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1、科研院收发长途电话传真管理1 目的101 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。2 适用范围201 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。3 内容31 收发员工作职责。311 每日将邮政部门送来的报刊、 杂志、 信函、 挂号、 电报、大件包裹单等进行通知和分发。312 收进的邮件有登记并让用户做好签收。313 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。314 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。315 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。316 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。317 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。318
2、 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。319 每日按时向院外发的公函、 信件、 挂号、 电报等及时发出。1 一般的电函、 大字件、 电报一天要一次，时间是下午2 点、4点。2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。3 发出的挂号信做登记，以备查询。4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。3110 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。3111 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。3112 凡向外埠发信函、 特快专递、 快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。32 长途电话、传真管理工作。321 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。322 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。323 禁止因私事打电话发传真。324 维护好电话机、传真机。325 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。