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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流商务秘书复习资料.精品文档.第一章 广西商务秘书大赛简介为贯彻落实中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定（中发200316号）和自治区党委、自治区人民政府关于进一步加强人才工作的决定（桂发200414号）精神，切实加强我区高技能人才队伍建设，加快培养我区服务中国-东盟自贸区和北部湾经济区发展需要的现代化、国际化复合型高素质商务秘书人才，共青团广西区委学校部、自治区学生联合会秘书处决定举办广西第八届商务秘书大赛。一、大赛宗旨通过开展商务秘书技能竞赛活动，进一步优化我区现代化国际化复合型高素质商务秘书人才成长的社会环境,促进高等院校、中等职
2、业学校的双证教学，提高我区商务秘书从业人员的职业技能水平。二、组织机构本届大赛由共青团广西区委学校部、自治区学生联合会秘书处共同主办，商业服务业专家委员会广西办事处承办，广西南宁西睐雅教育信息咨询有限公司协办，创世网络信息技术有限公司提供技术支持。本届大赛组委会由主办、承办单位共同组成，全面负责大赛的组织实施。组委会下设办公室，负责大赛的日常组织工作。组委会成立大赛评审委员会，作为本届大赛的最高评审机构。三、竞赛时间组织发动：2013年9月2日-2013年10月18日；竞赛：2013年10月18日-2014年4月27日；竞赛笔试检测与名单公布：各院校提交试卷后10个工作日内；颁证时间：根据各院
3、校申请颁证时间，15个工作日内可获证；半决赛和总决赛：2014年5月10日-6月10日；团体赛：2013年10月18日-2014年6月10日；颁奖总结：2014年9月中旬（具体另行通知）。四、竞赛内容竞赛内容以商务秘书基础理论和技能知识为主，重点考核参赛选手的商务秘书实际运用能力和综合素质。本次大赛指定教材为商务秘书实务（中国人民大学出版社）。各院校也可根据历年参赛经验编订校内讲义，作为大赛经验的总结和科研成果。五、竞赛项目及对象本届大赛为个人选拔赛和团体赛两项赛事。（一）个人赛。个人赛为资格赛。参赛对象为高等院校、中等职业学校的在校学生、商务秘书从业人员及对商务秘书感兴趣的社会各界人士。参赛
4、成绩合格的选手可以取得中华人民共和国商务人员职业技能资格证书（高级商务秘书）。（二）团体赛。团体赛为荣誉赛。参赛选手限定为各高等院校、中等职业学校的学生团体。六、竞赛方式（一）笔试。每位选手可以获得两次考试机会，60分为通过。由选手所在的各院校组织书面测试。由组委会派员押题巡考。（二）团体成绩计算方法：团体总分数除以团体总人数再乘以“人员系数”。“人员系数”的确定办法：以20人为基准，人员系数为1.00；每增加10人“人员系数”递增0.01.（团体总人数个位不是零的，计算人员系数时四舍五入）（三）半决赛和总决赛。半决赛和总决赛由参加过个人赛并取得中华人民共和国商务人员职业技能资格证书（高级商务
5、秘书）的选手参赛。参加半决赛和总决赛的选手可在大赛网站www.westcom.cc,填妥后发送到广西商务秘书大赛组委会办公室电子邮箱E-mail:nnwestcom。总决赛采用职业技能展示、现场答辩和综合评分的方式进行。七、奖项设置竞赛题目由广西商务秘书大赛组委会组织专家参照国家人力资源和社会保障部秘书国家职业标准命题，各院校进行考试申请后随机派题，大赛评审委员会进行评奖。参赛成绩及获奖情况均在大赛网站上公布。（一）通过竞赛笔试，达到合格线的选手颁发中华人民共和国商务人员职业技能资格证书（高级商务秘书）和优秀获奖证书。中华人民共和国商务人员职业技能资格证书（高级商务秘书）是由国务院国资委商业技
6、能鉴定与饮食服务发展中心和全国商务人员职业技能考评委员会认证颁发，表明持证人具备从事商务秘书职业活动的专业知识水平和能力，是用人单位录用、晋升和评定职称的重要参考依据，全国通用，长期有效。（二）入围总决赛的选手将评出大赛冠、亚、季军等奖项，予以颁发奖品和授予获奖证书。奖品由承办单位提供，获奖证书由主办单位提供。团体赛另设团体和个人优秀组织奖、优秀辅导奖等若干单项奖；大赛组委会根据团体成绩排名，评出“团队一等奖”1名、“团队二等奖”2名、“团队三等奖”3名，“优秀组织奖”若干名，授予参赛院校荣誉奖牌和获奖奖金100-2000元不等，带队教师获区级竞赛“优秀带队教师”荣誉。 总决赛产生一等奖1名，
7、奖励平板电脑1部； 二等奖2名，各奖励数码照相机1部； 三等奖3名，各奖励3G手机1部； “十佳优胜奖”商务秘书选手10名，各奖励MP4一部。八、报名须知报名均在大赛官网www.westcom.cc上进行，报名工作从2013年9月2号开始。选手通过笔试合格线后，需要办理证书的须在1周内将参赛选手2张两寸免冠彩色照片、2张身份证复印件、2张学生证复印件和1张办理证书申请表交到所在单位的大赛联络处。各参赛组织单位将本单位（院校）统一制作电子报名表格，报送到组委会办公室。大赛不收取报名费、参赛费。地址：南宁市新民路34号14号楼104室，邮编520012，联系人：梁凤萱；电话：0771-289273
8、6、18577096845，电子邮箱：nnwestcom。第二章 商务秘书概述一、商务秘书的定义 广义上说，商务秘书是指在从事各种商务活动的企业和公司中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责企业的行政事务工作，辅助上司做好决策工作和信息工作，作为上司的近身参谋、助手的工作人员。狭义上说，商务秘书是指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司决策、参与和服务于商务谈判，并办理具体的业务的工作人员。在企业中，狭义的商务秘书有别于公司行政文秘，行政文秘侧重于管理的协调，商务秘书侧重于经营和外联事务，因此也被称为业务
9、秘书。二、商务秘书的工作内容和特点 商务秘书的工作内容包括：常规性商务事务、指派性工作、自主独创性工作。 商务秘书的工作特点是：辅助性、中介性、综合性和机要性。三、商务秘书的职业道德 商务秘书的职业道德包括：（1）爱岗敬业，忠于职守，自觉履行岗位职责；（2）诚实守信，恪尽职守，把握分寸；（3）积极主动，当好参谋助手；（4）遵守纪律，严守秘密，守时守信；（5）谦虚谨慎，团结互助，踏实细致；（6）实事求是，保持默契； （7）勤奋好学，不断进取，开拓创新。四、商务秘书的能力（或称知识结构） 商务秘书应具备的能力是：表达沟通能力、办事能力、辅助管理能力、交际公关能力、操作能力。五、商务秘书观念要实现现
10、代化，要求在起认识上实现的转变 要实现的四个转变：（1）要从偏重于办文办事，转变为既办文办事，又能出谋划策；（2）从单纯收发和传递信息，转变为综合处理信息；（3）从单凭老经验办事，转变为科学化管理；（4）从被动服务，转变为主动服务。六、商务秘书部门安排领导活动的原则 安排领导活动的原则：（1）适当分担，各就其宣；（2）需要为准，尽量压缩；（3）社会活动中，年长及德高者适当多安排；自愿为主，商量为辅；（4）原则性与灵活性相结合。上述原则表明了，秘书部门安排领导公务活动额着力点，大多集中在对领导活动布局的安排与协调性上。 七、商务秘书应具备的商业意识 商务秘书应具备的商业意识包括三个：（1）善于发
11、现商机；（2）精于计算收支；（3）长于把握过程。八、商务秘书职业的形象特点 商务秘书的形象特点是：整洁、清爽、端庄、优雅、成熟、敏捷。 第三章 商务秘书的特质在信息社会的今天，许多人是通过电视、报纸、杂志等大众宣传媒介来认识秘书的。然而，无论是在那些令人扑朔迷离的电视剧中，还是在那些情节波澜起伏的连载小说里，人们看到的秘书大多是一些身材修长、容貌姣好的年轻女郎。她们穿着时髦，身手不凡。秘书绝大多数是女性，所以，一些人只要一提到“女秘书”就会显得很暧昧，把女秘书当作是上司办公室漂亮的花瓶，甚至是“小蜜”。当然，也有一些人认为秘书缺乏个性，默默无闻，专为人作嫁衣裳。那么，秘书到底是干什么的呢？最好
12、先来看几个秘书日常工作的小场景，也许你能从中了解秘书到底是干什么的，并且能了解应该怎么做秘书工作。不过，你最好把它们当作试题，测试一下自己的秘书能力；即使你不是秘书，你也可测试一下自己作为白领在职场的生存能力。当你做完这六道测试题之后，如果你觉得自己的答案离标准答案有一定的差距的话，那你不妨把本书全部看完，因为到那时你的能力可能会有较大的提高。 一、场景及思考场景一： 老总的照片 这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。这天，负责与对方
13、秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：a.这是总经理要的，我不知道！
14、b.我可以告诉你，但你不能对别人说。c.拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。d、对不起，我暂时不能说。e、你问那么多干什么？请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。标准的正确答案是d。从原则上来说，选a不算错。的确，对于秘书来说，该说的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝；但是，拒绝也是一门艺术。很显然，a回答不能让人信服。即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信；所以，你这么回答给人家一种不信任的感觉；久而久之，它就会伤害你与对方的关系，当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。b回答显然是错误的。不管你平时与雷经理门系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，
15、肯定不会把事情说出去，但只要你对雷经理说出了真相，作为秘书你就违反了你的职业操守；这事一旦被总经理知道了，你就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，不可能做好秘书工作。c回答是最为恶劣的一种回答。自以为聪明，实际上是给自己挖陷阱。你信口开河，对方就会步步紧逼，为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思如果事情朝着这个方向发展，那你就无法控制事态的发展了。这不是一个工作方法的问题，而是一个人是品问题，所以，对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明。e回答很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。一来对方的职务比你高，二来这事也与他的工作有关，他为什么不能问？很多秘书由于不能正确认识
16、自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际是三分做事，七分做人，你用这种方式去处理人际关系，结果可想而知。d回答之所以正确，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问；你点到为止，对方就能心领神会。本题的关键：坚持原则，但又不能狐假虎威。场景二：副总的私生活公司有位年富力强的副总姓马，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但另一方面，在公司内部中也不时能听到一些有关他的风流韵事。这天，总经理问秘书：“近来公司好象
17、有人在议论马总，作为公司秘书，你常去他的办公室，是否知道一些情况？”事情是这样的：几天前，马总把秘书叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我现在马上要准备出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给秘书一张写着门牌号码的纸条。秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照秘书：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”秘书当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。根据马总的纸条，秘书在亚运村找到了一栋高层公寓的号房。出来给秘书开门的是一
18、位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总经理问的就是这件事。那么，对于总经理的询问，秘书应该怎样回答？正确的答案及理由：正确的答案是秘书一五一十地说出事情的真相：“几天前，马总让我去王府井某某商店首饰柜台取一包东西，送给住在亚运村的一位年轻女士，那女士收到东西后说：谢谢马哥！”当然，也许有人会这样认为：这是马总的私生活，秘书应当替他保密，不要乱多舌。这种侠义心肠是可以理解的，但是，作为一个刚刚参加工作不久的秘书，你应该用一种什么标准来要求自己呢？更何况有些公司会利用公司一些领导人的私生活来测试秘书对公司是否忠诚。因为马
19、总不是以自己个人的名义，而是以公司副总经理的名义让你给自己办这件事的。从另外一个方面来讲，总经理多少是听到一些风声之后才来问你的，你要瞒是瞒不住的。总经理作为公司的最高领导人，当然要防患于未然，秘书没有必要为马总隐瞒，也不应该隐瞒，因为这件事情到底怎么处理，毕竟是总经理的事。本题的关键：既不添枝，也不加叶，如实向上司汇报，这是秘书的天职。场景三：男朋友的工作调动公司秘书的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开董事会，讨论人事问题。这时秘书来到会议室
20、为大家添茶。“最近新加坡分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军”人力资源部的刘经理说。“派市场部胡毅去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。”人力资源部的刘经理马上回答：“行！我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅去贵阳工作的事就这样定下来了。这天下班后，秘书和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想我们明年春天最好还是去新马泰”胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他的目光清澈纯真，脸上显着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。此时此刻，秘书是否应该把在董事会上听到的消息告诉
21、胡毅？正确的答案及理由：公司规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯外地的生活，也必须忍耐。秘书当然知道这些，她感到十分苦恼，不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。正确的答案是不说。假如秘书对胡毅说了，胡毅就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说，人事问题是一个相当敏感的问题；如果张三李四知道了胡毅要调动一事的话，那么，事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。调令还没有发，可调动的事已成了公开的秘密，这对于人力资源部经理来说，当然是一件恼火的事。于是，他会把胡毅找去问个究竟。纸是包不住火的，这样胡毅吞吞吐吐地把自己
22、与秘书的关系都说了出来。其结果就可想而知，秘书能不能还在总经理办公室呆下去还是一回事这一切都悔之晚矣！但是，持反对意见的也大有人在，他们认为秘书应该对胡毅说，因为对于像秘书这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，特别是结婚关系到一生的幸福，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，那简直是不可思议的事！然而，在现实生活中，无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。也许会有人说胡毅毕竟是个普通的职员，不象上层干部的人事调动，会给公司带来实际上的不良后果，又何必那样小题大作？！但作为秘书必须牢记：人事是秘密中的秘密！本题的关键：秘书的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：secretsecre
23、tary。场景四：性急的老总这是一家规模较小的私营企业，总裁办只有三个秘书；总裁办主任是个男性，他还兼着人力资源部经理。除了主任，就是经验丰富的小娜和今年刚刚参加工作的玛丽。这天上午，小娜外出有事，办公室只留下主任和玛丽。这时，一位看上去似乎有些耳背的老人拿着一张发票走了进来。可能是找销售部找错了门，玛丽正好有点事情，顺路将他领到销售部去了。不巧，玛丽刚走，老板就来电话，让主任把新车间的设计图送去。负责文件收发的是玛丽。主任左翻右翻怎么也找不到图纸，于是等得不耐烦的老板在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连张图纸也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任只好沮丧地等玛丽回来。玛丽刚进
24、门，主任就把自己胸中的怒气全部朝玛丽头上倾泄：“托您的福，老板给了好果子吃！你干什么去了？！”玛丽想说明，但主任根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！”玛丽怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻。这时，小娜回来了。现在，小娜应该怎么办？正确的答案及理由：小娜首先要向主任汇报外出办事的结果，然后小声地问：“主任，出了什么事？”“ 真是实在对不起，要是我早回来一会儿就好了”当主任大致说完事情的经过后，立即向主任表示道歉。这样，主任的脸色就会阴转多云。这是第一步。第二步是小娜帮主任找到设计图，然后将图纸送到总经理办公室，向老板认错：“实在对不起，我刚出去办了
25、点事您要的是这份图纸吗？”如果现在由主任给老板送去，说不定老板还要发脾气，把主任奚落一顿。但是由小娜送去，不管老板脾气如何，总不至于再发雷霆。沉着机伶，随时给自己的上司准备下台阶的梯子，只有具有丰富经验的秘书，才会有这种智慧的闪光。最后是第三步。小娜带玛丽到一个无人的接待室，心平气和地同她谈心：“你参加工作以来，工作很刻苦，而且对工作也很热情，大家对你的印象都不错。不过，只是有时候还得掌握点分寸，注意点工作方式。就拿今天的事来说吧，如果你在存放文件时，对主任说一句：主任，我把图纸放在这里，今天就不会让老板生气。过去我也出过这方面的差错，其实，这也是我的不对，我应该及时提醒你才是。”小娜最好是这
26、样和风细雨地去帮助玛丽，千万不能这么对待玛丽：“正是因为你走了，主任才生气嘛！”或者“你存放某件的方法就是有问题。”本题的关键：换位思考是保持良好人际关系的法宝。场景五：戴墨镜的客人这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是”“我找你们老板！”客人说着直往里走。于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：a.对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！b.对不起，先生，请问您贵姓c.客人来访，必须登记，这是公司的规定！d.你要再往里闯，我就叫保安了！e.先生，您预约了吗？请从以上5个选项中找出合适的回答，
27、并说明其理由。标准的正确答案是b。a的不妥之处在于：第一，你在没有弄清对方来历之前，你实际泄露了“老板在公司”这样一个信息给对方；在这样一个复杂的商业社会里，你就是透露这么一点信息，也有可能被竞争对手所利用。所以，秘书在接待那些来历不明的客人的时候，在未弄清对方的真实身份之前，一定不要透露任何本公司领导人的信息给对方。第二，正因为对方来历不明，所以，你说有什么事跟你说是非常错误的。假如对方是有非常重要的信息要透露给老板的话，他跟你说合适吗？年轻的秘书往往不知道自己真正的身份。c显然不妥。对于一般的客人来说，你请他登记是合乎礼貌的。但是，对方如果不是“一般的”客人，不跟你讲规矩，那你也不能你的规
28、定来硬性约束客人。这是缺乏随机应变能力的典型表现。d则更可笑了。在没有弄清对方身份之前就叫保安，就不怕砸了自己的饭碗？这种不动脑筋的人严格地说不应该来当秘书。e也是一种自作聪明的做法。也许对方通过手机或其他方式预约了，也许没有预约，总之，不管人家预没预约，人家已经到了你们公司了，还问人家预约没预约，都没有任何意义了。来的都是客，你都得接待。所以，你问人家“您预约了吗？”实际上是告诉对方我不欢迎你。人家不请自来，在现代文明社会里的确是种不讲礼貌的表现，但你不能用不讲礼貌的方式应对人家；你的身份是秘书，你代表的是上司，你的行为反映出上司的品味和修养。b之所以是合适的，它反映出秘书的修养。你第一次问
29、对方姓名他不告诉你，你彬彬有礼地第二次问对方：“请问先生您是”这就等于给对方制造了第二次自我介绍的机会。不管对方是什么身份，作为一个有起码教养的人，在这种情况下，他都会告诉你他的身份。这样，你可以根据他的身份和目的釆取相应的接待办法。如果你第二次问他他还不告诉你身份和来意，就说明来者缺乏起码的教养。在这种情况下，你可以釆取叫保安等措施。本题的关键：精诚所至，金石为开。场景六：秘书的忠告一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止
30、我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！信的内容大致是这样。老板命令秘书立即将信打印寄走。对于老板的命令，秘书现在有以下四种行为：a.“好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。b.如果将信寄走，对公司和老板本人都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板这样说：“老板，这封信不能发，别发算啦！”c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信进
31、给已经心平气和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？”作为秘书，你认为以上4种行为，哪种行为最正确，哪种行为最恶劣？(这是美国辛辛那提大学乔治古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题。)正确的答案是d。a对于老板的命令忠实和坚决，作为秘书的确需要这种品质，但是仅仅具备“忠实和坚决”，对于秘书来说，仍然是一种失职。b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它和后面的c行为一样超越了秘书的权限，所以是不正确的。c从秘书是老板的助手这个角度来看是可取的，但是，秘书干预老板的最后决策，就是一种越权行为。d是正确的。理由如下：老板也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制
32、的时候。当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老板征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。乔治教授认为c最恶劣：作为一个公司的老板，老板有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老板也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老板的真实的思想和感情之前，秘书作为老板的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人
33、。本题的关键:有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。二、秘书每天都在做些什么秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司的总经理办公室已经工作了2年，顶头上司是公司副总，美籍华人，负责公司销售。8：40到达自己的办公室8：45打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品9：00上司到办公室9：15为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人9：30有
34、传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复9：45邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人10：00接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等等10：30接待客人，给客人沏茶等11：40上司外出，将上司交待的文件打完12：00午休13：00回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等13：10上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用14：00根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件14：30招待客人，给沏茶15：25回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）15：30为公司司务会准备咖啡16：00帮总经理办公室主任的
35、信写好之后，写好信封，并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司17：30上司出门办事，整理未完成的文件18：00下班除此以外，秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、打扫秘书办公室、给会议准备茶水等。三、秘书在公司起什么作用从上面的例子可以看出，给企业领导人配备秘书就是协助他们处理一些日常杂事；其实，不只限于企业的领导人，就是一般的社会组织的领导人也需要配备秘书；之所以要给领导人配备秘书，就是减少他们在决策过程中受到的干扰。领导人在处理各种问题的过程中，都常常被迫作出各种明确的决策，而这些决策都伴随着相应的责任风险。如果没有人帮助他们
36、排除决策过程中受到的干扰，那他们的决策就不一定能做到科学而且及时。在上个世纪八十年代初期，当张瑞敏先生来到那个小电器厂当厂长的时候，工厂规模很小，而且濒临倒闭，张瑞敏先生当时可能没有秘书，也可能不需要秘书。但是，到了21世纪的今天，海尔公司的年销售额己达七八百亿元人民币，因此，张瑞敏先生现在肯定需要秘书，而且肯定不止一个秘书。可以说，当一个公司的规模还不大的时候，企业领导人的决策风险往往容易被人们忽视；随着它们的规模的逐渐扩大，领导人在决策过程中的责任风险会愈来愈明显。对于张瑞敏先生来说，现在他必须对自己的员工及员工的家属负责；作为上市公司，他必须对海尔公司所有的股民负责；不仅如此，他还必须对
37、专门经营海尔产品的批发商、零售商和供货商负责；由于海尔公司的产品己进入千家万户，因此，张瑞敏先生还必须对整个社会负责。张瑞敏先生的决策稍有差错，它就决定会决定海尔集团的兴衰与存亡。秘书在公司运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多企业里，公司内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，公司运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，就有可能造成整个公司运行的混乱。比如，秘书为了个人目的晚传“圣旨”甚至假传“圣旨”，就有可能损害整个公司的利益。四、秘书到底是什么那么，秘书到底是什么？首先我们不妨
38、来看一个这样的例子。下个星期要开董事会了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司作决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人骑瞎马，而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话通知一下从这个例子可以看出，作为公司
39、的秘书主要有两项工作，一项工作就是协助上司收集决策所需的信息。有了正确的信息，上司在决策过程中还要有一个平和的心态，所以，秘书的另一项工作就是帮上司排除在他决策过程中的各种干扰。上司也是人，他们的情绪也容易受外界的影响。如果没有一个平和的心态，就很难保证决策的正确。秘书是什么？秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人。五、如何划分秘书的职责范围在实际工作中，许多秘书从为上司出谋划策，到帮上司接送上幼儿园的孩子，似乎什么都要管，俨然一个“管家婆”，因此一些秘书对此颇有微词。那么，到底有哪些工作是秘书应该做的，哪些事情不应划入秘书工作的职责范围呢？不仅在那些管理水平较高的企业，就是在现在的各种秘书学
40、教科书中，也似乎是仁者见仁，智者见智。作为一种正式的社会职业，自然需要对秘书的工作内容和职责范围有个明确而又科学的界定。如果单从工作内容来看，秘书工作似乎包罗万象，对它的职责范围难以界定。如果如果从“秘书是为上司创造最佳决策环境的人”这个定义出发，对秘书的职责范围进行划分似乎又不是一件很难的事了。上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。所谓良好的“硬环境”，就是指上司办公室要做到整洁与舒适，上司在决策时不受外界的影响和干扰，能保持一个良好的决策心态；所谓良好的“软环境”，是指上司在决策过程中，有充分和正确无误的决策信息，因而能做出正确而又及时的决策。因此
41、，从这个角度出发，秘书的职责范围可以划分为这几类：a.整理办公室秘书的第一件事就是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领天天都要整理自己的办公室，但是，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。然而，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系的各种工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。如果上司对秘书说：“请把某年某月某日上海分公司的资料拿来”，而秘书迟迟找不到这份资料的话，那就说明这个秘书未能为上司创造最佳的决策环境。又比如因
42、某种原因，总经理有段时间需要自己每天下午去幼儿园接儿子回家；这天下午开董事会，一直要开到晚上八点。在这种情况下，秘书应该主动地代替总经理去幼儿园帮他接孩子，以免总经理分心。b.收集信息比如你在一家较大的跨国公司做秘书，你的上司负责着公司的生产、销售、新产品开发等工作；秘书为了给他决策提供可靠的信息，要随时与承担这些工作的业务部门及有关公司联系，收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是从自己的企业收集的信息，是否准确还比较好办，要是从外面企业收集到的资料去判断就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。c.上司的保健健康是工作之本。上司没有良好的
43、体质和充沛的精力，就不能适应当今企业之间激烈竞争的要求，所以，上司身体的保健应当也是秘书工作的一项重要内容，但秘书毕竟不能完全替代保健医生的工作，主要是给上司安排好午餐。在安排午餐时，既要照顾上司的口味习惯，又要考虑上司身体的接受能力，保持营养的大致协调。领导的年纪一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血压、冠心病等；特别是在宴请的时候，对这些病有什么忌口，秘书应随时提醒领导。保健的另一方面是注意好上司的休息，因为上司的年龄一股偏高，精力不如从前，所以，在给上司安排工作日程时，要充分考虑他们的休息时间。六、上司用什么标准选择秘书a.看起来舒心领导人在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的
44、喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须让上司看着舒服，当然包括这就要求秘书有姣好的身材、脸蛋和肤色。这个看着“舒服”并不一定是特别漂亮，但它还要求你的衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。作为秘书，你要给上司一个良好的第一印象，除了容貌之外，包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等在内，都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有直接关系，但遗憾的是，即使你的内在品质非常优秀，你给上司的第一印象仍是由你的外貌决定的。上司决定是否选择你做秘书，往往又取决于你给他的第
45、一印象。当然，如果你只给上司留下好感，还不足以让他放心把工作交给你。b.带在身边放心光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否诚实与忠诚。你只有让上司信得过你，你才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是一个普通的文员。为什么秘书一定要让上司感到放心呢？因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息，甚至有可能参予对这些信息的处理，因此，你必须让上司对你放心。作为秘书职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候是由于她们的疏忽造成的，如被人盗走机密，或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此，秘书要小心慎言。另外，一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的人也很难让上司放心让她作自己的秘书。c.用起来省心只有当上司对秘书感到放心之后，他才会根据你的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为上司名副其实的助手。那么，要具备什么条件才能让上司用起来省心呢？第一条就是经验丰富。一个有能力的秘书，无论遇到什么、在什么时候和该怎么处理，都能从公司的全局出发考虑问题。如果秘书不能正确地理解上司的意图，就抓不住