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1、加强内部控制管理提高采购管理水平摘要:内部控制管理作为企业自律和自己约束的一种管理手段和技术,已在企业管理工作中得到了广泛的应用,并且发挥着越来越重要的作用。本文从认识、制度、程序、执行四个层面,对怎样通过建立和加强企业内部控制管理工作,来提高物资采购工作的管理水平进行了阐述,并着重对采购工作的内部控制管理程序进行了讲明,以供大家研讨。关键词:物资采购;管理;控制内部控制是当代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完好、促进法律法规有效遵循、躲避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同施行的一个管理经过。而物资采购环节又是企业施行内部控制管理工
2、作的重点,由于采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,怎样才能通过加强内部控制管理工作的有效施行,来提高采购工作的管理水平呢?笔者以为,要通过加强内部控制管理工作的有效施行,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的详细要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只要做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正到达通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。从企业管理层到详细的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个
3、正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和获得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,擅长从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是讲,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善当代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是知足提高采购管理水平的需要,也是完善
4、当代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完好、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目的等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全经过均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。内部控制管理工作其本质是强化企业的经过管理和流程管理,因而制
5、定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供给商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节能够使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供给商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案能否经采购部门负责人审核,能否
6、明确采购物资的详细数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定能否符合权限。(二)供给商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,能够使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性会谈采购或询价采购等方式确定供给商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购能否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的能否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购能否采取招标方式,应集中采购的能否有违规自行采购的现象,相关审定能否符合权限。 (三)合同签订与管理环节。这一环节能够躲避
7、采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信誉管理,建立供给商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营经过的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自己分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门能否对合同进行审核,签订的合同能否送交财会、法律等相关监管部门。(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验盘点,质检部门出
8、具检验报告,仓储部门根据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料能否齐全,验收入库能否符合不相容要求,库存明细账登记能否及时。(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应根据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续能否齐全,暂估入账能否及时合理;检查采购款支付的根据能
9、否齐全,与合同约定能否相符,相关审批能否符合权限。(六)分析与考核环节。在分析环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供给率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在考核环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,能否能够有效执行就是关键。一是能够通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的施行,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,
10、并要充分发挥职工群众监督的作用,催促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还能够通过制定内部控制管理考核及其责任追查制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承当的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追查,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来加强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水安然平静对内部控制管理制度的履行意识。综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。参考资料1、（中小企业内部控制）上海三联书店楼德华傅黎瑛/编著2、（企业内部控制管理操作手册）中国财政经济出版社