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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流应用手册.精品文档.利用窗体控件快速构建Excel动态图表Excel中的窗体控件功能非常强大，但有关它们的资料却很少见，甚至Excel帮助文件也是语焉不详。本文通过一个实例说明怎样用窗体控件快速构造出动态图表。假设有一家公司要统计两种产品(产品X，产品Y)的销售情况，这两种产品的销售区域相同，不同的只是它们的销售量。按照常规的思路，我们可以为两种产品分别设计一个图表，但更专业的办法是只用一个图表，由用户选择要显示哪一批数据即，通过单元按钮来选择图表要显示的数据。为便于说明，我们需要一些示例数据。首先在A列输入地理区域，如图一，在B2和C2分别
2、输入“产品X”和“产品Y”，在B3:C8区域输入销售数据。图1一、提取数据接下来的步骤是把某种产品的数据提取到工作表的另一个区域，以便创建图表。由于图表是基于提取出来的数据创建，而不是基于原始数据创建，我们将能够方便地切换提取哪一种产品的数据，也就是切换用来绘制图表的数据。在A14单元输入=A3，把它复制到A15:A19。我们将用A11单元的值来控制要提取的是哪一种产品的数据(也就是控制图表要描述的是哪一批数据)。现在，在A11单元输入1。在B13单元输入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它复制到B14:B19。OFFSET函数的作用是提取数据，它以指定的单元为参照，偏移指定的行
3、、列数，返回新的单元引用。例如在本例中，参照单元是A2(OFFSET的第一个参数)，第二个参数0表示行偏移量，即OFFSET返回的将是与参照单元同一行的值，第三个参数($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函数将检查A11单元的值(现在是1)并将它作为偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函数的意义就是：找到同一行且从A2(B2)偏移一列的单元，返回该单元的值。现在以A13:B19的数据为基础创建一个标准的柱形图：先选中A13:B19区域，选择菜单“插入”“图表”，接受默认的图表类型“柱形图”，点击“完成”。检查一下：A13:B19和图表是否确实显示了产品X的数据；如果没有
4、，检查你是否严格按照前面的操作步骤执行。把A11单元的内容改成2，检查A13:B19和图表都显示出了产品B的数据。二、加入选项按钮第一步是加入选项按钮来控制A11单元的值。选择菜单“视图”“工具栏”“窗体”(不要选择“控件工具箱”)，点击工具栏上的“选项按钮”，再点击图表上方的空白位置。重复这个过程，把第二个选项按钮也放入图表。右击第一个选项按钮，选择“设置控件格式”，然后选择“控制”，把“单元格链接”设置为A11单元，选中“已选择”，点击“确定”，如图二。图2把第一个选项按钮的文字标签改成“产品X”，把第二个选项按钮的文字标签改成“产品Y”(设置第一个选项按钮的“控制”属性时，第二个选项按钮
5、的属性也被自动设置)。点击第一个选项按钮(产品X)把A11单元的值设置为1，点击第二个选项按钮把A11单元的值设置为2。点击一下图表上按钮之外的区域，然后依次点击两个选项按钮，看看图表内容是否根据当前选择的产品相应地改变。按照同样的办法，一个图表能够轻松地显示出更多的数据。当然，当产品数量很多时，图表空间会被太多的选项按钮塞满，这时你可以改用另一种控件“组合框”，这样既能够控制一长列产品，又节约了空间。另外，你还可以把A11单元和提取出来的数据(A13:B19)放到另一个工作表，隐藏实现动态图表的细节，突出动态图表和原始数据。Excel中快速输入有规律的数据有时我需要大量输入形如“340500
6、2005XXXX”的号码，前面的一长串数字(“3405002005”)都是固定的，对于这种问题，用“自定义”单元格格式的方法可以加快输入的速度：选中需要输入这种号码的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图)，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入:34050020050000，确定返回。以后只要在单元格中输入“1、156”等，单元格中将显示出“34050020050001、34050020050156”字符。注意:有时，我们在输入6位的邮政编码时，为了让前面的“0”显示出来，只要“自定义”000000格式就可以了。Ex
7、cel中利用替换功能批量输入难输的字符有时候，我在一份表格中要多次输入某个特殊符号(如“”)，每次切换软键盘，非常麻烦。我们可以用替换的方法来加快输入的速度：先在输入需要特殊符号的地方输入一个字母(如“z”)，表格整个输入完成后，按下“Ctrl+H”组合键(或执行“编辑替换”命令)，打开“查找和替换”对话框(如图)，在“查找内容”中输入上述字母“z”，在“替换为”中输入特殊符号“”，按下“全部替换”按钮就行了。Excel中快速输入平方和立方符号我们在输入面积和体积时，经常要输入平方(上标2)和立方(上标3)。在Excel中输入这两个上标，有一个非常简便的方法：在按住Alt键的同时，按下小键盘上
8、的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”。注意：在按住Alt键的同时，试着按小键盘上的一些数字组合(通常为三位)，可以得到一些意想不到的字符(例如Alt+137、Alt+177等)。在Excel单元格中输入分数的技巧我们发现，在Excel单元格中输入“三分之一(1/3)”等分数时，确认后变成了“1月3日”。如果确实需要输入分数，请这样操作：在分数前输入“0”，再按一下空格键(此为关键)，接着输入分数(例如“0 1/3”)就行了。注意：如果输入类似“9 1/4”结构形式的数据，我们在编辑栏中看到显示为“9.25”，可以直接参与函数计算。在一个Excel单元格内输入多行内容有时候
9、，我们想在一个Excel单元格中输入多行内容，可以根据不同情况选择下面的方法来实现：方法一：如果有大量的单元格需要这样做，采取此种设置格式的方法：选中需要这种格式的单元格，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图)，切换到“对齐”标签下，选中“自动换行”选项，确定返回即可。以后，在此类单元格中输入超过列宽的字符时，系统自动按列宽分多行进行排列。方法二：如果只有少量单元格需要这样做，采取此种手动的方法来实现：在输入过程中，需要换行时，直接按下“Alt+Enter”组合键，继续输入就可以了。注意：如果已经将数据全部输入完成了想换行，只要将光标定在换行处，按下上述组合键即可。Excel
10、中快速复制四周单元格的数据如果你经常要将上(左)行(列)单元格的数据复制输入到下(右)行(列)对应的单元格，那么，下面的一组技巧对你肯定适用:选中下面的单元格，按下“Ctrl+(单引号)”或“Ctrl+D”组合键，即可将上面单元格中的内容复制到下面的单元格中来;选中上面一行及下面一行或多行单元格区域，按下“Ctrl+D”组合键，即可将上面一行数据复制到下面一行或多行对应的单元格区域中;选中右侧单元格，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧单元格中的内容复制到右侧的单元格中来;选中左侧一列及右侧一列或多列单元格区域，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧一列数据复制到右侧一列或多列对应的单元格区
11、域中。Excel电子表格也能做成EXE可执行文件有读者在我们频道读编交流的主题社区发帖询问能不能将Excel电子表格文件转换成可执行文件（该帖地址： XCell Compiler，可以点击此处下载30天试用版。试用版除了有使用期限之外，功能与正式版完全相同。DoneEx XCell Compiler是目前可以搜索到的唯一能够将微软的Excel电子表格文件(*.XLS)转换成EXE可执行文件的工具软件。在转换时，能够隐藏原工作簿中的公式和以及将XLA插件嵌入到生成的文件中。XCell Compiler也允许用户以图片的形式将公司名称或者商标用作最终生成的可执行文件的启动画面(Splash Scr
12、een，或称为“闪屏”)。Excel工作薄制作者经常会面临这样的问题：竞争者会对其工作簿的逻辑感兴趣并可能拷贝该工作簿 最终用户可能会意外地破坏XLS文件的内容从而造成错误的结果 因为微软的Excel公式对任何人都是透明的所以无法保护象“公式”这样的商业秘密，即使这些机密已经由Excel公式保护起来，也不能避免某些人使用专门的密码获取工具将其轻而易举地破解 使用微软Excel固有的功能无法创建便于分发的文件包 在最终用户的计算机上分发与安装微软Excel插件比较麻烦DoneEx XCell Compiler帮助Excel工作薄制作者避免了以上问题，可以使用该软件创建出一个独立运行的可执行文件，
13、文件内不再显示公式，其它打开此文件的用户无法复制工作簿的结构，也无法查看里面的公式。不过，生成的可执行文件仍会依赖Excel环境，也就是说，如果要使用该软件，或运行其所生成的EXE文件，计算机中必须已经安装微软的Excel。Excel 2000及以后版本都可以使用DoneEx XCell Compiler。DoneEx XCell Compiler安装后，会在Excel中添加一个菜单和一个工具栏。可以启动Excel后使用它；也可以从Windows的“开始”菜单“程序”项中找到“DoneEx”中的“XCell CompilerClick to Start”并单击，也可以启动Excel，这时会打开
14、一个例子工作簿“Sample.xls”，如图1所示。注意图1中选中的是一个包含公式的单元格，稍后转换完毕再查看这个单元格，会发现不再显示公式。图1 打开一个例子工作簿我们练习一下将这个工作簿转换为可执行文件。单击“DoneEx”菜单中的“XCell CompilerCompile”命令，或者单击“DoneEx”工具栏中相同的命令，会出现如图2所示的对话框，提示可以试用30天，如果希望30天后继续使用则单击“Register Now”按钮购买该软件。图210秒后，该对话框右下方会出现一个“Close”按钮，单击该按钮，打开如图3所示对话框。在该对话框中的“File Type”右侧选择要转换的文件
15、类型，可以是EXE可执行文件，也可以是ZIP压缩文件。在“Target Path”右侧选择目标路径，在“Splash Image”右侧可以设置启动画面所用的图片文件。如果选中下方的复选框“Make read-only workbook”，则制作只读工作簿。单击“Compile”按钮开始转换。图3转换完毕，找到并双击生成的可执行文件，打开该工作簿，可以看到外观与原来的工作簿完全相同，但如果选中与图1相同的单元格，则会发现公式被隐藏了，只显示出结果52。图4Excel中用快捷键或公式快速输入日期时间选中相应的单元格，按下“Ctrl+；”组合键，即可输入系统日期；按下“Ctrl+Shift+；”组合
16、键，即可输入系统时间。注意：当然，如果希望输入的日期或时间随系统日期或时间改变而改变，请在单元格中输入公式：=TODAY()或=NOW()。Excel中快速输入与上方单元格相同的内容Excel中，如果需要输入的文本，在其上方的单元格中已经输入过，可以用下面两种方法来快速重复输入：方法一：选中单元格后按“Alt+”组合键，即可打开一个列表，然后通过方向键选择输入即可。方法二：鼠标右键单击需要输入数据的单元格，在随后弹出的快捷菜单中，选择“从下拉列表中选择”选项，打开上面数据列表，选择输入就行了。注意：以上两种方法所建立的列表数据，建立到上方出现空白行为止。Excel中限制数值的可输入位数由于身份
17、证号码多达15或18位，输入起来容易出错，同样可以通过设置“数据有效性”，当输入的位数不对时，给出提示：选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，打开“数据有效性”对话框，在“自定义”“公式”下面的方框中输入公式:=OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)=18)，并设置一个“出错警告”(如图1)，确定返回。这样，但输入的号码位数不正确时，系统会给出提示(出错警告设置的内容，如图2)。注意:如果将此公式与避免在Excel中输入重复数据的方法介绍的公式结合起来使用，就更方便了。结合后的公式是:=AND(COUNTIF(D:D,D2)=1，OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)
18、=18)避免在Excel中输入重复数据的方法在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入:选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。在Exce
19、l中限定可输入数值的范围学生的考试成绩通常位于0100之间，在用Excel登记学生的成绩时，为了防止出错，我们可以设置一个范围：选中保存成绩的单元格区域，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“小数”选项，然后在下面分别输入最小值(“0”)和最大值(“100”)；切换到“输入信息”标签中，设置提示信息；切换到“出错警告”标签下，设置出错提示及处理方法。全部设置完成后，确定返回。以后再输入成绩时，当输入的成绩不在0100之间时，系统会给出相应的提示(见图)，并拒绝接受录入的数值。注意：不进行“输入信息”和“出错警告”设置，不影响此有效性
20、的使用。Excel 2003数据隐藏小技巧我们给大家介绍Excel 2003中单元格内容、行列、工作表的隐藏方法。隐藏单元格内容选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。再单击菜单“保护/保护工作表”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。值得大
21、家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“”，再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。隐藏行列有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例：选中“C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会
22、显示分级的1、2按钮（如图2）。重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。隐藏工作表单击“工具/宏/
23、Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHidden”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择“VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或修改了。用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。对症下药 四种方法恢
24、复损坏的Excel文档打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑，而且还不能够进行打印。这是很多朋友在处理Excel文件时都可能会遇到的一个问题，面对这种情况时，我们应该怎么办呢？出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时你不妨尝试使用一下笔者为大家介绍的以下几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。招数一：将工作簿另存为SYLK格式如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK
25、（符号连接）(*.slk)”选项（图1），然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。图1 保存为SYLK招数二：转换为较早的版本如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。招数三：打开并修复工作簿如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的“打开并修复”功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。在“文件”菜单中，单击“打
26、开”命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”即可（图2）。图2 打开并修复招数四：用Excel查看程序打开工作簿在用尽各种方法仍不能解决问题的情况下，大家不妨考虑一下使用第三方软件开展恢复工作。Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003（下载地址： ）。双击下载文件xlviewer.exe启动安装程序，然后按照说明完成安装。安装完毕，单击“开始”菜单中的“Microsoft Office Excel Viewer 2003
27、”即可启动该软件（图3），尝试打开损坏的工作簿。大家可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过“控制面板”中的“添加/删除程序”进行删除。图3 Excel Viewer但愿以上方法能够帮助你恢复损坏的Excel文件。如果无法恢复损坏工作簿中的数据，那么就需要重新创建部分或整个文档了。Excel中分类设置录入数据的下拉列表采用Excel中通过下拉列表输入重复数据的方法建立的下拉列表，如果序列太多，选择起来仍然非常麻烦，我们来分类设置这些序列吧。下面我们根据企业类型不同建立分类下拉列表:切换到“Sheet2”工
28、作表，将企业名称按其企业类型(国有、集体、私有)分别输入到不同列中。选中A列(国有企业名称所在列)，然后将光标定在“名称”栏内，输入“国有”字符(如图1)，然后按下“Enter”键确认一下。仿此操作，将B、C列分别命名为“集体、私营”。切换到“Sheet1”工作表中，选中需要输入“企业类型”的单元格区域(B2:B100)，打开“数据有效性”对话框，仿照上面“选择输入”的方法建立“国有,集体,私营”序列。再选中需要输入企业名称的单元格区域(如C2:C100)，再次打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(B2)，确定返回。以后我们填写企业名称时，
29、单击B列相应单元格，在出现的下拉列表中选择一种“企业类型”(如“集体”);再选中C列相应单元格，即可从相应类型的企业名称列表中选择到需要的企业名称(如“集体企业3”，参见图2)填入到单元格中。注意:这样分类需要有两列来完成，如果在打印时，不想打印B列，可以将其隐藏起来。Excel中通过下拉列表输入重复数据如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据(如“职称”等)，可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表，让我们来选择性输入：选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框(如图)，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项
30、，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等)，确定返回。选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素(如“助理工程师”)，即可将该元素输入到相应的单元格中。注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。巧借Excel快速把Word表格行列互换有时我们需要将Word表格的行与列进行交换(也称为表格转置)，但Word本身并没有提供现成的功能可供使用，传统的办法要不就是手工转换，要不就是通过单元格合并再拆分的方法来实现(具体方法可参考天极网文章 )。但这两种方法的操作步骤都过于烦琐，而且效
31、率也都很低。其实，我们经常用到的另一款办公软件Excel中就包含了表格转置的功能，使得我们可以直接借助Excel来转置Word表格。本文以如图1所示的一个Word表格为例，向大家介绍具体的转置方法。图11. 首先要在Word中右击表格左上角的十字标全选整个表格，然后执行右键菜单中的“复制”命令2. 接下来打开Excel，在任意单元格处点击鼠标右键，选择“选择性粘贴文本”命令，将Word表格粘贴到Excel中。如图2所示图23. 右击并复制图2中这些带有数据的单元格(记住，此步不可缺少，至关重要!)4. 然后切换到另一空白工作表中，右击并执行“选择性粘贴”命令。最后在弹出的如图3所示对话框中勾选
32、“转置”复选框后点击确定即可图35. 此时，您便会发现Excel表格中的行列已经按照我们的要求互换了，而且各个单元格的数据也分毫不差，这时再将转置好的表格拷贝回Word就行了。如图4所示就是已经转换好的Word表格，怎么样?效果不错吧。图4Excel中用内置序列功能快速输入员工姓名我们在制作公司的相关表格时，经常要输入员工的姓名，一个一个地输入(特别是有些生僻字)，太麻烦了，可以将他们制作成内置序列，然后用“填充柄”来拖拉输入：先将员工姓名输入到一列(行)连续的单元格区域中，然后选中他们，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮将其导入到序列
33、中，确定返回。以后，只要输入序列中某个员工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可输入该员工后续的姓名了。注意：序列定义好了以后，原来工作表中输入的员工姓名可以删除；此序列对所有的Excel工作簿文档都有效。在“自定义序列”标签，我们可以看到所有的“内置序列”。Excel中快速填充有规律的数据序列我们知道，在Excel中，内置了大量序列(如“1、2”、“1日、2日”等)，可以通过“填充柄”来快速输入这些内置序列：先在需要输入此序列的第一个单元格中输入序列的第一个元素，然后再次选中该单元格，将鼠标移到该单元格右下角成“细十字线”状时，按住左键向下(右)拖拉，即可将该序列后续元素输入到拖拉过的单元格中。
34、注意：如果要采取此种方法输入数字序列(1、2、3)，需要在前面两个单元格中输入前两个元素，然后拖拉填充。这种“细十字线”状态，我们通常称之为“填充柄”状态。用“填充柄”可以将单元格中的任意字符拖拉复制到下面或右侧的单元格区域中。Excel中按回车键光标不移动的设置有时，为了多次调试一个公式的运算效果，经常需要向同一单元格中反复输入不同的测试数据，根据你不同的需求，我们可以将“Enter”“固定”起来：如果只是临时需要这样做，在输入完数据后，按“Ctrl+Enter”组合键进行确认，即可查看公式的返回结果，同时活动单元格没有移动，可以继续输入数据；如果需要长时间这样做，在“选项”对话框的“编辑”
35、标签中(如图)，清除“按Enter键后移动”选项前面复选框中的“”号，确定返回就行了。教你一招：在Excel中插入Word文档有朋友发了Email询问笔者，有没有一种办法可以把Word文档插入到Excel电子表格中？回答当然是肯定的。Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用Excel中的插入对象功能，就可以很容易地在Excel中插入Word文档。下面介绍具体操作步骤。1.打开要插入Word文档的Excel电子表格文件。2.单击要插入Word文档的单元格，然后选择菜单命令“插入”“对象”。3.在如图1所示的“对象”对话框“新建”选项卡中，
36、选择对象类型“Microsoft Word文档”，并单击“确定”按钮。图1 对象”对话框4.这时有Excel中会出现一个Word文档编辑框，在里面直接输入内容，方法与在Word中编辑文档完全相同，如图2所示。图2 在编辑框中输入内容5.根据需要拖动Word文档对象四周的控点，可以调整Word文档对象的大小，也可以将鼠标移动到边缘，通过拖动改变其位置。编辑完毕可以在对象之外的单元格上单击鼠标，退出编辑状态。此时如果单击Word文档对象，则会看到四周的控点变成了圆形，可以象拖动绘图对象一样拖动Word对象的位置，及改变其大小，如图3所示，操作起来非常方便。双击该对象可以再次进入编辑状态。图3 Wo
37、rd文档对象6.除了上述新建一个Word文档对象的方法之外，可以在进行到第3步时，选择“由文件创建”，然后在如图4所示的对话框中单击“浏览命令”，找到已经存在的Word文档，选择完毕，回到该对话框，单击“确定”按钮。插入到Excel文档中的Word文档，可以随时双击打开进行编辑。图4 “由文件创建”选项卡如果希望直接使用保存在硬盘或其它存储器上的Word文档，又不希望增大Excel文档的大小，可以选中图4所示对话框中的复选框“链接到文件”，这样当修改源文件时，源文件的更改也会反映到Excel文档中。使用上述两种方法都有一个复选框“显示为图标”，如果选中它，则会在Excel文档中只显示一个图标，
38、如图5所示。图5 显示为图标的Word文档对象双击该图标，可以启动Word对文档进行编辑。不止在Excel电子表格中可以插入Word文档对象，在Word中也可以插入Excel电子表格对象，读者可以举一反三，自行尝试一下。(完)Excel中按回车键光标不往右移动的设置默认情况下，每输入完一个单元格的数据后，按下“Enter”键，活动单元格向右移动一格，如果我们希望向下移动一行，只要设置一下就可以了：执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“编辑”标签下(如图)，选中“按Enter键后移动”选项，然后将“方向”调整为“向下”，确定返回就可以了。注意：不仅可以让其“向右、向下”，甚至可以让其
39、“向上、向左”呢Excel中通过自动设置小数点快速输入小数因工作关系，我经常要输入大量的小数(通常是3位小数)，让“自动设置小数点”功能来帮忙吧：执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“编辑”标签下，选中“自动设置小数点”选项，然后在“位数”右侧的方框中输入数字“3”，确定返回，再输入数字，系统自动设置3位小数。注意：此时，输入的数字要包含“3”位小数，如果没有小数也要用“0”补齐。例如，要输入“20、12.36、1.468”时，请输入“20000、12360、1468”。如果把“位数”设置为负数(如“-2”)，则将输入的数字扩大“100倍”，例如，输入“123、12.45、
40、2.568”，确认后显示为“12300、1245、256.8”。Excel中多个区域一次输入同一数据有时，我需要在多个区域输入同一数据(例如，在同一列的不同单元格中输入性别男)，可以一次性输入：在按住Ctrl键的同时，分别点选需要输入同一数据的多个单元格区域，然后直接输入数据，输入完成后，按下“Ctrl+Enter”组合键确认一下就行了。注意：输入完成后，千万不能直接按“Enter”键进行确认。如果采取此种方法输入公式，系统会智能化地修改公式中相对引用的单元格地址。不让Excel自动转换输入的长数字我们知道，在Excel中输入的数字超过11位时，系统自动将数值转换成科学记数格式，当输入的数字超
41、过15位时，系统自动将超过的部分转换为“0”。如果我确实需要输入这样的数字，并且需要其完整地显示出来(如输入身份证号码)，可以通过下面的两种办法来解决:如果只是零星需要输入这样的数字，在输入时，在数字前面添加一个英文状态下的单引号“”；如果需要在一个区域中输入这样的数字，先选中相应的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图)，在“数字”标签下，选中“分类”下面的“文本”选项，确定返回，然后输入数字即可。注意:在数字前面添加的英文单引号“”，不仅不会显示出来，而且也不会被打印出来。经过这样的设置后，输入的数字成了文本格式，不能参与计算。教你一招：Excel表头斜线设置秘
42、技笔者于“在Word中精确绘制调整斜线表头”一文( )中曾向大家介绍过Word 中绘制斜线表头的实用技巧，今天再向大家介绍一则在 Excel 中设置斜线表头的秘技，相信会对经常使用 Excel 统计数据的朋友有帮助的。本文所介绍的方法仅限于最简单的斜线表头，即只有两个标题的斜线表头。技术要点：使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。具体操作步骤如下。1 .单击 工作表的的A1单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键 Alt+ 回车键，这样可以在单元格内向下换行，再按 Alt+
43、回车键一次，输入“日期”。2.按Ctrl+ 回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。这时的单元格应如图1所示。图1 选中A1单元格3.按快捷键Ctrl+1 ，打开“单元格格式”对话框。 ( 如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。 )4.在 “单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图2所示的左斜线按钮。图2 单击左斜线按钮5.在 “单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图3所示。设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图4所示的效果。图3
44、设置单元格对齐方式图4 出现斜线6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。双击A1单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。按Ctrl+ 回车键离开编辑状态并选中A1单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。当然，也可以改变表头中文本的大小。最后我们可以得到如图5所示的表头斜线效果。图5 最终的表头斜线效果在Excel中创建一个常用文件菜单单位负责财务的小卜问我，怎样才能快速打开经常用到的一些Excel文档。虽然Excel的“文件”菜单可列出用户最近打开的4个文档(
45、该数字可以更改)，但打开其他电子表格时，系统又会将这些常用的文档的历史记录自动删除掉，有没有办法将常用文档的历史记录“固定”下来，这样就方便调用了。经过一番研究，我通过向菜单栏中添加一个“新菜单”很好地解决了这一问题(如图1)，感兴趣的朋友下面就跟我一起来看看是如何操作的吧。图11.创建“我的工作簿”新菜单打开Excel XP(在Excel2000下也行，本文以XP系统为例)，右击工具栏，从弹出的快捷菜单中选择“自定义”命令，弹出的“自定义”对话框。单击“命令”选项卡，在 “类别”命令中选择“新菜单”，再将“命令”中的“新菜单”拖放到菜单栏中(如图2)。图2提示：为了方便打开，可将新菜单拖放到
46、“文件”菜单后。右击菜单栏中的“新菜单”，从弹出的快捷菜单中选择“命名”，输入“我的工作簿”。2.向“新菜单”中添加命令在图2所示的“类别”命令中任选一项，如“文件”菜单，将右侧命令框中的“打开”命令拖放中“我的工作簿”新菜单中。右击“我的工作簿”中的“打开”命令，将“命名”改为“往来账目”。通过“更改按钮图像”命令可为“往来账目”命令选择一个生动形象的图像(如果不更改的话，在本操作中，会用“打开”按钮的图像作为“往来账目”命令的按钮图像)。依次单击快捷菜单中“分配超链接”中的“打开”命令，弹出“分配超链接”对话框，通过该对话框可为“往来账目”命令指定某一链接的Excel文档(如图3)。图3重
47、复上述步骤，我们还可以向“我的工作簿”新菜单中添加诸如“工资表”、“职工花名册”等命令。设置好之后，单击“关闭”按钮关闭“自定义”对话框。通过上面的操作，你已经将常用的Excel文档以菜单命令的形式固定下来了。好了，现在我们来试试看，单击图一中所示的“我的工作簿”菜单中的“工资表”命令，有没有看到单位职工的工作表已经被你轻易地打开来了。做Excel动态表头 方便多张表格同时调用我用Excel来管理各种各样的表格，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容(如单位名称、年份或月份)重新进行更改，操作时不仅繁琐，而且容易出错。如果能做一个动态表头，将所有标题需要变动的