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1、公立医院合同管理信息一体化建设探究(共6491字)【摘要】合同管理是公立医院日常管理的最重要内容之一，良好的合同管理制度或管理手段对提高医院的效率和效益、防范风险具有重要促进作用。在信息化背景下，合同管理逐步向制度化、流程化、信息化、共享化、协同化发展。本文基于公立医院HP管理的现状和实际，探索将合同管理信息系统与各业务信息系统一体化设计，实现合同管理信息系统与业务信息系统的有机融合、互相制约、互相促进，增强对合同“全生命周期”的动态监管，从而提高医院运营效率，防范潜在风险。【关键词】公立医院;合同管理;一体化建设;信息化;全生命周期管理合同管理信息化既是推动医院管理能力现代化、提升管理水平和
2、管理质量、防范合同风险的重要措施，又是贯彻执行行政事业单位内部控制规范(试行)公立医院内部控制管理办法等相关制度的落地举措。合同管理是医院经济运营下现代医院管理的核心内容之一1，合同管理信息化是对合同“全生命周期”进行有效控制的有力手段。合同管理信息化的主要内容既包括合同签订前的线上审批流转、合同签订后的跟踪执行与档案文书保管等，也包含与预算管理、收支管理、采购管理、进出库管理的协同衔接等内容。为提高我院合同管理信息化水平，基于“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的思路，建设医院综合运营合同管理信息系统模块。1应用背景11沟通配合机制需求合同管理是指对以自身为当事人的合同依法进行
3、订立、履行、变更、解除、转让、终止及审查、监督、控制等一系列行为的总称2。不仅需要遵守民法典的相关规定，也需要遵守政府采购法招投标法执业医师法医疗机构管理条例等行业法律法规的规定。按业务职责范围可分为药品采购合同、试剂采购合同、医用耗材合同、医疗设备合同、信息化办公用品采购合同、基建工程合同、物业管理合同、物资采购合同、食品采购合同3。合同管理涉及的部门众多，如购置医疗设备不仅仅涉及采购科室，还有临床需求科室、设备科、财务部、内审科、法务、院办等部门。合同采用传统的线下管理模式，涉及部门之间相对分割，对合同要素的侧重也各不相同，容易造成信息分段、实时性不强，产生部门合作不协同、流程不顺畅、监控
4、不得力、执行效率低下等问题，导致沟通成本较高，影响工作效率4。12信息共享化需求合同管理各环节信息孤立，难以推动互联互通5。各业务系统缺乏信息交互，无法将合同管理便捷植入合同执行过程中的各个环节。合同签订后，通过人工登记付款节点、人工跟进合同履行情况等合同条款，容易出现遗漏或不及时的问题，导致合同履行与采购管理脱节。同时，由于信息系统缺乏互联互通，导致预算下达、合同签订、合同执行、设备采购验收、付款、出纳登账、会计记账等环节需要重复录入合同基础信息，严重影响工作效率。13合同进度及关键点控制的需求医院合同管理涉及范围广，采购金额大，采购项目多，经费来源复杂，难以全面跟踪管控与监督6，仅靠人工或
5、非一体化的信息系统无法达到合同进度控制需求，无法满足管理层及时了解合同全局或执行情况的需求。缺少对合同进度、结算等关键节点依法履约的预警实施，无动态响应机制，导致支出随意，无法掌控现金流。2合同管理系统的顶层设计实施合同管理信息系统的思路主要是将内部控制理念、合同全生命周期管理流程及管理办法等管理要素，以信息化手段展现，有机融合“互联网+”、OC识别等目前国内最先进的信息技术，实现合同管理的完整性、时效性，有效控制各种合同风险，达到业务管理实现平台化、无纸化;内部管理综合化、规范化、共享化;监督处理一体化、自动化;预警机制立体化、多维化;档案信息电子化、集中化、共享化。21合同管理系统内部信息
6、流采用全生命周期管理设计系统需实现所有环节全生命周期管理7:前期工作的合同立项、招标、文本拟定、审核审批、签署;中期工作的合同履行、补充或变更、解除、结算;后期工作的合同归档、纠纷管理、效益分析。22合同管理系统外部信息流采用共享一体化设计医院综合运营管理信息系统(Hospitalresourceplan，HP)是将企业的EP系统管理模式引入其中，借鉴了企业的成功管理方法，不断整合公立医院现有资源并进行再造，根据公立医院实际情况创建了资源管理平台8。合同管理信息一体化建设包括对合同招投标、拟定、呈报、审批、执行等各个环节，运用信息化手段储存和处理数据9，连接其他相关业务系统，实现管理信息的共享
7、，促进整体化水平的提高10。遵循国家及行业的相关数据标准，集成数据管理平台，与医院预算管理、采购管理、固定资产管理、无形资产管理、物流管理、智能报销、科研管理、会计核算等HP系统进行全部业务整合(见图1)。对接预算管理信息系统，自动识别合同项目是否纳入预算管理，对有预算但费用是否符合预算控制要求进行把关，有效落实预算管理制度;对接采购管理信息系统，与供应商在线交互，完成合同的双方审定，提高沟通效率，对采购合同执行情况进行实时追踪;对接设备管理信息系统，实现由合同自动生成维修保养工作单，对维修保养实施情况进行实时追踪;固定资产的安装、验收、入库业务与合同管理信息系统对接，通过固定资产信息系统可以
8、查询到采购资产中标通知书、合同文本条款等相关信息，确保一致性，防止业务发生偏差;对接资金管理、智能报销、会计核算等信息系统，对购入设备维修风险金等到期支付及收付款业务后的延展管理，包括可以自动生成会计凭证，有效控制收付款业务;对接科研信息系统，实现科研项目预算编制、执行、考核追踪;对接医院电子档案管理信息系统，实现电子化分类管理，完善经济合同存档的管理11。实现合同档案信息化，将生效的所有合同导入医院电子档案管理系统，便于分类管理、永久存查，防止合同丢失。3合同管理信息系统的实践应用31系统的功能合同管理信息系统具有合同签订、合同履行、合同条款预警、查询与报表管理等功能。按合同管理职权赋予不同
9、部门、不同级别人员权责，通过信息系统实现各职能人员的分工合作。311合同签订。根据业务类别生成合同编码，确保合同号的唯一性、连续性和一致性效果。针对频繁签订合同的同类业务实施标准化合同模板管理12，对于少发生合同关系的业务设置合同预审流程，确保合同文本合法、合规和时效性。标准化合同模板管理。合同模板由归口管理部门、法务、财务、内审科等部门共同拟定，确保合同模板符合法律法规，降低因合同文本的不规范、不严谨产生的风险。系统支持根据合同模板自动生成合同文本，按项目招投标或合同谈判的结果可作增减补充，节约重复起草每一份合同的时间，提高效率。合同审批:按照医院合同管理规定设置信息系统的审批权限和个性化流
10、程，具有线上提醒、审批、变更、驳回等功能，可保存和追踪所有审批结果与修改记录。将审批约束时间的管理、关键流程控制节点13内嵌至合同管理系统，线上会签提高流转效率，设置时间预警，自动生成合同考核报表，纳入绩效考核范畴。医院加强监督考核机制14，配套出台合同签署效率审计和绩效考核方案，以保证落实合同审批的时效性。对于非标准化模板合同设定预审流程，经办科室与签约对方洽谈初步达成一致的同时，提请相关部门走预审流程，从部门专业角度对合同文本完善和补充，缩减合同定稿时间，加快项目的落实推进。合同审批系统内部信息流转时，文本具有留存修改痕迹功能。系统具备自动比对功能，扫描或拍照方式上传盖章版纸质合同影像文档
11、，通过OC识别与我方合同电子定稿版比对，智能寻找差异，防止合同被篡改，高质高效。312合同的履行。合同履行信息管理主要通过HP系统其他系统模242块完成。如设备管理系统记录设备验收、维修保养业务的履行情况;固定资产系统/无形资产系统/物流系统记录各资产的入库、出库、保管、处置等业务的履行情况;采购系统记录物资采购业务的履行情况;科研系统记录科研项目的履行情况;智能报销系统记录合同的支付情况。所有相关履行信息均可回写到合同管理信息系统中，融合到信息大平台上，信息互联互通。进度管理:构建合同执行跟踪与反馈机制，系统记录合同实际执行进度，并与合同计划自动比对，提醒可能存在的环节风险，简便了管理部门的
12、追踪工作，实现了对合同业务全过程、实时的监管及考核。支付管理:可按合同执行情况自动生成支付计划，并可设定触发付款预警功能。如系统设置医疗设备验收后15d付款，在设备管理系统录入验收合格信息后，合同系统自动生成设备货款及维修风险金支付计划、发起审批流程。合同系统与智能报销系统对接，将报销事由、供应商账户、已付款金额、本次付款金额等结构化信息自动带入智能报销系统，完成支付后，将支付的实证资料、会计凭证等信息回写到合同系统，彻底实现了对往来款项事前预算、事中监管、事后跟踪等功能的全智能管理，杜绝重支、错支风险，节省重复录入信息时间。变更管理:在传统合同管理模式中，原合同条款发生变更需重新签订补充合同
13、，难以与主合同建立动态关联，追溯存在困难。为保证主合同与补充合同的关联性和连续性，合同管理信息系统将补充合同关联主合同，自动更新信息系统相关数据，合同得到统一整合，防止出现信息不对称风险。结束管理:传统合同管理模式中，对合作供应商进行后续服务综合评价费人、费时、费力。合同管理信息系统中达到合同结束条件时，可自动触发关联采购业务的供应商评价模块，包括对签约对象的资信、执行效率、服务及管理水平，按既定规则进行自动综合评价，为后续选择业务合作伙伴提供参考。文件管理:系统将所有合同文本及相关资料通过电子文档方式存档，提高合同借阅、查询、流转效率，规避合同文档损毁、丢失、信息泄露的风险。313预警管理。
14、通过合同系统与其他系统的一体化整合，可对合同审批、设备收货验收、支付款项等关键点进行预警。根据合同类型设置不同的提醒模式，相关人员可及时收到信息系统窗口弹框提醒，防止出现违约带来的经济风险。并自动生成相关报表，各部门根据职责分工，做好财务预算规划及准备工作。314查询与报表管理。可快速查询项目合同的所有信息，包括穿透至预算系统可查询项目的预算下达、执行、调整、考核情况，穿透至设备管理系统可查询设备到货、验收、维修维保、处置情况，穿透至固定资产系统可查询资产入库、出库、单机效能信息，穿透至智能报销系统可查询付款审批进度、支付情况，穿透至会计核算系统可查询会计凭证制单情况。一体化系统做到信息共享，
15、附件共享，无需重复录入、重复上传。可生成多维度的软报表，并以折线图、柱图、饼图等直观方式显示，随时为管理层提供准确、实时的决策依据，用信息化手段保证医院合同的经济事项快速推进及有效控制。32系统的实施合同管理信息化的实施建立在设计有效的管理体系分层分类基础上，通过信息系统展现，需按管理要求建立统一的数据和流程标准，实现内部控制，提高运营效果。321统一数据标准。拟达到各信息系统无缝链接，需要解决纵向管理层级的贯通、横向职能部门的协同以及HP系统之间的集成问题，建立统一、覆盖各系统的数据标准，如标准化的合同编码规则、合同分类、供应商信息库、合同范本库等。通过统一的数据标准，形成合同业务在系统之间
16、、流程之间统一的沟通语言，为实现相关信息系统的互通互联提供数据集成接口标准。322完善管理制度。以业务一体化，合同管理信息化、标准化、闭环化理念完善现行的相关合同管理制度。合同执行过程中归口管理部门及相关部门责任明确性，加强监督考核机制15。制定经济合同管理权责说明书，明确权责，岗位分离，职责明确16。线上信息一体化、标准化、精细化的实施，其规范、流程、标准与线下管理不一致，要求实施过程中需结合内部控制，梳理合同管控流程，理顺合同分类、分层管理，建立PDCA风险管理和分析模型，不断完善管理制度，实施合同管理信息化建设，达到防风险、强管控、降成本的目的。323整合管理系统。要达到业务一体化和管理
17、闭环化，整合所有与合同管理相关的信息系统，需立足运营管控全局的规划，利用信息化的协同、共享功能，明确系统的定位、功能、对接标准，沿合同、设备、预算等业务生命周期管理路线理顺各管理环节、管理职能，消除管理盲点，减少人工重复劳动，降低沟通成本。4合同管理信息系统的建设成果41提高合同流转效率，有效遏制合同倒签现象将合同审批约束时间管理制度内嵌至合同管理系统，通过线上会签提高流转效率，时间预警控制，自动生成合同考核报表。采用“互联网+”手段，员工申请，各级审核审批，均可随时随地通过上网或掌上APP移动应用实施，突破时间、空间的限制，通过信息代替人工跑路，节约人工成本。我院2021年第一季度合同线上流
18、转350份，实施合同管理系统后，会签周期由线下7个工作日缩短为4d，最快的一份合同仅耗时7min，极大地提高了工作效率。42业务一体化管理，实时动态监管通过对各项业务的信息系统实施全生命周期跟踪，与其他相关系统无缝对接，畅通信息沟通机制，减少沟通不畅所造成的工作失误。实现对合同审批业务流程的“硬约束”，从而做到对合同管理全过程、全方位的实时动态监管，为领导决策提供参考依据，为考核评价责任主体提供证据。除此之外我们还发现，集成共享的系统实现了信息的对称，激发了员工深入学习相关合同管理制度的意识，全员的法律意识得到增强、合同管理更规范。43科学完善的合同管理制度是医院运用法律手段维护合法权益的保证
19、防止医院利益受损，确保医院运营健康、持续、有序。合同管理系统的应用实现了流程信息化、信息共享化、共享协同化的跨越发展，将合同流程管理、风险点控制融入至信息系统的构建，从而达到合同管理模式标准化，提高管理效率和管理精度，减少法律纠纷。合同管理工作是医院内部控制的重要组成部分，对合同的管理绝不仅仅是对合同文本的管理，采用业务融合一体化链条方式，从管控、共享的角度将信息化贯穿医院所有经济合同的全过程，减少各岗位重复劳动，实现合同执行智能追踪，降低医院成本，保证医院各项经济活动高效运作17。合同管理不单是财务部门或者内审部门工作，应当由各相关部门和岗位共同参与，才能有效保障医院的合法权益。合同管理需实施全生命周期管理，从计划到履行到归档甚至到可能发生利益纠纷的每个阶段，均是风险和利益同存，合同管理信息系统彻底实现“合同与预算的一致性监管”、“合同与实物的一致性监管”、“合同与账务的一致性监管”、“合同履行情况的全过程追踪监管”、“合同往来账款的追踪监管”、“合同全阶段资料文档的监管”。第 12 页 共 12 页