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1、精选优质文档-倾情为你奉上DOC.NO1芙蓉饭店软件管理系统讲 义王宇平 刘建华旅游学院2008.03.01专心-专注-专业本手册讲述酒店管理系统的安装,配置,系统及本地选项设置,基础资料设置以及数据库维护方面的内容.而业务管理与操作请阅读”简明用户手册.doc”用户可以自行打印本手册目录1 系统软硬件需求说明 P22 单机版安装 P23 网络版安装与连接设置: P3仅网络版需要阅读4 系统初始化:P85 系统参数选项设置 P86 本地操作选项设置 P107 基础资料设置 P128 账单格式设置 P149 数据库备份,恢复,与清除 P14第一部分系统安装（此部分不作考试内容）系统软硬件需求说明
2、: 1本系统对运行环境的硬件无特殊要求,只要Windows操作系统能稳定运行即可,所需硬件要求就是windows操作系统的硬件要求.由于本系统是可以在简体中文版的win98,winme,win2000,windowsxp,windows2003等windows操作系统上运行,所以这里列出建议的最低配置与推荐配置,是从保证windows运行基本流畅稳定的角度出发的,实际上现在采购的硬件都会比这里的建议配置要好,无论赛扬2还是P2/P3,现在新机器都比这个高出几个档次.所以仅供参考:操作系统最低要求 CPU/内存建议配置Win98C300/64M能在P3 800M以上,128M内存以上最好WinM
3、EP2 400/64MWin2000 ProC2 500/128M能在P3 1G以上,256M内存以上最好Win2000 ServerC2 500/128MWinxpP3 1G/256M能在P4 1.4G以上,256-512M内存以上最好Win2003P3 500/256M单机版和网络版的工作站推荐用windows2000Pro,网络版的数据库服务器推荐windows2000/2003server硬件上其他要求:单机版要求本机具备USB端口,网络版要求数据库服务器的机器具备USB端口,另外网络版需要组建10M或100M局域网,需要网卡及HUB等设备,投资很少.2单机版只需要一台机器,对软件运行
4、环境无任何要求,只要是简体中文版的Win98或更高的windows操作系统即可.3网络版是有数据库服务器的,建议有条件的用户,网络版可采用单独一台机器作为数据库服务器,如果经济条件暂时不允许,也可以在服务器上安装一个工作站,即服务器同时兼作一个客户端,这样可以节省一台机器.另外如果用户经济条件较好,可以为服务器配置一台UPS(供电时间超过3分钟以上即可),以及采用RAID1磁盘阵列存储系统数据库,当然这些是建议,不是必备条件,但实际上投资也增加不多,却可以大大提高系统的潜在安全系数. 网络版软件环境要求:需配置好TCP/IP局域网,比较简单,详见后面的网络版安装配置说明4打印机:本系统支持任何
5、带windows打印驱动的打印机,无论是激光,针式,还是喷墨.对于系统没有内置的账单规格,可以定制设计,另外有一些定制账单在网站上有免费下载.A 方案A:由于酒店更多采用多联单的票据连续纸,所以建议采用Epson LQ300K/+针式打印机.配置常见的80列半高(240*140mm)或1/3高(240*93.3mm)的三联单连续纸,使用效果较为理想,也比较专业.也可以打印其他规格,如160*230,110*220等规格.B 方案B:Pos2000打印机:76mm规格,这个效果不太理想,因为这类似于超市,不够专业C 方案C:喷墨打印机:采用A6规格:将A4裁成四等份就是A6,这种是经济方案,适合
6、于对形象无要求,对价格较敏感的小酒店,小宾馆.单机版的安装配置:单机版安装配置很简单,从我们网站上下载了安装包后,用winrar/winzip解压,运行安装程序,全部选”下一步”即可,完成后就可以运行了.不过要注意,如果原来安装过老版本,请先对老版本的数据库进行升级,升级工具在我们网站上有下载. 如果您是使用单机版,现在可以跳过第3页至第7页的网络版安装配置部分.直接从第8页”系统初始化”开始阅读.网络版安装与连接设置: 网络版安装前需要先配置好tcp/ip局域网,所以先要安装好服务器及工作站上的网卡及驱动,以及用网线路连接到HUB或交换机(当然无线局域网也是支持本系统的).然后在window
7、s中配置tcp局域网,配置的关键就是给每台机器(包括工作站和服务器)分配一个IP地址.一般局域网的IP地址配置是192.168.xxx.xxx,后面的xxx为001-254,考虑到很多宽带路由器可能会使用001和254,所以一般配置范围为 192.168.xxx.002至192.168.xxx.253,其中的xxx在一个局域网类必须相同(001-254),而每台机器的IP地址必须不同,也就是最后的002-253,每台机器选一个,不要雷同.子网掩码都为255.255.255.0 这里举一个例子,一个局域网有三台工作站和一台服务器,IP段设置为:192.168.62.xxx,其中服务器的IP地址为
8、192.168. 62.50,三台工作站的IP地址各为192.168.62.56, 192.168. 62.57, 192.168. 62.58.所有机器的子网掩码均为 255.255.255.0win2k/x/2003 配置IP地址在windows的”控制面板”-”网络与拨号连接”中,注意分清哪个是本机的局域网网卡.而win98/me在”控制面板”-”网络”中,也要注意选择局域网网卡.下面的是win2000的IP地址配置界面:以上的TCP/IP网络设置为比较简单快速的设置.如果您有专门的网络管理人员,实际设置可能与此不同,但是只要保证每台工作站都能在命令行下ping通服务器的IP地址,则网络
9、就已经符合要求了.下一步就可以进行网络版的安装与连接配置.首先下载网络版安装包后用winzip/winrar解压 ,或者从光盘进行安装.安装文件为setup.ini:运行那个”setup.exe”,即可进行安装:可见界面有二页,可以切换的,第一页是”服务器端软件安装”,用于在服务器上安装服务端软件,第二页是”客户端软件安装”,用于在各个工作站上安装客户端软件的.如果服务器同时兼作一个工作站,则服务器同时也运行一次”工作站端软件安装”,但其他的工作站绝对不要进行”服务器端软件安装”.1首先在服务器上安装”服务器端软件安装”,先要安装firebird sqlserver数据库服务器,点”1安装fi
10、rebird数据库服务器”,然后一步步下去就完成了. 这样,数据库服务器就安装成功了,并且自动运行了,如果不修改他的配置,他以后每次都会自动运行.firebird sqlserver是一个大型sqlserver类型关系数据库,缺省在tcp/3050端口上提供服务.安装完成后可以在任务通知栏看到服务管理器的图标:鼠标指向的地方就是firebird服务管理器的图标,也可以在控制面板-”firebirdsql服务管理器”中控制.用鼠标左键点这个图标可以控制服务的启动与停止,双击这个图标就可以弹出管理器的操作界面:可以查看及管理服务状态,管理数据库别名以及系统参数,系统密码等.firebird同时支持
11、数据库别名(MSSQLServer方式)和数据库绝对路径(Mysql方式)二种方式,所以一般情况下也不用配置别名.缺省的数据库账号和密码为SYSDBA和masterkey,这个类似于MSSQLServer的SA和SA账号的空密码.密码是可以修改的.在这个界面上是可以看到服务器当前的所有有效IP的,其中192.168.xxx.xxx之类就是局域网IP,可以用作客户端连接参数中的服务器IP.另注:如果是老版本升级中重新安装firebirdsqlserver,请在安装前先”停止服务”,然后退出”服务管理器”,再反安装老版本,再重新安装firebirdsqlserver.否则因为老版本在运行中,将无法
12、更新为新版本文件.这个道理在安装客户端时也一样,要退出老版酒店管理系统后再可以重新安装新版本.2然后第二步是安装例子数据库,这个也是在服务器上安装的.请注意,如果是升级新版本,则不用安装这一步,用升级工具对老版本数据库文件进行升级后就可以了,切不可再用例子数据库来覆盖原来的业务数据库.点”拷贝初始数据库文件到服务器”以安装例子数据库:缺省会自动创建c:hoteldata目录,并将例子数据库拷贝到这里,文件名为data.xdb.不过如果您有D盘分区的话,建议存放在D:hoteldata,因为保存在系统分区容易因误操作被删除或格式化.确认”保存”后,安装程序会拷贝数据库,请稍等片刻,拷贝完成后安装
13、程序会提示这个数据库的缺省连接参数:这是很重要的信息,请不要随便按”关闭”!如果您有打印机,我们建议您”打印连接配置”(A4规格),如果您没有打印机,请”保存连接参数到文件”到桌面上,等会要打开查看,以配置客户端连接配置!这个信息中提示了这个数据库的缺省连接参数,是用于配置客户端连接参数时参考的.现在,服务器端软件安装完成了,下一步就是到各个工作站安装”工作站端软件安装”.如果您的服务器同时兼作一个工作站,那么在服务器端也要以工作站身份安装一次”工作站端软件”.3工作站端软件安装:切不可在工作站上安装”服务器端软件”,而仅需要安装”工作站端软件”.将安装程序拷贝在U盘上,或者将安装光盘带到工作
14、站上,或者共享安装目录给工作站,无论哪种方式都可以.运行安装程序setup.exe,这次要将安装界面切换到第二页”工作站端软件”:点”客户端机器上安装客户端程序”,然后一步步安装完成即可.如果原来安装有老版本,请在安装前务必退出老版本酒店管理系统.现在第一个工作站就安装完成了,先不要急着去安装第二台工作站,而要先开始配置第一台工作站.安装完成后,从桌面启动”酒店管理系统网络版”,程序会检测到”连接参数”还没有配置,会自动启动配置界面:在这里要进行配置,其中最重要的参数就是服务器和数据库.其实这些参数在我们在服务器上执行安装的时候就有的,请见前面说过的服务器端第二步安装,就是拷贝数据库完成后有一
15、个提示信息,我们建议您打印或保存下来的.请在这里面依次填入各个参数.服务器填入数据库服务器的IP地址,数据库填入数据库文件在服务器上的绝对路径,其他的用缺省就可以了(除非你在服务器上修改过).然后点”测试连接”,看是否有错误提示,如果提示”测试成功”就OK了.如果提示其他信息,请细看理面的中文信息,一般能看出原因,一般不外于:1服务器IP错误 2数据库在服务器不存在,可以检查这个数据库路径指向的数据库文件在服务器上是否存在 主要就是这二个参数错误.3服务器或客户端装有网络防火墙,导致服务器不允许连入,或者工作站无法连出!Windows XP/2003系统内置了防火墙,缺省情况下不允许连入,这样
16、若服务器操作系统是Windows XP/2003的话,工作站将无法连接到服务器,解决办法:一是关闭防火墙,二是在防火墙上配置一条规则,允许firebird sqlserver使用的tcp/3050端口的连接通过.如果安装的是其他的防火墙软件,也是一样!测试通过的话,就可以”保存参数”并退出,然后再重新进入,就可以进入系统了!且莫急着去安装第二个工作站,请先用”系统管理员”登录进系统,在主菜单中的”系统管理”-”工作站设置”中添加新的工作站账号供第二台工作站使用:这样就添加了一个host2工作站,在试用期内只能添加到二个工作站,而购买正式授权的话,则工作站数量可以从2到不限站点.比如2,3,4,
17、5及不限站点个工作站等. 然后就可以去其他工作站上安装软件了,重复上面第三步的”工作站端软件安装”,唯一不同的就是在连接配置时工作站账号不用host1,而是host2,每个工作站的都不能相同第二部分系统基本操作、基本资料和系统维护一、基本操作1、更改登入帐号：更改其他用户登入系统。2、暂时锁屏离开：当操作人员有事离开时，为了不让他人操作系统，可将系统屏幕锁屏，要再次操作系统，必须输入登入的密码方可解锁。3、本地操作选项设置“本地操作选项”与前面的”系统参数选项设置”不同,本地操作选项在网络版中只对当前工作站有效,各个工作站的本地操作选项是可以不同的,而”系统参数选项设置”是全局性的,所有工作站
18、是相同的.执行:”基本操作”-”本地操作选项设置” l 第一页 操作选项1、 前二项是设置打印报表及账单的打印机。票据打印机是专门用来打印账单的,而系统中其他打印则使用报表打印机,若打印机可以支持所有账单和票据的打印格式，则这二个选项可以设置成同一个打印机。2、 这里最后一项”本工作站集成门锁发卡”功能,请根据您是否需要或购买门锁集成模块的情况,以及当前工作站是否有发卡机来设置,如果没有的话,则不要选中,这样”门禁发卡”菜单将不会在系统中显示。3、 其他选项,比较简单,看文字即可理解。l 第二、三、四页是房态图界面设置和房态图操作选项设置，可以根据需要自行设置房态图的界面效果和显示内容。都比较
19、简单,不用详述.二、系统管理模块1、操作员及权限管理2、系统参数选项设置下一步就是进行系统参数选项设置,这些选项是全局性的,所以设置非常重要,且不能随便修改.一般情况下在配置权限时应限定只有高级管理员才有这个设置的权限.另外网络版这个设置修改了的话,所有工作站都要重新登录。从”系统管理”-”系统参数选项设置”中执行此功能：l 普通选项同步时间：请务必要选上启用商吧库存管理模块：如果酒店有前台商吧,就可以选中”启用商吧库存管理模块”,这样能进行商吧库存管理。而一般酒店没有前台商吧,所以可以不选中.不启用商吧库存管理时,商品费同其他费用一样录入,而且没有库存管理功能。其他参数都很简单.看文字就能明
20、白,不作过多说明了。l 计价参数l 客房系统客房系统是一些业务操作的缺省参数设置,可根据酒店实际情况进行设置,可以提高前台操作员的操作效率,能少打不少字的。结账时余零红冲最大值：带”缺省”字样的,表示缺省值设置,在实际业务操作时,缺省值会自动填上,然后操作员还是可以在这个基础上修改为实际的值。l 其他参数这对营业日和早、中晚班时间段的设置。3、账单格式设置缺省账单格式：列表中列出国际上常用的多种账单的格式，可根据酒店需要选择账单的格式。页头页脚自定义语：是在账单的页头和页脚填写一些固定的文字信息。账单缺省份数：是指每次打印账单，打印机打印的默认份数，值为1，代表每次只打印一份账单。设置完后需要
21、”保存”生效,这样在登记,结账,加收预付款等地方操作完成且选了自动打印时,就会自动打印这个账单。4、导入定制报表：除了内置的21种账单外软件开发商可以为用户定制其他任何纸张规格的账单格式,在网站上也有一些其他格式的账单下载,比如240*93.3,160*230等,导入定制账单后就可以使用最后一项”自定义账单格式”作为缺省账单。5、数据库备份,恢复,与清除l 清除基本资料和全部业务数据：功能相当于系统初始化的作用，即将系统所有的数据清除。l 只清除全部业务数据：即保留系统的基本资料（如房间类型、用户密码等基本资料），清除业务数据（如预定、入住、消费、结账等业务数据）l 只清除下述日期之前的业务数
22、据：即清除指定时间以前的业务数据。6、系统初始化 登录进系统后,若要先用例子数据体验一下系统的操作,可以直接使用例子数据进行操作,先不用做”系统初始化”,可以先参照”简明用户手册”在例子数据基础上进行测试使用. 若您觉得对软件有了一定了解后,就可以使用自己酒店的数据来进行试运行了.那么第一步就要执行”系统初始化”将系统数据库中的例子数据全部删除,然后再在空数据库的基础上设置自己酒店的基础资料和系统选项。执行方法:主菜单-”系统管理”-”系统初始化”：这时系统会提示您是否真的要执行”系统初始化”,因为执行完成的话,系统中所有的业务数据,基础资料,参数设置等都会被全数清除,变成一个空数据库：点”确
23、认”执行系统初始化,初始化后,系统会提示你重新登录,请注意初始化后只会保留一个”系统管理员”的登录账号,所以初始化后重新登录只能用这个登录账号。重新登录进来后,您就会发现,所有的系统资料都没有了,系统数据库成了一个空数据库,您将需要在后面执行相应的设置工作。三、基础资料设置模块现在就要开始设置基础资料,基础资料是一次性设置工作,虽然有一点工作量,但是一般情况下只作一次就可以了。基础资料设置包括有房型设置,房间设置,费用/冲账类型,费用/冲账科目,和其他基础资料。1、房间类型/规格设置房型是指客房类型,用于将房间分类的,比如标准单人间,豪华双人间等,根据酒店自己的分类设置,同一种房型的房价是相同
24、的,如果房价不同,请添加成不同的房型。 操作界面的上部是编辑框,下面是列表.要添加或修改的话,则是在上面的编辑框内输入,请保持编辑习惯：在每输入一项资料后请用Enter键自动移动到下一格内,而不要用鼠标点按移动或者按Tab。例：添加一间【情侣房】的房间类型操作步骤：2房间设置房间设置则是设置酒店的房间编号,如果有少量固定的拼房(普通酒店都是没有的),请将不同的床位编号为房间,比如701是拼房,有二个床位,请编成701-A,701-B或301-1,301-2。必须指定房型，而”楼/位置”是输入的,输入后就可以选择了,电话号码是房间的内线号码,如果使用程控电话计费系统或者电话连接程序,可以实现话费
25、自动记账的话,则这个电话号码必须设置成与程控系统话单上的内线号码对应.特征可以填入房间的设备情况或一些客人关心的情况(比如通风,朝向等).3费用/冲账类型是用于将费用/冲账科目分类的,类似于房型与房间的关系。系统内置有了足够了的费用/冲账类型,一般无须再添加。4费用/冲账科目是于加收附加费时列费用项目的,可以根据酒店实际情况设置,比如损物赔偿物等等。注意费用/冲账科目是在一个界面上设置的,但是设置上要分开,性质一定要选二者之一。费用与冲账是相反的项目,冲账是负的费用,一般是用于修正误操作或者抵消费用金额用的。5其他基础资料：在些预设一些列表选项,包括有客人类型,客人来源,证件类型,付款方式等。
26、请根据酒店的实际情况设置,有的可以不设,比如客人来源等,当然如果没有设置的话,在登记时也将没有可选的项目。至此,基础资料设置完成了.进入房态图,点右上角的”刷新”按钮,就可以看到刚才设置的房间了,也可以开始进行正式使用本系统了。6旅客黑名单：逃帐客人、公安局通缉犯等都可以列为黑名单。7身份证地区码维护：设置了身份证地区码，在输入客人身份证时，系统会自动调出该身份证号码对应的客人生日、性别和客人所在地等信息。第三部分客房业务基本操作系统业务管理主要功能模块简介 客房系统: 是本系统的核心业务管理模块.包括前台,财务,管家等各方面的功能.在业务管理上以客人账号(即客单)为中心,而在住房号则可以用于
27、快速索引客人账号. 前台操作以房态图为中心,操作员直接对房态图图标执行鼠标右键菜单来完成常用的前台业务。 所有的客人业务管理都可以在房态图和客务中心完成,前者以在住房号为中枢,后者以客人账号为中枢。 信息查询: 提供经理查询方面的功能,均可打印和导出保存.打印的话格式均为A4。 报表中心: 提供一些业务统计的报表,均可打印和导出保存.打印的话格式均为A4。客房模块具备的主要功能: 房态图和客务中心中的常用操作功能的简短描述.一、基本概念客房系统:本系统在客人账务管理上是以客人账号(也称客单)为中心的. 一个客单就是一个统一结账的基本单元。一个客人账号/客单包括记在这个账号名下的所有消费和资料：
28、1 主客及随客的个人资料:主客的资料在新客登记时登记.主客及随客的个人登记资料可随后在客务中心添加,修改,删除2 名下所有开房:其中包括有已经退房和尚未退的房未退房的房间是自动按时计费的消费,已挂账退房的则与普通消费一样新客登记时可先处理主客房间,随后可以在客务中心进行加开房间以及其他管理3 名下所有消费与冲账:附加消费包括诸如赔偿费,商品费等,科目是由酒店自设置的.冲账是负的费用,用于冲销误操作及冲抵费用金额4 预付款(即押金)在新客登记时是可选同时收款的,在结账前可以随时加收预付款,结账时可以自动加收或退返预付款.一个客人账号(客单)下面的的客人资料,开房消费,附加消费以及预付款的操作都是
29、没有条数与次数限制的,在没有结账之前,都可以通过客务中心和房态图来进行添加和修改等.而已结账的历史客人账单也是可以随时查询出来并调到客务中心进行操作与管理的,比如反结账与补打账单. 具体的关系图及相应的执行操作流程如图A开始: 新客登记2.开房消费1.客人资料1主客资料：登记新客人账号时登记2客务中心-登记页-F4随客管理1房态图-鼠标右键-换房,开房调整,加开客房等等2客务中心-登记页-对在住房及已退房的管理1房态图-鼠标右键-消费入账冲账2客务中心-费用冲账/账务页的转账B客人账号3.附加消费4.预付款1 房态图-鼠标右键-加收预付款/退返预付款2 客务中心-收款/退款C离店结账: 结束本
30、系统的前台操作都集中在房态图和客务中心二个地方,所以操作员必须熟悉这二个操作界面. 本系统在处理前台客房事务时,基本的登记与结账操作十分快捷,登记时只需要在房态图上用鼠标左键双击空房,而结账则只需要双击住客房.但是本系统也提供了更多灵活强大的功能,足以完成所有复杂的操作,虽然这些功能不常用,但是如果没有这些功能,遇到复杂情况时将很麻烦!房态图是前台操作中心,几乎所有针对有”在住房间”(即尚有未退房的房间)的未结账客人的业务操作都可以在房态图的鼠标右键功能菜单中完成.房态图的界面如附页A(上面有简要操作说明). 操作方法:在打开房态图后,在相应房间上点鼠标右键即可弹出相应房态的功能菜单,注意不同
31、房态的房间菜单是不同的.另外直接双击鼠标左键可快速执行缺省操作,住客房的缺省操作是结账,空房的缺省操作是登记开房,可以在基本操作-”本地操作选项设置”中设置. 住客房的鼠标右键菜单如图: 从鼠标右键菜单中我们可以看到,在房态图上可以完成的针对未结账客人的操作包括有:换房,开房调整,门禁发卡,挂账退房,房账转账,取消开房,消费入账,零售商品,零售退货,费用冲账,加收预付款,离店结账,返退预付款等.其中用得最多的操作是”离店结账”和”消费入账”,其他的操作一般是很特殊的时候才需要使用的,一般情况是不用的.空房的鼠标右键菜单如下: 其他房态的鼠标右键菜单也一样各不相同.右键菜单粗体显示的就是最主要操
32、作. 房态图中可以用房号快速定位,以及按各种条件过滤房间,手动刷新房态,设置房态图界面风格等,具体看附页A的图,上面有各个按钮的功能说明.对于一些房态图中完成不了的工作,比如”费用转账”和”删除账单”,则可以进入”客务中心”操作客务中心:客务中心是针对所有客人的操作中心.在一个界面中可以完成对一个客人账号的所有操作.可操作的客人除了房态图能完成的有”在住房”的未结账客人外,还包括没有”在住房”的未结账客人(挂单的客人),以及已结账的所有历史客人等.此外,”加开客房”,”费用转账”,”删除账号”这三个操作暂时在房态图上还不能直接完成,需要进入客务中心来完成.客务中心的界面图在附页B中,上有简短按
33、钮说明.在客务中心执行其他操作之前,必须先选择一个要操作的客人账号.否则界面上的所有功能按钮是不可操作的,资料栏中也不会有资料.选择客人账号的方法很多,这里根据不同的情况列出最快速的几种: 1有在住房的未结账客人:这类客人不但没有结账,而且还有一间或多间房间没有退房: A方法:在房态图上,点客人名下尚未退房的某间房间,按F9快捷键,或者按鼠标右键,选择”客务中心” B方法:打开客务中心之后,在界面右上角的”在住房号M”下面的在住房下拉列表中,选择要打开的客人账号名下的任何一间在住房即可.这个下位列表列出的是酒店当前所有住客的房间.2没有在住房的未结账客人:就是所谓的挂单客人,这类客人不多因为这
34、类客人其名下的开房已经都挂账退房了,没有任何在住房,所以不能再以在住房号来索引他.A方法:主菜单-”客房系统”-”未结账/挂账客人”,打开后就可以看到所有未结账的客人账号(客单)列表,包括在住房和没有在住房的客单:从上图中,您可以看到第二个客单的客人,就没有尚未退房的在住房,但他可能有已经挂账退房的开房消费以及其他非开房类型的消费. 从上图中直接用鼠标左键双击选择要操作的客人账号即可打开客务中心进行各种操作.也可以选择相应客人账号后执行下面的”立即结账”对其进行结账.B方法:打开客务中心,按F3键弹出客人账号选择对话框后切换到第1页全部在住客账号然后如A方法一样直接用鼠标左键双击选择要操作的客
35、人账号即可打开其客务中心进行各种操作.3已结账的历史客人账号:这类客人已结账,其名下所有房间当然都已退房,同样不能以在住房号索引他 A方法: 主菜单-”客房系统”-”已结账历史客人”,打开后就可以按时间条件查询指定时间段内结账的历史客人账号(客单)列表:在上图中直接用鼠标左键双击选择要操作的客人账号即可打开客务中心进行各种操作.但是已结账客人在客务中心只有反结账,删除账单和补打账单三个功能可以打操作.当然”反结账”后就变成了未结账客人,可以执行的操作就跟普通未结账客人一样了. B方法:直接打开客务中心,然后按F3键弹出客人账号选择对话框后切换到第三页”按条件检索所有客”:查询条件包括登记时间,
36、客人姓名/拼音/证件号码/曾住房等,查询到后就可以如A方法一样直接用鼠标左键双击选择要操作的客人账号即可打开其客务中心进行各种操作. 以上针对三种不同客人账号而列出的对应方法是最常用的快速打开相指定客人账号的客务中心的方法.其实系统中的打开指定客人客务中心的方法很多,系统中所有查询或统计结果中,若包含有客人账号返回结果,都可以打开这个客人账号的客务中心. 房态图和客务中心中的常用操作功能的简短描述: 1换房:客人从当前在住房换住到另一间清洁空房 支持异价换房,异价换房时如果前面入住过一段时间的话,可能会自动将前面的入住时间进行”挂账退房”结算费用,新房价和房号从一个指定时间重新计算.如果是同房
37、型,则会直接换过来.2开房调整:修改在住房的开房资料,可以修改的包括开房类型(计日和钟点房互转),实价,加床费等3挂账退房:,挂账退房可以将房间退房而不结账,退房后房费结算在关联客单下面,房间恢复空房或脏房状态.注意这个功能比很少使用的,挂账退房是不结账的,客人账号(客单)还是未结账状态(如果没有其他在住房,那就是挂单状态),其名下可以有其他在住房和其他消费.4房账转账:与客务中心的”费用转账”类似,所不同的是房账转账是将房费转到另一个未结账的客人账号名下.5取消开房:与挂账退房不同的地方是:取消开房会将房费一同取消,如同此次开房没有发生过一样(但日志中有记录),其他的与挂账退房一样,他也不会
38、结账的,客单下面可以还有其他消费和其他房间.如果要完全删除一个客单,不要使用”取消开房”,而要在客务中心使用”删除账号”功能6消费入账:记录客人名下其他的附加费用,比如赔偿费,附加消费等.费用科目必须在系统中预先设置好,是在主菜单的”基础资料”-”费用/冲账科目设置”中.7冲账:与消费入账相反,冲账是”负”的费用,一般用于冲销误操作,以及冲抵费用金额等.冲账科目的预先设置与”费用科目”一样.8费用转账:跟前面的房账转账是类似的,只是这里处理的是其他费用.操作方法是在客务中心-”账务明细与预付明细”页中,选择要转账的费用,执行”转账”9加收预付款:预付款就是”押金”,预付款可以在登记时收,也可以
39、登记后加收,结账前任何时候都可以加收,在结账时也可以再加收或退返10退返预付款:与加收预付款相反,一般极少使用11主/随客管理:管理主客及随客的个人登记资料,在客务中心-”登记资料与开房资料”页中,按F4即可.可以添加,修改,删除.另外主客的资料一般在登记时处理.12反结账:只对已结账的历史客人有此功能,一般情况下是误结账后要恢复时使用.反结账成功后会自动检查是否有开房需要恢复,如果有,则会自动提示并弹出窗体以供操作员决定如何恢复开房.13删除账号:完全删除一个客人账号(客单),这是极少使用的操作.这个操作权限必须严格授予,因为删除一个账号会把这个账号本身及其名下所有的客人资料,预付款,消费等
40、全部删除.注意与前面的取消开房的区别.14打印账单:一般在登记和结账时都可以自动打印,不过有时可能需要补打,包括结账的客人也还可以补打账号.15加开房间:在指定客人账号名下加开一间或多间客房,注意这与新客登记是完全不同的,新客登记属于新开一个客人账号(客单),而加开房间不会,其房费仍然记在当前的客人账号名下.16离店结账:未结账客人或挂单的未结账客人离店结账.结账时会自动计算所有消费和预付款,自动给出应补或应退金额.如果结账成功,其名下所有的在住房都会自动退房.结账时可以选择同时自动打印账单17新客登记:登记新客人账号(客单),请注意前面说过的与”加开客房”的区别.登记新客人账号时,可以选择同
41、时加收第一次的预付款(有的酒店接待与收银是分开的,则不用选中收款),还可以在登记时一次开数间客房(以后还可以随时在客务中心加开),以及登记主客资料.其中主客资料是必须的,开房和第一次预付款是可选的.登记新客具备导入历史客资料的功能,另外还有身份证自动分析,回头客自动检索功能,逃账欠费黑名单自动提醒等,方法是输入身份证号码或主客姓名后要用Enter键回车(直接鼠标点开则不会引发这些功能).若为可疑黑名单则会在保存新账号时自动提醒.如果用户希望对身份证等进行自动识别,我们也可以提供这方面的方案,采用专用的证件扫描仪,实现自动录入客人资料,不过这样的专用证件识别系统的硬件要3000元一台.18恢复开
42、房: 恢复开房一般是在反结账之后.他可以将退房时间离现在在6个小时以内,而且此房号当前并未被其他客人使用的房间恢复到使用状态.当然他也可以用于恢复用挂账退房退了的房间,同样要符合前面二个条件.客房其他业务管理功能:1合并账单,拆分账单:可以将二个及更多客人账号(客单)合并成一个客人账号以统一结账.可合并的客人账号必须是未结账的客人账号,包括有在住房的普通未结账客人账号和没有在住房的挂单客人账号. 拆分账单可以将一个账单下的一些消费或开房拆分到一个子账单下,并且可以单独结账.拆分账单可以重复执行以实现拆分出多个子账单.2账务催缴:自动核算客人名下所有消费和预付款,提示出预付款不足或将不足的客人账
43、号3门禁发卡:IC卡门锁模块,可以在房态图上直接对指定房间发卡.也可以从主菜单-客房系统-门禁发卡中执行,后者会自动打开最后登记的客人进行发卡操作.4预订管理:管理预订单,可处理预订保留房的房态.在客人入店后也可以执行转入登记.其他的还包括修改房态,客房自用单与维修单的管理等.注意自用房与维修房是通过单据管理来管理房态的,不能直接在房态图中修改房态.用户在熟悉上述各种功能后,可以根据酒店实际情况,就可以完成所有前台客房事务,目前为止,还没有碰到我们的系统完成不了的客房管理事务.如果您对一种情况的事务如何处理想不明白,可以通过电话或QQ与我们联系,我们可以指导您如何使用系统功能来完成您的事务!总
44、结:我们的系统以客人账号(客单号)为中心,管理客人名下的各种资料,开房,消费和预付款(押金)都十分的简单明了,并且非常灵活.另外操作员只需要在客务中心或房态图中就可以完成针对一个客单的所有业务操作,不但使用直观简单,更易快速入门和提高操作效率.信息查询: 信息查询可以设定各种条件查询各种业务资料,查询结果可以以A4规格预览和打印,也可导出到Excel报表.在这里只对系统中的信息查询的功能简单地描述一下: 1客人个人资料查询:包括有查询在住客人,按团体查询在住客人,查询历史客人,按团体查询历史客人.”按团体”是指以客人账号(客单)分组查询客人资料2账务消费查询:包括账务明细查询,客房使用明细查询
45、,电话费详单.账务明细查询可以设定各种条件查询所有消费的明细记录,其中包括房费以及其他消费与冲账.客房使用明细则可以查询所有时间段内房间的使用情况,电话费详单专用于程控电话费详单的查询与打印,如果购买了电话计费模块,则可以使用此查询打印详单,一般情况上是不需要打印的,只有客人对账单上的话费合计有疑问时才需要打印3收银查询:可按各种条件查询收银员的收款与退款明细记录.本系统是支持一班内多个收银点同时收银的,所以收银查询可以设定操作员条件和操作方式4操作日志:查询所有重要操作的日志记录.日志记录的保存时长在”系统管理”-”系统参数选项设置”中设置,缺省为90天报表中心:报表中心可以设定各种条件进行
46、业务统计,统计结果可以以A4规格预览和打印,也可导出到Excel报表.在这里只对系统中的报表中心的功能简单地描述一下:1过账收入报表:过账收入报表是按星级酒店的过账方式进行核算的.即计天房每天核算一次,房费计入当天收入,而钟点房则不论是否跨越数天,都只计作开房时间所在日期的收入.而其他消费则根据发生时间计作相应日期的收入.本系统提供了二个明细和二个日报表的过账收入报表.明细报表可以用于核对日报表.过账方式收入统计一般是星级酒店采用的方式.注意为保证过账收入统计的准确性,不得随便修改系统参数中的”计时计费规则”.此外,若统计时间在”计时计费规则”中的”加收一天时点”(如18点)之前,则统计出来的当天的收入是不准确的,因为在这个时点之前,房间可能随时会退房,其实际入账数量与预计的当天入账数量可能不相同. 2结账实收报表:结账实收报表统计的数据是以结账日期来归类的,统计结账时客人的实际总消费额,即客人此次在住店期间的实际付款额.消费总额计入结账日期,不区分消费的具体发生日期.这种收入核算方式一般只用于一些小型酒店.3账务报表:查询和统计指定条件下的客人消费明细记录.与前面的实收报表收入计在结账日期不同,此处的消费金额计入每