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1、高校人事档案信息化管理建设分析【摘要】高校人事档案管理工作对高校人才的合理利用与配置具有重要意义，随着高校规模的不断扩大发挥着越来越重要的作用。我国的高校人事档案管理工作在信息化的影响下固然获得了一定的发展，但还存在一些问题。本文将对这些问题进行分析，并提出解决策略。【关键词】高校；人事档案；信息化管理高校的人事档案信息化管理建设工作对高校的发展具有重要意义。很多高校管理者和相关管理人员对档案管理工作的不重视和传统的档案管理工作方式落后使高校人事档案信息化管理还存在着很多问题。要想提高人事档案管理水平，充分发挥其本身作用，就要认真分析解决这些问题。1高校人事档案信息化管理建设中的问题1.1管理
2、观念落后高校人事档案管理对高校的人力资源的管理与利用具有重要的意义，高校应该结合当代信息化手段创新人事档案的管理工作。我国当前的大多数高校领导和档案管理人员并没有意识到人事档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识，管理观念落后，他们在档案管理工作中不注重创新，甚至很多高校仍然采用传统的手动方式操作，而没有充分应用当代信息技术、计算机技术。在档案的存放上很多高校没有做到对档案的科学定位，学校的人事处、教务处、学生处分散管理人事档案而没有把这些档案统一存放，导致难以实现对人事档案的全面管理。很多高校忽视对人事档案管理工作的基础设施的建设，扫描仪、照相机等基础设备的配置率不高，这不利于人事档案管理工作
3、的效率和质量的提高。此外，由于高校对人事档案管理工作的不重视导致其人事档案管理体制和管理流程不够科学完善，档案管理、监督的分工不明确，这也阻碍了高校人事档案管理工作的发展。1.2资金投入缺乏，档案管理工作缺乏系统功能性和安全性很多高校对人事档案管理工作不够重视，在这方面的资金投入较少，使其办公场所和硬件设施落后。有的高校固然引进了基础设施，利用信息技术建立了人事档案信息管理系统，但是系统的功能性较差。管理系统的数据库过于简单，难以及时处理复杂的数据，管理系统缺乏链接功能，导致系统的程序滞后，兼容性不强，这使系统的工作效率和利用率都难以提高。此外，高校忽视了人事档案信息系统的安全性，高校的管理者
4、和档案管理人员没有意识到信息泄露带来的严重后果，不愿投入太多的资金来提高系统的安全性。高校的计算机网络安全管理人员缺乏责任心，很少进行安全检测和系统升级。1.3人事档案管理人员素质不高很多高校对人事档案管理工作不够重视，因而没有设立专门的岗位和专业人员来管理人事档案。人事档案管理人员大多是其他职务的人兼职。他们没有受过专业的教育，导致他们的专业水平较差，不但缺乏专业的理论知识，对信息技术、计算机技术也不能熟练的运用。这就导致高校的人事档案管理队伍专业素质差，效率低。2高校人事档案信息化管理建设的对策2.1树立信息化观念高校管理者和相关档案管理人员应该强化信息化意识，更新观念，重视高校人事档案信
5、息管理工作。管理者应该加大在这方面的投入，并完善相关制度，档案管理人员应该提高信息化意识，充分运用信息技术做好人事档案信息化建设工作。2.2加大资金投入，完善档案管理系统的功能，提高安全性高校管理者应该加大对人事档案管理系统建设方面的资金投入，加强硬件建设和软件开发。硬件建设包括计算机、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机等基础设施的引入。投入大量的资金开发相关软件，完善人事档案管理系统的功能性，建立人事档案网络化管理体系。高校要建立身份验证系统，根据用户的需求和级别给予其不同的受权范围，使一般人员能够利用系统查询相关信息，档案管理工作人员能够对信息进行输入和修改。完善人事档案信息资源数据库，扩大
6、数据库的容量和分享程度。同时也要做好人事信息的保密工作，通过防火墙、杀毒软件、加密技术、网络技术等技术防护措施加强人事档案信息管理系统的安全性。2.3提高档案管理人员的综合素质首先高校应该选择与档案管理相关的专业人才来承当档案管理工作，他们不仅要具有专业的理论知识，还能熟练运用计算机技术、信息技术。加大对工作人员的培训力度，不断提高他们的专业技能、职业道德和政治素质，使其以较强的责任心和保密意识进行档案管理工作，加强人事档案管理队伍的建设。3结束语我国当前的高校人事档案信息化管理建设存在着管理观念落后，资金投入缺乏，档案管理工作缺乏系统功能性和安全性，人事档案管理人员素质不高等问题，高校为了解决这些问题，提高人事档案管理水平应该做到树立信息化观念，加大资金投入，完善档案管理系统的功能，提高安全性，提高档案管理人员的综合素质。