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1、档案管理服务外包工作规范第1部分总则当前位置：文档视界档案管理服务外包工作规范第1部分总则档案管理服务外包工作规范第1部分总则当前位置：文档视界档案管理服务外包工作规范第1部分总则档案管理服务外包工作规范第1部分总则前言DA/XXXX（档案管理服务外包工作规范第1部分：总则）为DA/TXX（档案管理服务外包工作规范）系列标准的第1部分。DA/TXX（档案管理服务外包工作规范）系列标准，还包括：DA/XXXX（档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务）DA/XXXX（档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务）本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。
2、本标准起草单位：XXXXXXXXXXXX本标准主要起草人：XXXXXXXXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业承包方日益增加，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成众多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的
3、发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考根据，进而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。（档案管理服务外包工作规范第1部分：总则）从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方挑选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改良等经过为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。档案管理
4、服务外包工作规范第1部分：总则1范围本标准适用于：指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考根据。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。但凡注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究能否可使用这些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T19000质量管理体系基础和术语GB/T19001质量管理体系要求GB/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求GB/T220
5、81信息技术安全技术信息安全管理实用规则GB/T24353风险管理原则与施行指南GB/T24001环境管理体系要求及使用指南GB/T28000职业健康安全管理体系规范GB/T28001职业健康安全管理体系施行指南DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范档函2020207号档案工作突发事件应急处置管理办法档函2021271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知档办发20217号档案数字化外包安全管理规范3术语和定义档案archives/records国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接构成的有价值的各种形式的历史记录。DA/T1-
6、2000档案管理archives/recordsmanagement档案的采集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。DA/T1-2000服务外包serviceoutsourcing某一机构将本来由本身承当的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升本身核心竞争力的行为。注：“外包服务是与“服务外包相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。档案管理服务外包serviceoutsourcingofarchives/recordsmanagement某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，通过市场、以合同方式
7、委托其他机构进行管理的行为。发包方client档案管理服务外包的需方。在本标准中，发包方也称为客户。承包方serviceprovider档案管理服务外包的供方。在本标准中，承包方也称为组织。分包商subcontractor指承接分包业务的承包方。总承包方将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商完成。第三方机构thethirdpartyorganization发包方、承包方之外的，为发包方提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。监管机构regulatoryauthority对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方、承包方
8、、分包商、第三方机构的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。档案寄存服务serviceofarchives/recordsdeposit在不改变档案所有权和处置权的前提下，发包方将档案委托给承包方保管，承包方为发包方提供档案保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务经过。档案数字化服务serviceofarchives/recordsdigitalization承包方利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数
9、字图像或数字文本的服务经过。参考DA/T31-2005档案整理服务serviceofarchives/recordsarrangement承包方根据一定原则对发包方构成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务经过。参考DA/T1-2000档案管理咨询服务serviceofarchives/recordsmanagementconsultation承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作碰到的问题的服务经过。档案开发利用服务serviceofarchives/recordsexploringandusing承包方帮助发包方将其保存的
10、档案通太多种途径、手段和技术、方法进行开发，构成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案价值的服务经过。服务能力servicecapability承包方提供服务的能力程度。4基本原则发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。在档案管理服务外包全经过中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完好、可用和安全为最基本要求。档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。各主体应该明确本身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。如图1所示。发包方和
11、承包方通过签订合同建立委托与受托关系。承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承当。分包并不意味免除承包方履行合同的义务。承包方须就分包商的服务质量向客户承当责任。分包商应根据与承包方的合同履行本身义务，与承包方共同为发包方提供服务。承包方根据与分包方的合同对分包商的服务经过和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。分包商须就其服务质量向承包方承当责任。第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自
12、行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。监管机构应根据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生可能导致档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。图1：档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图5发包方工作规范发包工作原则合法原则发包方应识别整个档案管理服务外包工作经过中适用的国家法律法规，分析其对发包范围、经过及承包方挑选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。安全原则发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，或国家机密、商业机密和个人隐私被泄露。发包方在档案管理服务外包经过中应遵循档函2021271号、档办发20217号的要求。可控原则发包方应对档案管理服务外包工作全经过进行监控，对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。