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1、精选优质文档-倾情为你奉上销售业务内部控制实施细则（制剂）第一章 总则第一条 本实施细则所称销售，是指各公司出售商品、收取款项等相关活动。第二条 公司销售内部控制涵盖销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务、会计系统控制等环节。第三条 本业务细则主要针对制剂销售业务的内部控制实施。第四条 控制目标包括：一、销售计划科学、合理并经有效批准。二、客户开发有序、信用管理规范。三、价格制定合理，兼顾利润与市场竞争力。四、合同经过适当、有效的审批，保障公司利益。五、发货流程完善，货物安全保证。六、加强收款控制，防止货款损失。七、信息沟通有效，提高客户满意度及忠诚度。
2、八、会计控制有效，账务处理及时、准确。第二章 控制职责第五条制剂销售总经理职责一、审批销售管理规章制度、公司信用政策以及客户信用等级标准。二、组织编制产品营销战略及产品年度销售政策、制度、目标以及费用预算等实施计划，并部署落实，确保经营目标的实现。三、审批销售价格、赊销及折让政策，批准销售计划及销售预算。四、审批公司销售合同格式，并审批销售合同，确保其及时履行。五、审批出差费用、市场开拓费、展会预算费等。六、拓展营销网络并进行有效维护，开展产品宣传。七、了解市场需求，收集国际国内医药市场情报和信息情报，组织信息汇总分析，与研究院、制剂事业部交流、沟通。八、促进产品销售资金回笼，提高资金利用率。
3、九、建立、健全客户管理和服务系统，提高顾客满意度。十、负责建立、维护政府相关部门和专家关系。十一、负责制剂产品驻外办事处、经营部的业务指导工作。十二、对下属进行系统培训，并进行工作绩效考核。第六条制剂销售总监职责一、制定、审核公司销售管理规章制度、考核办法、公司信用政策，并报批实施。二、制定、审核、实施年度营销计划（销售目标、销售预算等）。三、制定、报批并实施销售政策、价格政策和激励政策。四、制定、实施每月销售价格、赊销及折让政策等。五、负责公司企业形象和产品品牌的推广及会展工作。六、建立健全制剂营销体系，积极拓宽产品销售渠道。七、审核客户信用等级标准，了解客户要求与付款情况，负责客户档案的建
4、立和管理工作，做好客户的维护与协调，八、管控销售过程如订货、发货、收款、退货、对账等，确保资金回笼，控制逾期货款的发货，避免销售风险。九、审核公司销售合同的评审工作，审查销售合同、督促下属相关人员执行与跟踪，执行完毕及时存档。十、做好产销调研等协调工作。十一、制定并落实本部门人员的培训计划，组织培训销售技巧，提高销售人员素质。第七条销售员职责一、制定本区域销售实施计划，按法律法规及公司销售管理规章制度，努力完成公司下达的销售目标。二、做好公司产品向客户积极推广、宣传工作，建设良好的区域营销网络。三、积极拜访客户，处理好与客户关系，大力开发新客户。四、处理客户订单，并负责销售合同的谈判，根据权限
5、与客户签订销售合同。五、负责每票合同签订后的发货跟踪工作，有效管理和及时回收应收帐款。六、收集客户信用资料，协助进行客户信用调查。七、收集区域内医药市场情报、竞争产品信息，并及时上报部门领导。八、按流程规定负责做好客户投诉与退货的接收工作，协助质量部对产品的质量投诉和不良反应进行调查和取证。九、负责区域内招投标工作。十、保持和区域政府和机构的良好关系。十一、负责区域内营销队伍的建设、培训和考核。十二、做好每月总结、与下月的产品需求量，上报部门领导。第八条销售服务部职责一、内外信息的传递及落实。二、汇总销售计划与上报制造部门。三、复核销售政策中的各项费用。四、寄送样品及客户需要的公司资料等服务工
6、作。五、及时办理发货、退换货等手续，做好产品出库等的相关准备工作。六、筛选运输公司，做好货物托运工作。七、开具销售发票，输入销售系统，并把销售票据过帐传递给财务部，负责退换票。八、将回笼单分解到每个客户与业务员，月底与业务员、财务对帐，核对确认回款情况并及时催收。九、负责收回客户资料、发货回执、对帐函并存档。十、将业务合同、协议及客户资料等存档，建立客户档案。十一、做好展会及客户拜访前的资料准备与接待工作。十二、做好销售记录与台帐工作。十三、做好销售统计报表，并上报有关领导。十四、对服务质量进行监督检查。十五、负责药品监管码上传。十六、负责地区业务费结算及费用报销。十七、开具法人委托书。十八、
7、协助销售部领导做好临时安排的其它工作。第九条产品部经理职责一、协助销售总监完成年度营销方案的制定。二、负责制剂产品市场推广计划的制定。三、负责公司制剂产品推广活动的策划、组织、实施。四、协助配合各地区的招标、招商工作，以及完成医保、物价备案等相关工作。五、负责主要产品的VIP专家联络工作，开展上市后的试验工作。六、负责相关市场信息的收集、分析、研究。七、负责新上市产品的系列策划。八、负责制剂产品宣传资料的设计、制作。九、负责制剂相关品牌宣传品的策划、制作、发放和监督使用，并追踪使用效果。第十条产品经理职责一、负责查找公司产品最新的文献报道资料。二、负责制剂临床产品推广会和普药产品商业推广会的组
8、织和实施。三、负责对公司竞争产品的信息进行汇总和分析。四、负责公司市场推广管理程序的完善和维护。第十一条招标专员职责一、浏览招标平台，汇总全国各地最新招标信息。二、负责与地区经理沟通相关区域招投标信息，确定地区经理是否参加招标。三、及时跟踪地区经理对招标信息的回复。四、负责与地区经理沟通，确定公司产品的招投标相关资料准备情况和进度。五、负责向主管领导汇报地区招投标工作。第十二条申报技术专员职责一、负责首营资料及宣传彩页等资料准备和统计工作。二、负责公司产品宣传的包装领用、数量统计和核对。三、负责药品网上招商代理商的信息下载，并通知地区经理，做好统计和总结工作。四、负责公司普药推广会的礼品发放工
9、作。五、负责统计各地区产品走势和各品种的销售情况六、负责公司制剂产品的市场分析和调查。第十三条财务总监或财务部经理职责一、参与销售政策及营销方案的审核与讨论。二、参与价格执行的监督管理。三、负责销售业务的会计控制。四、审核公司信用政策及客户信用等级标准。五、审核销售发票以及退货凭证六、审核出差费用的报销。七、审核业务交待费与业务提成费。结算销售返利。八、审批付款申请，审核会计付款凭证。九、审核应收账款账龄分析表十、审核坏账准备的计提。第十四条销售会计与应收款主管岗位职责一、核算销售收入以及销售费用。二、登记销售入账及应收账款。三、处理有关票据，报销有关费用。四、核对财务系统应收账款与销售系统应
10、收账款。五、每季发函与客户核对往来款项。六、负责对应收帐款帐龄进行分析，对销售价格与成本差异的分析。七、计提坏账准备，并登记核销坏账。八、定期盘存仓库库存量。九、结算销售业务提成。第十五条出纳的职责一、向银行取回货款回单，接收承兑汇票与现金的办理，输入销售系统。开据收款收据。二、按规定付款并提供汇款明细。三、办理货物退款事宜，保管应收票据等相关凭证。四、审核差旅费、接待费及邮寄费，保管好票据并做好付款工作。第十六条质量部职责一、负责质量目标管理体系的开发与实施。二、负责成品出库前的质量检验工作，合格后出具质量分析报告单，并放行。三、负责客户所需的样品、对照品的包装工作。四、开展投诉产品的内外部
11、调查，填写调查报告，并给出处理意见。五、负责退回产品的检查、检测，并把结果报告相关部门。六、处理客户对质量问题的投诉，找出原因报告给相关部门，并做记录存档。七、负责发放顾客满意度调查表，由销售部向客户收回后，质量部计算出结果存档。八、负责药品不良反应的记录、调查、取证工作，上报药品不良反应监测中心，并上报公司领导。九、对制剂销售部门的GMP管理工作进行指导和监督。十、制定和批准与制剂产品销售相关的质量管理文件。第十七条制造部职责一、负责制剂产品生产计划的制定和生产，保证库存量。二、按客户要求的规格对产品进行换包装处理。三、按照质量部意见处理投诉产品、退货产品。四、提供销售需要的产品的生产信息。
12、第十八条公司车队一、根据销售部报告货物数量安排车辆运送。二、负责查验外来车辆运输资质，确保运输条件满足产品的需求。三、确保运输过程的可追溯性。四、药品运输运费结算。五、出差自备车审核。第十九条仓管员职责一、核对销售发货凭证与货位或储存区的产品是否相符。二、办理产品出库、入库手续，并负责产品出库。三、接收清点退回的产品数量，并把销售部接收的退货相关资料表格传发质量部。四、出库装货前，负责对装货车辆进行检查。第三章 控制措施第一节 销售计划管理第二十条销售部应根据发展战略和年度生产经营计划，结合实际情况，制定年度销售计划。第二十一条销售员根据本区域市场需求在当月14日前提出下月销售计划。第二十二条
13、全国代理商根据市场需求在当月14日前提出下月销售计划。第二十三条销售服务部对销售员和全国代理商提交的销售计划进行汇总，经销售总监审批后报制造部。第二十四条制造部根据销售计划编制生产计划，编制物料采购计划。第二十五条销售部每月对销售计划的实施情况进行分析与考核。第二十六条销售计划变更或撤销一、销售计划变更或撤销，销售员或者全国代理商填制“计划变更或撤销通知单”报销售服务部。二、销售服务部接到“通知单”，交销售总监审批后，报制造部。三、制造部调整生产计划并通知车间和采购部。第二节 客户开发与信用管理第二十七条客户开发一、销售部研究目标市场，确定目标客户，收集客户资料。二、销售部对收集的客户资料进行
14、充分了解和分析，初步掌握客户情况。三、销售部实地对客户进行考察，了解客户规模和经营状况，确认客户资信。第二十八条客户资质审查一、审查机构：销售部、质量部、销售服务部。二、审查指标：1药品批发企业（零售、连锁）：营业执照、药品经营许可证、GSP证书、法人委托书、联系人身份证、上岗证复印件加盖公章。2医疗机构：营业执照（营利性）及医疗机构执业许可证复印件加盖公章。三、审查结论：1销售服务部向销售总监提交“客户资质审核表”（附客户资料），总监审批后可发货。2已审核的“客户资质审核表”（附客户资料）用于GMP认证和客户审计。第二十九条客户信用评估一、评估机构：销售部、财务部、运营监管部二、评估指标和要
15、求：1信用额度销售预算金额/销售预算期间信用等级下的付款期或约定控制的付款期。2每年对现有客户的信用进行一次评估，并向客户发送信额度确认函。三、评估结论：建立客户信用档案，关注重要客户资变动情况，不断更新客户信用档案，防范信用风险。第三十条客户日常管理一、客户的资质审查标准更新时，由销售服务部负责告知销售员。二、销售员告知客户提供符合新标准的资质材料。三、当取消或淘汰客户时，销售员接到服务部通知后，及时告知客户，并说明原因和理由。四、具有以下情况时不得批准或应取消合格客户的资格：1客户提供的资质材料不全的。2非质量原因，恶意拒收的。3非质量原因，恶意退货的。4存在超期应收账款的。第三节 销售价
16、格管理第三十一条根据不同产品的招标价格、定价策略及不同客户的营销目标，综合产品成本、市场状况及竞争对手等多方面因素，确定产品的价格并报主管领导审核批准。机构成员一般情况下可由销售、采购、生产、财务、技术等部门的负责人组成。第三十二条准确掌握市场信息，在定价以前，要尽量掌握客户及竞争对手的情报资料，并对其进行分析研究，为制定综合性的定价方案做好准备。第三十三条新产品、改良产品应由产品管理部门、生产部门或其他部门累计成本后再予以估价。第三十四条为防范有关人员任意调价或与客户串通舞弊，销售服务部依据批准执行的价格政策审核发货申请单和销售合同上的价格。第三十五条销售总监对销售服务部开出的发货单进行审批
17、。第三十六条销售总监出差期间，指定专人审批发货，差后对代批的发货单进行复审。第三十七条对于不符合价格政策的发货申请，销售服务部应通知销售员，销售员向销售总监提交价格变动申请，总监审批后上报主管副总批准，产品部备案，销售服务部执行。第三十八条客户要求变更价格时，销售员应向销售总监提交价格变动申请，总监审批后上报主管副总批准，产品部备案，销售服务部执行。第四节 销售合同管理第三十九条合同印制。合同条款和样式必须经过公司法律顾问审核，销售副总批准，销售服务部提请采购部印制。第四十条合同领用。销售员填写合同领用申请单，销售总监审核，销售副总批准后，在销售服务部处领用，销售服务部做好合同领用记录。第四十
18、一条签订合同。签订合同除法人外，其他需授权，未经授权或超越授权由行为人承担法律责任。第四十二条销售业务原则上要求签订公司拟定的标准合同。非本公司合同版本，应报销售总监审核。以下业务必须签订合同：一、非现款业务。二、其他约定。第四十三条合同使用。销售服务部接到销售员的发货申请单和合同时对合同审核。所有合同均须报销售总监审查。第四十四条其他内容参照合同管理内部控制实施细则。第五节 销售过程管理第四十五条销售员应建立销售台账，记录每一笔业务，并对照销售计划，检查销售业务进度。第四十六条销售员对于销售业务的管理要分轻重缓急，保证销售计划在预期内完成。第四十七条对于未能在销售预期内完成销售计划的，销售员
19、应在月总结中做出详细的说明，并落实下一步工作的开展，销售总监负责监督检查。第四十八条非现款销售业务应签订销售合同，客户收货后在出库回执上签字盖章；现款业务应审查是否货款入账。第四十九条特殊药品销售，销售员应办理好相关销售手续（特殊药品销售许可证、销售合同、收货人身份证明、收货人签字模板、制剂出库登记表、出库回执签字盖章）。第五十条销售员申请委托书，应填写“法人委托书申请单”，销售总监批准，销售服务部开具。第五十一条剧毒品、易制毒品的销售，参照剧毒化学品管理制度、易制毒化学品管理制度执行。第五十二条产品出库定义：是指经过原材料购进、车间生产、质量部检验合格的库存成品出库。产品出库的条件：发货申请
20、单、合同、汇款底单、抽检、返工。第五十三条仓库管理员应根据销售服务部开出的出库单，对出库产品的数量、批号进行核对，检查运输车辆是否符合药品运输条件，销售服务部内勤在货位卡上签字后放行。第五十四条特殊药品出库时，仓库管理员在核对数量、批号后，在“制剂出库登记表”上签字确认。第五十五条退货定义：因质量原因召回的、运输过程中因外包装破损被拒收的药品。第五十六条程序一、主动召回：是指本公司据药品不良反应监测收集的信息，以及其他信息进行分析，对可能存在安全隐患的药品，按质量管理程序进行调查评估，发现产品存在安全隐患的，公司决定召回。药监部门对企业的召回报告进行审查评估后，决定重新召回或者扩大范围的召回。
21、二、责令召回：是指药品监督管理部门经过调查评估，认为药品存在安全隐患，药品生产企业应当召回药品而未主动召回的，责令药品生产企业召回药品。三、药品安全隐患评估。企业质量管理负责人、质量受权人、生产部门负责人、销售部门负责人、仓库和物流的相关负责人、财务部门负责人、QA负责人对药品隐患进行评估。四、运输过程中外包装破损拒收的药品。依照公司质量部制定的产品退货规定办理。需办理更换包装的，销售员填写“标签领用审批单”。五、如因质量问题、运输过程中外包装破损等造成退货，必须按产品质量投诉处理程序及规定执行，经质量部确认、销售部经理同意后方可退货。六、因各种特殊原因退回的产品必须填写退货通知单和退货审批单
22、，由经办人签字，于一个工作日内交给部门经理和销售部经理审批，由销售助理送达仓库管理员，并建立退货台帐。七、销售助理按退货单录入要求输入电脑，以便帐务处理，并手工开具退货单，销售助理做完帐后上交财务。销售员当月同财务、销售助理做好帐务处理工作，如当月来往帐目未冲销，销售员要承担当票金额的5%。第五十七条销售发票一、现款业务，要求销售员在提交发货申请单时填写好发票申请单，销售服务部在发货后3日内开出发票。二、非现款业务，应收账款到期前，销售员提交发票申请单，销售服务部3日内开出。三、销售服务部将开好的发票和发票回签单邮寄给销售员，销售员仔细核对包括品名、数量、规格、单价、金额等信息，无误后，登记台
23、帐，并在发票回签单上签字。四、销售员将发票回签单交回或邮寄回销售服务部，服务部核对和统计发票回签单情况，报销售部总监。五、由于过期未认证、客户更名未寄回开票资料而引起的退票，对销售员处以50元/份的罚款，并承担由此产生的损失。六、发票遗失。自开出发票之日起三个月内发票遗失的，由客户提供证明（货物名称、数量、单价、金额、开票时间、遗失时间、如何遗失），证明在三个月内寄回公司，由公司财务部在公司所在地税务局办理“已抄税证明”，此证明可做发票使用。超期无法办理。七、发票重开。1当月可直接办理。2次月至三个月内的，客户在所在地税务局办理“发票重开证明”，将证明原件和发票一起邮寄给销售服务部，财务部办理
24、。3无证明，超期的，均无法办理。第六节 收款第五十八条编制收款计划。销售员根据每月的销售计划编制收款计划，报销售部总监审核。第五十九条收款形式以公对公银行汇款和承兑汇票为主，严格控制现金交易，杜绝汇入个人账户，一经发现，以挪用公款论处。第六十条现款业务，销售员要时刻关注货款到帐情况，保证公司货款安全，因工作失误造成呆死账的，销售员负全额赔偿责任。第六十一条非现款业务，销售员在合同约定的期限内，按时收回全部货款，因工作失误造呆死账的，销售员负全额赔偿责任。第六十二条非现款业务，未在合同约定的期限内收回的货款，150-180天收回货款的，按照万分之一/天罚息；大于180天收回货款的，按照万分之二/
25、天罚息。第六十三条每月15日开始，销售服务部与财务部和销售员核对上月发货和回款，25日结束，帐帐之间有差异时，应及时进行调整；存在重大差异，销售服务部应及时向销售总监汇报。第六十四条超过150天和超过180天的应收账款，销售服务部在每月对账后，向销售总监汇报。对于超过180天的应收账款，销售总监应做出评估，同时请示营销副总是否通过法律程序进行解决。第六十五条与客户对账。每年进行一次，半年结束后的第一个月10日前，财务部发出对帐函，至发出对帐函一个月内，销售员将对好的加盖财务章的对帐函交回服务部登记，原件交财务部。不能收回的对帐函，对销售员处以50元/份的罚款。一、销售服务部整理需要对账的客户清
26、单，交财务部。二、财务部提供对帐函和对账明细，并交服务部登记。三、服务部将对帐函和明细交给（省内）和邮寄给（省外）销售员。四、服务部登记收回的对帐函，复印备份，原件交财务部。第六十六条销售员未与客户对账，或者对账后未取得有效凭据，应收账款超过诉讼时效，货款无法收回的，由销售员承担所有经济损失。第七节 客户服务第六十七条做好客户售后服务工作，提高客户满意度和忠诚度。一、销售员负责与客户进行业务沟通，解答往来中客户关于产品销售的所有疑问。二、建立产品质量管理制度，加强销售、生产、研发、质量检验等相关部门之间的沟通协调；三、在发生产品召回时，销售员应根据公司质量部安排与客户进行沟通协调，处理召回相关
27、事宜。四、发生质量投诉时，接收者应首先填写“制剂销售公司产品质量投诉表”，详细记录投诉内容，同时按照“产品质量投诉处理程序”做进一步的处理。五、发生药品不良反应时，接收者应根据质量管理程序“药品不良反应报告程序”处理。六、销售服务部应按照客户要求组织发货，并保证药品的运输安全。七、完成公司“客户满意度”质量管理目标，达到质量管理规范的要求。第八节 会计控制第六十八条会计系统控制是指利用记账、核对、岗位职责落实和相互分离、档案管理、工作交接程序等会计控制方法，确保企业会计信息真实、准确、完整。会计系统控制包括销售收入的确认、应收款项的管理、坏账准备的计提和冲销、销售退回的处理等内容。第六十九条财
28、务部对销售、发货、收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、款项收回等情况，确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。第七十条销售服务部在开具发票时，应当依据发货审批单与出库单等开具销售发票。销售发票应遵循有关发票管理规定执行。销售发票应以邮寄的方式直接寄购货单位。发票寄出后应通过不同的方式确认对方是否收到。第七十一条财务部在销售票据齐全的情况下，按照会计核算办法及时、准确地编制记账凭证。将发票申请单、出库单、专用发票等支持性凭证附在记账凭证后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。第七十二条建立应收账款清收核查制度，销售部门、财务部门应
29、定期与客户对账，并取得书面对账凭证，对账凭证应当整理归档。第七十三条财务部应于每年下半年根据销售服务部提供的客户明细，提供对帐函和对账明细，与客户进行对账，核对“应收账款”余额是否跟公司余额一致。第七十四条财务部对于可能成为坏账的应收账款，应当按照会计准则规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。确定发生的坏账，应当查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。公司核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外资金。第七十五条根据营销方案，以每季度结算一次做好业务提成结算与发放工作。第九节 后评估第七十六条销售部门每季度一次对各片
30、区业务开展评估活动，如市场现状、市场开发进展、销售价格、产品质量、合同签约与履行等情况进行评估和综合分析，及时发现销售薄弱环节，提出建议和下一阶段的控制目标，优化销售流程。第十节 销售档案管理第七十七条销售档案信息包含范围：一、客户首营资料、信用评估资料。二、“发货申请单”、“价格”、“招标”等销售过程记录与文件。三、销售协议、合同。四、销售记录。五、销售计划及执行资料。六、与客户日常业务往来信函资料。七、销售市场分析表等资料。八、产品成本变化及价格变化。九、对帐函。第七十八条销售档案保管期限：一、长期保管的资料：发货申请单、合同、协议、对帐函，招投标资料。二、保存期三年的资料：价格、销售记录、销售计划和执行资料、与客户日常业务往来信函资料、销售市场分析表等资料、产品成本变化及价格变化。专心-专注-专业