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1、集团销售办公自动化系统优化摘要：归纳总结了国家能源集团销售集团办公自动化系统的基本功能及运用情况，分析了系统运用中存在的问题和缺乏，针对这些问题和缺乏，讨论了优化集团办公自动化系统的途径。关键词：煤炭销售；OA系统；业务流程；国家能源集团销售集团当前，我国已经步入高质量发展阶段，经济发展的动力、效率和质量都发生了变化。同时，随着科学技术的快速发展，时代对创新的要求和呼声也越来越高，企业要想在新形势下保持原有的竞争力，立于不败之地，就必须跟着外部形势转变发展形式和方式，依托科技创新，搭乘经济发展顺车，把握企业发展阶段规律，坚持用一流勇气做出一流业绩1。详细到煤炭企业，面对能源发展的要求，必须降低
2、成本、提高工作效率，走精细化管理之路。在日常的管理中越来越多的煤炭企业建立并在不断完善本身的OA系统，跟随时展步伐，OA系统也在不断进行创新和改进，目前它基本上已经不再是单纯的一项计算机技术，而演变成了一种管理理念和管理形式，是当代企业管理与企业信息化有机融合的产物。目前，OA系统的功能比拟强大，发展较为成熟，系统更新快，已成为绝大多数企业应用的管理平台。国家能源集团销售集团下面简称集团作为一家大型的煤炭销售企业，同样也建立了合适企业本身发展需要的OA系统，并在多年的企业发展中发挥了重要作用。伴随我国经济步入新的发展阶段和煤炭行业面临的发展形势，集团OA系统只要随之进行优化和改良，才能在今后的
3、市场竞争中争取优势。1集团OA系统基本体系构成1.1总体情况为了节约成本、降低费用、提高效率，集团多年以来一直致力于优化提升企业办公自动化系统，为企业规范内部管理、提高办事效率奠定了扎实基础。目前，集团运用的OA系统主要是指运行在公司各部门和各单位之间，包含文件收发、公文流转、公共信息、个人邮箱、个人事务等业务内容的公司办公自动化系统。（国家能源集团销售集团有限公司办公自动化系统运行管理办法）是企业内部目前使用OA系统的指导手册，其中对办公自动化系统的基本功能、组织与职责、用户管理、电子公文管理、上线运行管理、信息管理等进行了规范和讲明。1.2主要功能模块办公自动化系统包括系统门户页面和日常办
4、公页面。系统门户页面包括公司新闻、公司公告、资讯报道、业内新闻、市场信息、业务系统链接等详细名目；日常办公页面包括待办事宜、公文管理、文件收发、会议通知、调运信息、资讯新闻、公共资料、个人邮件等详细项目。在日常工作中运用的基本功能有下面几种：一是迅速处理除涉密之外的文件和资料，包括输入、编辑、排版、修改、打印、储存、发送、归档等；二是快速进行各种信息资料的阅览、分类、检索、分析，实现信息的全面分享；三是在网上下载资料、信息、传递文件，运用电子信箱、短信等手段进行网络通信等处理，实现公文、档案、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。1.3组织与职责集团办公室是办公自动化系统的归口管理部门，
5、负责对OA系统的运行进行监管、协调，协助处理公文流转经过中出现的问题，负责收集系统中的业务流程、版面设计、操作规程等方面的反应意见，提出进一步改良的意见。集团市场信息技术研究所负责OA系统硬件、软件的升级，以及应用系统的培训管理，负责OA系统硬件、软件环境的运维管理，负责OA系统日常的数据备份及数据恢复，负责OA系统的设置、用户注册及使用权限的分配和管理，为整个办公自动化系统的正常运行提供技术保障。各部门和各单位文书负责培训、指导本部门、本单位相关人员正确使用办公自动化系统，协助维护和保障办公自动化系统的正常运行。各部门、各单位负责其职能范围内的栏目信息。1.4其他管理规范用户管理规范：凡需使
6、用OA系统的人员，应向本部门或本单位提出申请，并由本部门或本单位向集团市场信息技术研究所提出申请注册，获批准后方可进入和使用；每个OA系统用户拥有唯一的用户账号和口令，为保证信息安全，用户要定期更换密码。用户账号和口令只限本人使用，别人不得盗用，否则由此造成的一切后果按有关规定处理；用户如需修改或注销，所在部门或单位应及时通知集团市场信息技术研究所修改或注销其用户账号和权限。电子公文管理规范：办公自动化发文系统产生的办公文档与加盖公章后的纸质办公文档具有同等效力；各部门和各单位办公室要指定专人文秘人员负责电子公文管理，并报办公室备案，如有人员调整应及时告知；各部门、各单位对接收到的电子公文，不
7、得以任何理由推诿、拖延，也不得做任何增删、修改、伪造或变造电子公文；电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括缓急、公文版头、公文编号、公文标题、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、版记等；标有国家密级、公司密级的公文严禁在网上传递。上线运行管理规范：上线运行后，所有使用办公自动化系统的用户，要求天天登录办公系统观察“待办事宜和“个人邮箱，及时处理待办公文和邮件；拟稿人与文书可通过电话、短信形式对各环节处理人进行催办、督办；各单位办公室必须设专人负责本单位网上办公信息的收取、分发和上传等业务。信息管理规范：各部门根据职能分工负责本部门栏目的信息。的信息经部门负责人审核无误后，由指定的部门文
8、书。2集团OA系统运用中存在的缺乏近年来，集团固然一直坚持在企业内部推行办公自动化系统的运用和完善，同时通过运用此系统也确实提升了企业内部管理水平，大大提高了工作效率。但是在系统应用方面还存在一些问题和缺乏，主要体如今下面几个方面。一是OA系统各功能运用的范围还不够广泛。尽管系统内各单位均已建立了办公自动化系统，但系统内所有功能并未面向各级所属单位开放，如印审批只面向销售集团总部员工开放了权限，其他所属单位仍在使用传统的纸质审批方式。这导致集团在办理一些实际业务时效率大打折扣，影响办事效率，在一定程度上也影响了集团整个信息化水平的建设工作，难以构成各部门、各单位高效协同办公的良好局面。二是部分
9、领导和员工的观念还比拟落后。十分是一些老领导和老员工，对于这种全新的信息化工作方式不能很快适应，还停留在传统的工作方式上，以为纸质化办公形式更方便快速。另外，一些老领导和老员工由于年龄和知识储备等问题，在应用办公自动化系统时也显得很吃力，在一定程度上影响了集团整个办公自动化系统的推广和应用。三是集团内部横向管理功能需要进一步完善。从目前集团已有的办公自动化系统基本功能来看，固然能够知足日常工作绝大部分的需要，但是通过实际工作的检验，需要对一些功能进行完善，比方个人事务中增加个人日历、公文管理中完善呈批件管理和流程定制、行政办公优化领导日程和信箱、公共信息增加电子期刊和规章制度、综合业务管理增加
10、接待管理等职能。通过完善基础功能，躲避之前的缺乏，进一步优化完善集团OA功能系统2-3。四是缺乏对员工行为进行约束的专项制度。由于在办公自动化系统内开展的日常工作，与纸质文件及制度等具有同等法律效力，假如出现工作过失或者重大事故，同样要追查责任人相关责任。但是对于这个问题，领导和员工们的思想认识上还未达成高度的一致和统一，急需集团制定出台相关的规定、办法和制度等，对操作系统人员的工作行为进行规范与约束，将他们的工作行为限制在一定的框架内，同时也提高他们对办公自动化系统的认识和重视。3集团OA系统优化设计途径3.1OA系统建设总体目的集团OA系统建设的总体目的是打造联通企业内外的办公信息平台，充
11、分利用互联网技术实现销售中心内部包括各下属单位的办公信息流转和行政管理业务的协作，实现集团与各分子公司的对接和公文的网上流转。3.2OA系统功能优化途径鉴于目前集团OA系统存在的缺乏，建议对系统已有的功能进行优化，同时增加一些新功能，以方便企业处理日常工作，提高效率。详细来讲应该从下面几个方面入手。3.2.1优化基础管理功能模块对于基础管理应该细化原有的功能，应做到愈加细致和具体地反映领导和员工的工作状态，为每位员工处理日常事务提供愈加精细的工作保障，每项功能完善后应该具备的基本条件如下：1个人事务功能。个人事务功能主要是个人日历，即用户能够创立个人日程文档，以日为基本单位，定制个人日程安排的
12、周、月、年计划，并提供计划的查询、维护。2公文管理功能。公文管理功能主要包括下面几方面：一是发文管理。提供集团中针对各级组织内部和组织之间的公文流转功能，实现从拟稿到红头文件下发的一个完好流程的控制，并支持公司与其下属各级单位的公文交换，给集团公司或上级部门报送文件。发文经过中提供正文批注和修改留痕、流程跟踪、意见电子签名、正文电子印章等功能。二是收文管理。完成来自内部及外部公文的登记、批阅、办理、归档以及查询等全经过的电子化和网络化管理，支持当前及历史的纸质文件的扫描，支持多种附件格式，并实现文档的密级控制。三是呈批件管理。为公司内部的员工提供处理日常事务的相应功能，如就有关的业务，向上级领
13、导请示、汇报、审批等相关的工作。四是工作流定制。工作流平台的核心部分是工作流引擎，工作流引擎是驱动流程流动的主要部件，负责解释工作流流程定义，创立并初始化流程实例，控制流程流动的途径，记录流程运行状态，挂起或唤醒流程，终止正在运行的流程，与其他引擎之间通信等工作。3行政办公功能。行政办公功能主要包括下面几方面：一是领导日程。主要完成对中心领导一周内工作日程的制定、审核、等业务处理工作。二是领导信箱。用来接收员工的来信合理化建议和个人意见，使上级领导及时了解和处理员工的反映和意见，以便加强领导和员工之间的沟通。三是领导交办。管理各类领导交办工作的催办、督办。对交办工作的布置、安排、指派、反应等环
14、节进行统一管理，并能设定对某项工作的定时自动催办，催办的信息将通过邮件及时通知办理人。当办理人完成指定工作后，能够通过反应表将工作完成的情况反应给督办人，进而实现闭环的督查督办管理。四是会议管理。实现各类会议网上审批、通知及会议室资源管理，包括会议室占用查询、会议室申请、会议室审批及安排、会前通知参会人员。4公共信息分享功能。公共信息分享功能主要有两方面：一是讨论区。系统内的每位员工和领导能够就集团内的重大决策事项结果进行讨论，发表个人看法，畅通民主管理通道，充分发挥企业民主管理职能和职工介入企业发展的权利。二是电子期刊。为了鼓励领导和员工提高学习兴趣，方便大家学习，提高广大员工的业务素质和能
15、力水平，集团在OA系统内专门为广大职工提供电子期刊，并进行实时更新。5综合业务管理职能。综合业务管理职能主要有两方面：一是接待管理。对于外来单位来企办理相关事宜，如需要接待和召开会议等，承办部门可以以通过OA系统进行申请和协调，对涉及的相关部门和单位能够列入流程之中，提高介入度。二是其他行政或者业务事项4。3.2.2完善业务子系统功能模块业务子系统应该细化完善2个内容，一是丰富和完善知识管理平台。建立文档管理系统，并实现简单的知识管理功能。对所有的文档进行集中存储、分级管理，并提供分类、分部门、分时间段、按关键字进行查询的功能，逐步摒弃目前存在的人工化、纸质化档案管理形式，争取早日实现档案管理
16、的电子化，提高档案日常、调用、更新等管理职能。二是建立业务流程平台，实现公司内部某些业务的网上审批功能，如合同的审批、呈批件的审批、装车船确认单、销售结算单的审批等，逐步转变业务管理形式，将原来纸质化、人工化的处理形式逐步取消，用电子化系统进行替代，减少工作失误率，提高办事效率，为详细业务的开展节约时间。3.2.3完善集成系统功能模块即时通信：采用IBM的产品Sametime功能，实现公司内员工之间的即时沟通，并通过和OA集成实现办公系统中待办事项、需要办理的各项工作的即时消息提醒，确保工作有效性和高效性，不浪费审批和流转时间。网络以办公网络为基本介质，实现接收内外部的传真件，可以以往其他单位的电子传真系统或传真机发送传真件。这样就能够大大减少通过电话及电脑进行传真的频率，操作方便、简单，大大简化了工作流程，工作效率大幅提升。综上所述，集团OA系统经过完善和优化后的功能应该如表1所示。其中，协同管理属于OA系统的基础功能，应该在个人事务、公文管理、行政办公、公共信息和综合业务管理等方面进行优化。同时增加业务子系统和集成系统两大新功能，提高处理业务的能力和效率，进而进一步提升集团OA系统的运行效率，助推集团迈向更高级的信息化管理水平，构成新的独特市场竞争优势。