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1、(本科）第4章 自动化会计信息系统分析与设计教学ppt课件高等院校本科会计学专业教材高等院校本科会计学专业教材新新系系东北财经大学出版社东北财经大学出版社 杨周南杨周南 赵纳晖赵纳晖 陈翔陈翔 编著编著4.1 4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计4.2 4.2 财务处理子系统分析与设计财务处理子系统分析与设计4.3 4.3 通用报表子系统分析与设计概述通用报表子系统分析与设计概述4.4 4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计应收账款与应付账款核算子系统分析与设计第第4 4章章 自动化会计信息系统分析与设计自动化会计信息系统分析与设计4.1 4.1
2、 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计n4.1.1 4.1.1 自动化会计信息系统定义和特点自动化会计信息系统定义和特点n4.1.2 4.1.2 自动化会计信息系统的目标自动化会计信息系统的目标q具体到自动化会计信息系统的应用，其总目标是完成会计核算，提供组织管理和决策所需的财务信息。这一总目标可以分解成如下子目标q（1）及时、准确、可靠地采集和录入各种凭证；q（2）正确、有效地完成明细账、日记账、总账的登记工作;q（3）及时、正确地完成各项业务核算工作；q（4）及时、准确、完整地提供组织所需的财务信息，比如各种证、账、表的查询和输出q（5）全面、有效地实现会计
3、数据的及时传递和共享n4.1.3 4.1.3 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计q 能实现以上目标的自动化会计信息系统应当具有什么样的数据流程，执行哪些功能呢？由于自动化系统基本上照搬了手工的会计处理方式和方法，因此，自动化系统的一般数据处理流程如图4-1所示： q1）账务处理子系统q2）应收账款和应付账款子系统q3）工资核算子系统q4）存货核算子系统q5）固定资产核算子系统q6）成本核算子系统q各子系统间的数据联系如表4-1所示：工资核算应收应付核算报表编制和分析存货核算账务处理成本核算 固定资产核算工资核算转账凭证固定资产转账凭证存货核算转账凭证应收应付凭
4、证费用分配数据成本核算转账凭证会计数据成本核算数据图图4-14-1自动化会计信息系统的数据流程图自动化会计信息系统的数据流程图 自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图图4-24-2自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（1 1）（以制造业为例）（以制造业为例）自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统通用报表子系统图图4-34-3自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（2 2）自动化会计信息系统
5、账务处理子系统销售核算子系统采购核算子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图图4-44-4自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（3 3）表表4-1 4-1 各子系统间的数据联系各子系统间的数据联系接收数的 子系统输出数据的子系统工资核算子系统固定资产核算子系统存货核算子系统账务处理子系统成本核算子系统销售核算子系统应收、应付账款核算子系统报表子系统工资核算子系统工资费用分配结转凭证，职工福利费分配结转凭证工资费用分配表工资费用分配表-销售费用固定资产核算子系统固定资产增减变动凭证，折旧费用计提分配凭证折旧费用分配表存货核算子系统材料费用分配凭证
6、,差异分配凭证,燃料费用分配凭证等材料费用汇总分配表，燃料费用分配表，材料差异汇总分配表销售费用账务处理子系统费用科目归集的费用发生额等销售费用,预收货款等各科目的余额、发生额、累计发生额,凭证成本核算子系统各种费用分配凭证，成品入库凭证产品的单位成本和总成本产品的实际单位成本和总成本，定额成本,各成本项目的成本销售核算子系统利润分配与结转凭证，成本转销凭证,应收账款凭证等产品赊销凭证,货款收回凭证主营业务收入,主营业务成本,各种税金应收、应付核算子系统应收、应付账款的发生和清偿凭证赊销、赊购业务的余额、发生额报表子系统4.2 4.2 账务处理子系统与设计账务处理子系统与设计n4.2.1 4.
7、2.1 账务处理子系统的特点账务处理子系统的特点n1）代码的设置较为规范，会计制度对各行业的一级科目做了统一的编码，而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。n2）是组织账务处理的集中地，所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中，经过加工后形成账表,从而综合地反映组织的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映组织经济业务的局部信息。n 3）是组织会计信息交换的桥梁。n 4）在会计方法上，采用复式记账作为账务处理的基本依据，会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响n4.2.2 4.2.2 自动化账务处理系统分析自动化账务处理系统分析q1）系统目标q2）手工账务处理业务流程
8、分析q3）账务处理子系统的逻辑模型：数据流程图q (1) 自动化系统采用任何一种账务处理流程都可满足组织记账编表的要求q (2) 自动化账务处理子系统数据处理的起点是记账凭证，原始凭证的整理、审核仍然由手工完成q (3) 登记账簿不再是手工条件下一系列分工结算、结转、汇总、试算等工作量很大的步骤的集合，自动化系统只需通过执行“记账”功能这一个步骤，根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可，记账后的凭证不再允许被直接修改q (4) 无须对账q (5) 在数据结构方面，规范化了科目代码的设置和管理，数据文件也经过重新设计，以减少数据的重复存储q (6) 在大部分自动化账务处理子系统中，账簿是
9、输出视图而不是物理存储原始凭证 收 付 转 款 款 账记账凭证总分类账日记账会计报表明细分类账 现 银 行 金 存 款图图4-54-5手工账务处理数据流程图手工账务处理数据流程图 图图4-64-6自动化账务处理数据流程图自动化账务处理数据流程图 n4.2.3 4.2.3 账务处理子系统的系统概要设计账务处理子系统的系统概要设计q1）自动化账务处理子系统的总体结构设计n(1)模块划分的基本依据是数据流程图n(2)在根据DFD图导出初始的系统功能模块图之后，还需对模块图进行进一步的优化q2）自动化环境中会计核算的业务处理过程q3）自动化账务处理系统中主要功能的设计q4)代码设计q5)数据库设计 q
10、6)输入/输出设计 账 务 处 理 子 系 统系统初始化管理凭证输入凭证审核记账结账 证、账、表输出银行对账系统服务操作人员权限管理会计科目管理初始余额装入凭证类型设置自动转账分录设置其他设置功能凭证输入凭证修改 查询.打印.汇总自动转账审核签章查询、打印、汇总结账记账各类账簿输出凭证查询、打印、汇总综合查询报表编制和输出手工核销未达账项自动对账输入对账单初始化日记账输出银行余额调节表修改操作员口令重建索引数据恢复数据备份帮助图图4-74-7自动化账务处理子系统的系统结构图例自动化账务处理子系统的系统结构图例 建立核算单位（账套）系统初始化输入/编制记账凭证建立会计科目体系审核凭证记账证、账、
11、表输出转账、对账结账报表管理装入初始余额其他初始化设置图图4-84-8自动化环境中的账务处理业务过程示例自动化环境中的账务处理业务过程示例 n 在实践中，设计科目代码及其结构时，往往还会考虑对每个会计科目设计一个助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写和会计人员的使用习惯等容易记忆的方法编制,不要求与会计科目一一对应，也无须反映科目之间的控制关系,其目的主要在于帮助操作人员迅速找到所需的会计科目和代码,提高输入速度。1211原材料121101甲类121103丙类121102乙类12110301玻璃12110202黑色金属12110201有色金属12110103生铁12110102铁
12、矿石12110101焦炭图图4-94-9科目代码结构图例科目代码结构图例 表表4-24-2 凭证文件数据结构例凭证文件数据结构例序号字段名称类型宽度小数位1凭证号C42凭证类型C23日期D84附件张数C25摘要C306科目代码C107借贷方向C18金额N1529原始凭证号C1010输入人员C811审核人员C8表表4-34-3 科目余额、发生额文件数据结构例科目余额、发生额文件数据结构例序号字段名称类型宽度小数位1科目代码C 102科目名称C303科目类别C14科目性质C15借贷方向C16期初余额N1527借方发生额N1528贷方发生额N 1529本年借方累计N15210本年贷方累计N152表表
13、4-44-4 银行日记账未达账项文件表结构例银行日记账未达账项文件表结构例序号字段说明1科目代码科目性质为“银行”的科目2记账凭证号与凭证文件相同3原始凭证号支票号等4日期与凭证文件相同5摘要6借贷方向7金额8对账标志表明是否对上账表表4-54-5 对账单文件表结构例对账单文件表结构例序号字段说明1银行账号2原始凭证号支票号等3日期4借贷方向5金额6对账标志表明是否对上账n一般来说，自动化账务处理子系统常见的凭证输入屏幕格式有以下三种：n 借贷金额式（如图4-10所示）；n 借贷科目式（如图4-11所示）；n 借贷标志式（如图4-12所示）。n 其中，借贷标志式通过一个借 /贷标志栏标识借贷方
14、，因此，显示同样的凭证内容时，所需的显示宽度是这三种格式中最小的。至于凭证的输入控制，在前面的功能设计中已有较详细的说明，在此不再赘述。 XXXX企业企业记账凭证记账凭证凭证号：收款25 200X年1月15日附件1张摘要摘要科目科目借方金额借方金额贷方金额贷方金额收到光明厂、精良厂前欠货款10020150，000.00收到光明厂前欠货款1131010130，000.00收到精良厂前欠货款1131010220，000.00合计金额50，000.0050，000.00图图4-10 4-10 凭证输入屏幕格式图例（凭证输入屏幕格式图例（1 1）借贷金额式借贷金额式XXXX企业企业记账凭证记账凭证凭证
15、号：收款25 200X年1月15日 附件1张摘要摘要借方科目借方科目贷方科目贷方科目金额金额收到光明厂、精良厂前欠货款10020150，000.00收到光明厂前欠货款1131010130，000.00收到精良厂前欠货款1131010220，000.00合计金额50，000.00图图4-11 4-11 凭证输入屏幕格式图例（凭证输入屏幕格式图例（2 2）借贷科目式借贷科目式XXXX企业企业记账凭证记账凭证凭证号：收款25 200X年1月15 附件1张摘要摘要借借/ /贷贷会计科目会计科目金额金额收到光明厂、精良厂前欠货款借10020150，000.00收到光明厂前欠货款贷1131010130，0
16、00.00收到精良厂前欠货款贷1131010220，000.00合计金额50，000.00图图4-12 4-12 凭证输入屏幕格式图例（凭证输入屏幕格式图例（3 3）借贷标志式借贷标志式XXXX企业企业现金日记账现金日记账科目：1001现金 第1页200X200X年年凭证号凭证号摘要摘要对方科目对方科目借方借方贷方贷方借借/ /贷贷余额余额月月日日11上年结转/承上页借200.001付款1（略）5502150.001收款1（略）11333,000.001付款2（略）550290.00当日小计3,000.00240.00借2，960.00131本月合计15，000.0010，900.00借4，3
17、00.00本年累计15，000.0010，900.0021付款1（略）5502，41053,000.001付款2（略）5502200.001收款9（略）100201500.00转下页500.003,200.00图图4-13 4-13 账簿输出格式图例（账簿输出格式图例（1 1）日记账日记账XXXX企业企业应付账款明细账应付账款明细账单位名称：光明厂科目：1131应收账款200X200X年年凭证凭证摘要摘要借方借方贷方贷方借借/ /贷贷余额余额月月日日种类种类凭证号凭证号71月初余额贷3,00010转15购料欠款1,500贷4,50018银付14还款3,500贷1,000731本月发生额及余额3
18、,5001,500贷1,000图图4-144-14账簿输出格式图例（账簿输出格式图例（2 2）三栏式明细账三栏式明细账 XXXX企业企业本年利润明细账本年利润明细账单位名称：光明厂科目：3131本年利润200X年凭证号摘要借方借方贷方贷方借/贷余额产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用其他业务支出产品销售税金及附加合计产品销售收入其他业务收入营业外收入投资收益合计月 日图图4-15 4-15 账簿输出格式图例（账簿输出格式图例（3 3）多栏式明细账多栏式明细账XXXX企业企业总账科目汇总表总账科目汇总表200X年1月单位名称：光明厂科目代码科目名称期初借方余额期初贷方余额借方发生额贷方发生额
19、期末借方余额期末贷方余额借方累计发生额贷方累计发生额1001现金1002银行存款1101短期投资1111应收票据1131应收账款1133其他应收款1201物资采购1211原材料1232材料成本差异1243库存商品1251委托加工物资合计图图4-16 4-16 账簿输出格式图例（账簿输出格式图例（4 4）总账总账/ /科目汇总表形式科目汇总表形式4.3 4.3 通用报表子系统分析与设计概述通用报表子系统分析与设计概述n4.3.1 4.3.1 通用报表子系统及其目标通用报表子系统及其目标n 组织常用的会计报表按其使用对象一般可以分为对外会计报表和对内会计报表两大类。q1）系统的目标是按组织内外部用
20、户的要求编制所需的报表,并在此基础上完成有关的会计报表分析q2)通用性和灵活性q3)与自动化会计信息系统的其他子系统相比，通用报表子系统需要手工输入的数据量少q4）合法性q5）编制的报表应满足一定的报表勾稽关系，自动化系统应能根据事先的定义自动完成勾稽关系的检验和核对q6）可对会计报表数据进行多方面的综合分析，包括对各项经济或财务指标的变动分析，以及对各个指标之间关系及其变动的分析。n4.3.2 4.3.2 通用报表子系统分析通用报表子系统分析q 1）通用报表结构分析q(1)标题q(2)表头q(3)表体q(4)表尾q 2）通用报表子系统的系统分析q(1)报表定义q(2)报表编制q(3)报表审核
21、q(4)报表管理q(5)报表分析资产负债表资产负债表编制单位：XX公司 2000年12月31日 单位：元资产资产行行次次年初数年初数期末数期末数负债和所有者权益负债和所有者权益（或股东权益）（或股东权益）行行次次年初数年初数期末数期末数流动资产：流动负债： 货币资金11,406,300820,745 短期借款42300,00050,000 短期投资215,000 应付票据43200,000100,000减：短期投资跌价准备30 应付账款44953,800953800 短期投资净额415,000 预收账款4500 （表单元）（表单元）（表单元）（表单元）（表单元）（表单元） （表单元）（表单元）
22、（表单元）（表单元）（表单元）（表单元） 应收账款8300,000600,000 应付股利49032,215.85 减：坏账准备99001,800 应交税金5030,000205,344 应收账款净额10299,100598,200 其他应交款516,6006,600（固定表单元）（固定表单元）（变动表单元）（变动表单元）流动资产合计214,7514004,144,645流动负债合计562,651,4001,577,959.85无形资产及其他资产： 资本公积650 无形资产35600,000540,000 盈余公积66100,000135,685.15 开办费3600 其中：公益金6711,8
23、95.05 无形资产及其他资产合计39800,000740,000递延税项：递延税款借项4000所有者权益（股东权益）合计695,150,0005,355,685.15资产总计418,401,4008,093,645负债和所有者权益（或股东权益）总计708,401,4008,093,645补充资料：1.已贴现的商业承兑汇票元； 2.融资租入固定资产原价元。图图4-174-17报表结构图例报表结构图例 标题表头表体表尾账务处理系统新表登记 报表注册文件定义报表标题定义报表栏目定义表体报表编制报表标题描述文件报表勾稽关系描述文件报表数据文件报表栏目描述文件报表固定表单元文件变动表单元文件报表审核工
24、资核算系统存货核算系统资产负债表利润表现金流量表报表分析报表输出其他来源数据图图4-18 4-18 通用报表子系统数据流程图例通用报表子系统数据流程图例n4.3.3 4.3.3 通用报表子系统的概要设计通用报表子系统的概要设计n 根据上述系统分析的内容得到的通用报表子系统总体功能结构如图4-19所示。q1）新表登记q2）报表定义q3）报表编制q4）报表审核q5）报表输出和管理q6）报表分析q (1) 报表注册文件q (2) 报表标题描述文件q (3) 报表栏目描述文件q (4)报表固定表单元描述文件q (5) 报表变动表单元计算公式描述文件q (6) 报表审核公式描述文件q (7) 报表数据文
25、件通用报表系统报表分析报表输出和管理报表审核报表编制报表定义定义固定表单元定义标题定义报表栏目定义表体定义分析表格分析指标定义分析方法定义报表传输报表打印报表查询生成分析数据报表维护新表登记定义变动表单元分析结果输出报表分析管理图图4-194-19通用报表子系统功能结构图例通用报表子系统功能结构图例 4.4 4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计应收账款与应付账款核算子系统分析与设计n4.4.1 4.4.1 应收账款与应付账款核算子系统及其目标应收账款与应付账款核算子系统及其目标n1 1）应收账款与应付账款子系统的定义）应收账款与应付账款子系统的定义n (1) (1)应收账款子系统应收
26、账款子系统n 应收账款核算子系统是指专门处理组织因赊销商品或劳务而发生的与其他组织之间的往来业务核算的系统。n (2) (2)应付账款子系统应付账款子系统n 应付账款核算子系统是指专门处理组织因赊购商品或劳务而发生的往来账款核算业务的系统n (3) (3)应收账款子系统及应付账款子系统的特点应收账款子系统及应付账款子系统的特点开 始新表登记报表格式定义报表分析报表编制报表审核报表输出报表公式定义是否利用报表模板是否保存模板利用或修改模板是否模板文件图4-20 利用通用报表子系统编制报表的基本工作流程n4.4.2 4.4.2 应收账款子系统与应付账款子系统的系统分析应收账款子系统与应付账款子系统
27、的系统分析q1）手工应收账款与应付账款子系统核算业务流程分析q (1)应收账款业务q (2)应付账款业务q2）应收账款子系统的逻辑模型：数据流程图发票登记收款凭证应收账款明细账应收账款发票收款凭证信息应收账款信息图图4-21 4-21 手工应收账款核算业务的数据流程图手工应收账款核算业务的数据流程图应付账款发生凭证登记应付账款支付凭证应付账款明细账应 付 账款发生 凭 证信息支付信息应 付 账 款信息图图4-22 4-22 手工应付账款业务的数据流程图手工应付账款业务的数据流程图图图4-23 4-23 自动化应收账款子系统数据流程图例自动化应收账款子系统数据流程图例n4.4.3 4.4.3 自
28、动化应收账款子系统的系统概要设计自动化应收账款子系统的系统概要设计n 1)系统功能结构q 根据前述自动化应收账款子系统的数据流程图建立的应收账款子系统的系统结构图（功能模块图）如图4-24所示。应收账款子系统客户档案管理凭证输入凭证审核过账证、账、表输出系统服务建立客户档案客户档案维护（修改、删除）客户信息查询系统初始化设置发票信息输入收款凭证输入 查询、打印审核签章查询、打印、汇总发票信息查询客户欠款、还款信息查询明细账输出凭证查询、打印、汇总综合查询统计信息查询修改操作员口令重建索引数据恢复数据备份帮助图图4-24 4-24 自动化应收账款子系统的功能结构图例自动化应收账款子系统的功能结构
29、图例n4.4.3 4.4.3 自动化应收账款子系统的系统概要设计自动化应收账款子系统的系统概要设计q 2）代码设计q 3）数据库设计n(1)凭证临时文件n(2)凭证文件n(3)应收账款主文件n(4)客户文件q4）输入/输出设计n (1)输入设计n (2)输出设计n 一张凭证对应一条数据文件记录。文件结构可以设计为如表4-5所示： 表表4-54-5 凭证临时文件库结构例凭证临时文件库结构例序号字段名称类型宽度小数位 1凭证类型C22凭证号C43发票号C104日期D85摘要C306对方科目代码C107客户代码C98借贷方向C19金额N15210输入人员C811审核人员C8表表4-64-6应收账款主
30、文件库结构例应收账款主文件库结构例序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度小数位小数位1客户代码C9 2客户名称C 30 3发票号C10 4日期D8 5摘要C30 6期初余额N152 7本期借方金额N152 8本期贷方金额N152 9余额N152 表表4-74-7 客户文件库结构例客户文件库结构例序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度小数位小数位1客户代码C92客户名称C 303地址C304电话C155联系人C86纳税人登记号C107开户银行C208信用级别代码C19偿债能力级别代码C110应收金额N15211已收金额N15212应收余额N152XX公司应收账款明细账 20XX年XX月客户代
31、码：XXXX客户名称：XXXX20XX年凭证类型凭证号摘要借方贷方余额月日合计图图4-27 4-27 应收账款明细账图例（应收账款明细账图例（1 1）XX公司应收账款明细账 20XX年XX20XX年凭证类型凭证号摘要客户代码客户名称借方贷方借/贷余额月日合计图图4-28 4-28 应收账款明细账图例（应收账款明细账图例（2 2）XX企业应收账款账龄分析表制表日期：客户代码客户名称应收总额信誉期内过 期130天3160天6190天90天以上百分比XX企业坏账损失估算表制表日期：收账款类别应收账款金额坏账百分比坏账损失信誉期内过期130天过期3160天过期6190天过期90天以上总额图图4-29 4-29 账龄分析表和坏账损失估算表图例账龄分析表和坏账损失估算表图例