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1、公司公文管理制度第一章 总 则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法，结合公司情况，特制定本办法。第二条 公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密的安全。第六条 公司各级负责人应当重视公文处理工作，并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。第七条 行政人事部
2、是公文处理的管理机构，主管本公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。第二章 公文种类第八条 公司公文种类主要有以下八种：一、决定（议）：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级单位（部门）不适当的决定事项。二、通知（批复）：适用于批转下级单位（部门）的公文，转发上级主管和不相隶属单位公文，传达要求下级单位（部门）办理和需要有关单位（部门）周知或者执行的事项，任免人员；答复下级单位（部门）的请示事项。三、通报（意见）：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；对重要问题提出见解和处理办法。四、报告（请示）：适用于向上级主管汇报工作，反映情况，答复上级主管
3、的询问；向上级主管请求指示、批准。五、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。六、会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。七、会议记录：适用于记载重大会议的过程及各发言人的发言要点，纪要需相关出席人员签字。八、电话记录：适用于重要问题的电话请示、上级主管以电话方式布置工作。第三章 会议纪要（记录）、电话记录第九条 重要会议须由记录人员负责记录。一、一般做出重要决定、决议时，须做会议纪要，记载重要议题、主要观点和决定过程。二、根据要求对某些讨论、研究性会议，应做出会议记录，一般要求忠实记载谈话人的原话和会议进程。第十条 电话记录
4、：一、内容：1、领导外出，以电话布置工作，并表明要求接听人做好电话记录时，接听人应做好电话记录；2、单位联系重要工作来电时，接听人根据对方需要，及时做好相关电话记录；3、电话记录格式由通话人、时间、内容、签字确认等组成（详见附件），一般不单独对外发文，可作为公文附件。二、程序：1、所有电话记录都应按照电话记录的格式填写；2、接听人记录后，应先与通话领导确认记录内容，待通话领导回公司后，第一时间补签字确认记录内容；3、电话内容中涉及需要通知其他人员时，由记录人立即通知，相关人员须签字确认已告知，相关人员暂不在公司时，记录人须先电话告知，再补签字；对内容被通知人必须和发通知领导通话确认。三、记录人
5、职责：1、接听电话人为记录人，记录人除了及时准确的做好电话记录外，还应立刻通知电话内容需要告知的相关人员；2、记录人除了将电话记录保留原件外，涉及公司业务的电话记录在相关部门留存一份；3、记录人应将自己保存的电话记录按时间顺序编订成册，以便查找。第四章 发文办理第十一条 发文办理包括草拟、核稿、审核、定稿、签发、复核、登记、印发、签收程序。一、草拟公文应当做到：情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；二、拟稿后，应由核稿人对文字进行核定成文。核稿人为拟稿人的上级主管。三、审核指由拟稿人（或指定送发人）将草拟公文送至相关单位（部门）进行审核，由行政人事
6、部负责传送；公司公文由公文涉及部门经理、公司相关领导审核。四、定稿指由拟稿人根据审核意见汇总进行修改后，再交定稿人定稿；公司公文由总经理定稿。五、签发是指定稿后的公文在发文前须由相关部门会签的过程。1、以董事会名义发文，会签人包括所有董事，签发人为总经理；2、以公司名义对外发文，会签人应包括总经理、公文涉及的主管领导等，签发人为总经理；须由董事会审核的公文在正式发文前须取得相关董事会决议。六、公司公文由行政人事部负责印发并存档，公文正式印发前，应进行复核。复核重点是：审核、 签发手续是否完备，用字是否准确等；第十二条 公司内部各单位（部门）行文应遵守以下规则：一、未经上级主管审核批准，公司内部
7、任何单位（部门）不得自行对外正式发文。二、涉及多个单位（部门）职权范围的事项，主办单位（部门）应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。三、本单位（部门）内的重要行文，应当同时抄送直接上级主管。受双重领导的单位（部门）向上级主管行文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级单位（部门）行文，应当抄送其另一上级主管。第五章 收文办理第十三条 收文办理指收到外单位公文的办理过程，包括收到登记、传递、签收、处理四个程序。第十四条 收到登记指由行政部门专人在收到外单位公文时统一进行登记，填写收文登记表。第十五条 传递指专人收到并登
8、记完毕外单位公文后，立即送至公文所列收文对象处。第十六条 签收指收文对象在收到行政部门专人送至的外单位公文后，在收文登记表上签名予以确认。第十七条 处理指收文对象在收到外单位公文后处理并行文的过程。第六章 文件管理第十八条 公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm297mm），左侧装订。第十九条 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，以确保归档公文的齐全、完整，便于以后调用；员工个人不得保存应当归档的公文。第二十条 公司内各部门所发的文件由行政部门统一留存管理，文件底稿作为公文审核签发单的必备附件由行政人事部统一归档保管。第二十一条 公司一般性公文的调阅、借阅、复印需总经理审批，重要的文件资料需董事长审批。第二十二条 员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十三条 本办法自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释、修订。附件一：电 话 记 录时间： 年 月 编号：通话人通话时间通话内容以上通话内容是否已电话确认 是 否记录人签字：相关人员签字：通话人签字：存档时间：附件二 ：公司发文审核签发单拟稿部门拟稿人拟稿日期核稿人发文字号文件标题审稿人审稿人意见（签字、日期）定稿人意见会签人意见签发人签发日期存档部门：