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1、【学校管理论文】现代学校基建档案管理问题及对策探析摘要：基建档案是学校档案的重要组成部分，是学校进行整体规划和建设管理的重要根据。本文针对学校基建档案管理工作存在的问题进行分析，研究讨论改变现状、解决问题的详细做法，提出加强学校基建档案科学化管理的建议，供参考。关键词：基建档案；学校；管理随着我国教育事业的快速发展，为了知足社会对教育资源的客观需求，学校不断扩大办学规模，新建、扩建校舍，改善办学条件，基建项目逐年增加，基建档案也越来越多。十分是近几年学校普遍施行校舍加固工程，经常查阅、利用基建档案，从中发现了基建档案管理中存在的一些问题。怎样科学地管理好基建档案，使之更好地服务于学校的改革和发
2、展，成为学校基建档案管理中亟待解决的一个问题。1基建档案的重要作用基建档案是对工程项目全经过的一种记录，能够很好地反映工程的进度以及工程施工等的真实相貌。因而，基建档案最为显著的特点在于完好性、准确性，并且具有一定的系统性。该种档案是从工程项目的酝酿、决策以及投建等经过所构成的，其中涉及到工程项目的立项、审批、设计、施工及后期完工验收等方面的内容，能为工程的验收管理以及后续的维修养护工作提供根据。为了更好地保证工程项目的质量及后续使用的安全性，在项目建设时，要将相关的图文资料进行整理和保存，做好相应的归档工作。基建档案记载了房产、地产等产权的构成经过，是学校界定产权关系的法律根据，能够有效避免
3、和解决产权纠纷。如上级的工程立项批文、开工报告及政府相关部门的各种批文等，真实记录了当时的情况，对以后的房产证办理、工程纠纷、事故处理等，都能起到重要的根据和凭证作用。同时在校舍加固、地下管网维修时，通过查阅基建档案中的设计、施工图纸，能够迅速准确地了解其构造、确定其位置，避免出现“刨了埋、埋了再刨的重复施工现象，不仅节约人力、物力、财力，避免浪费，而且也提高了学校的管理运营效率。因而，基建档案在学校发展经过中发挥着无可替代的重要作用。实践中，基建工程相关的建设用地审批文件、工程招投标文件以及预算等文件，对于施工项目的合法性、施工成本的控制以及相关设备的安装使用等都起到一定的积极作用。这种档案
4、能够很好地记录工程施工的情况，为施工环节的有效控制以及应急措施的应用提供有力根据，而这也为工程维修等工作的开展奠定了有利的基础1。2当前学校基建档案管理中存在的问题2.1重视程度不够，归档意识薄弱大部分学校对文书、教学、会计、人事等档案的归档管理比拟重视，而对基建档案的重视程度不够，项目负责人普遍存在“重工程建设，轻档案管理的思想，重视工程进度，忽视档案管理的跟进。一般只注重工程施工和相关材料在施工经过中的使用，忽略对工程档案材料的收集、整理、归档。有的工程建设项目档案管理部门形同虚设，所聘用档案管理人员对档案业务不熟悉，只负责接收档案，没有能力对内容进行审核。工作不到位，与项目负责人和档案管
5、理人员档案意识不到位密切相关。由于基建档案的主要作用是为以后的维修、改建等提供服务，其效益的潜在性、延后性使很多人对基建档案的收集管理缺乏足够的重视，归档意识薄弱2。2.2构成时间长、内容多，收集归档难度大基建档案具有专业性、成套性、庞大性、复杂性等特点，其构成经过周期长、内容多、涉及部门和人员广，稍有疏忽，就可能遗漏，收集难度较大。施工经过中档案材料使用频繁，经常多部门、多穿插、反复使用，加之一般工程工期较长，很多施工人员“尽管用，不管收，极易造成档案材料的破损、缺失，导致基建档案材料无法收集齐全，加大了收集归档的难度。此外，基建档案的相对物除了能看到的地上建筑物以外，还包括隐藏在地下和墙体
6、内的工程，加大了保证档案材料完好性、系统性的难度。2.3专业知识缺乏，建档质量不高基建档案的专业性要求档案管理人员既要了解档案专业知识，又要熟悉基本建设的相关知识。一些学校档案管理人员缺乏基建专业知识，又不能及时跟踪收集工程建设项目档案资料，对施工经过中很多设计与数据的变更不了解，工程完工后，面对庞大而又复杂的基建档案资料，如一团乱麻，理不清眉目，难以确定哪些材料反映工程完工时的实际情况，对档案数据、内容缺乏准确判定，阻碍了对档案资料进行科学、合理的分类、整理，导致建档质量不高，严重影响日后查阅利用。2.4缺乏创新意识，管理手段滞后一些档案管理人员缺乏主动服务与创新意识，在管理观念、管理方法、
7、管理手段上严重滞后，缺乏从源头上管好基建项目档案的意识，导致档案工作与基建项目建设不同步，未构成环环相扣、层层负责的管理机制，使基建档案管理工作陷于被动局面。组卷由于职责不清、缺乏协作，只能保证在檀卷外观质量上达标，不能保证档案内容合规。对基建档案往往存在“为保管而保管的思想，重保管轻利用。即便有时需要查阅，也是沿用“你查我找的传统做法，费时费力，严重影响利用效率，致使人们对基建档案利用“望而生畏，诸多珍贵的基建档案被“束之高阁，无法发挥其应有的作用。3搞好学校基建档案管理的对策3.1提高认识，重视基建档案工作学校及其档案管理部门应充分认识基建档案对学校工作的重要意义，不仅要重视文书、教学等档
8、案管理，也要重视基建档案管理工作。建立健全档案管理制度，将基建项目档案管理纳入整个工程建设管理中去，保证工程进度与档案管理工作同步进行。施工经过中应提高施工人员的档案意识，要求和引导他们在保障施工使用的同时，注意保管好相关档案资料，做到“小心使用，及时交回，以保证档案资料的完好、系统，以便分阶段或者工程完工后整理归档。档案管理人员应遵循高标准管理要求，全面落实相关领导审批管理制度，做好登记确认与责任人签字，及时做好基建档案完好度检查与归档管理监督。3.2系统管理，搭建基建档案管理网络体系为保证基建档案资料收集齐全、完好，在工程建设经过中，应了解基建工程建设工作的详细操作程序、工作流程以及各个阶
9、段的工作安排，把握每一阶段所构成的档案资料情况，对每种资料的内容、数量做到心中有数，并及时进行跟踪收集和管理。应协调工程设计、施工、监理和管理各部门有关人员，明确职责，落实到人。如文件、计划、报告、总结合同、协议、审批手续等由文书负责收集；预决算由预算及其管理人员来收集；施工记录、检测记录、交接验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员来收集；项目决算、固定资产投资等由会计、审计人员收集；由档案部门安排人员负责汇总审核，避免档案资料的缺失和遗漏，从根本上解决归档难问题3。3.3加强学习，配备专业化档案管理硬件设施档案管理人员应加强学习，定期参加有关培训，了解工程建设方面的专业知识和档案工作法律法规、行
10、业标准和有关业务要求，及时指导监督基建工程的立卷归档，不断丰富本人，提高本身的档案管理能力和水平，提升档案规范化管理水平。从工程立项、招投标到完工结算，要做到心中有数，保证收集材料数据、内容的准确性和齐全完好，把握其内在联络，并进行正确的分类、整理、装订，切实提高建档质量。基建档案的文件、材料、图纸等需成套保存，一个工程项目一套。与文书档案不同，它不能按年度、保管期限分开保存，要保障整套档案的内在联络性、完好性，根据属性、项目等特点进行分类编号，以便于日后的查阅利用。学校基建档案管理应适应时展，根据“增量电子化的要求，加大信息化管理的力度，逐步采用先进的计算机设备和应用软件进行档案信息的存储、
11、管理和利用，并结合网络与多媒体技术，实现基建档案收集、归档和利用的当代化4。应加大配备专业化档案管理硬件的力度，确保工作需要。3.4转变观念，服务学校长期发展基建档案不仅是学校建设的真实写照，还能够详细、直观、明晰地再现整个建设经过，更能为建设项目以后的管理和维护提供翔实、准确的基础资料。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位，肩负着全校房屋建设和修缮维护的重任。基建档案管理人员不仅是档案材料的保管员，也是档案的构成者、管理者，详细工作的执行者。因而，在实际工作中应不断更新观念，树立“主动服务意识，充分挖掘档案信息资源，抓好基建档案的追踪、业务指导，使档案到达完好、准确、优质，充分发挥基建档案的作用，更好地为学校的改革和发展服务。