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1、公司文件编号及格式规范管理制度1.1. 总则1.1.1. 为了规范管理，使集团文件格式化、标准化、信息化，特制定本试行办法。1.1.2. 本办法适用于集团及各二级子公司。1.1.3. 各公司文件编号、文件格式规范工作由公司管理中心负责管理。1.1.4. 各部门行文编号、格式规范工作由各部门负责管理。1.2. 字母缩写规范 *集团： *JT 公函： GH：公函 传真： CZ：传真 内部会议纪要：NBHY: 内部会议 对外会议纪要： DWHY：对外会议 管理制度： ZD：制度 内部行文： NW：内文 内部协作： NX：内协 表格：BG：表格 审计监事： SJ：审计 战略发展： ZL：战略 投资发展
2、： TZ：投资 管理： GL：管理 行政： XZ：行政 法务：FW：法务 信息技术： IT：Information Technology 招标采购： ZB：招标 人力资源： HR：Human Resource 招聘： ZP：招聘 考核： KH：考核 财务管理： CW：财务 研发设计： YF：研发 成本管理： CB：成本 工程管理： GC：工程 营销管理： YX：营销 物流： WL: 物流 范本： FB：范本 发文： FW：发文 管理手册： GLSC：管理手册1.3. 文件编号规则总则: 以公司为单位的:公司-类别-流水号以部门为单位的:公司-类别-部门-流水号1.3.1 会议纪要类 内部会议:
3、公司会议:公司-内部会议纪要（NBHY）-年度流水号（3位数）： 部门会议: 公司-内部会议纪要（NBHY）-部门-年度流水号（3位数）： 与外公司会议：公司 -对外会议纪要（DWHY）-年度流水号（3位数）：1.3.2 发文类（公函） 对政府行文公司简称+年度+流水号（3位数）： 对合作单位业务行文公司-公函（GH）-年度流水号（3位数）： 给外单位以传真方式的公函 公司-传真（CZ）-年度流水号（3位数）：1.3.3 公司管理制度 公司-管理制度（ZD）-部门-年度流水号（3位数）： 如取代以前的制度，则以距离最近的文号表示：即：公司-管理制度-专业-年度流水号/原文件年度流水号：1.3.
4、4 内部行文类 工作指令下达类用途：用于公司集团总裁办领导向集团各职能部门和/或个二级子公司下达的指令。公司-内部行文（NW）-总裁办（ZCB）-年度流水号（3位数） 通知请示报告类 用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作联系，包括通知、请示、报告等。公司-内部行文（NW）-部门- -年度流水号（3位数）： 内部协作类用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作协作。公司-内部协作（NX）-部门-年度流水号（3位数）1.3.5 表格 所有文件中涉及到表格的，需在文件中以链接方式及时获取。 表格编号规则：公司-表格（BG）-部门-分部（若有）-内容，为便于日常使用，在类别中采取中文格式 任
5、何表单的编号是固定不变的，为了确保所有表单的唯一性、可识别性和可追溯性，各职能部门和二级子公司在实际使用表格时，按照以下编号规格进行编号，填入“No.”中，编号规则：部门缩写-年份流水号（3位数） 如取代以前的表格，则加修改号公司-表格（BG）-部门-内容-修改流水号1.3.6 管理手册编号公司-管理手册（GLSC）-部门-年度-版本流水号（2位数）1.4. 文件格式规范1.4.1 文件字体要求按集团规范文件格式使用，有文件字体要求：标题：三号宋体加粗，文号编号：小四号宋体，正文：小四号宋体，行距：1.5倍页码居中，第XX页，共XX页页眉：LOGO居左，尺寸：高度1.5CM 宽度3.5CM，彩
6、色或黑白均可。1.4.2 内部文件实行正反打印。另：红头部分：标题：小二号宋体加粗，文号编号：四号宋体，正文：四号宋体，行距：1.5倍，主题词：四号宋体1.4.3 排版原则 （参见范本）1.4.4 签章要求本公司实行“两双眼睛”原则，任何报告需2位及以上人员签名，职位较高的签左边，职位较低的签右边，机打签名与手签同时应用。印章或签字在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日；如正文末页无空档另起一空白页注上日期盖章或签字，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。1.4.5 数字的写法正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写
7、。1.5. 文件的签发与处罚措施 行文者必须手签姓名，特殊情况下无法签字的，至少保证该部门负责人的意见为手签。 签发后的公文不得再作任何修改。若确实需要修改，必须重新送签。 公文签发后，由管理部专人负责打印、盖章、装订，并以电子版形式分发。 本规定执行后前3个月，各职能部门及各二级子公司需及时将需要编号的文件提供给管理中心，管理中心在收到文件后指定行政人员负责统一编号。从第四个月开始，除对政府发文，其余编号需由各职能部门和各二级子公司自行排号并指定专人建立电子台帐，部门或各二级子公司指定的专人需在每月2日将上月的编号台帐报管理中心备案，管理中心在发现编号错误后有权要求部门修正编号。 各部门上报文件以不符合上述规定的，以职能部门或各二级子公司为单位，第一次发现，由管理中心指出并登记在案，退回上报部门重发；第二次及以上发现或未发现存在的问题便直接上报或发送的，由管理部门退单并登记在案，月底汇总交人力资源中心，纳入绩效考核。1.6. 附则各二级子公司参照本试行办法制定相应的实施细则，本试行办法自2019年1月1日起执行，公司原文件编号规则、公文管理规定同时废止。本办法由集团管理中心负责解释。