公司行政部规范化管理工具箱.doc

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1、公司行政部规范化管理工具箱第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管 二、行政部职责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司总务后勤管理工作职责

2、9负责公司对外宣传、公关工作职责10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责职责1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责3根据企

3、业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案五、行政经理岗位职责职责1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责3负

4、责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责7负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责9负责召集本部门的有关工作会议职责10负责组织编写公司年度大事记职责11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度第二章 前台接待管理一

5、、接待主管岗位职责职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11

6、负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专员岗位职责职责1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文

7、件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责12完成领导交办的其他或临时工作三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审核：2前台接

8、待来访记录表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：3物业公司前台来客登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由时间备注进入离开12345编制： 审核：四、前台接待日志表日期年 月 日 记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：五、函件收发登记表1 信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制： 填表人：2 信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制： 填表人： 第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗

9、位职责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责职

10、责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负

11、责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审

12、批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日五、办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：六、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：七、办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间

13、使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。对外行文单编号：日 期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总 经 理备 注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章

14、人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责职责1编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行职责3组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理职责4组织做好公司的来宾接待或相关外联工作职责5与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展职责6负责公司

15、行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用职责7组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理职责8组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记职责9组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等职责2负责行政预算、费用管理与统计职责10根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评二、行政人事管理专员职责职责1负责办公用品的登记、采购、发放管理职责3协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责4协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责5各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计职责6收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的

16、问题、意见和建议并及时向相关部门反馈职责7车辆的使用管理与日常维护与保养职责8负责员工人事资料的建立、维护和及时更新职责2负责文件、报刊、杂志等的收发管理三、费用报销标准单位：元 职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的%硬卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日餐费早 餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内业务必要的开支实报实报实报实报四、员工考勤登记

17、表 填表日期：姓名所属部门月 日月 日月 日 月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间五、年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到、早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间六、员工请假申请单姓名所属部门填表日期请假类别事假 病假 婚假 产假 丧假 其他（请注明）请假事由请假时间 年 月 日 年 月 日部门意见人力资源部意见总经理意见七、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段工作日加班 周末假日加班 法定节日加班预定加班时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分加班事由加班工作

18、内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批八、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算列明细部门意见人力资源部意见总经理意见九、差旅费报销清单姓名职务所属部门出差时间出差时间累计费用项目金额（单位：元）交通费餐费住宿费通讯费业务支出其他合计十、公司会议记录表1公司会议记录表 一时间地点主持人填写日期会议名称会议组织部门会议内容概要参会人员缺席人员会议发言记录会议成果记录人2公司会议记录表二会议名称会议召开时间地点会议主持人会议记录人参会人员缺席人员人员统计1应到人、实到人2缺席人员情况说明会议内容1公司相关信息通知2工作总结与评估部门

19、主要内容发言人3会议讨论或决议的事项（1）讨论的内容（2）决策的事项会议形成的决议十一、提案管理记录表提案编号提案人所属部门提案类别技术工艺 设备 行政人事 其他（请注明）提案事项审核结果试用 可以考虑 不佳实施结果奖励情况十二、员工提案评定表提案人所属部门提案日期评定日期提案名称及内容概要提案评定评定标准评审意见评分经济效益应用范围成本收益分析其他审核小组综合意见总经理意见十三、员工奖惩记录表姓名所属部门奖惩事项描述奖励惩处表扬奖金记功其他警告罚款记过其他十四、员工违纪处理表姓名所在岗位所属部门入职时间主要违纪事实所在部门意见及处理办法部门领导签字：日 期： 年 月 日 人力资源部门意见部门

20、领导签字：日 期： 年 月 日相关领导意见部门领导签字：日 期： 年 月 日第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责职责1安排值班，保障公司财产物资安全职责3进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏职责4进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全职责5进行公司治安制度设计，保障公司内部安全职责6进行消防管理，避免重大火灾事故的发生职责2进行员工出入管理，保障员工安全二、安全专员岗位职责 职责1 具体安排公司值班人员和年度值班排班计划职责3对公司的重要信息进行专门管理职责4维护公司信息系统，保证公司信息安全职责5 处理公司内部的治安事件职责6随时进行消防检查，保障消防安全职责2制定人员出

21、入管理规定，保障员工工作时间内的人身安全三、电梯设备巡视记录表巡 视 时 间备 注电 梯 编 号序号运行监控项目1机房温度、湿度2曳引电动机温度、润滑油、紧固情况3减速箱油位油色、连轴器紧固情况4限速器、机械选层器运行情况5控制柜的继电器工作情况6制动器7变压器、电抗器、电阻器8对讲机、警铃、应急灯9轿箱内照明、风扇10厅外轿内指层灯及指令按钮11厅门及轿门踏板清洁12开关门有无异常13井道底坑情况14各种标示物及救援工具情况15电梯运行舒适感电梯值班员：负责人：四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房1曳引轮清洁2限速器及电器接点检查

22、3制动闸瓦磨损检查4选层器详查5控制柜各机电接点清洁，各接触器、继电器电阻机身及井道1干电池、蓄电池检查2内外门耦合检查、清扫、注油3内外吊门轮、限位轮，外门关闭器，路轨检查清扫4内外门闸锁及门联锁开关内部及接点清洁5门联锁接线检查6接合板装置7各种开关接点检查8钢带清扫，抹油，钢带开关检查9限速钢丝抹试10井底各设备检查，清扫，抹油维修保养人验证人2电梯季维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房1电动机冷却风扇注油2电源总开关3控制盘、讯号盘清扫，紧引线螺丝机身及井道1门机各装置箱内部检查2门电机、电阻箱、接点盒内部检查3门机械牙箱、连杆、链条、皮带检查4加轨装

23、置与路轨间隙检查5检查主钢丝的磨损、清洁、张力平衡6轿厢风扇检查及清洁7底坑缓冲器油量检查及清洁维修保养人验证人3电梯年维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房1减速箱换油2各种润滑油更换3电动机定子、转子气隙测量4曳引轮槽磨损情况检查5制动器解体大修及线圈电流测定机身及井道1选层器牙箱换油2安全系统及限速器动作试验3安全器及夹轨拆卸、清洗4曳引机、行车速度、平衡装置检测5制动盘各接线螺丝固定6门电机牙箱、润滑油更换7中途箱，轿底接线箱螺丝紧固8主缆、保险缆加缆油9井道内各路轨、各腰刀等牢固10井底油压缓冲器清洗换油，有效动作确定11井道内及井底大扫除12劳动局电

24、梯年检维修保养人验证人五、值班登记日志表部 门职 称姓 名时 间巡 查时 间检 查 及 处 理 事 项加 班部 门人 数工 作 内 容时 间电 话访 客货物进出收 发备 注六、保安执勤日志表年 月 日厂长总务室主任保安队长次数1234567报告事项责任签名巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤打卡时间安全联络12345异常报告七、外出员工登记表年 月 日所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者八、来宾出入登记表访问时间： 年 月 日 时 分来宾姓名： 识别证号码：来宾服务单位：来宾地址： 来宾电话：来访事由：受访者签名：离厂时间：备注：九、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检1消防无法使用 道路阻塞2灭火道失效 走道阻塞 缺少3走道阻塞 脏乱4门阻塞 损坏5窗损坏 不清洁 6地板不洁 损坏7厂房破损 漏水8楼梯损坏 阻塞 脏乱9厕所除臭 漏水 损坏10办公桌椅损坏11工作桌椅损坏 污损12餐厅桌椅损坏13厂房四周脏乱 废弃未用14一般机器保养不良 基础松动15高压线基础不稳 保养不良16插座 开关损坏 不安全17电线损坏18给水漏水 排水不良19仓库零乱 防水防盗不良20废料未处理 放置零乱21其他主管： 检验员：十、防火设施检查表编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果