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1、信息化环境下档案数字化管理的讨论【摘要】随着经济的快速发展，科学信息技术也发展起来，档案管理也随着时代的脚步不断进行着创新。档案管理在企业管理中起着非常重要的作用，在新的时代背景下，采取措施提高企业档案管理的数字化水平、极大程度地知足相关人员对档案管理的需求，是我们亟须考虑的问题。为了促进企业工作的发展，企业档案管理工作需要提高数字化建设的水平，本文阐述了企业档案管理建设存在的问题，希冀同行能够借鉴。【关键词】信息化；档案；数字化管理我国档案管理以传统的管理形式为主，存在着数字化水平低、人员素质不高等众多弊端，这些因素成为我国档案管理发展的绊脚石。因而，全面了解档案管理的数字化水平，不断改变管
2、理理念，是我国档案管理发展和进步的必经之路。一些企业仍在使用传统的文件管理，工作将严重依靠手工操作，这些对单位发展和数字化的实践产生直接的影响，这也不利于企业本身的发展。随着信息技术的发展，企业数字化进程的逐步深化，给企业档案管理带来了史无前例的挑战，也给企业档案管理带来了发展机遇。传统实体档案管理形式遭到新的数字网络环境、档案的接收、存储、应用和真实性、完好性等方面的宏大影响，摆在我们面前的紧迫任务是怎样使企业档案数字化建设，充分利用数字技术，更快、更好地服务。电子档案管理已逐步纳入数字化建设的议程。1企业档案数字化技术概述档案信息化发展到一定阶段后，就产生了数字化档案，数字化档案对档案工作
3、由旧的传统管理向当代管理转变，具有促进作用，改变传统的形式为当代使用形式其作用特别重要。当代档案管理是当代科技，十分是网络技术和数字技术发展的必然趋势。从传统纸质载体到“无纸化数字载体的应用，将改变文件管理工作，实现文件数据的数字化存储和存取1。1数字化技术。基于集成技术的信息表达、感悟、定量、处理、控制、传输、存储、数字电子计算机硬件软件、协议、外围设备的离散化是数字技术。在档案数字化技术中，将纸质载体转化为“数字载体是关键环节之一，是将纸质文件转化为计算机能够利用的数字信息，将计算机当代扫描经过中的纸张载体转化为“数字载体的经过。该数字扫描技术采用计算机、扫描设备等硬件设备，符合企业文件数
4、字化技术规范的要求。2企业档案的分类。利用扫描设备将企业档案的纸质载体转化为“数字载体。目前，根据档案数字化的发展方向，需要从纸质载体向“数字化载体转化的文件有:科技档案馆:反映运作、生产等活动的档案;文书档案:反映行政、党务管理活动的文件;照片档案:反映生产检验照片、各种活动照片等的档案2。3数字化文件的要求。数字文件质量的技术要求:图像页面应明晰;数码图像不能杂乱、有黑边等。图像的偏转角不应大于1度。图像的倾斜不应该超过页面上半个文字。2企业档案管理数字化建设存在的问题电子文件在企业中的应用仍然是一个新事物。与纸质文件相比，固然优点很多，但也有很多缺点。1安全系数低。使用数字设备生成的电子
5、档案，只要其中一个操作环节在处理经过中出现问题，就无法确定所有文档。电子数据易拷贝、易更改、易消失、易被网络侵犯，对电子文件的安全性和保密性带来了极大的威胁。这些是数字档案管理中比拟突出的问题。此外，对于一些不负责任的管理者来讲，缺乏好的备份和归档，使得文件损坏的现象很容易出现3。2信息管理水平不高。企业档案管理的概念比拟陈旧，并没有随时代的发展而做出本质性的改变。在我国企业中，信息管理水平仍处于初级阶段，而文件处理仍处于手工操作阶段，计算机应用技术水平非常低。这种文档管理形式并不是真正的数字化。在我国，信息技术工作还处于初级阶段，应用时间不长，各种技术设备配置不完善。由于信息技术是推动档案管
6、理数字化建设的根本保证，大量的软硬件设施有待改良。与此同时，由于缺乏在文件管理的经历，企业档案管理的错误也将浪费资源和企业的资金。3对数字化档案管理不够重视。企业往往更注重经营状况，而忽视了单位的档案建设。一些领导以为档案工作不能在企业发展中发挥本质性作用，对档案管理的重视不够，不重视库藏的档案资源。对档案管理数字化、网络化的重要性没有得到充分的认识，对信息社会没有需求，不适应调整封闭过时的文件管理观念，影响电子文件管理的建设。3企业档案管理数字化建设策略1统筹规划，注意风险防控。企业档案数字化建设是一个复杂的系统工程，涉及管理、技术、法规、标准和政策。要统筹规划，科学合理的设计，进行严格的管
7、理，才能保证安全。在规划和建设项目时，要把对数字化文件的风险防备和控制作为一项特别重要的内容，进行严密的科学论证，做好资金预算。建设企业档案数字化信息系统，确保系统平台兼容性、可扩展性、前瞻性、安全性和合理性，具有备份策略、稳定安全、可靠稳定的操作系统、数据存储系统、实时备份系统、强大的数据库管理软件和强大的数据容错能力等。确保知足业务技术标准，档案管理系统的发展，并不违背法律、法规的计算机信息系统管理，和设计符合相关的档案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、开放性、可扩展性和兼容性都必须具备，有完好的日志操作和严格的权限管理功能，加密存储和可传输属于数字化档案信息的机密级别。确保文件在任
8、何时候都有一个安全的数字信息系统环境。对于进口计算机和数字转换工具，应首先检查安全性和机密性，以确保在使用前不会出现问题4。2做好备份工作。在企业数字信息系统存储介质和设备的选择上，应选择质量可靠、技术成熟的设备和存储介质。并定期进行测试，更新设备、存储介质、技术升级和跟踪技术，为载体的更新和数据迁移工作做好准备，以免过时的设备和存储介质老化，并在格式上消除一些问题。而对于数据迁移和载体更新，必须加强监督管理，在转换文件信息后进行检查，其构造、背景信息和验证是完好、准确的，能够对数字档案信息进行真实和完好地进行转换。最后，定期备份和保存在不同的地方。将定期备份和异地保存工作做好，防止由于人为和自然灾祸和其他紧急情况而造成的数字档案毁灭性毁坏，对于一些有价值或重要的文件，假如条件允许，要使用各种媒体和软件、硬件来进行异地保存。随着信息披露程度的逐步提高，相应的档案社会性质也逐步加强，使得档案的使用对象和范围逐步增加。档案管理人员要根据实际情况，实事求是，明确工作目的，不断完善和完善档案管理制度，逐步转变传统档案管理形式，适应时代特征的新形式。企业档案信息应顺应当前发展形势的需要，着眼长远，采用数字化技术施行档案数字化建设，更好地为社会服务。