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1、档案资料管理中的保密工作15办公室业务2021?2档案学研究办公室业务?officeopertions文马青档案资料管理中的保密工作浅析【摘要】本文通过分析档案资料管理与保密工作的关系，提出了“利用先行，保密为本的观点。阐述了新时期档案资料管理工作应以信息安全为重点，完善制度建设，加强科学管理和目的管理，明确岗位职责，提高保密意识，为当代企业建设的顺利进行提供有力保障。【关键词】档案资料；管理；利用；保密而在传统的保密观念影响下，档案资料管理工作普遍存在着“重保轻用、利用缺乏的现象，在提供利用的经过中往往被“保密束缚了思想和手脚，出现了大批档案资料得不到充分有效的利用而造成浪费、各类工作人员又
2、不能及时全面地了解情况等弊端，使得档案资料管理工作不能充分履行“提供利用的职能，同时也使管理人员的价值也难以在档案利用效果中体现出来。因而，怎样协调好“保密和“利用的关系,已成为当前亟待解决的问题。一、完善制度建设，做好档案资料利用的监督工作制度是保密工作之本。为使监督工作和提供利用工作有章可循，我们能够通过建立健全档案资料的登记制度、传阅制度、借阅制度、复制制度、销毁制度以及涉密人员管理制度等，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使得在开展档案资料利用工作的同时，确保不失密、不泄密以及档案资料的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，
3、并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。在提供利用服务时，我们还能够根据不同利用者的不同目的，把握其心理和思想动机，加强重点监护：对某些为获取凭证而来馆室查阅档案资料的利用者，要防止偷撕或涂改档案资料；通过宣传利用档案的制度规定、与利用者交谈等手段，把握其利用目的与动机，分析利用者的情况和利用效果；检查被利用的檀卷；催促利用登记制度的落实；实行全经过、全方位监控，及时查处损毁档案资料的行为，及时挽回损失。二、加强科学管理，做好档案资料的定密、调密、解密工作为杜绝因密与非密界线不清的混卷管理所造成的机密扩散的可能，日常的档案资料管理工作应在贯彻落实（保密法）的基础上，根据保密范围的变化、密级档案
4、资料作用的变化及保密时限的变化，积极采取措施，最大限度地提供利用，确保档案资料保密的时效性。要严格划清密与非密的界线，限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。首先在起草的文稿上先拟定密级，防止在起草经过中造成泄密；其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控，并确定哪些档案资料能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导，进一步做好涉密档案资料管理规范化、标准化工作，做到科学的管理，准确的把握，有效的保密，及时的提供利用。三、强化目的管理，应用保密技术
5、促进档案资料管理随着机密信息载体形式的多样化，办公自动化的应用，以及网络技术的不断发展，当代企业步入了以电子信息沟通为标志的信息化时代，其各项业务由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程，造成了大量数字化信息的不断涌现。我们已逐步认识到，电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来讲有着极大的优越性，但在信息收集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点，如：易被窃取、篡改、删除、伪造，假如使用和管理不当，将会给国家和企业带来严重的后果。因而，确保资料的保密性、完好性、有效性、可控性和不可抵赖性是当代企业档案资料管理工作中信息安全保密的目的。在严峻的保密形势下，企业应与时俱进，积极
6、地将保密防备技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。在保证环境、设备、设施安全的前提下，通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施，保证信息系统的运行安全；在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提供网上信息服务时，采取物理隔离、身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完好性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防备措施，尽量减少信息利用者的安全风险。四、明确职责，提高档案资料管理人员素质责任是保密工作之魂。档案资料管理是当代企业建设的基础工程之一，其工作的特殊性使档案资料的管理人员始终处于知密时间早、知密范围广、知密事项多、知密程度深的位置，他们对国家、企业的机密比一般工作人员
7、负有更为重大的责任，因而要求其具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，时刻警觉机密的泄露。担负着信息服务工作的档案资料管理人员，是档案资料管理制度的直接贯彻者，因而维护档案资料的完好与安全，是档案管理资料人员的职责之一，也是档案资料管理工作的基本任务，它要求档案资料管理人员要持之以恒，时刻警觉和防止档案资料的损坏，确保安全，为利用工作提供物质基础。首先，要牢固树立“保密为本的思想意识，具备遵纪守法、责任心强的内在素质；其次，要具备一定的专业知识，熟悉所保管的档案资料的内容，熟悉相关档案法规和信息安全保密法规；第三，要具备较高的文化素质，不仅能总结和分析档案资料管理工作中的经历与问题，把握利用规律，以更好地提供服务，还应把握一定的安全保密技术，杜绝泄密隐患。(作者单位：中航工业西飞公司)