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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流文件归档整理方法和要求2012.精品文档.归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。第一部分 文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分
2、重视各类文件的材料的收集。1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。国家
3、档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件进行装订。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等。会议记录一次会议作为一件。四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。纸张少的使用不锈钢订书针，纸张多的使用备用夹，备用夹装订不
4、了的采用“三孔一线”。保管期限为10年或短期的不需重新拆装，保持文件原貌即可。在装订时，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的应将左、上侧对齐。件内文件的排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单放在文件前面。五、分类一般采用“年度机构（问题）保管期限”的分类方法。注意正确判定文件所属年度及保管期限。1、按年度归档分类（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。
5、（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件，同一问题的来文和复文等。（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。（4）几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。（5）临时性机构，存在时间不长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度整理归档。2、按保管期限分类按照国家档案局8号令的要求，现在文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。（1）已完成8号令审批工作的单位，文书档案的
6、保管期限采用永久、30年、10年来划分。（2）没有完成8号令审批工作的单位，保管期限仍旧采用永久、长期、短期的划分方法。3、按机构分类按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。如“办公室”、“业务科”、“法规科”等。4、按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。要求各类特点明确，不能互相包含。只有在不适合按机构分类时，才采用问题分类法。一般不会采用单一的分类方法，而是采用复式分类法。1、按“年度机构保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这
7、种分类方法适用于内部机构不复杂的立档单位。2、按“年度问题保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在年度下面按保管期限分类。这种方法多用于机构变化复杂的机构。六、排列在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。同一事由的归档文件应集中排列，不同事由归档文件的排列可以按时间、重要程度等方法。七、编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章一般采用红色印泥盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要遮盖领导批示、收文章或文件内容。并按规定填写全宗号、年度、
8、保管期限、室编件号等必备项。分类方案中设置了机构或问题的应予填写。归档章式样如图： 全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号全宗号：档案馆给立档单位的代号。年度：指归档文件的形成年度。填写时，采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注，如“2008”。室编件号：归档文件的排列序号。室编件号应在同一年度内、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号（例如，2008年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年期的从“1”开始编一个流水件号，10年期的也从“1”开始编一个流水件号。）机构或问题：分类方案中设置了机构或问题的应予填写。一般
9、不必填写。保管期限：按归档鉴定时划定的保管期限填写。馆编件号：暂不必填写。八、编目录应根据统一规范的格式编制归档文件目录。要求采用市档案局开发的归档软件或泰坦DARMS管理系统生成并打印出目录。目录要求一式三份，一份放在档案盒内，一份单独装订成册并编制封面供平时利用，一份放在档案室留存备用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。件号责任者文 号题 名日期页数备注1省档案局档发20065号关于举办档案人员培训班的通知2006050722归档文件目录的填写（1）件号。填写室编件号。（2）责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机
10、关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等。（3）文号。填归档文件上的发文号。（4）题名。即填归档文件上的标题。一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写时照实录入；有的文件还有副题名，当正题名能够反映文件内容时，副题名无须录入；当文件没有题名，或以文种作为题名时，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“”；会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名。有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件
11、作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。（5）日期。填写归档文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2006年10月5日，标注为20061005。作两排书写，文件上若未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。（6）页数。填写一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。如关于问题的请示和批复分别为4页和1页，作
12、为一件时，该件页数应为5页。标识页码时，使用铅笔在正面的右下角和反面的左下角进行标识。（7）备注。填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些文件须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。九、装盒装盒是将归档文件严格按照件号的先后顺序装盒，与目录一一对应，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。应注意的是：填写档案盒封面。使用标准尺寸条章盖印填写（黑色印泥）常德市局填写档案盒盒脊：盒脊的填写要求整齐、清晰、美观。盒脊统一采用黑色印泥盖印填写。全宗号年 度保管期限机构（问题）起止件号1 10盒 号本盒内排列最
13、前的归档文件的件号本盒内排列最后的归档文件的件号使用铅笔连接右上角和左下角划对角线每年不断号，三个保管期限三个流水号，定期30年、定期10年分别从“1”开始编盒号（使用铅笔填写）。备考表置于盒内文件之后，要求对盒内情况进行说明，并注明整理人、检查人及日期。每盒内均要求填写备考表。备考表式样图如下：十、档案排架依据编制的盒号，按从左至右、从上到下的方法上架排列。第二部分 声像档案整理声像档案分为照片档案（纸质照片和数码照片）和录音、录像文件。一、纸质照片档案凡是单位及其领导在公务活动中所形成的，一切具有保存价值的照片文件（含照片、文字说明材料）均为重点收集的范围。1、收集对反映同一内容的若干张照
14、片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主体鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。2、整理第一步：分类按年度内容（或专题）分类。即将同一全宗的照片首先按照年度分开，然后将统一年度的照片按问题或专题排列。第二步：入册照片洗5寸大小，大幅照片可缩小为5寸之后再放入照片册，如无法缩小的，保持原件，用照片盒装置整理归档。第三步：说明填写相册内页填写题 名：应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，以上要素尽可能齐全。照片号：即照片排列顺序号。用阿拉伯数字表示。照片数量不多的可只编一个流水号，照片数量多的可1年1个流水号。底片号：和照片号同号参见号：指与本张照片有密切联系的其
15、他载体的件号。时 间：用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。示例：2007年3月12日写作：20070312.摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。组合照片说明的填写：一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简；组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项；应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。同组中的每一张照片均应在单张照片说明
16、的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用、同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用。组联符号不宜越册。相册盒脊填写全宗号目录号年 度年度2003 2005如果一册里有几年的照片应填写为第四步：编目录照片档案目录照片号题名时间摄影者参见号备注二、数码照片凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。收集范围和纸质照片相同。数码照片收集的要求是：（1）由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向文件管理部门或档案室归档，或随其他载体文件一起归档。（2）文字说明以张为单位，主要有著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。照片题名指
17、简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。拍摄者指照片的拍摄单位或拍摄人。拍摄时间指照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识，如20080304。文件位置指该数码照片存储的文件夹及照片的名称。（3）数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。（4）拍摄数码照片的像素数应在400万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。（5）永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片文件整理时应注明对应数码照片的编号。数码照片的分类按其形成年度分类。不同年度的数码照片应分别整理。数码照片的排列、编号如下：每一年度建立一个文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照片
18、文件按时间（或重要程度）先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号（又称数码照片文件名）。数码照片号为“年度+流水号”，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。数码照片除保存在电脑中外，还需用移动硬盘备份一套，数量比较多后可刻录一张光盘。（6）数码照片档案目录数码照片档案目录照片号题名拍摄时间摄影者文件位置备注三、录音、录像录音、录像技术多用于记录单位的重要活动、重要会议、重要讲话，或用于宣传教育、业务培训等方面，从而形成单位的音像文件。录音、录像文件要分别进行整理、编目，一般以盘或盒为保管单位，编号按时间顺序编制流水号。格式如下：类别代号顺序号，例：音15，像10。编号要标注在两个位置：一是磁带本身的标签上；二是外盒的标签上，内外相符。注意：数码照片档案和录音、录像文件需采用三套制保存，可以使用移动硬盘或刻光盘的方式进行保存。整理完毕后，需放在防磁柜中进行保存。音像文件目录编号题名摄录时间摄录人摄录效果节目时长保管期限备注第三部分 实物档案整理实物档案是指本单位在各种活动中所获得的具有纪念意义的奖牌、证书、奖杯以及各类纪念品、礼物等。在整理时，需用归档章式样的不干胶贴于实物档案背面（尽量不影响原貌），并进行编号填写。编号时可使用流水编号方式。实物档案目录名称编号题名时间备注