档案的分类文档.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流档案的分类文档.精品文档.档案的分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别: 一般有以下几类: 一、文书档案: （1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等； （2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等 （3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 （4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等 二、科技档案 （1）产品文

2、字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 （2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等 （3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等 （4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等 三、财务档案 会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。 四、人事档案 职工的招聘、履历、培训等 五、电子档案 计算机磁带、磁盘和光盘等 六、声像档案 照片、缩微胶片、电影

3、胶片、录像片、录音磁带和唱片等文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、文书档案管理收集工作的重要性

4、广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档文书档案管理的接收工作； 二是文书档案管理馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史文书档案管理的接收和征集工作具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案管理归档制度，包括文书档案管理归档范围，文书档案管理归档时间和文书档案管理归档要求。 二、文书档案管理的基本要求 要整理好文书档案管理就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）和归档文件整理规则实施细则。 三、文书档案管理的基本概念 （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案管理

5、保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、文书档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的文书档案管理有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。四、文书档案管理的整理方法 （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整

6、的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名

7、册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限规定（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本

8、级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。 （三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。 1、整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册

9、、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。 2、文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。 3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的归档文件中

10、去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。 （四）分类： 归档文件采用年度保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。 1、区分年度 年度以落款日期为准。如2009年形成的2008年工作总结应归入2009年。 跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的2009-2010年工作规划应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。 几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最

11、前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。 文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 2、区分保管期限 将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。 永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？规定第七条列出了八款，文书档案保管管理期限表中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面： 反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

12、 反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。 反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。 反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、

13、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。 准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。规定把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案管理保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制： 上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要

14、贯彻执行或查考的保存10年。 本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰） 同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。 下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。 （五）排列 1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文

15、件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。 3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。 （六）编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单

16、随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。 1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。 2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。 3、保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。 4、件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。 件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期

17、限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、382 30年件号：1、2、373 10年件号：1、2、3243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。 （七）编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。

18、联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。 3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办2008198号、琼邮管200868号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。 4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发200818号文件的通知，应重拟提题

19、名并抄录为海南声省档案局关于转发国家档案局关于汛期文书档案管理安全的几点意见的通知。 5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008 0708。 6、页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。 7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。 （八）装盒 装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的

20、文件不能装在同一档案盒内。 1、装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行文书档案管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。 2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证文书档案管理盒制成材料的质量。 3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最

21、后一件文件的件号，中间用“/”号连接。 4、备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。 整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示

22、对整理质量的监督检查。 日期：填写归档文件整理完毕的日期。 （九）编制检索工具 1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。 2、打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度

23、、保管期限等项目。 全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年 保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年 文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作。精编文书档案管理：文书档案案卷格式1、文书档案管理国家技术监督局1988年9月5日批准，1989年3月1日实施。 文书档案管理适用

24、范围：本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2、文书档案管理案卷卷皮格式 文书档案管理案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm(长宽)。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、

25、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3.1全宗名称： 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。2.1.3.2类目名称： 类目名称指全宗内分类方案管理的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的文书档案管理方案管理分类，并应保持分类体系管理的稳定性。 2.1.3.3案卷题名： 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、

26、文种。文字应力求简炼、明确管理。 2.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1.3.8档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其

27、排列格式尺寸。 2.2软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸： 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm210mm(供A4型纸用)或260mm185mm(供16开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目： 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目： 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。 2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置。 软卷

28、皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。 2.3卷盒格式 2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm220mm(长宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。 2.3.2卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面为空白面。 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 2.4填写要求 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。 3、文书档案管理卷内文件目录格式 3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长宽为260mm185mm)或国际标准A4型(即长宽为297mm210mm)。 3.2页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边(

29、天头)宽200.5mm 卷内目录用纸下白边(地脚)宽150.5mm 卷内目录用纸左白边(订口)宽250.5mm 卷内目录用纸右白边(翻口)宽150.5mm 3.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。 3.4卷内文件目录填写方法 3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。 3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。 3.4.5日期：文件的形

30、成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“”号。 3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。 3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是： 全宗号目录号案卷号件号 415mm 3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 4、文书档案管理卷内备考表格式 4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。 4.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。 4.3卷内备考表填写方法 4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生

31、或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。 4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。 5、文书档案管理案卷各部分的排列格式 5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是： 案卷封面卷内文件目录文件备考表封底。 5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)文件封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。 6、文书档案管理案卷格式监制 6.1文书档案管理案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。 6.2在卷皮封底的下部应印上

32、“由档案局监制”的字样。文书档案管理制度一、文书档案管理制度总则 1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。 2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。 二、文书档案管理 1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书档案管理人员的职责范围。 2、文书档案管理归档范围 凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件

33、的正件外，还应包括它的附件；（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；（3）本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；（4）企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。 3、文书档案管理归档要求 （1）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。 （

34、2）归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。 （3）存档文件必须为原件，至少三份（包括复印件）。 （4）文件归档时要有交接手续。 （5）每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。 （6）各部门的文书和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。 4、文书档案管理的借阅 （1）档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。 （2）根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案（已标注密级）和一般文书档案两种。 （

35、3）因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、办公室主任、主管副总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案管理除需经部门负责人、办公室主任、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、办公室主任签字后可借阅。 （4）因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人签字后方可借出。 （5）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。 （6）档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放

36、回原处。 （7）借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将依照规定给予直接扣罚2-10分；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。 （8）凡从公司办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还公司办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报公司办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记薄中注明。 5、文书档案管理的保管及销毁 （1）档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。 （2）

37、公司对所有文书档案实行集中统一管理，由公司办档案室负责。 （3）档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。 （4）文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。 文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法-收集装订归档判断分类排列编目装盒 档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的

38、形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、文书档案管理基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准文书档案管理归档文件整理规则（DA/T22-2000）和文书档案管理归档文件整理规则实施细则。 二、文书档案管理基本概念 （一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终

39、点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、文书档案管理整理方法 （一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1、立档单位要建立健全收发

40、文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 以上收集到的“

41、红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。 （三）文书档案管理

42、装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。 1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装

43、订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。 2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。 3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。

44、或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。 （四）文书档案管理分类： 文书档案管理归档文件采用年度保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。 1、区分年度 年度以落款日期为准。如2009年形成的2008年工作总结应归入2009年。 跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的2009-2010年工作规划应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。 几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。 文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 2、文书档案管理区分保管期限 将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。 永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？规定第七条列出了八款，文书档案保管管理期限表中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面： 反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。 反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政