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1、企业电子文件管理的优化提高企业CAD电子文件的归档管理水平1转变观念，提高认识传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档，而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理，否则科技档案的归档就不完好，企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理，档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台软件。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只要实现了科技档案信息化管理，才能冲破档案利用的各种局限，进而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。2制定标准，明确要求CAD电子文件的归档管理是一项系统工程，企业
2、档案部门单靠本身的气力远远不够，必须与文件构成部门及信息技术部门互相合作。因而，企业必须参照国家及档案行业相关标准，制定出切实可行的（电子文件归档与管理规范），明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式，对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的讲明，确保CAD电子文件归档的完好性、准确性、有效性。3及时归档，确保质量固然企业各部门平常都做了一些电子文件的整理或保存工作，但由于设备老化或频繁更新，导致很多CAD电子文件在设备更新经过中丢失。为避免此类情况3的发生，技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后，必须及时通过计算机网络向档案部门移交，即逻辑归档；档案部门对归档的CAD电
3、子文件应及时进行整理、鉴定、编目，并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上，即物理归档，以确保科技档案的完好收集和安全保存。4提高技能，适应需求CAD电子文件被档案部门正式接收后，就成为企业科技档案的重要组成部分。在电子环境中，假如档案人员不能积极参与CAD电子文件的构成和保管经过，那么就不可能更好地对其进行鉴定、保存、编目或者提供利用。因而，档案人员必须在专业人员的指导下学会运用专门的档案管理平台，科学有效地接收管理CAD电子文件，以适应企业档案管理的需求。5全程控制，确保质量CAD电子文件在定稿、打印成底图之后，极易被忽视。它们或遭随意增、删、改，或被无意去除，或被新文件覆盖，致使原有的文件面
4、目全非，失去了归档、保管的意义。因而，企业必须严格执行有关标准，规范CAD电子文件的构成、批准、审批、审定、逻辑归档等环节要求，使其归档准确、完好、有效。6定期核查，及时整改CAD电子档案的收集、归档，必须经过版本鉴定，仅做简单的整理与保存，将可能导致其版本与底图不一致。因而，必须定期对逻辑归档的CAD电子档案进行核查。重点核查归档文件能否完好，档案构成经过的手续能否齐全，能否符合归档要求，等等。对不符合要求的应立即退回原移交部门，限期整改，确保CAD电子档案与图纸的一致性。确保CAD电子档案的长期可读长期保存的CAD电子文件对计算机设备的依靠很强，固然耐久性光盘载体能够保存较长时间，但若干年后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取的设备，导致文件无法识读。因而，CAD电子文件归档时必须注明其构成的软件和存储的格式，以防今后随着软件的更新换代最初的格式无法读出。为此，对需要长久保存的CAD电子文件，除严格按要求接收、存档外，还必须定期对其存储介质进行检查、复制，防止信息损失。有条件的企业，可随着计算机设备的更新，将原文件在新的硬件、软件中转换格式，以确保CAD电子档案的长期可读。本文