《档案管理制度8-30.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理制度8-30.doc（7页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流档案管理制度8-30.精品文档.档案管理制度第一章 总则一、为了加强公司各部门档案管理工作，确保公司各类档案的齐全、完整、准确、安全，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项经营管理工作服务，结合公司实际情况，特制定本制度。二、公司档案管理是指公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、销毁等内容。三、公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等工作由各公司自行负责，各公司负责人应重视本公司文件资料的管理和文书立卷工作，配备人员负责此项工作。四、总公司办公室是各子公司的档案管理总机构，须配合各子公司制定
2、子公司立卷类目，负责指导、督促、监督、检查各子公司的档案管理工作。第二章 归档范围一、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图标、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围：1.证件性文书资料：包括公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证（卡）、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、企业和个人获得的各类荣誉证书和奖状、达标证书和证明等。2.法规性文件：包括上级部门颁发、需要企业执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。3.公司重大决议：包括董事会、股东会、总经理办公会及有关特殊会议等形成的文件和会议材料、会议记录、会议纪要等。4.批示性文件：包括行政机关批
3、文、公司各类命令、工作指示等。5.汇报性文书资料：包括公司上报各主管部门的文件资料和相关统计报表，以及公司主要领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文字资料。以及公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本。6.合同、凭证性文书材料：指公司在经营管理过程中形成的各种原始记录和凭证。如各类采买性批复、销售报表、各类合同或协议书、招投标资料和科研、技术引进、转让方面的材料等原始记录和文本。7.法律性文件：公司解决法律纠纷问题形成的文件材料。8.工程项目建设资料：包括各类基本建设、工程设计、施工图纸和竣工、维修方面的文件材料。9.办公用品管理资料：公司固定资产登记，财产、物资
4、、档案等移交凭证。10.声像制品资料：公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料，包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、 考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。11.人事劳资资料：包括公司各类人事任命、人事调整、人事管理等相关资料。12.内部资料：公司及各子公司内部各种通知、通报、表彰、处罚、报告、申请、批复、批示等。13.计划性文件：包括公司总体战略发展规划或各专项实施计划，各部门年度、月度工作计划及计划指标、营销指标、财务指标等。14.总结性文件：包括公司和各部门的年度或半年工作总结，单项性工作总结。15.奖励及题赠性资料：包括各行政上
5、级部门颁发、评选的证书、奖状，以及各级领导和友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品，赠送的文书、证件等资料。第三章 档案的立卷归档一、公司档案管理应严格按照本制度相关内容进行，其立卷归档范围为本办法第二章所涵盖的文件资料及其他对公司有重大意义的资料。二、涉及各子公司及部门需要频繁使用的各类档案，应以各子公司部门为单位，按第二章的相关规定分类并划定专门区域进行集中管理，不得混淆。三、立卷归档的时间及部门：1.凡行政机关的任何批文，均应在获得之日交总公司办公室归档；2.各类合同、协议，承办部门办理完有关手续，在合同印章加盖齐全的同时交总公司办公室归档；3.工程建设相关资料在办完验收、交接手续后，
6、交总公司办公室归档；4.各项招投标活动在招标结束，合同签订一周内，交总公司办公室归档；5.除上述资料，凡具有保存价值的各种文件资料，如报告、策划书等重要文件，均应在办理完毕后一周内归档；6.公司档案由办公室于每年三月统一立卷、归档。7.因特殊原因，需要部门保存的档案（如人事劳资资料、部分工程建设资料等），各子公司及各部门必须指定专人为档案管理员负责文档的管理，总公司档案管理员可不定时对下属子公司及各部门的档案进行抽查。四、立卷归档要求：一.各部门必须在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料归档；二.档案管理员应建立、健全档案管理制度，公司及部门负责人对档案管理要足够重视。三.立卷时应编制好
7、案卷目录，把文件的标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷主要内容表述出来，如有皱折、破损，应先整补，在填写目录时，注明保管期限；四.档案管理员应根据各公司各部门的业务范围及实际情况，对处理完毕或批存的文件材料按照档案分类及编号，并编制归档文件目录表分类、立卷、保管。对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。五.归档的文件材料必须完整、真实、准确，并应保持有效版本。子公司档案管理员每月末以电子档或纸质的形式将有效档案清单交总公司办公室档案管 理员处备案。六.部门各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。各部门对于归档的文件材料要用专柜
8、、专架存放档案，排放方法要科学和便于查找。七.各类实物档案（奖品、锦旗、证书、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；八.声像档案必须详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者。归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整的九.归档、装订文件材料时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。十.移交档案要填写档案移交登记表，一式三份，移交人、交接人、监交人签字后，交接双方及监交人各执一份十一.立卷归档后，发现未归档、而又需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷；十二.档案室要保持良好的卫生环境和防盗、防
9、尘、防潮、防虫、防鼠。十三.档案管理具体流程如下：1、分类登记并存放；2、转换成电子档案；3、档案装订；4、档案编号归档；5、办公室分管人员按季度检查；6、办公室主任不定期抽查；7、档案管理员按要求整改第四章 档案的查阅和借阅一、各部门将档案资料交办公室后，如因工作需要，可办理相关审批手续后再到档案室查阅或借阅，具体流程如下：1.填写档案借阅申请表，凡借阅档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。2.涉及一般性档案时，借阅人填写档案借阅登记表需经部门负责人或办公室主任签字。3.涉及密级档案及外单位借（查）阅档案时需经总经理批准，绝密类的文书档案除须以上负责人签字外，还必须经董事长签字后方可借阅。4
10、.档案管理员凭批准的档案借阅申请表办理借阅登记；借阅档案必须严格履行登记手续，归还时要当面检查、清点并在登记表上注销。5.借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不超过十天。若超过十天，除在登记表上登记记录外，还需提供借条。6.凡从公司借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意后方可复印；凡公司执照复印件、领导身份证复印件不予归还的，须在复件上标明用途或“再次复印无效”字样。二、借阅人应妥善保管所借出文书档案的完整性，不得损坏、遗失、泄密、涂改、转借、复印、复制或携带外出、擅自拆散、调换、抽取、污损、标注，如有特殊情况需要转借或携带档案外出，须经部门负责人、办公室主任及总经理同意
11、，否则将依照情节的严重性给予处罚。第五章 档案的密级分类及保密要求一、公司档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分绝密、机密和秘密三级。其划分标准如下：1.绝密：有关公司的经营战略、经营方向、经营规范经营项目、营销策略、科研报告、重要合作协议、重大合同等资料；2.机密：公司重要会议纪要、经营状况、人事劳资资料，工程技术资料等；3.秘密档案：重要项目资料、项目合同、一般性合同等；4.除上述三类档案外，其它资料应归类为一般性档案。二、档案管理员和查阅使用档案人员必须加强保密意识，严防泄密。三、对已到保密期限的档案由相关部门领导和办公室鉴定解密，解密后作一般档案管理，及时提供利用。四、档案管理员丢
12、失档案或擅自提供导致泄露档案机密，根据情节轻重，给予处罚。五、各部门资料员或办公室档案管理员在调离或离职时，须按本办法有关要求整理好已形成的文件材料，办清移交手续，经其部门负责人及办公室审查无误后方可按相关离职规定离职。第五章 档案保管期限一、文书档案的保管期限为永久、长期和短期三种，短期为三年以上，十五年以下；长期为十六至五十年左右。二、确定公司档案保存期限的原则：1.凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。3.凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为
13、短期保管。第六章 档案的销毁一、对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。销毁档案材料，必须经公司有关领导和办公室主任批准后，方可销毁，并且要由二人以上进行监销，监销人要在档案销毁清册上签字。二、对于需保留的作废文件材料，各部门需在作废文件材料上作出标识，以免作废文件乱用，确保各部门所使用的文件为有效版本。第七章 罚 则一、对档案没有按照规定要求做到随即整理、归档、无故延期或不归档文件材料的，一经发现，责令档案管理员限期整改；三次以上，对管理员进行处罚，基数为20元/次。二、对未按手续就借阅档案资料者，根据管理责任制对当事人及其管理者进行处罚，基数为20元/次。三、对泄露秘密及涂改、伪造或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对当事人进行处罚；如遗失、泄密，应立即报告，采取补救措施，并追究相关人员责任。四、因以上情况或其它原因给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理；若构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章 附 则一、本制度适用于公司全体员工，办公室保留最终解释权。二、各部门应根据本制度、结合本部门的实际情况，制定具体实施细则。三、公司以往的相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。四、本制度于颁布之日起实行。重庆汉凯实业有限公司二一一年八月