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1、x物资采购管理平台建设方案山东胜利通海集团有限公司物资采购管理平台建设方案为了规范集团公司物资采购行为,提高物资采购管理效率,增加物资采购透明度,降低物资采购成本,集团公司计划推行基于ERP管理形式的规范化、透明化物资采购管理形式,逐步建立物资采购管理平台,以到达信息分享、相互监督的目的。一.物资采购管理现状目前,集团公司的物资采购主要分为两种管理形式,一种就是由集团公司进行投资的项目,采取各单位申请,集团公司领导审批,经营管理部详细负责的形式;另一种即各分(子)公司的物资采购由各公司独立进行,集团公司对于此类采购业务缺乏有效监管。两种管理形式的共同存在,不利于集团公司解决采购经过中出现的市场
2、调研不充分、价格不透明、采购流程不规范、采购物资质量得不到保证等问题。二、物资采购统一管理建设方案为了集中管理各单位的物资采购,有效降低企业采购成本,挑选优质供给商,集团公司根据各单位实际情况,拟推出统一管理建设方案。该方案建议如下:1、物资采购应当坚持公开透明原则、公平竞争原则与诚实信誉原则,严格执行集团公司的有关规定。2、各分、子公司根据本公司物资实际需求提出采购请示报告,请示报告的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、详细用处等,报各公司分管领导批示。3、集团公司经营管理部对采购请示报告进行审查,确定物资的采购型号、数量等就能否符合相关设计、技术、审计要求;详细采购经过由使用单位、经
3、营管理部共同组成采购小组,详细办理采购事宜。采购人员在办理采购事宜前,要具体查阅有关技术资料与技术要求,结合各分、子公司实际情况,落实供给商资料库信息、业务往来历史数据,调研市场行情,推荐优质供给商,指导采购业务的进行;本着货比三家的原则,与有关厂家联络,必要时进行实地考察,了解产品的价格、质量、性能等,并出具采购调研报告,提交集团公司领导研究通过后,方可组织采购。4、凡适于招标的,由采购小组组织评委进行招投标,程序严格根据招投标管理制度进行。5、对暂时由各分、子公司进行的采购,集团公司根据供给商资料库推荐适宜供给商的同时对采购业务全程进行监督,对数量、价格不合理的及时进行核实与汇报。6、对审
4、核通过的采购请示报告,要根据（合同法）规定与供给商签订严密的购销合同,并按规定办理合同会签;经营管理部重点对具有下面特点的采购业务进行监督: (1)采购合同的签订没有选择具有屡次合作经历与良好信誉的供给商,而选择新供给商的采购行为;(2)采购价格、数量、频率较以往采购明显有差异的;(3)历史采购业务存在问题,继续进行类似采购的;(4)采购到货周期、付款方式等有较大变动的。7、采购物资一经到货,采购小组应立即组织人员进行验收。验收包括实物验收与技术验收。实物验收要根据订货合同、装箱单的内容与实物逐样核对,验收结果认真填写实物验收单。技术验收要根据产品的技术要求对产品的性能与质量进行具体检查,检查
5、结果认真填写技术验收单。对验收不合格的产品,要及时做出退货、换货、索赔处理。验收合格后财务资产管理中心与供给商根据相关规定进行挂账与结算。附图:大宗物资采购流程图三、物资采购管理平台功能描绘相对集中的物资采购管理形式的成功推行,应建立物资统一采购管理平台,可及时把握各单位的运行状况、投资资金的使用情况,为下一步投资决策提供辅助信息,同时也为集团公司优化物资配置,提高物资管理效率提供根据。物资管理平台能够实现下面几个内容:1、该平台具备能够囊括所有采购物资业务往来记录、数据详细详实的数据库体系,具备各领导逐级审批电子化流程的功能。2、通过物资信息平台建立与供给商的联络,准确、快速的获获得供给商数
6、据,并制定集团公司统一的物资编码与标准,各分(子)公司可参照执行。3、实现物资的基本信息管理,对资产的购置、使用等情况进行监控。4、准确、实时把握资产的净值、总量、使用与分布情况,及时发现闲置或浪费等情况,实现资产的优化配置与合理使用,提高资产使用率。5、提供采购物资的分析工具,根据决策要求提供资产数据的统计、分析,充份利用数据库中存储的相关数据进行数据挖掘工作,为下一步的投资提供根据。四、物资采购管理平台推广1、该软件的设计必须符合实际应用,经营管理部、财务部门、各分子公司可根据各自管理需要与特点,对采购信息管理平台软件提出能够有效管理物资采购信息的详细要求,能够让最终投入使用的软件功能齐全
7、,使用简便,操作起来得心应手。2、物资采购信息管理平台应用后,各相关单位与部门应由软件设计公司对使用人员进行软件的培训,尽快适应平台办公。3、物资采购管理平台统一要求将所有的物资采购历史数据录入,建立完善数据库,方便采购部门、财务部门、各分管领导的信息查阅与管理。该平台对各分、子公司采购部门来讲能够便捷查询历史业务往来数据,把握采购价格波动规律,提高工作效率;各分、子公司管理层能够即时把握采购、仓储实时数据,合理调度安排生产;集团决策层能够全面了解集团公司的一线业务数据与物资管理现状,进而做出准确的企业发展战略决策。物资采购信息管理平台正常运转后,将切实规范物资采购流程,严格审批权限,简化物资采购手续,提升集团公司的运转效率,促进集团健康快速发展。通海集团经营管理部2021年8月28日