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1、精选优质文档-倾情为你奉上文件管理与电子商务介绍：全球网络正在改变每一个企业工作。特别是，新的网络应用将影响该组织的工作方式与文件。目前，电子文件管理系统是用来帮助文档为中心的内部工作网络单一组织。这些类型的应用将扩大到包括团体以外的企业。本文分为三个部分： 一个简单的介绍了电子文件管理。 阿审查假设未来的组网能力和电子商务。 概述了四种文件管理应用，以及探索如何在该网络将改变国家的性质的文件管理应用程序的每个人。1、文档管理：概述文件管理系统的设计，以帮助个人，工作组和大型企业管理他们的文件存储在电子表格。文文件管理系统提供了一种方法来存储，轻松地找到并检索和行使控制文件为基础的信息，通过该
2、文件的生命周期内的范围内一组或大型机构。该领域的电子文件管理混乱，因为可以使用不同的术语，指的不是专门的应用技术成分，或特定类型的媒体系统是用来管理。例如，有些系统被描述为出版管理系统，因为它们是专门针对协助在出版过程。有些系统是销售作为信息检索产品，信息检索是一个重要的组成部分，文件管理。系统主要是面向对扫描图像的管理被描述为形象管理。然而，所有这些都被认为种文文件管理系统，将改变，因为所有的变化，网络技术的浪潮席卷世界。文文件管理组件文件管理系统结合了若干功能部件。创作组件集成在用户的桌面上创建工具与文文件管理系统，以简化入境用户的工作纳入管理系统。采集组件援助批量导入的文件，来自外制度，
3、例如，允许入境使用的纸张文件扫描仪，传真机，或转换从外部获得的电子媒体。各种不同的信息检索方法来寻找相关的或正确的文件在大型数据库，或者通过全文检索，语义分析，或概率方法。文件管理系统通常在库检索功能，同时根据上下文的文件和内容。语境信息的文件是来自外部的文件本身：例如，谁写的，是什么时候写的，它的工作组，产生。内容搜索所用的字眼在文件本身，或该文件的结构，检索。用户界面组件交互的信息检索设施的服务器来支持搜索。信息可视化是一种方法使用先进的图形可视化功能，帮助用户更大的信息空间和结构。工作区管理是一种方法使用两个或三维图像，以帮助用户组织他们的工作状态。这些组件交互与文文件管理组件通过一个网
4、络接口。文文件库服务跟踪文件的属性，因为他们正在努力在各地的组织。例如，用户可以检查出文文件，保留它，没有人可以编辑它在同一时间。当修改完成后，用户在文文件中检查，让别人访问和修改的新版本。这些类型的控制机制是重要的保持一致的创作/审查周期时，很多人都从事工作的一个共同的主体。文件管理系统的分布。用户在计算机网络上获得一个共同的文件存放在一个或多个服务器。对于大型网络，或与笔记本计算机的用户可能操作无需连接到网络，分布式系统交易技术是用来使更新和补充是一致的。而文档库和信息库跟踪文件和它们的属性，工作流组件跟踪用户，任务，工作队列，审计跟踪等。也就是说，它的工作模式中，该组织参与的文件。2。全
5、球网络趋势：概述本节规定了一些假设，对未来方向的全球信息基础设施，支持新的文件管理应用程序。互联网是一个巨大的增长速度，和在线服务和企业网络互连。这种演变的结论将是一个制度，有一个网络连接计算器，服务，和人民。由于有了互联网的今天，未来的网络将是一个独立经营联合会网络;一些部件这些网络将具有特殊的服务，但提供的互动服务将在整个网络。两个基本功能正在开发用于安全通信，允许跨全球网络。首先是能够验证消息的源或网络连接，从而使身份的（潜在）用户可以放心。二是能够有安全的沟通与该用户，没有任何人能够窃听或修改谈话。这些能力不仅需要部署的加密软件，而且也是发展的一个全球性的基础设施，确定身份和联想网络的
6、存在与个人。一些事态发展在技术和基础设施管理的版权和知识产权也很重要的一些部门。这既包括制度和机构，以及法律框架描述，跟踪和可信的会计使用的知识产权。这些事态发展也伴随着变化的法律和监管环境。最后，分散支付方法正在颁布的财团，银行和信贷机构，网络提供商和其它提供会计和结算服务。这些服务允许安全可靠的交易和结算账户之间的买家和卖家。这些元素的电子基础设施是一个非常大的变化使新的系统电子商贸：能够在服务贸易和货物在世界各地。这个词也许是过于狭隘的贸易，因为贸易，它不仅是滋生商业，而且智力和社会性的。一种特殊的贸易，更多的影响比任何其它的贸易文件。这是因为，所有的商品和服务交易的可能，文件可以通过网
7、络传输，以及文件服务可以合理地进行远程他人，而大多数其它商品和服务需要额外运输的有形物质，以便完成。3。文文件管理与电子商务的组合，电子商务和文件管理技术将带来新的市场领域和机会。不同的机会将根据货物种类使用它们的目的是支持。四大类的文件管理进行了描述，随着电子商务应用的机会，在这些领域。3.1。文件作为内存：知识工作者对于知识型工人，文文件管理系统是用来组织和跟踪国家的组织和个人之间的沟通。办公自动化系统是用于创建创建备忘录，信件和状态报告。但是，这些文件包含库的国家和一个组织的联网。Workgroups和企业投资在文件管理系统，以此来帮助他们追踪的工作，他们所做的和正在做的过程中，为了避免
8、重复和重复的努力。此外，工作组文文件管理系统提供图书馆服务，维护更新的一致性，类似退房和办理手续能力的软件源代码控制系统。当用户签出文文件，系统锁定的文件来自其它用户的更改。当文件被选中回来，文文件管理系统使它可为他人修改。随着保持更新的一致性，文文件管理应用程序在一multi-author/editor轨道调整设置。目前的一些应用程序的文文件管理在这方面包括： 产品组织跟踪客户投诉和建议通过电话，电子邮件或传真，并保持它在一个共同的数据库开发人员进行审查。 律师事务所保持份合同，证言，和以前的信件与客户。例如，一家大型跨国公司，认为它有责任提供类似的法律意见，以所有客户在类似情况下，该公司希
9、望该系统跟踪所有材料，因为它是产生在它的每一个办事处。 一位营销部门管理的竞争可能会概况，引用到杂志和报纸文章和产品信息的在线快速参考。机会这种趋势，重整组织的做法是使用文件管理蔓延。同时，对组织的界限模糊，以致于传统的文件管理系统是不够的。虽然目前大多数工作组是连接在一个局域网或企业网络，有很多情况下，需要共享状态跨越的界限。正是由于这个原因，许多组件产品加入互联网功能，使普通用户提供了表格功能的网页浏览器可能参与。目前的一些例子，基于网络的分布式文件系统包括： 企业和消费者的反馈越来越多的组织正在接受客户的信件从网络，包含从客户的反馈。这些电子技术支持论坛是一个重要的技术基础的描述的问题和
10、解决方案的公司，其客户。尽管产品支持小组，计算机产品早已发现网上服务，如CompuServe和Prodigy的趋势正在蔓延到其它行业和互联网。 分布式工作组。越来越多，会议系统正被用来管理分布式工作的跨组织的文件密集型的合作。例如，利用互联网来管理整个过程中提交论文，评论，评论家的评论，更新和答复作者。同样，委员会程序使用一个“虚拟判断环境”套装软件允许评论评论，评估，并公布其评级的网站。电子商务的机制将允许建立的地理分布谁即兴组织形式的组织为共同目的。因此，行业协会，财团，专业组织可能聘用工作组文档管理技术，群件，以协调它们的努力。3.2文件的过程：保险，金融服务，政府有些组织有明确的工作流
11、程，处理一个流动的文书工作。工作流软件是用来管理的组织过程中，路线沿文件的步骤的过程。工作流软件跟踪进展的文件，因为它们是经由组织和加工过程中实现个人的作用。虽然文文件库是经常组织周围的文件，其属性和仓库，其中，中央集中的工作流系统的用户，角色，任务，工作队列和进程。 保险公司运用的工作流程来处理索赔的调整。 金融服务公司使用的工作流程，以规范贷款审批的处理。 政府办公室使用工作流来处理路由备案，审批和其它进程涉及大量的应用程序，文书人员，以及需要公平和公正的处理都参与其中。 商业机构可能会使用工作流来处理订单输入，传输和收集。在一般情况下，组织使用的工作流程，以尽量减少延误的工作流程。主要的
12、机会在电子商务工作流系统是有能力为包括境外组织在工作本身。目前的一些例子包括： 订单输入。许多制造和销售机构的整合工作流程系统处理订单和交付与网络接口。无论订购比萨饼，酒店房间，或计算机配件，过程自动化变得更有价值当没有一个公司员工的方式与客户之间的产品。 实现跟踪。下一步超出订单输入，是让客户跟踪他们的订单直接在网络上。联邦快递同时具有定制软件和，让客户了解他们的状态包裹快递。在每个这样的情况下，面临的挑战是要合并的外部用户界面在公共因特网和内部工作流程处理步骤的组织。随着公司的工作外包给独立承包商，工作流可能执行的任务扩大到包括这些承包商。企业的界限越来越模糊，这将需要转型的企业工作流程，
13、以便能够处理企业以外的参与者。3.3文件的产品：制造和服务组织生产的产品还出示文件，伴随这些产品。虽然很多文件的步骤是相同的产品，有一个本质的区别：对于这些组织，这些文件是至关重要的助剂产品，客户的实际购买它们。在这种情况下，文件仍然是一个生产方案的一部分，但该组织和管理文件的建设，是附属于其它工作的进程。电子商务将提升制造业和服务业部门在大量的方法。然而，特别是将有深远影响的方式，在其中的文件进行管理。 CALS的是计算器辅助采集后勤支持，现在连续采集和生命周期支持。这是一个美国国防部（美国国防部）实现有效的战略创造，交流和使用数字数据的武器系统和设备。原本是打算出售设备行业的政府，无论是导
14、弹或帐篷，将提供所有规格，维修手册等，以电子形式。作为这一努力的一部分，大量的规范标准建立。文件管理系统和数据库的部署，以协助厂商追踪他们的文件，因为它是在编制中。这项倡议最初设想，它的文档中提供物理介质（磁带，磁盘）。CALS的创建标准描述的CAD图纸，图片文字，SGML的标记了文本，报告。 在大型航天公司，几乎每架飞机的总装线是把不同的配置。该文档的修理和保养飞机的需求相匹配的配置发运。该文件管理系统允许配置文件以符合所运的产品。随着越来越多的厂商进入定制产品的交付和刚刚在实时生产，这已成为越来越重要的是要有一个系统，可以让文件来跟踪变化的产品。这些文件是生产领域的服务程序和零件图。 制药
15、公司必须提交有关文件提出的新药物，包括临床试验数据和其它证据。新药物应用过程非常耗时，缩短时间，提交是极其重要的缩短了审批程序。在创建应用程序本身是联系在一起的过程中进行测试。 金融服务企业生产数据，对他们的产品，概况介绍有关投资，共同基金的报告，资料等，这是一个重要组成部分的服务。电子商务的机会在产品文文件与消费者直接进行电子通讯，将大大提高产品质量和响应的组织支持他们的客户，特别是具有高度技术的产品。它提高了客户满意度通过确保正确的信息获取客户何时何地需要它。 此外，制造商可以获取和重用组件文件从他们的供货商，并反馈请求的变化，大大增强了沟通的路径。在今天的商业环境，越来越多的公司外包的关
16、键组成部分，其组织的设计或制造的工作，并能够互动，将与供货商是一个关键的能力。例如，芯片公司可以利用他们的在网页上。这种趋势不仅限于电子或计算器行业。例如，使它们的数据表可以用网。 在建筑行业，大量的供货商正三维渲染其产品可为AutoCAD插件，使承包商，建筑师和规划师，了解他们的产品将适合于他们的项目正在建设。这些文件是考生电子文件管理的未来。这些努力是至关重要的履行承诺的电子商务。公司以范围广泛的产品需要整合文件管理，网上产品信息与外部网络的可用性，信息履行承诺。电子商务机制的数字签名，时间戳服务，等等是必要的，使这个信息的安全和有益的。虽然文文件管理系统已用于装配，生产，印刷目录，这些目
17、录现在可以发表在网上。能够通过网络提供产品目录，这是可能的手段向消费者提供更多的信息远远比以前有售，更详细，更及时和时尚。这是一个积极的行动，但它也需要更多的努力，因为这是不能接受的，提供了过期的价格或规格的停止项目。3.4文件作为产品：出版商和教育对于出版商，他们的产品文件。无论是报纸，杂志，图书出版商，学术出版，或娱乐机构发行电影，录像，唱片，CD或磁带，出版制作和分发文件，以同样的方式，制造商生产和销售实物。在所有的行业电子商务所赋予的权力，出版商很荣幸，因为它可以提供样品和实际产品不完全在网络上传输的物理对象。出版商目前使用的文件管理系统，文件汇编，再利用和质量控制。然而，机会扩大他们
18、的文件管理系统，包括作家和创作者（如他们的物质的来源）和消费者（使用的网络分布）是巨大的。许多出版商今天使用的文档管理，以帮助他们的物质的生产。例如，教科书版本不同厂家生产的材料的基础上，在不同地区市场需求。然而，他们重复使用相同的文字。文文件管理系统有助于保持跟踪所有组件。电子商务的机会在出版出版者业务扩展至全球网络的使用在各种不同的方式： 现成的宣传材料。很可能在网络上，提供样品，摘录，提供搜索，存储，再版材料的方式，是前所未有的。书店，出版社，学术出版促进它们的产品都是通过网络。 订单输入。下一步编目的产品是超出实际采取的订单在网络上。因此，许多书店在网络上允许订购文件。 分布的产品。对
19、于那些材料传递到最终消费者的身体形态，但仍然可以使用世界各地的网络提供的产品数据，在时间点的生产需要。 产品的交付。一个数字，实际交付审判的内容正在开展。在更多的领域取得进展的版权管理，使用情况的监测，保护和复制之前，必须将出版商将愿意更积极地以这种方式。无论是限制访问的用户（客户），使用控制和限制受版权或繁殖材料是为了投保的完整保存的信息，如广告。至于文件管理系统用于辅助生产，可直接扩展到互连与最终用户和受助者，达到出版商将得到加强。然而，出版商在他们的能力是有限的最终产品推向市场，因为在网络上的局限性，技术，基础设施，并给予法律保护的知识产权的所有者。一个数字技术的发展趋势可以帮助，但： 复制检测。商标的能力，要么个别网络份文件，以检测到非法复制或侵犯版权的源一个可以帮助审计和复制管理。 版权管理。基础设施的发展，让支付版权费，权利人将有助于满足许多出版商的担忧。 记录机制，同时，限制收件人获得版权保护的材料正在部署结论在每一个地区，有两种方法来看待发展的机会。从角度对互联网的发展和电子商务，文件管理设施的补充来源的后端技术。从角度的文档管理供货商，互联网和电子商务提供新的方法来扩大自己的产品，超越了工作组和企业的合作者，客户或供货商。在每个这样的情况下，新兴的网络基础设施将改变该组织的方式与他人互动的方式既是挑战也是机遇。专心-专注-专业