6、檀卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。六、归档、产档的要求1、归档检查。立卷部门在归档前要对檀卷进
9、行认真检查，以确保檀卷质量，检查的主要内容包括：文件材料能否齐全、完好，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料能否齐全。有无不属归档范围的文件材料，有无互相混淆、重复或拆散文件联络的现象。檀卷文件材料能否超过规定的厚度，分装能否合理，保存期限能否一致。文件材料能否准确可靠。发文能否有领导签字、单位盖章，内容能否与底稿一致；能否原件；表格能否有署名、统计日期；事情发生变更时，能否有变更的记载材料等。字迹能否有利于档案保存，图文能否清楚；有无破损、霉变隐患。检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档檀卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。2、交档时间。各部门对综合性
10、、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按下面时间移交档案：学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期即学生从入学到毕业的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。申报重点学科等活动构成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。基建工程项目的档案材料，应在工程项目完工验收后三个月内
11、整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提早讲明原因，最迟在六个月内移交档案。财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加讲明文字。七、交档手续1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对檀卷严格检查验收，能否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出详细的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。2、移交档案时，必须履行交接手续，填写（档案移交清册），交接双方签字，并各执一份存查。3、综合档案室档案员应经常深化各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对详细工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷盘点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随意乱放。4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正当前位置：文档视界学院各部门档案立卷归档管理办法学院各部门档案立卷归档管理办法