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1、销售经理第九章：信息沟通（上、下）销售经理第九章：信息沟通（上） 第九章信息沟通没有人与人之间的沟通就不可能实现销售经理的任何一项职能可见销售工作在企业中的地位。事实上销售经理每天所做的大部分事务都是围绕沟通这个信心问题展开的。与上级、下属、客户、社会公众的交流无时不在。信息沟通既指组织信息的正式传递又包括人员、群体的情感互访。沟通是技术性的但比技术更为有意义的是由此建立起来的那种关系。 学习完本章你应该了解以下内容： 1信息沟通的原则； 2信息沟通的渠道； 3信息沟通的方法； 4信息沟通的障碍； 5信息沟通的技巧； 6信息情报系统的结构。 信息沟通的原则销售经理们经常会遇到这些问题：营销副总
2、越俎代庖直接指挥业务员；区域主管分不清自己的职责范围甚至会与自己的权力重合；业务员互相残杀越界窜货高价少卖一仆二主 没有人与人之间的沟通就不可能实现销售经理的任何一项职能可见销售工作在企业中的地位。事实上销售经理每天所做的大部分事务都是围绕沟通这个信心问题展开的。与上级、下属、客户、社会公众的交流无时不在。信息沟通既指组织信息的正式传递又包括人员、群体的情感互访。沟通是技术性的但比技术更为有意义的是由此建立起来的那种关系。在信息沟通的过程中必须掌握其基本原则： 1准确性原则 当信息沟通所用的语言和传递方式能被接收者所理解时这才是准确的信息。这个沟通才具有价值。沟通的目的是要将发送者的信息能够被
3、接受者理解看起来似乎很简单但在实际工作中常会出现接收者对发送者非常严谨的信息缺乏足够的理解。信息发送者的责任是将信息加以综合无论是笔录或口述都要求用容易理解的方式表达。主要求发送者有较高的语言或文字表达能力并熟悉下级、同级和上级所用的语言。这样才能克服沟通过程中的各种障碍。 当然在注意了准确性原则之后沟通并不一定能正常进行这是由于要注意的信息太多人的注意力有限所以接收者必须集中精力克服思想下集中记忆力差的问题才能够对信息有正确的理解。 销售经理第九章：信息沟通（上） 2完整性原则 当组织中的主管人员为了达到组织目标而要实现和维持良好的合作时他们之间就要进行沟通以促进他们的相互了解。在管理中进行
4、沟通只是手段而不是目的。这项原则的一个特别需要注意的地方即信息的完整性部分取决于主管人员对下级工作的支持。主管人员位于信息交流的中心应鼓励他们运用这个中心职位和权力起到这个中心的作用。但在实际工作中、有些上级主管人员忽视了这一点往往越过下级主管人员而直接向有关人员发指示、下命令并且违反统一指挥的原理。如果确实要这样做则上级主管应事先同下级主管进行沟通只有在时间不允许的情况下例如紧急动员完成某一项任务下令搞撤离某一危险场所等采用这个方法才是必要的。 3及时性原则 在沟通的过程中不论是主管人员向下沟通信息还是下级人员向上购通信息以及横向沟通信息都应注意及时性原则。这样可以使组织新近制定的政策、目标
5、、人员配备等情况尽快得到各方的理解和支持同时可以使主管人员及时掌握其下属的思想、情感和态度从而提高管理水平。在实际工作中信息沟通常因发送者不及时传递或接受者的理解重视不够而出现事后信息或从其他渠道了解信息使沟通渠道起不到正常的作用。 4非正式组织策略性运用原则 只有当主管人员使用非正式的组织来补充正式组织的信息沟通时才会产生最佳沟通渠道效果。非正式组织传递信息的最初原因是由于一些信息不适合由正式组织来传递。所以在正式组织之外应该鼓励非正式组织传达并接受信息以辅助正式组织做好组织的协调工作共同为达到组织目标作出努力。 销售经理第九章：信息沟通（上） 公司内部沟通渠道在公司内成员间所进行的沟通可因
6、其途径的不同分为正式沟通与非正式沟通两种系统。正式沟通是通过正式结构或层次系统来运行。近年来已发展为具体的信息系统。非正式沟通则是通过正式系统以外的途径来进行的。 1正式沟通 正式沟通一般指在组织系统内依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如公司与其他单位的公函往来、组织内部的文件传达、召开会议等。 根据古典管理理论沟通应遵循指挥或层级系统进行。严格地说越级报告或命令或不同部门人员间彼此进行沟通都是不允许的。因此在组织内只有垂直（纵向）的沟通流向很少有同一水平的横向沟通流向。实际上按照这种模式进行沟通不但是不可能的而且不能符合组织的需要。因此产生了委员会或公文抄报之类的措施以便在同级之
7、间的横向沟通但这仍然属于正式结构所安排的路线仍属于正式沟通性质。 正式沟通的流向 下向沟通。这是在传统组织内最主要的沟通流向。一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息有时颁发某些资料供下属使用。如果公司的结构包括有多个层次则通过层层转达其结果往往使下向信息发生歪曲甚至遗失而且过程迟缓这些都是在下向沟通中所经常发现的问题。 上向沟通。主要是下属依照规定向上级所提出的正式书面或口头报告。除此以外许多机构还采取某些措施鼓励向上沟通例如意见箱、建议制度、以及由公司组织举办的征求意见的座谈会、或态度调查等。有时某些上层主管采取所谓“门户开放”政策使下属人员可以不经层次向上报告
8、。但这种沟通由于人事利害关系往往使沟通信息发生与事实不符合或压缩的情形。 横向沟通。主要是同层次不同业务部门之间的沟通。在正式沟通系统内一般机会并不多若采用委员会和举行会议方式往往所费时间人力甚多而达到的沟通效果并不很大。因此公司为顺利进行其工作必须依赖非正式沟通以辅助正式沟通的不足。 正式沟通的优点是：沟通效果好比较严肃约束力强易于保密可以使信息沟通保持权威性。重要的消息和文件的传达公司决策等一般都采取这种方式其缺点在于因为依靠公司系统层层传递所以很刻板沟通速度很慢此外也存在着信息失真或扭曲的可能。 正式沟通的形态 链式沟通。这是一个平行网络其中居于两端的人只能与内侧的一个成员联系居中的人则
9、可分别与两人沟通信息。在一个公司系统中它相当于一个纵向沟通系统代表一个等级层次逐渐传递信息可自上而下或自下而上进行传递。在这个网络中信息经层层传递容易失真各个信息传递者所接受的信息差异很大平均满意程度有较大差距。此外这种网络还可表示组织中主管人员和下级部属之间中间管理者的组织系统属控制结构。 在管理中如果某一组织系统过于庞大需要实行分权授权管理那么链式的沟通网络是一种行之有效的方法。 环式沟通。此形态可以看成是链式形态的一个封闭控制结构表示5个人之间依次联络和沟通。其中每个人都有可以同时与两个人沟通信息。在这个网络中组织的集中化程度和领导人的预测程度都较低畅通渠道不多组织中成员具有比较一致的满
10、意度组织士气高昂。如果在组织中需要创造出一种高昂的士气来实现组织目标环式沟通是一种行之有效的措施。 Y式沟通。这是一个纵向沟通网络其中只有一个成员位于沟通内的中心成为沟能的媒介。在组织中这一网络大体相当于组织领导秘书班子再到下级主管人员或一般成员之间的纵向关系。这种网络集中化程度高解决问题速度快组织中领导人员预测程度高。除中心人员外组织成员的平均满意程度较低。此网络适用于主管人员的工作任务十分繁重需要有人选择信息提供决策依据节省时间而又要对组织实行有效的控制。但此网络易于导致信息曲解或失真影响组织中成员的士气阻碍组织提高工作效率。 轮式沟通。属于控制型网络其中只有一个成员是各种信息的汇集点与传
11、递中心。在组织中大体相当于一个主管领导直接管理几个部门的权威控制系统。此网络集中化程度高解决问题的速度快。沟通 的渠道很少组织成员的满意程度低士气低落。 轮式网络是加强组织控制、争时间、抢速度的一个有效方法。如果组织接受紧急任务要求进行严密控制则可采取这种网络。 全通道式沟通。这是一个开放式的网络系统特别是在INTER和INTRA应用日益广泛的今天 。其中每个成员之间都有一定的联系彼此了解。此网络中组织的集中程度很低。由于沟通渠道很多组织成员的平均满意程度高且差异小所以士气高昂合作气氛浓厚。这时于解决复杂问题增强组织合作精神提高士气均有很大作用。但是由于这种网络沟通渠道太多易造成混乱且又费时影
12、响工作效率。 上述五种沟通形态和网络都有其优缺点。作为一名主管人员在管理中实践中要进行有效的人际沟通就需发挥其优点克服其缺点使组织的管理工作水平提高。 图表7-1：五种沟通形态的比较 沟通形态 评价标准 链式 轮式 Y式 环式 全通道式 集中性 适中 高 较高 低 很低 速度 适中 快（简单问题） 慢（复杂问题） 快 慢 快 正确性 高 快（简单问题） 慢（复杂问题） 较高 低 适中 领导能力 适中 很高 高 低 很低 全体成员 满足 适中 低 较低 高 很高 示例 命令 链锁 主管对四个部属 领导 任务繁重 工作 任务小组 非正式沟通 销售经理第九章：信息沟通（上） 2非正式沟通 非正式沟通
13、和正式沟通不同因为它的沟通对象、时间及内容等各方面都是未经计划和难以辨认的。非正式组织是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的。其沟通途径是通过组织内的各种社会关系这种社会关系超越了部门、单位以及层次。 案例： 通用电器公司的朋友制Johnny Chang收到GE（通用电气）公司人力资源部门发来的一个邮件其中有录用通知、个人情况登记表和一封信。信中提到公司人力资源部门的做法是采用“朋友制”（BuddySysterm）。根据这一制度受聘人将与一位有经验的资深雇员结成一以朋友他会在您受聘期间及到职的第一个月内为您提供各种信息及帮助。 就在Johnny两周前参加GE公司求职面试时这个赫有名的大企业
14、在他心目中还多少显得有些高不可攀。现在GE公司不但聘用了他还指定一位资深职员来帮助他。所以Johnny读完这封信后很高兴他刚从旧金山来到纽约的确很希望在这个人地生疏的大城市里能多认识几个朋友。 当天晚上Johnny就接到了Mary Li的电话他们相约在一间咖啡屋见面。在Johnny了解了Mary的一些情况后他意识到公司人力资源部门选择Mary做他的“朋友”一定是非常慎重的思考和困难挑选。首先Mary和自己一样也是华裔因此彼此容易沟通；其次Mary非常熟悉纽约和GE的研发部门可以帮助Johnny解决具体问题；还有Mary友善、热情、乐于助人。当Johnny一提出孩子上学的问题时Mary就很热心地
15、向他介绍纽约州首府周围的学校情况特意向他一所学校。 上班的日子很快到了Johnny驱车来到GE公司研发部门的办公室。当他走进办公室时一时间有些不知所措正在此时Mary出现了。Mary先带他去见主管经理使他明确了自己的工作职务、内容、要求及基本程序主管经理还向Mary布置了当天的工作；最后Johnny在Mary带领下参观了办公室领到了必须的办公用品；最后Johnny在一张宽敞的办公室桌前人坐了下来。这时Johnny觉得一切不再陌生了。到了午餐时间Mary就像老朋友一样来招呼Johnny去吃饭 Mary、Johnny和其他几位同事有说有笑地向餐厅走去。 以上案例说明了非正式沟通对于企业良好人际关系
16、的重要性。在相当程度内非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大的弹性它可以横向流向或是斜角流向。一般也比较迅速。在许多情况下来自非正式沟通的信息反而获得接收者的重视。由于传递这种信息一般以口头方式不留证据、不负责任许多不愿通过正式沟通传递的信息却可能在非正式沟通中透露。 销售经理第九章：信息沟通（上） 案例： 善于成为下属的原动力沃尔马特公司拥有26000多职工是美国居前五位的大零售商之一。在1970年代该公司的销售额从4500万美元增长到16亿美元商店由18家扩展到330家。在该公司人称“萨姆先生”的萨姆华尔顿是这一成功的原动力。华尔顿的办公法说起来很简单不外
17、就是关心他的职工。实际上在他的坚持下几乎所有他的管理人员人人都有别上一个圆形小徽章上面写着：“我们关心自己的职工”字样。 华尔顿先生有次夜不能寐从床上翻身而起到一家日夜面包房去买了四打炸面包圈。晚上两点半他把这些面包送到一个分发货站去跟装运码头的工人们聊了一会儿天。结果他发现那地方还需要增设两个淋浴间。在这么一家销售额达20亿美元的企业里的一位最高领导居然能对他的职工有着主样的深切关怀。 基层职工最重要这点在他的每项活动中反映出来。高级经理们的办公室总是空的总部就象一座仓库原因百华尔顿手下的经理们的大部分时间总是在该公司的11个州的服务区现场里度过的。 在沃尔玛特公司人人都觉得自己像一个胜利者
18、。每星期六早上七点半管理例会准时开始。当月的进货员会收到一枚奖章。每星期都有商店上“光荣榜”。每回总部突然派来了一个维修不分队来帮助这些商店装修门面时都能证明那里工作干得挺好。萨姆先生总要站起来在喝一声：“谁是第一呢？”自然是大伙齐声回答：“沃尔马特！” 但是过分依赖这种非正式沟通途径也有很大的危险因为这种信息遭受歪曲或发生错误的可能性相当大而且无从查证。尤其与员工人人关系较密切的问题例如晋升、待遇之类常常发生所谓“谣言”。这种不实的散布对于组织往往造成较大的困扰。 但是任何组织都或多或少存在着这种非正式沟通途径。对于这种沟通方式主管既不能完全依赖用以获得必需的信息也不能完全加以忽视而是应当密
19、切注意错误或不实信息发生的原因设法提供组织人员正确而清晰的事实加以防止。 对于非正式沟通所采取的立场和对策是： 非正式沟通的产生和蔓延主要是由于人员得不到他们所关心的消息。因此主管者愈故作神密封锁消息则背后流言愈加猖獗。正本清源经理应尽可能使部门内沟通系统较为开放或公开则种种不实的谣言将会不攻自破。 要想予以阻止已经产生的谣言与其采取防卫性驳斥不如正面提出相反的事实更为有效。 闲散和单调乃是造谣言的温床。为避免发生这些不实的谣言扰乱人心士气经理应注意不要使部门成员有过分闲散或过分单调枯燥的情形发生。 最基本的做法乃是培养成员对企业管理当局的信任和好感这样他们比较愿意听企业提供的消息也较能相信。
20、 在对于企业经理人员的训练中应增加这方面的知识使他们有比较正确的观念和处理方法。 销售经理第九章：信息沟通（上） 信息沟通的方法信息沟通的方法是多种多样的下面列举三种常用的方法： 1发布指示 在指导下级工作时指示是重要的。指示可使一个活动开始着手更改或制止它是使一个企业生机勃勃或者解体的动力。 指示的含义。 指示作为一个领导的方法可理解为是上级的指令具有强制性。它要求在一定的环境下执行任务或停止工作并使批示内容和实现企业目标密切关联以及明确上下级之间的关系是直线指挥的关系。这种关系是不能反过来的如果下级拒绝执行或不恰当地执行了指示而上级又不能对此使用制裁方法那么他今后的指示可能失去作用他的地位
21、将难以维持。为了避免这种情况的出现可在指示发布前听取各方面意见对下属进行训导或将下属尽可能安排到其他部门工作。 指示的方法 一般的或具体的。一项指示是一般的还是具体的取决于经理人员根据其对周围环境的预见能力以及下级的响应程度。对授权持有严格观点的经理倾向于具体的指示而在对实施指示的所有周围环境不可能预见的情况下大多功能采用一般的形式。 书面或口头的。在决定指示是书面还是口头的时候考虑的问题是：上下级之间关系的持久性、信任程度以及避免指示的重复等。如果上下级之间关系持久信任程度较高则不必书面指示。如果为了防止命令的重复和司法上的争执为了对所有有关人员宣布一项特定的任务则宜采用书面指示。 正式和非
22、正式的。对每一个下级准确地选择正式的或非正式的发布指示的方式是一种艺术。正确采用非正式的方式来启发下级用正式的书面或口述的方式来命令下级。 销售经理第九章：信息沟通（上） 2会议制度 会议的作用 人与人之间的沟通是人们思想、情感的交流采取开会的方法就是提供交流的场所和机会。会议的作用表现在： 会议是整个企业活动的一个重要反映是与会者在企业中的身份、影响和地位等所起作用的表现。会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响。 会议可集思广益。与会者在意见交流之后就会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南而且还可密切相互之间的关系。 会议可使人们了解共同目标自己的工作与他人工作的关系使之更好地选择自己的
23、工作目标明确自己怎样为企业作出贡献。 通过会议可以对每一位与会者产生一种约束力。 通过会议能发现人们所未注意的问题而认真地考虑和研究。 会议种类主要有工作汇报会、专题讨论会、员工座谈会等。虽然会议是经理人员进行沟通的重要方法但决不能完全依赖这种方法。而且会议要有充分准备民主气氛浓厚讲求实效切忌形式主义。 如何组织销售会议 销售会议就是销售人员的会议有时候又称“业务会议”。销售会议可以不拘泥于形式不限制与会人数可以在任何地方以各种方式召开。其目的或在于激励销售人员使其信心十足；或在于下达指示使销售人员了解自已的工作认清自己的任务。 销售经理开会时常犯的错误是：没把会议的目的说清楚有时甚至连自己也
24、不清楚会议的目的是什么。清楚会议的目的很重要的因为基本上会议可分为两种两种会议的进行方式相当不一样。 解决问题的会议： 订出一定的行动步骤。例如你开会讨论新产品开发就数种新产品方案来考虑那么参加开会的人希望开完会后能确定要生产那一种新产品。 最后的目标是清楚的。例如你召开销售人员开会因为他们之间有磨擦的现象。这个会议的开始目标显然是改善销售人员相处的情况而最后也许转换成确定问题的症结所在。目的能不能达成全看大家能不能讨论出解决问题的方法。 有具体的、外在的限制。如时间、金钱、可用的人员等。这些限制使得解决方案有一定的范围。 在举行解决问题的会议时应该注意以下问题： 严密控制会议的进行。既然是最
25、后的目标是清楚的讨论的问题便应该直接和目标达成有关经理的责任之一就是让讨论不偏离目标。 保持言语的简洁。开场白应该尽可能简洁说话的内容也应不离会议目标要避免长篇大论。 只考虑实际可行的解决方案。既然会议已有一定的目标任何实际上不能执行的观念不论多么有创意都应该放弃。 产生观念的会议： 产生观念的会议应注意的原则和解决问题的会议不一样。它应坚持如下原则； 平等的领导方式。不应该允许任何独占会议的场面应让团体的智慧发挥出来。参加议的人特别是经理必须克制立刻批评的冲动并且要花工夫使不成形的观念慢慢成形让一个建议去加强另一个建议。 高度的参与。有时候不同的思考和不同的方法需要相当的时间才会出现。因此经
26、理不应让口齿伶俐的人独占会议以免其他人的意见被压抑。 合作的精神。在说明会议的目的时强调会议的结果是建立在每个人的贡献的基础之上的。这样能使大家的注意力集中到工作上。 个别交谈 这种形式大部分是建立在相互信任的基础上双方都有亲切感。这对双方统一认识体会各自的责任和义务都有很大的好处。在这种情况下人们往往愿意表露真实的思想提出不便在会议场所提出的问题从而使领导者能掌握下属人员的思想动态在认识、见解等方面取得一致。 销售经理第九章：信息沟通（上） 案例： IBM员工沟通方式在IBM内部其人事沟通渠道可分为三类。即：“员工直属经理”的沟通方式：“员工越级管理阶层”的沟通；其他渠道的沟通。 “员工直属
27、经理”的沟通是是重要的渠道。其主要形式是每年由员工向经理制订出自己的工作目标并定期考核检查考绩是加薪的依据。其考绩标准分为5个等级：未能执行的是第五级；达到既定目标的是第四级；执行过程中能通权达变完成任务的是第三级；在未执行前能预知事件变化并能做好事前准备的为第二级；第一级的考绩不但要达到第二级的工作要求其处理过程还要能成为其人员工的模范。 “员工越级管理阶层”的沟通有四种形形态。其一是“越级谈话”这是员工与越级管理者一对一的个别谈话；其二是人事部安排每次由10余位员工与总经理面谈；其三是高层主管者的座谈；最后则是IBM最重视的“员工意见调查”每年都由人事部门要求员工填写一份不署名的意见调查调
28、查的结果除领导7人以下的经理外各部门主管都有会收到而且他们必须每3人月向总经理禀报意见调查的改进执行情况。 而其他沟通渠道分别是“公告栏”、“内部刊物”、“有话直说”和“申诉制度”。 在工作中员工可能觉得受到委屈这时他就可以写信给任何一个主管甚至总经理整个申诉制度的首要前提是保护申诉人在未完成调查前必须注意不让被调查者名誉受损绝不大张旗鼓地调查弄得当事人难看。 IBM的“有话直说”是为了鼓励员工对公司的制度、措施提出意见。员工所写的建议书会专门有人改写整理并限定当事部门10天内回复。 IBM的“内部刊物”中清楚地告诉员工公司的年度工作目标这也可以达到沟通的。 IBM还有一个ABC。 具体事项由
29、总经理负责订出了沟通的十诫：一是沟通前先澄清概念；二是探讨沟通的真正目的；三是检讨沟通的环境；四是尽量获得别人意见作为沟通内容；五是语调和内容一样重要；六是传递资料尽可能有用；七是应有必要之追踪检讨；八是沟通应着眼于现在也着眼于未来；九是言行一致；十是成为一人好听众。 销售经理第九章：信息沟通（上） 信息沟通的障碍一般来讲沟通联络中的障碍主要是主观障碍、客观障碍和沟通方式的障碍三个方面。 1主观障碍 个人的性格、气质、态度、情绪、见解等的差别使信息在沟通过程中受个人主观心理因素的制约。 在信息沟能中如果双方在经验水平和知识结构上差距过大就会产生沟通的障碍。 信息、沟通往往是依据组织系统分层次逐
30、渐传递的。然而在按层次传达同一条信息时往往会受到个人的记忆、思维能力的影响从而降低信息沟通的效率。 对信息的态度不同使有些员工和主管人员忽视对自己不重要的信息不关心组织目标、管理决策等信息面只重视和关心与他们物质利益有关的信息使沟通发生障碍。 经理人员和下级之间相互不信任这主要是由于经理人员考虑不同伤害了员工的自尊心或决策错误所造成而相互不信任则会影响沟通的顺利进行。 下级人员的畏惧感也会造成障碍、这主要是由于经理管理严格咄咄逼人和下级人员本身的素质决定的。 2客观障碍 信息的发送者和接收者如果在空间距离太远、接触机会少不会造成沟通障碍。社会文化背景不同种族不同而形成的社会距离也会影响信息沟通
31、。 企业机构过于庞大中间层次太多信息从最高决策层到下级基层单位而产生失真而且还会浪费时间影响其及时性。这是由于企业机构所造成的障碍。 3沟通联络方式的障碍 语言系统所造成的障碍。语言是沟通的工具人们通过语言文字及其他符号等信息沟通渠道来沟通。但是语言使用不当就会造成沟通障碍。这主要表现在： 误解。这是由于发送者在提供信息进表达不清楚或者是由于接收者接收信息时不准确。表达方式不当如措词不当丢字少句空话连篇文字松散使用方言等这些都会增加沟通双方的心理负担影响沟通的进行。 沟通方式选择不当原则、方法使用不活所造成的障碍。沟通的形态网络多种多样且它们都有各自的优缺点。如果不根据实际情况灵活选择则沟通不
32、能畅通进行。 在管理工作中存在着信息的沟通也就必然存在沟通障碍。经理的任务在于正视这些障碍采取一切可能的方法来消除这些障碍为有效的信息沟通创造条件。 销售经理第九章：信息沟通（上） 信息沟通的技巧真正有效的信息沟通并非一日之功。以下技巧有助于你提高沟通能力解决信息沟通中碰到的难题使你的每次沟通富有成效。 1 妥善处理期望值 要想消除双方期望值之间的差异一种途径是订立业绩协议。员工与企业签定的业绩协议可使双方明确彼此的期望和要求帮助设计双方都能达到的目标并且定期评估协议以确保双方的目标和要求都能得到实现。 另一种方式是清楚说明你的期望。这样能否达到你的期望对方有责任向你说明。这种做法可以使你根据
33、需要对自己的期望做有效的调整预先消除可能遇到的伤害和失望感。 2培养有效的聆听习惯 人们之间的交流充满变数（如自己和别人的谈话及聆听风格等）因而既复杂又具有挑战性。设身处地是成功交流的一个关键因素。 聆听但不要受别人情绪的感染。别人有难处时应设身处地地理解别人但不能为这种情感左右。必须为自己留一些精力去做自己的事。记住不要做一块海绵什么都予以吸收。 3听取反馈、给予反馈 一般来说反馈是事实和情感因素的结合。交流中的实质信息和关系信息很容易带来误解从而招致不满。因此在提供反馈意见时应强调成长进步不要妄做评判或横加指责。听取别人的反馈时则要抓住其中对自己有价值的东西不要计较对方的身份和交流的方式做
34、到言者无罪闻者足戒。 销售经理第九章：信息沟通（上） 4诚实无欺 有时实话实说的确伤人。但诚实最终能增加建立稳固长久关系的机会。因此诚实非常重要。如果有什么事烦扰你尽量直接说出来以免小事化大更难处理。 5制怒 对方怒气冲冲时如何冷静处之使对方平息下来？在此向你介绍几招：让对方的火发泄出来；表示体谅对方的感受；询问是否需要帮助等。一般情况下最正常的反应是找引人发怒的人谈谈然后逐一解决问题。 6有创意地正面交锋 所有其它方式都行不通时唯有正面交锋。这也是摆平各方、理顺头绪的一个机会。如果不愿正面对垒不要因为害怕而逃避而要理直气壮。当然有时借故避开不失为最明智之举。 7果断决策 如果你疲惫不堪、心中
35、烦恼或忙得无法分身要坦然地说出来。另找一个时间使自己处于最佳状态来处理事务。 如果优柔寡断、迟疑不决可采用以下步骤予以补救：回顾所有事实；反复过滤各种可行方案；选择最佳方式哪怕这意味着你要多受点委曲；一旦决策立即行动。 8不必耿耿于怀 如果交流中出现失误让你失望或受到伤害请不要挂在心上。不妨自问一下想不想背上这包袱？自己能从中得到什么？一旦尽心尽力地澄清了交流中出现的失误就要为自己付出的努力骄傲该过去的就让它过去。一番心血没有白费心中巨石落地该高兴高兴才是！ 销售经理第九章：信息沟通（下） 垂直沟通1垂直沟通应注意的问题 下级服从上级 没有服从就没有管理。 在一般情况下下级无权判断上级的对错上
36、级的对错由上级的上级来裁定。 一个上级 每个岗位、每个人只有一个上级只服从一个上级的指挥只向一个上级报告。 无论对哪一件工作来说一个下属人员应该只接受一个领导人的命令。这就是一个上级的原则。它是一项普遍的、永久必要的准则。如果这条准则受到破坏那么权力将受到损害纪律将受到危害秩序将受到扰乱稳定将受到威胁。 管理树上的每一领导岗位只有一个最高负责人该岗位职务所规定的权力也只能赋予这一个人其责任也必须由同一个人承担这个人即该岗位正职。 即营销副总销售部经理区域主管业务员 管理树上的每个位置表示的都是正职。正职之下可设副职副职与正职在同一个岗位位置上。 虽然通过授权副职可以对该部门有授权范围内的指挥权
37、但该部门的领导责任仍然由正职负责。 逐级沟通 上级对下级可以越级检查不能越级指挥； 下级对上级可以越级申诉不能越级报告。 也就是说营销副总可以自己或通过其它检查手段检查区域主管、业务员的工作但他发现问题后在正常情况下一般不能越级更改你（或区域主管）的安排而只能发出指示。 但在有些特殊情况下他还是可以越级指挥的： 紧急情况：若他当时没有找到你或相应的区域主管他不能眼看着损失发生即可越级指挥。 直接下属表示或实际上不服从指挥：当业务员（区域主管）用种种理由不贯彻执行你的指示任何领导都有权越级指挥他。 必要的情况下进行整体指挥：如整个营销系统或整个企业举办某项重大活动所有相关人员都可能统一调归某领导
38、指挥。 申诉和报告是有区别的：报告是在正常情况下向直接上级请示工作取得指示；而申诉则是告状。 当上级有贪污、盗窃、违法乱纪、有重大出卖和危害企业及滥用职权、对申诉者有重大不公正的行为时申诉是合法的。不过只有情况属实申诉才可成立；如属诬告申诉者则必须对此负责。 销售经理第九章：信息沟通（下） 2销售经理与营销副总的信息沟通 销售经理要多利用营销副总给你的管理经验虚心接受指导和忠告。不要对批评发脾气因为那也许能令你改进。 在工作中你一定要遵循服从的原则哪怕营销副总偶尔做出了错误的决策你也无权去判断他的对错总经理自然会做出公正的裁定。 但营销副总也须遵循逐级的原则他在对销售工作的检查过程中若发现了问
39、题只能是将正确的指示下达给你再由你（必要时通过区域主管）去执行他的指示而不能直接去指挥你的下属。 3销售经理与区域主管的信息沟通 如果一个兵团司令要为每个连队决定梯队人选和冲锋秩序他不仅会殆误战机而且也将把自己累死。同样如果一个销售经理对每个区域分支机构都要自行决定人选和战术他失去的不仅是一次次的商机同样也失去了自己存在的价值。 请记住：区域主管能很好地帮助你集中指挥分散之兵。 设立区域分支机构不是粟归沧海更不是大撤退。对分开的兵力要让它拥有一定的自主权但你要掌握有效的管理办法。不过所谓“一定的自主权”究竟是多少权力100个销售经理恐怕就会有100种说法。 区域主管的本职工作就是受销售部经理之
40、命联络客户、销售产品、完成本区域的销售、回款目标攻占当地区域市场。当一个区域主管在一个地区拓展到一定程度后会容易产生轻车熟路的惰性。此时你可以采取地区轮换的方法对各区域主管进行地域的调换。 4销售经理与配送中心主管的信息沟通 实现销售的重要一环是货品准时、完好地到达客户的手里。而完成这一环节的部门正是配送中心。故业务员在下完订单之后接下来的步骤就是与配送中心接洽确定货品发送的时间同时与客户联系接货的具体事宜只有货品完好到达客户手里后才算完成了一次销售。如果货款不是预先支付接下来的工作就是向客户收款了。 销售经理第九章：信息沟通（下） 5销售经理与客户服务主管的信息沟通 客户服务部的重要性越来越
41、引起各个公司的重视在很多公司中客户服务部已经独立出来与市场部、销售部处于平级的地位。 在目前竞争日益激烈的市场环境下一个公司服务质量的好坏直接影响到其在市场上的地位客户已经把服务水平看作了每个公司市场竞争力的重要指标。在日常作业中销售经理与客户服务主管信息沟通的流畅程度直接关系到产品的销售及客户的回款故应特别引起你的注意。 6销售经理与销售人员的信息沟通 根据垂直指挥的三项原则既然设立了区域主管那么你就不能直接去指挥业务员们的行动但你又必须从他们手中掌握第一手的市场情报最好的办法就是通过区域主管让他们提交一系列的报表。 不用问也知道正确的业务资讯绝对重要但你设计通报系统时也要记得业务员都很讨厌
42、文书作业。 多数业务员都不注重小节而且憎恨必须处理的文书工作。这和报告的种类没有关系。 拜访报表、业务预估表、摘要报告、客户活动报告、支出报告反正业务员就是讨厌所有的报表。讨厌的原因是因为那些都要花时间占用宝贵的销售时间而且有些报告填起来很复杂。最重要的原因是因为那些报告暴露了业务员到底花了多少时间在努力工作。 准时的报告是整个营销信息系统的基础你不清楚第一线的销售状况就无法做许多决定。那些销售状况就是第一线业务人员的活动情形。若能将文书作业简化就能免除许多报怨。有些文书工作绝对必要但过多的报告却会形成一种障碍。你应该设计出获取市场资料的必要报告以使业务有效运作。 销售经理第九章：信息沟通（下
43、） 7销售经理的述职 营销中心的述职有三种形式：首次述职、定期述职、特别述职 首次述职 方式：上下级共同对下级的岗位描述条款进行讨论。 发生的时间： 新进人员签订聘任合同前； 新的管理模式正式推行前； 工作性质发生变化导致岗位变动前 述职内容： 叙述工作辖区及范围； 叙述该岗位直接责任； 叙述该岗位领导责任； 叙述该岗位主要权力。 述职达成： 下级接受上级叙述的各项工作任务及责任。 下级接受该岗位的待遇与报酬。 上级确认下级有完成该岗位工作任务的能力。 双方无异议在岗位描述上签字签订聘任合同交人力资源部备案首次述职即告完成。 定期述职 方式：下级向上级述职。 发生的时间： 各部经理向营销副总三
44、个月定期述职一次； 各主管向本部经理二个月定期述职一次； 定期述职的周期可依行业、企业特点合理确定。 述职内容： 下级： 根据岗位描述的内容逐条报告工作状况出示相关证据及资料； 结合季度工作计划、汇报工作进度； 提出改进目前工作状况的方案； 对岗位描述中不完善、不合理的条款提出改进建议； 对部门之间长期存在的协调阻碍提出改善建议。 上级： 对下级工作状况提出质询； 回答下级的问题和建议。 述职达成： 上级对下级的工作作出评定； 上级对下级提报的建议给予答复； 下级对上级作出的评定或决策表示接受； 上级确定下级胜任该岗位工作； 人力资源部记录或营销副总秘书记录上、下级双方签字定期述职即告完成。
45、特别述职 方式 上级向下级对修改部分的述职。 发生的时间： 岗位描述条款严重不合理上、下级均可提出修正申请； 由于业务范围的调整各部门职能需重新界定； 人员调动岗位内部互换时； 工作性质不变的情况下需补充新的内容。 述职内容： 对岗位描述中不合理条款的修正上级对下级叙述正确条款内容； 由于业务范围调整的需要上级对下级重新界定工作内容、责任、权力及隶属关系； 同部岗位互换时上级对下级叙述新的岗位描述； 上级向下级叙述补充到岗位描述中的新工作内容。 述职的完成： 下级接受上级重新修正或界定的新的岗位描述条款内容； 由人力资源部或营销副总秘书记录上、下级双方签字认可即告特别述职完成。 当然在任何述职
46、过程中都有可能出现达不成一致意见的情况。那时直接上级应在直接下级岗位描述上加注意见交人力资源部备案此述职不能成立应另行安排时间直到完成述职。 销售经理第九章：信息沟通（下） 横向沟通1横向营销信息系统 营销运作对于企业来说它不是一个独立的运作过程它是按照一定的程序进行操作的。无论是对系统以外还是系统内部本身包括相关部门之间都存在着一定的内在关联。他们之间按照规定和程序各行其道各负其责；相互服务相互制约；统一指挥步调一致为了企业的共同目标而运作。 2销售部与市场部的信息沟通 在日常工作中市场部门是与销售部门联系最密切的单位之一市场部门提供的各项资源是销售部门完成业绩的重要保障。 市场部的工作侧重
47、在规划面销售部的工作侧重在执行面。销售部的职责是让消费者能买得到产品而下一步消费者是否购买以及是否能连续购买则是市场部的事情了。在市场部具体运作中与销售部较密切的工作有以下几项： 新产品的开发、上市。 通路规划设计。 销售目标制定。 推广计划的拟订及执行。 年度营销计划的制订。 市场部根据市场调查程序对“市场需求”、“竞争态势”、“营销环境”进行调查将相关信息向销售部转达； 市场部在进行市场调查任务时往往要与销售部紧密配合销售部能对市场调查工作给予有力的支持； 销售部要把产品整齐地展现在消费者面前完成铺货陈列的任务但是消费者是否能形成购买还需要由市场部策划的推广策略的实施来决定。 销售部与市场部之间的关系是相互依存的缺少任何一方营销的过程都残缺的往往在营销运作中两个部门都是在并肩作战。 销售经理第九章：信息沟通（下） 3销售部与财务部的信