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1、十三、公司档案管理制度十三、公司档案管理制度 第一条 管理部门 1文书结案后原稿由各文书管理部门归档经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要原稿须由经办部门保管应经文书管理部门主管同意后妥善保存文书管理部门以影本归档。 2各分公司档案分类目录及编号原则由各公司经理室或事业部经理室统一制定总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。 第二条 文件点收 文件结案移送归档时根据如下原则点收： 1检查文件的文本及附件是否完整如有短缺应立即追查归入。 2文件如经过抽查应有管理部门主管的签认。 3文件的处理手续必须完备如有遗漏应立即退回经办部门补办。 4与本案无关的文件或不应随案归档的
2、文件应立即退回经办部门。 5有价证券或其他贵重物品应退回经办部门经办部门送指定保管部门签收后将文件归档处理。 第三条 文件整理 点收文件后应依下列方式整理： 1中文直写文件以右方装订为原则中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2右方装订文件及其附件均应对准右上角左方装订则对准左上角、理齐钉牢。 3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形应先补整、裁切、折叠使其整齐划一。 第四条 档案分类 1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分部门区分之后依案件性质分为若干大类再在同类中依序分为若干小类。 2档案分类应力求切合实用。如果因案件较多三级分类不够应用时须
3、在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则如案件较多 一个档夹不够使用时可分为两个以上的档案装订并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号以便查考。 4每一档夹封面内首页应设“目次表”案件归档时依序编号、登录并 以每一案一个“目次”编号为原则。 5档号的表示方式如下 1 1 1 1 1 A A B B C C D E E 1 1 1 1 1 其中 A A 为经办部门代号B B 为大类号C C 为小类号D 为档案卷次E E 为档案目次。 第五条 档案名称及编号 1档案各级分类应赋予统一名称其名称应简明扼要
4、以充分表示档案内容性质为原则并且要有一定范畴不能笼统含糊。 2各级分类、卷次及目次的编号均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。 3档案分类各级名称经确定后应编制“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列以便查阅。 4档案分类各级编号内应预留若干空档以备将来组织扩大或业务增多时随时增补之用。 5档案分类各级名称及其代表数字一经确定不宜任意修改如确有修改必要应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表以免混淆。 第六条 档号编写 1新档案应就“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序为此来编列档号。 2档案如何归属前案应查明前案的档
5、号并予以同号编列。 3档号以一案一号为原则遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者应先确定其主要类别再编列档号。 4档号应自左而右编列右方装订的档案应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第七条 档案整理 1归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码以便翻阅。 2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外依下列规定办理： 1 久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机
6、关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。 2 10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料； （4）其他经核定须保存10年的文书。 35年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。 41年保存：结案后无长期保存必要者。 5各种规章由规章管理部门永久保存使用部门视其有效期间予以保存。 第九条 档卷清理 1档案管理人员应随时擦拭档案架维护档案清洁以防虫蛀腐朽。每年更换时依规定清理一次已到保存期限者给予销毁销毁前应造册呈总经理核准并于目录表附注栏内注明销毁日期。 2保管期限届满的文件中部分经核定仍
7、有保存参考价值者管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上并在第五联上注明部分销毁的日期。 第十条 调卷程序 1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时应填写“调卷单”经其部 门主管核准后向管档人员调阅。 2档案管理人员接到“调卷单”经核查后取出该项档案并于“调卷单”上填注借出日期后将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理以备催还。 3在档案室当场借阅者免填“调卷单”。 4档案归还时经档案管理人员核查无误后档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。 第十一条 调卷管理 1“调卷单”以一单一案为原则借阅时间最长以一周为限如有特殊情形应延长调阅期限时应按调阅程序重新办理。 2调卷人员对于所调档案不得抽换增损如有拆开必要时亦须报明原因请管档人员负责处理。 3调卷人员调阅档案应于规定期限内归还如有其他人员调阅同一档案时应变更调卷登记不得私自授受。 4调阅档案限与经办业务有关如调阅与经办业务无关之案件应经文书管理部门主管同意。 第 6 页 共 6 页