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1、XX有限公司档案管理实施细则_有限公司档案管理实施细则第一章 总 则 第一条 为做好_有限公司及机关各部及中心级单位的档案资料收集、管理工作使档案管理做到规范化、制度化、科学化并更好地为供热服务根据中华人民共和国档案法、开发区档案管理实施细则结合热力有限公司实际特制订_有限公司档案管理实施细则（以下简称实施细则）。 第二条 本实施细则中的档案管理包括文书档案管理、城建档案管理、会计档案管理等三个方面的内容。 第三条 本实施细则适用于_有限公司机关各部及中心级单位的档案管理。 第四条 根据档案工作要集中统一管理维护档案的完整与安全便于利用的原则决定建立_有限公司档案室由综合管理部负责管理配备专职
2、档案管理人员集中统一保存和管理_有限公司的全部档案负责对机关各部及中心级单位档案工作进行督促、检查和指导。 第五条 _有限公司机关各部及中心级单位要配备兼职档案员档案员要根据档案管理要求抓紧平时的归卷工作做好年终立卷、归档和移交工作。 第二章 文书档案管理 第六条 立卷分工与平时归档。 为了避免科室之间立卷归档的文件材料出现重复和遗漏对立卷归档分工规定如下： （一）上级党政机关的来文由综合管理部立卷归档。 （二）上级业务主管机关的来文由业务主管部门立卷归档非隶属关系单位与本单位有关的文件由本单位业务主管部门立卷归档。 （三）机关各部制发文件由制发部门立卷几个部门联合制发的文件由主办部门或最后承
3、办完毕的部门立卷归档。 （四）经党组织起草或讨论决定以行政名义发布的方针、政策性文件由综合管理部立卷归档。 （五）各部门代上级领导机关起草下发的文件、由上级机关立卷归档起草部门存副本。 （六）参加上级党政机关召开的会议带回的文件材料由综合管理部门立卷归档以上级党政机关名义或上级业务主管部门召开业务性会议形成的文件材料由主管部门立卷归档。 （七）公司党政领导召开的会议形成的材料由综合管理部归档以公司党政领导机关名义召开的属于各部门业务的会议的文件及各部召开的会议形成的文件由各部立卷归档。 （八）以公司党政领导机关派出的检查组、调查组形成的文件由综合管理部立卷归档；几个部门组成的联合调查（检查）组
4、形成的文件材料由牵头部门立卷归档。 （九）文书档案和各种专业档案同时需要归档的文件材料正本和原稿存入文书档案副本存入专业档案。 第七条 为保证归档文件材料完全完整必须搞好平时归卷工作。 （一）必须按照集中统一的文书工作原则应建立健全收发_记、传阅、催办、归档等管理制度。 （二）档案人员应主动向承办人员收集办理完毕的文件和借出的文件具体要求是： 1、发文要在文件发出时将原稿和一至二份存本归卷。 2、办理完毕的文件随时归卷。 3、只传阅不处理的文件传阅完毕归卷。 4、本部门召开的会议形成的文件会议结束归卷。 5、参加上级召开的会议带回的文件传达完毕归卷。 6、各种调查材料在综合材料印发后归卷。 7
5、、各种统计报表签章后即收集归卷。 （三）归档文件要做好检查发现问题及时采取补救措施保证归档文件的完全完善。检查时要做到： 1、归卷的文件材料与类目一致。 2、归卷的文件材料完全完整。 3、公文的体式（包括文体、标题、收文机关、正文、发文机关、成文日期、印章和签署、发文字号、附件及各种标记、页面安排等）正确。 4、起草和签发文件用钢笔或笔行字迹材料用墨汁、碳素墨水或兰黑墨水。 5、请示与批复一起组卷。 6、收文与传阅处理单一起归卷。 7、各种统计报表按规定格式、项目填写齐全签署用印完整。 8、各种合同、协议书、契约等文件材料的正本、副本及各项手续齐全完善。 9、各种处理决定和复查结论的文件材料有
6、当事人签名。 10、照片、录音、录像带、影片和磁盘等已作方案注释。 第八条 文书材料的归档范围及期限（见附表1） 第九条 需要归档原稿的文凭包括： （一）本机关向上呈报、向下布置或向外联系事务的公务文件； （二）机关内部使用的文件如自行制订的条例、规章制度等； （三）需要永久、长期保管的重要简报； （四）本机关领导人或社会知名人士自己起草的讲话稿、汇报提纲。 第十条 归档时限 文书档案归档时间是在第二年第一季度向综合管理部移交归档。 第三章 城建档案管理 第十一条 _有限公司城建档案管理是指各项工程的设计、施工、管理工作中所形成的应当归档保存的各种图纸、图表、文字材料、计算材料等各种载体的技术
7、文件材料以及所接收的物业管理小区的所有建城档案开发区内供热、给排水、道路及其它市政设施所形成的城建档案的收集、归档、组卷、保管等管理工作。 第十二条 专项工程设计、施工、竣工、验收交付使用各阶段所形成的文件材料由建设施工单位负责整理编制向档案室移交对接收的物业小区所有的城建档案由接收单位负责收集向档案室移交。 第十三条 工程竣工档案由施工单位编制、整理、报建设单位主管部门进行技术经济审查后再按规定份数向档案室移交、归档并填写移交清单一式两份作为存档移交工作依据。 第十四条 城建档案归档时限 开发区内的专项工程项目及各物业管理小区的专项工程项目的竣工资料由施工单位整理立卷并经建设单位项目管理员、
8、项目主管领导审核签字后在工程竣工、验收的六个月内向档案室移交归档。 第十五条 城建档案的借阅 _有限公司机关及各中心级单位内部人员可直接到档案室查阅借阅城建档案并办理查阅、借阅登记手续外单位人员要查阅、借阅城建档案须持本单位介绍信经综合管理部部长签字同意后可向档案室办理查阅、借阅手续借出的档案必须在七日内归还。 第四章 会计档案管理 第十六条 _有限公司财会组织应当依照本细则管理会计档案。 第十七条 _有限公司的会计档案工作由综合管理部负责管理财务部需定期移交各种会计档案。 第十八条 _有限公司必须加强会计档案管理工作建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度保证会计档案妥善保管、有
9、序存放、方便查阅严防毁损、散失和泄密。 第十九条 会计档案是批会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它会计凭证。 （二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、其他会计凭证。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明其他财务报告。 （四）其他类：银行存款调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案称交清册会计档案销毁清册。 第二十条 _有限公司每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求负责整理立卷装订成册编制会计档案保管
10、清册。 第二十一条 热力公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要经本单位负责人批准可以提供查阅或者复制并办理登记手续查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 档案室应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 第二十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类定期保管期限分为5年、10年、15年、25年四类会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。 第二十三条 本细则规定的会计档案保管期限为最低保管期限各类会计档案的保管原则上应当按照本细则附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本细则附表二年列档案名称不相符的可以比照类似档案的保管期限办理。 第二十四条 保管期满的
11、会计档案除本细则第二十五条规定的情形外要以按照以下程序销毁： （一）由综合管理部同财务部提出销毁意见编制会计档案销毁清册列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号应保管期限已保管期限、销毁时间等内容。 （二）总经理在会计档案销毁清册上签署意见 （三）销毁会计档案时应当由综合管理部和财务部共同派员监销。 （四）监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案销毁后应当在会计档案销毁清册上签名并将监销情况报告本单位负责人。 第二十五条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证得销毁应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。单独抽出立
12、卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。 第二十六条 采用电子计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保会计档案条件的应当保管发各类磁性介质。 第二十七条 单位之间交接会计档案的交接双方应当办理会计交接手续。 移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时交接双方应当按照会计档案移交甭册所列内容逐项交接并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 第二十八条 预算
13、、计划、制度等文件材料应当执行文书档案管理规定。 第五章 档案室管理规定 第二十九条 保密制度 （一） 严格遵守保密原则做到不该知道的事不打听； 不该说的机密绝对不说；不该看的材料坚决不看。 （二）接收移交档案必须认真清点核对交接清单。 （三）严格执行借阅制度不任意扩大借阅范围安排专用的阅览室借阅对需要出据档案证明的要认真核对摘抄内容。 （四）在档案阅览室、整理室不接待亲友。 （五）整理档案应在档案室内进行。档案人员不得将档案带出档案室以防失密或丢失。 （六）发现档案丢失损坏时要及时报告。 第三十条 查阅、借阅档案规定 （一）查阅绝密档案须经本级主管档案工作的领导批准。 （二）查阅党委机要档案
14、资料须经本级党委负责人或党委办公室主任批准。 （三）查阅会计档案须经主管副总经理或财务部长批准。 （四）机关各部门在职文书人员查阅本部门移交的档案可不带介绍信直接到阅览室查阅。 （五）档案室档案资料一般不外借特殊情况需要借出时对照本条1、2、3款签批借出手续。借出非机密性档案材料由档案室主管负责人批准。借出的档案限七天内归还。 （六）经批准查阅的档案均可摘录档案管理人员对摘录的内容进行核对无误后方可出具证明。 （七）复制绝密档案资料由档案室主管负责人审批。 （八）利用档案资料要注意保守机密不得传播档案内容并要保证案卷的完整与安全严禁拆卷、剪裁和涂改。 （九）查档介绍信要注明查档人姓名、职务、政
15、治面貌及所查内容。 第三十一条 查阅档案注意事项 （一）要爱护档案不得随意拆卷、折叠和涂改以保证案卷完整无损。 （二）保持档案清洁不得弄脏不得在档案材料上写字、划道。 （三）注意保密不得翻阅与查档无关的其他内容。 （四）阅览室内禁止吸烟不准靠近阅览桌喝水。 （五）保持肃静不要大声讲话以免影响他人阅查。 第六章 附 则 第三十二条 本实施细则由_有限公司综合管理部负责解释。 第三十三条 本实施细则与上级档案管理细则条款有抵触之处按上级档案管理细则规定执行。 第三十四条 本实施细则从发布之日起实行。 附表1：文书材料归档范围及保管期限表 附表2：会计档案保管期限表附表1：文书材料归档范围及保管期限
16、表顺序号 条款名称 文件内容和名称 保管 期限 1 本级党的代表大会、党的代表会议、工会、共青团、妇女代表会会议的文件材料。 会议通知 会议议程 名 单 报 告 决 议 公 报 纪 要 选举结果 选票票样 领导讲话 提 案 主席团会议记录 讨论通过的文件 简 报 照片、录音带、录像带 永久 讨论通过的文件 贺电、贺信 长期 小组会议记录 参考文件 会议服务机构的计划、总结 短期 2 党委全体会议、全委扩大会议、党委会议、常委扩大会议、党务会议办公会议、纪检委全委会议的文件材料 会议公报 决 议 决 定 领导讲话 纪 要 记 录 讨论文件 中心工作情况汇报 永久 对决议的修改意见 一般业务、事务
17、性工作汇报 讨论未通过的文件材料 短期 3 机关党组（或实行党委制的党委会）会议、党群办公会议、机关行政领导会议、党政领导磁头会的文件材料。 会议纪要 会议记录 讨论文件 中心工作情况汇报材料、会议通过的长远规划 机构、工资、人事制度改革方案 永久 业务和事务性的工作汇报材料、讨论未通过的汇报材料 短期 4 本机关业务部门召开的工作会议、专业会议的文件材料。 会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、纪要 著名人物讲话、重要的声像材料 永久附表1：文书材料归档范围及保管期限表顺序号 条款名称 文件内容和名称 保管 期限 4会议典型材料 代表发言 会议学习的参考材料 会务工作计划 长期
18、5 本机关召开的先进代表大会各系统表彰大会的文件材料 会议通知 报 告 决 议 决 定 通 报 总 结 领导讲话 倡 议 书 上级机关贺电 贺 信 录音带、录像带、照片 永久 大会发言稿 典型经验材料 长期 中、小会议经验介绍 兄弟单位贺电、贺信 会议日程 代表活动安排 会务工作计划、总结 短期 6 庆典、集会、纪念、展览活动的文件材料。 活动的通知 活动安排 领导讲话 大会发言 录音带、录像带、照片永久或长期 7 上级召开会议的文件材料。 本机关人员发言材料 永久 主要的文件材料 长期 其他文件材料 短期 8 上级机关（包括业务部门）给本机关的文件材料。 针对本地区、本机关的文件材料 永久
19、属于普发性贯彻执行的文件材料 长期 需要执行的其他文件材料 短期 9 上级机关或有关部门对本机关及本机关对下级机关工作检查形成的文件材料 本机关、本系统综合性的总结汇报材料 永久 对下级检查时形成的总结、专题汇报材料 长期 局中的、阶段性的汇报小结材料 短期 附表1：文书材料归档范围及保管期限表 顺序号 条款名称 文件内容和名称 保管 期限 10 本机关颁发的（包括与其他机关联合颁发的）文件材料。 干部任免、表彰先进、追认、授予称号、机构改革、工资改革、奖励晋级、隶属关系变更启用印信、本机关制定的条例、规定、办法等方面的命令、决定、决议、指示、通报、通知等 永久 转发上级文件、批转下级文件的通
20、知等本机关制发的暂行条例 长期 一般业务和业务性工作 短期 11 本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示本机关的批复 征用土地、边界划分、召开各种代表会议、人事任免、奖励晋级与惩罚、机构改革、工资改革、追认、授予称号、国民经济计划、规划等方面的文件材料 永久 关于请批资金、请示购置物品。扩建、新建等因局部工作需要一事一报的文件材料 短期 12 本机关调查研究形成的文件材料 典型的、系统的、起指导作用的 永久 单项的、局部的、阶段性的 短期 13 本机关与有关机关协商工作来往的文书 起历史依据作用的凭证作用的 永久 处理日常工作需要的 短期 14 本机关编制的各种计划 本机关人员发言材料
21、永久15本机关汇总的统计报表和统计资料、基础数字汇集 季度和月份的 短期 年度和年度以上、综合的、专题的 永久16本机关主要职能工作活动总结、报告 季度和月份的 短期 年度和年度以上的工作总结 中心工作总结、重要专题的 永久17本机关处理人民来信来访形成的有关材料 半年的、季度的、一般专题的 长期 上级批办和本机关立案办理的有关来信来访记录、摘要单、处理报告、会议纪要、决定、调查材料 永久 附表1：文书材料归档范围及保管期限表 顺序号 条款名称 文件内容和名称 保管 期限18上级机关与本机关批准的有关区域变化和解决与邻厂、公司单位的边界纠纷、征用土 的文件材料 本机关办理的一般案件的来信来访记
22、录、摘要单、调查材料、会议纪要、决定、处理结果 长期永久 19 本机关与有关单位签订的各种合同、协议书、契约等文件材料 本机关和外地有关部门签订并经过公证备案、有历史意义和长远利用价值的 永久 20 本机关关于职工的奖励、处分决定等文件材料 未经公证备案或地区内部各单位互签的、一般的 短期 市（局）以上各级领导机关批准的 永久 21 本机关职工录用、转正、定级、调资等有关材料长期 22 本机关职工退职、退休、复转、评残、抚恤、死亡等有关材料长期 23 本机关职工评定职称的文件材料长期 24 本机关人员编制、党员、工人、工会会员、院校毕业生分配名册等永久 25 本机关的组织简则、工作条例、章程、
23、列入厂规厂法的各种管理制度和岗位责任制 全面系统的 永久 单项试行的 短期 26 干部、工人转移工资、行政党、团、工会组织介绍信及存根和党、团、会费收缴存根长期 27 本机关成立、合并、撤销、更改名称和印模等文件材料 本机关和本机关批准的 永久 28 本机关组织沿革、大事记永久 29 上级领导人来本地、本单位视察、检查工作和接待参观访问文件材料 部、省以上领导视察及知名人士参观访问、巡回报告的活动安排、人员名单、领导指示、题词、简报及录音、录像、照片 永久有关领导人检查工作的活动安排指示、名单、简报、照片等 长期 兄弟单位来参观、访问活动安排、人员名单简报、照片 短期 附表1：文书材料归档范围
24、及保管期限表 顺序号 条款名称 文件内容和名称 保管 期限 30 本机关财产、土地、物资档案等交接凭证长期 31 本机关编辑的出版物 样本和本机关重要体育场人的手稿、经主要领导人修改后的清样本机关有调查研究过程中形成的未经任何形式公布直接刊载在出版物上的各种材料及个人论著和原稿 永久 一般的原稿清样 短期 32 本机关举办的各种展览图片小样等永久 33 本机关荣获的各种荣誉证书和原件及奖旗、奖状等复制照片永久 34 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事 、活动形成的文件材料 重要外事活动的请示、报告、计划、总结、会谈记录、签订的议定书、协定、合同等文件材料、照片及带有总结性质的反映接待
25、情况的材料和主要领导人指示、客人意见、简报等 永久 一般活动的审批手续、考察报告 长期 35 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件短期 36 下级机关报送的工作报告、总结、统计报表 年度、年度以上的重大问题的专题报告 长期 局部的、专题的、年度以下的 短期 37 各种专业户的档案 主要包括：批准文件、经济发展情况、从事专业、经营方式、自制的条例、规定、生产经营管理的经验成果、生产经营活动以及产品的照片 长期 38 本机关的报刊上公布的不另行文的文件 命令、法规性的公报、决议、决定、布告、通知、本地区本系统完成国民经济计划情况公报 永久 一般事务性和业
26、务性的通知、公告 短期 39 各报刊报道本机关的情况的剪报 反映本机关重要活动的 永久 一般的 短期 附表2：会计档案保管期限表 企业和其他组织会计档案保管期限表 序 号 档案名称 保管期限 备 注 一 会计凭证类1 原始凭证 15年2 记帐凭证 15年3 汇总凭证 15年二 会计帐簿类4 总帐 15年 包括日记总帐 5 明细帐 15年6 日记帐 15年 现金和银行存款日记帐保管25年 7 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年 8 辅助报告类 15年三 财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 5年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其它类11 会计档案移交清册 15年12 会计档案保管清册 永久13 会计档案销毁清册 永久14 银行余额调节表 5年15 银行对帐单 5年第 20 页 共 20 页