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1、精选优质文档-倾情为你奉上第二部分：业务流程一、外部物流（一）、进货工作程序1、业务单据入库管理包括三种单据：收货单、入库单、返厂单。它们是系统中以单据流反映物流的商品流转事务。其基本要求如下：单据流与物流必须同步，既当日发生的物流，当日必须完成单据的录入和审核。1、收货、入库（1）单据作用：收货单、入库单：反映商品经销、代销商品来货后入库存放等待销售，仓库库存增加。单据性质：收货单是按照订单进行商品收货；入库单可以自由入库。（2）要件：单据编号：唯一性，不重复。库 位：收货、入库单的收货地点，一般为仓库。供 应 商：录入商品编码时的供应商信息。经营方式：录入商品编码时的供应商的经营信息，不得
2、随意变更。商品编码：收货单依据订单转换过来，入库单必须填写。数 量：按最小销售单位计算的进货数量。进 价：经代销商品按最小销售单位计算的进货价格，由于商品各批进货价格不同，从而形成批次价，并在商品信息中记录下最后一个批次的批次进价（最新进价）。零 售 价：按最小销售单位计算的零售价格。2、经代销商品返厂（1）单据作用：经代销商品返厂单：反映经销代销商品由库位直接退货给供应商，库位库存减少。单据性质：商品退货按先进先出法返厂。（2）要件：单据编号：唯一性，不重复。 库 位：返厂单的发货地点，一般为仓库。供 应 商：录入返厂商品的供应商信息。经营方式：录入商品编码时的供应商信息保持一致，不得随意变
3、更。 商品编码：必须填写。数 量：按最小销售单位计算的进货数量。价 格：按最小销售单位计算的返厂价格。2、商品订货（1）、订单用于供应商与用户间商品流通操作淘汰、联营、自采商品不能进行采购操作采购订单状态描述：登录单据最初状态，登录状态单据用户还可进行修改生效审核后单据再不可修改，此状态下用户可对商品进行收货欠货订单收过货，但货还未收完的单据，用户可继续对该状态单据收货处理作废、完成单据最终状态；到货截止日期已到但商品货还未收完，记帐时单据状态变成作废，或者用户对生效、欠货的单据进行手工终止，全部收货则状态为完成订单录入订单审核订单查询1) 供应商选择：供应商必须为经销、代销、经代类型允许采购
4、的供应商2) 经代类型的供应商订货时可选择经销或代销方式3) 订货门店可以是所有类型的门店（配送中心、远程门店、本地门店）且为必输项4) 订单类型两种限量和非限量限量订单收货数量不能大于订货数量，非限量订单收货数量可大于订货数量5) 订单录入时预计到货日期 =当前记帐日期6) 输入商品及订货数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可输小数个)7) 商品订货价格不能为零和负数8) 订单录入时商品必须为订货门店存在的商品9) 淘汰、联营、自采的商品不能进行订货操作10) 订单复制：复制时判断复制到门店是否存在该订单中所有商品档案11) 调出以前录入登录状态的订单可对订单进行修改，单
5、订货门店和供应商不可改12) 订单审核后修改商品档案最新进货数量和商品配送中心在订货数量13) 终止订单：总部只能对本地门店订单进行手工终止，远程门店订单可自行手工终止14) 日结时若订单到货截止日期 =当前记帐日期输入商品及订货数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可输小数个)补货申请单录入时商品必须为订货门店存在的商品淘汰、联营、自采的商品不能进行补货操作补货申请单审核后修改门店商品档案在订货数量建议补货申请单：建议补货申请单生成时遵循所有补货申请录入时的所有约束条件按合理库存生成建议补货申请单条件：库存平均销量*库存控制天数 时产生建议补货申请单；建议补货申请数量 =取
6、商（ (合理库存-（当前库存-平均销量*到货天数）-在途数量)/最小订货数量+1）*最小订货数量按最小库存生成建议补货申请单条件同上建议补货申请单补货数量应该为最小订货数量的整数倍2、总部补货申请查询补货申请处理：补货申请查询时总部可对远程门店审核状态的补货申请单进行取消操作，取消状态的补货申请单不可再做任何操作。可将选定门店（门店为必输项）的补货申请单进行配送或订货处理；当门店要求补货的商品配送中心库存不足时可进行转订单处理。转订单是将生成的建议订单按供应商生成订货单，每个供应商一个单据更换供应商：可将订单明细中某些商品存在多个供应商的更换到其它供应商补货申请门店在途：补货单在门店审核后加在
7、途；门店对有补货单的配送单收货时减在途；(配送收货数量大于补货数量时只减补货申请单引起的那部分在途)总部取消补货单并传门店，门店更新单据状态并减在途；建议补货单生成要考虑门店在途数量补货申请流程门店录入、审核补货申请单，状态为“登录”、“审核”(录入商品类型)；门店将“审核”状态的单据传总部；总部在日结时对“审核”状态的单据若已超过申请到货日期，则将该单据的状态置为“取消”；总部对补货申请单进行配送，状态变为“已配”；也可取消补货申请单，状态为“取消”；总部补货申请处理对配送不够部分的补货单下订单，状态变为“已订”（在补货单状态为“审核”的情况下）；对已订的补货单可进行配送，但不允许再次下订单
8、；对于已配的补货单决不允许再次配送或下订单；总部将“已配”、“取消”的补货申请单送门店，门店接收处理时修改对应补货申请单的状态；3、流程图门店提出补货申请配送员提取补货申请单根据库存情况进行处理有货库存不够分两部分配送员直接录入商品配送单缺货的一部分按商品最新进价选供应商订货有货的一部分按订货门店的品种数优先的原则配 送 单订单库管审核并打印商品配送单(一式两联：配送中心、发货联随货同行)司机持商品配送单送货到门店配送单通讯至门店门店进行配送收货（门店收货人在商品配送单上签字并打印配送收货单，留存一联、另一联交司机转总部财务） 部分收全部收配送收货单状态为“异常”配送收货单状态为“完成”配送收
9、货单通讯至总部正常异常异常处理，生成配退收货或总部损失 结束流程总部录入配送单，状态为“登录”，可按补货申请单配送或直接配送商品；总部对补货申请单处理，自动生成临时配送单和订单，通过转配送单（“登录”状态）和配送单审核（“审核”状态，修改配送中心库存；修改补货单状态（“已配”）；总部对“登录”状态的单据进行“审核”处理，修改配送中心库存；有补货申请单的修改补货单状态为（“已配”）；总部将“审核”状态的配送单传远程门店；门店收货入库。门店修改库存、减在途(由补货申请单生成的配送单)；若收货数与配送数相同则状态变为“完成”，否则为“异常”；门店将状态为“完成”、“异常”的配送单（收货数及状态）传到
10、总部，总部进行配送单的通讯更新；门店对配送到货日期 当前系统时间的 门店日结后将配送单状态变成“未收”，单据回传总部更新总部状态；总部对“异常”和“未收”的配送单进行异常处理：填写配送丢失量，并自动计算未收量；点击确认，系统自动完成以下内容：对配送丢失部分写入总部异常丢失记录中；对未收部分产生一个配退收货单（状态为完成，该配退收货单不传给门店），并更新配送中心库存，将配送单状态改为“结束”。4、说明（1）配送中心应分为收、发货组和理货组。收、发货组负责收货、返厂、配送发货（将分配好的商品送到各门店）、配退，理货组负责库区的管理及配货。（2）在存在配送中心的情况下，由配送中心配送的商品，配送中心
11、对这些商品进行统一采购、统一配送、统一结算。配送中心根据各门店补货请求把商品配送给各门店。当门店的配货发生冲突时，配送中心根据补货请求比例和实际情况去按比例配送。（3）供应商直接配送给门店的商品，由门店自己验收。（4）货送出配送中心时减配送中心的库存，当商品送到门店验货后，增加门店库存。（5）配送管理模块用于配送中心与远程门店间商品流通操作淘汰、联营、自采商品不能进行配送操作配送单状态描述：登录单据最初状态，登录状态单据用户还可进行修改审核审核后单据再不可修改，此时总部会在生成通讯文件时将该状态单据传到门店未收、异常收货日期截止但配送到门店的配送单还未收货或未收完的单据结束、完成单据最终状态，
12、若门店没有全部收货则总部异常处理后单据状态为结束，全部收货则状态为完成5、业务操作：总部 配送单录入 配送单审核 配送单查询配出门店只能是配送中心，配入门店只能是远程门店，配入门店为必输，且预计到货日期 = 当前记帐日期提取补货申请单：提取补货申请单前，必须要选择配入门店，(且选择补货申请单为当前配入门店补货申请单，状态为“审核”或“已订”)输入商品及配送数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可配送小数个)配送录入时商品必须为配入门店存在的商品配送单录入时会显示配送中心与配入门店两个售价，且都为不可改项配送单复制，复制选择门店只能是远程门店，复制时判断复制到门店是否存在该配送
13、单中所有商品档案配送单录入保存后，选择单号可调出“登录”状态的配送单进行修改，但配入门店不可修改门店 配送收货处理配送收货查询选单号为当前门店配送收货单状态为“审核”，收货库位为必输输入配送收货数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可收小数个，各商品的收货数量不可大于当前配送单该商品的配出总数，整数商品不可收小数个)保存，收货处理生效，增加门店商品库存，修改配送单状态总部 配送异常处理 异常损失查询只对单据状态为“异常”和“未收”单据处理填写商品配送丢失数量，（不可为零或负数，且配送丢失数量=该商品未收数量），确认，异常处理完成异常损失查询时选择损失类型为配送的商品6、向社会
14、配送通过配送中心的批发功能实现对加盟店的配送及社会配送。（二）、配退1、用于远程门店与配送中心间商品流通操作淘汰、联营、自采商品不能进行配退操作配退单状态描述：登录单据最初状态，登录状态单据用户还可进行修改审核审核后单据再不可修改，此时门店会在生成通讯文件时将该状态单据传到总部异常配退到配送中心但货还未收完的单据结束、完成单据最终状态，若配送中心没有全部收货则异常处理后单据状态为结束，全部收货则状态为完成门店 配退单录入 配退单审核 配退单查询配退至门店只能是配送中心，配出门店默认是当前远程门店，配出库位为必输 输入商品及配退数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可配退小数个
15、)配退单录入保存后，选择单号可调出“登录”状态的配退单进行修改，但配退至门店不可修改总部 配退收货处理配退收货查询对单据状态为“审核”的配退单进行处理输入配退收货数量，(可为零，不为负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可收小数个，各商品的收货数量不可大于当前配退单该商品的配退总数)保存，配退收货处理生效总部 配退异常处理 异常损失查询只对单据状态为“异常”单据处理未收数量全部写入总部异常损失；确认，配退异常处理完成异常损失查询时选择损失类型为配退的商品2、流程图配退流程： 开始 门店进行配退单录入门店主管审核、打印两联：远程门店联，财务联司机在配送退货单上签字，门店留存门店联，财务联随货同行
16、转至总部配退单通讯传配送中心配送中心进行配退收货，单据转总部部分收全部收 状态为“完成”状态为“异常”异常异常处理，生成总部异常损失，单据转总部正常结束流程1）门店录入配退单，状态为“登录”；“审核”处理，修改门店商品库位库存； 2）门店将“审核”状态的配退单传总部；3）总部录入收货数，收货入库。修改配送中心库存；若收货数量配退数量，则状态变为“完成”，否则为“异常”；4）总部对“异常”的配退单处理，未收数量全部写入总部异常损失记录；并将状态改为“结束”；总部将状态为“完成”“结束”的配退单传门店；门店通讯更新配退收货数量和配退单状态；（三）、门店调拨门店调拨用于远程门店与远程门店、本地门店与
17、远程门店间商品流通操作淘汰、联营、自采商品不能进行门店调拨操作门店调拨单状态描述：登录单据最初状态，登录状态单据用户还可进行修改审核审核后单据再不可修改，此时门店在生成通讯文件时将该状态单据传到总部异常门店调拨单货未收完的单据结束、完成单据最终状态，若门店没有全部收货则异常处理后单据状态为结束，全部收货则状态为完成门店 门店调拨单录入 门店调拨单审核 门店调拨单查询调入门店只能是远程门店或本店门店，调出门店默认是当前远程门店，调出库位为必输 输入商品及门店调拨数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可门店调拨小数个)门店调拨单录入保存后，选择单号可调出“登录”状态的门店调拨单进
18、行修改，但调入门店不可修改总部 门店调拨收货处理门店调拨收货查询对单据状态为“审核”的门店调拨单进行处理，收货时先判断收货门店是否存在该商品输入门店调拨收货数量，(可为零，不为负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可收小数个，各商品的收货数量不可大于当前门店调拨单该商品的门店调拨总数)保存，门店调拨收货处理生效总部 门店调拨异常处理 异常损失查询只对单据状态为“异常”单据处理未收数量全部写入总部异常损失；确认，门店调拨异常处理完成异常损失查询时选择损失类型为门店调拨的商品2、门店调拨商品流程图门店间调拨：流程1）发货门店录入调拨单，状态为“登录”；2）发货门店“审核”调拨单，修改发货门店的库位
19、库存；3）发货门店将“审核”状态的调拨单传总部，总部通讯文件生成传收货门店；4）收货门店录入调拨收货数，收货入库，修改收货门店库位库存；若收货数与调拨单数相同则状态变为“完成”，否则为“异常”；货门店将状态为“完成”、“异常”调拨单（状态、收货数）传到总部；6）总部对“异常”状态的门店调拨单进行异常处理，对未收的部分写入总部异常损失记录中，并将其状态改为“结束”；7）总部将“完成”、“结束”状态的门店调拨单传发货门店，收货门店；8）发货门店进行通讯数据更新处理：更新门店调拨单中的状态和收货数；9）收货门店进行通讯更新更新调拨单状态注：若A、B门店中有一门店为本地门店，则以上流程中有些操作可省去
20、 开始 发货门店进行门店调拨单录入发货门店库管审核并打印门店调拨单(一式两联：发货门店、总部财务)司机在门店调拨单上签字发货门店留存发货门店联门店调拨单通讯传配送中心司机持门店调拨单、财务联送货到收货门店配送中心传门店调拨单至收货门店收货门店进行门店调拨收货处理，打印两份：收货门店联、财务联，自留收货门店联，司机将发货财务联、收货财务联转总部 状态为“异常”状态为“完成”异常异常处理，生成总部异常损失，单据传总部部分收全部收通讯传配送中心正常结束3、说明（1）门店调拨为远程门店之间调拨，本地门店和远程门店之间商品流转。（2）门店之间的调拨存在两种方式，第一种，库存积压方要求调出；第二种缺货方要
21、求调入。系统只处理第二种情况，第一种情况采用配退方式解决。（3）当要调拨时，总部经协调后，经双方同意确认后，进行商品的调拨，由调出方录入、审核门店调拨单，交接时进行签字确认，并增减商品的实时库存。4、常见问题仅限于大宗紧急销售，响应时间问题，过后补办手续问题。应避免频繁使用门店间调拨（四）、商品调拨库位包括仓库和卖场两种类型，仓库存放门店周转率高的商品，保证此类商品不断货。仓库按单独的库存管理，以区分于卖场的库存。供应商送至门店的商品先进入仓库,由仓库管理员按具体仓位，货架位，排位存发。卖场需要加货时需向仓库提货，并相应减少仓库的库存。调拨流程图卖场理货员先在电脑中作调拨单录入（向仓库提货或移
22、货至仓库）仓库管理员根据商品调拨单备好商品，与理货员确认实发、实收数量，审核调拨单（）理货员将货提出或移入仓库（五）、通讯管理用于总部与门店间基本档案信息、单据信息和汇总信息的传输通讯文件生成后文件名规范：初始化文件 【init】门店编码.zip 总部通讯文件 【zb】门店编码.zip 门店通讯文件 【md】门店编码.zip初始化文件生成后保存在 ：总部服务器上应用程序目录传给门店数据*.zip总部通讯文件生成后保存在：总部服务器上应用程序目录传给门店数据*.zip门店通讯文件生成后保存在：门店服务器上应用程序目录传给总部数据*.zip总部 门店初始化文件生成 门店 门店初始化 通讯文件生成
23、通讯文件生成 总部通讯文件传门店 门店通讯文件传门店 取门店通讯文件 取总部通讯文件 通讯数据更新 通讯数据更新（这两步在网络状况不理想的环境下暂不使用）1) 门店初始化文件生成：一般在门店初装系统时完成，主要生成所有基本参数信息、基本档案信息（普通商品档案只生成该门店存在的普通商品档案）2) 门店初始化文件生成时门店编码为必选项，门店初始化数据文件后面存放的是生成的初始化文件的位置及文件名3) 通讯文件生成时必须要确保门店的选择和时间段的选择正确，若信息的增加、修改、删除操作的时间不在选定的时间段，则在通讯文件生成时不会出现4) 总部通讯文件生成包含三类信息：基本参数信息、基本档案信息、单据
24、信息；基本参数信息和基本档案信息每次生成时都必须生成，单据信息可选择生成5) 门店通讯文件生成 也包含三类信息：汇总数据、基本档案信息、单据信息；基本档案信息每次生成时都必须生成，汇总信息和单据信息可选择生成6) 通讯文件生成可查查看选点时间段生成的历史的通讯数据信息7) 通讯文件生成后和通过查看通讯索引和通讯明细来确认所增加、修改、删除的信息是否已生成到通讯数据数据文件8) 通讯数据更新：就是将总部（或门店）传过来的数据以更新或插入的方式写入门店（或总部）的数据库中通讯文件生成总部：基本参数信息包含：商品部组；商品类别；商品单位；商品品牌；商品规格；商品产地；商品属性；商品税率；付款方式；折扣类型；会员有效期类型；会员优惠类型；退货原因；返厂原因；损溢原因；企业档案；门店档案；基本参数表；基本档案信息包含： 商品基本档案；商品大包装数；门店商品档案；商品条码档案；组合商品档案；组合商品明细；称重商品档案；操作