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1、精选优质文档-倾情为你奉上第一章 管易通快速上手虽然，本软件提供了十分详细的操作手册，但实际上，想要熟悉本软件，完全可以通过界面提示，短时间内学会软件用法。 软件中的每一个窗体，每一个功能菜单都很容易理解。 下面就带您快速掌握本软件的操作。 1.登录： 运行软件，首先是帐套管理窗口，你可以直接点击打开帐套按钮。打开帐套之后，如果弹出系统功能设置向导，您可以根据提示进行设置，也可以不改变任何设置，直接点击下一步直到保存设置。进入操作员登录窗口，系统需要您选择用户帐号并输入密码。 如果您是新安装的本软件，您可以在“用户”后面的下拉列表中选择“001.管理员”，之后不必输入密码（即密码为空），直接点
2、击登录进入系统。 “001”是系统管理员（超级用户）的专有帐号；具有管理权限的用户，可以为他人分配新的登录帐号，详见第四章 多用户分权操作。 2 .系统主界面 在主界面中，可以看到系统的几个主要的的功能模块。现在您就可以开始使用软件管理您的帐目信息了。根据您对系统的不同设置，每个系统主模块中的子菜单也略有不同，但是操作思路是一致的。您可以从建立基础数据开始，也可以直接进行货品入库。 3.基础数据： 基础数据包括：“供货商资料”“客户资料”“部门资料”“货品类别”“货品档案” 。您也可以自行增加、修改、删除这些基础数据。在货品编码资料中，您需要录入您的货品的编码、名称等相关属性，同时录入原始库存
3、。 如果需要，您也可以建立一种产成品是由哪些材料构成的（需要事先在系统功能设置中设置此项）。 (系统也允许从Excel文件导入供货商、客户、货品等档案资料，详见本手册相关章节)4.软件操作方式： 本系统采明清晰的界面方式，多数窗口的界面主界是两“张”可切换的“卡片”。左侧的“卡片”是信息的目录列表，选中目录列表中的某一行，切换到右侧卡片（双击此行或点击右侧卡片标头），右侧卡片是对应左侧被选中信息的详细资料。 在建立基础数据时，你就会发现，在每一个功能窗口的顶部，都有诸如： 增加修改删除查找打印返回这样的功能菜单。 在正常状态下，你是无法在窗口内录入任何数据的。 只有你点击了增加或修改菜单之后，
4、 才进入录入或编辑状态，这时才可以在窗口内录入数据。 录入数据后，一定不要忘了点击保存菜单。 注意，在录入、修改资料时，卡片是不能切换的，只有点击了保存或取消之后，才可以切换。 5.货品出入库相关单据： 系统内有多种单据，最常用的就是入库单和出库单。其它的还有入库与出库的逆操作-退货单，此外还有“库存盘点单”。 所有的这些单据，操作方法都是一样的。点击增加可以新建一个单据，系统自动生成单据号码，在单据表格中输入要出入库的货品编码，并按回车键，系统自动调出该编码对应的货品名称等相关属性、默认价格，之后再输入货品的数据、实际价格、备注信息，接着进入下一行货品的录入。录入单据完毕后，需要保存单据。保
5、存后可以再次修改。但是，要注意此时仅仅“保存”了单据，这个单据还没有生效，也就是它还没有影响到库存数量。 需要点击审核菜单，使单据生效。审核后，货品库存随单据发生了变化。审核后的单据成为事实发生的帐目，将不可以再修改。 特殊情况下，超级管理员001有权撤销审核，之后再修改或删除单据。 6.进出存报表、对帐单、成本利润分析： 系统提供了查询统计报表、存货统计报表、进出存明细、进出存汇总、对帐单、出货成本分析、销售利润分析等类型丰富的报表，以便于决策者多方面宏观掌控企业内部物流运行情况。 系统允许根据多种条件组合，动态生成满足不同要求的报表，详见第七章 报表功能的使用。 7.帐款往来在仓库管理系统
6、中没有此项功能。 在进销存管理系统中，如果入库、出库是是本公司与供货商或客户之间发生的，那么，您可能需要到帐款结算的功能。在编辑单据时，系统自动计算本单应收或应付款，同时允许录入本次交易现付金额，允许选择是否记入应收应付帐。或者在往来帐款增加应收/应付记录，记录与供货商、客户的新增欠帐。 在往来帐款中，允许登记付款或收款记录，系统自动冲抵相关欠帐。同时，可以统计出应收应付明细帐、总帐。 8.系统操作权限与数据安全： 您可以在系统管理-操作员管理中，增加新的操作员帐号，并为他们设定操作权限。以便各司其职，各负其责。 在系统管理中，还有数据备份功能，为防止电脑故障、病毒、人为误操作等意外情况，您应
7、经常备份您的数据，把备份文件存放到安全位置。 如果发生了上述的意外情况，您就可以把备份过的文件恢复到系统中来。 在必要的时候，您可以使用系统数据清除功能，有选择的清除指定数据，或清除所有数据，重新建帐。 9.怎样获得技术支持或反馈意见建议？ 请与深圳市泰来科技有限公司联系，您将获得满意的答复！感谢您的支持！第二章 帐套管理本系统允许您建立多个帐套，分别用于管理不同方面的货品进出存情况。默认情况下，在软件运行第一步，就是帐套管理界面。在这个界面中，允许您选择帐套并打开，允许您新建帐套、导入已经帐套文件、更改当前帐套名称、删除帐套。在管易通中，一个帐套对应一个文件。在帐套管理界面中，可以查看该文件
8、的路径及文件名，也可以直接打开该文件所在的文件夹，并且可以备份该帐套到一个新的文件。 对于管易通小型网络版(Access 数据库), 一个帐套就是一个独立的文件，这为帐套的备份、恢复、数据转移、远程传送提供了便利。 另外，管易通允许多台电脑同时操作一套帐（单用户版除外），下面分别介绍小型网络版(Access数据库)和大型网络版(SQL Server 数据库)的联机方法：小型网络版：AB两台电脑在同一局域网内，两台电脑都要安装管易通 。在A电脑上建立一个完全共享的文件夹（要设置“允许网络用户更改我的文件”）。然后用A电脑中的管易通新建帐套，把帐套文件存放在这个共享的文件夹中。在B电脑上运行管易通
9、，在帐套管理中使用“导入已有帐套”，通过网上邻居把帐套文件位置指向A电脑共享文件夹中的帐套文件。这样，两台电脑就可以同时操作同一帐套，进行联机操作了。大型网络版：在一台电脑上安装微软sql server 2000做为数据库服务器，其它电脑安装管易通软件，做为客户端程序。第一次运行客户端程序，系统会弹出服务器设置界面，输入sql server 服务器的登录帐号及密码，选择或新建系统帐套（数据库），保存服务器设置。每台电脑都做同样的设置，连接到同一服务器上的同一个数据库，即可实现联机操作。 另外，考虑到帐套数据的重要性，为防止电脑故障、电脑病毒、网络黑客、人为误操作等多种因素造成帐套数据损坏和丢失
10、，系统提供了帐套备份与恢复的功能，用户应该经常备份数据。备份数据在帐套管理中可以操作，也可以在系统主界面-系统管理-数据维护-数据备份与恢复中备份数据。恢复数据操作，可以在帐套管理界面中，使用导入已有帐套功能，也可以在系统主界面-系统管理-数据维护-数据备份与恢复中恢复数据。第三章 系统功能设置管易通提供了灵活的自定义功能，主要通过“系统设置向导”来完成设置。软件安装后第一次运行，在打开帐套之后，系统会自动运行“系统设置向导”。您也可以设置下次打开帐套时是否需要运行该向导。除了通过打开帐套时自动运行，在系统主界面，点击系统管理-系统设置-系统功能设置菜单，也可以运行该向导。系统设置向导共分五步
11、：1. 模式选择不同的用户，以本单位仓库为中心，按货品的来源和去向，有不同的货品流动模式。在系统中，允许用户选择适用于自已的物流模式。模式选择确定了系统中是否存在“供货商”、“客户”、“本司部门”。与供货商、客户发生的货品进出，存在帐款结算的问题，与本司内部部门发生的住来，不存在帐款结算问题。注：在管易通仓库管理系统中，只能使用“供货商-仓库-部门”这一种模式。 2. 单据设置系统内的入库、出库、退货等单据，不同的用户习惯不同，可以按自已的想法给他们重新命名，如：货品入库单，可以改名叫“采购进货单”或者“来料入库单”等。 上图中“点击这里增设单据描述项目”是一项可以为入库单、出库单等增加栏位的
12、功能，点击后出现下图界面： 设置之后，相关单据中表头位置就会出现该栏目，并且在统计报表中也会出现按该条件统计的功能。 3. 货品设置 允许用户设定系统只所有“货品”改称为“商品”或“材料”或“物资”等名词。如果用户需要按照产成品的数量来出库所需材料或配件，则可以设定该功能。4. 数量设置可以设定与数量有关的一些细节功能。5. 价格金额可以设定需不需要价格金额，以及与价格金额有关的一些细节功能。第四章 多用户分权操作针对一个帐套，可以设定多个操作员，不同操作员有不同的权限。 在系统管理-操作员权限分配中，可以增加、删除操作员的帐号，也可以修改操作员的姓名及权限。权限设定可具体到查看、编辑、审核、
13、打印、价格等。在系统中“001”是系统最高权限管理员的专用帐号，系统中某些操作只能由“001”来完成。在远程应用上，如果你把帐套数据发送给远方的操作员，但只告诉对方一个受权限限制的帐号和密码，那么远方的操作员权限也受一样受到您的控制了。另外，在系统中，单据的录入、修改、审核操作，都会自动记录是由哪个操作完成的。如果某单帐目出现问题，可以方便的找到责任人。每个操作员都可以自已设定自已的密码，没有密码不能进入系统。第五章 基础数据1.供货商与客户在系统中，每一个供货商及每一个客户，都要设定一个唯一的编码。在以后的相关单据中，系统会根据供货商或客户的编码，自动调出其名称。 系统允许从EXCEL文件中
14、导入供货商或客户档案到系统中。具体方法可以参考后面介绍的“Excel导入货品档案”。 2.内部部门每一个公司内部部门，都设定一个唯一的编码，在以后的相关单据中，系统会根据部门编码自动调用部门名称。 3.货品类别为所有要管理的货品分成若干个类别，以便于在相关报表中分类统计。系统默认货品只有一层分类结构。即每种货品类别下属直接就是具体的货品了。但是，您可以通过科学的类别编码来实现多级分类。举例说明：如库存货品共分三大类：办公用品、生产材料、包装材料；办公用品又分为：文具类、电脑类、桌椅类生产材料又分为：五金类、化工类、纺织类包装材料又分为那么，我们就可以在系统之外制定一个主类别的编码规则，而在我们
15、的系统中直接给底层的类别编码。如，在系统之外，我们规定：办公用品用“A”代表，生产材料用“B”代表，包装材料用“C”代表在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”,电脑类编码为“A02”五金类编码为“B01”这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。当然，您也完全可以不制定任何编码方案，只以易记的字母或数字，甚至是汉字做为类别编码。 4.货品编码与货品属性每一种相同名称，相同规格，相同计量单位，可以同时同价核算的货品，都要规定一个唯一性的货品编码。货品的编码方案也可以象类别编码那样层次分明，也可以用顺序的数字，或用易记的字母缩写、汉字，或
16、用货品自带的条形码等等。货品的名称、规格、备注等信息可以随时自由修改，但是货品编码一旦被系统的单据引用，就能再修改或删除。 在新增货品资料时，可以录入货品的原始库存数，修改货品资料时，原始库存数将不再出现，以避免原始库存被修改。但是，我们不推荐在增加货品资料时录入原始库存，建议通过入库单录入原始库存。货品的成本价格与销售价格，您可以在建立货品档案时规定。但是，如果原始库存为0，您也可以不录入价格。在以后的入库出库操作中， 系统将自动根据移动加权平均的方法生成货品的成本价格。货品的最低库存、最高库存属性，是库存报警功能的依据。最低库存是仓库中至少需要的存有该货品的数量，如果货品库存低于这个数量，
17、将会造成供货不足的危险；最高库存是该货品最多不能超过的数量，如果货品超过这个数量，可能会库存积压增大成本。如果不需要库存报警功能，货品的最低库存、最高库存属性也可以不设定。货品图片，只记录货品图片所在的路径，因为，在设定货品图片之前，最好先把图片复制到统一的文件夹内以便于管理。如果某种货品（产成品、半成品、整机、组件等）是由其它货品（材料、配件、组件等）构成的，可以在系统中设定构成表。设定构成表的意义在于，在出库时，为了生产或组装若干套产成品，系统可以自动生成所需要材料/配件的种类及数量。这个功能在下一章中还有详细续述。 5从Excel导入货品档案使用本系统，需要录入所有货品的档案（编码、名称
18、、规格等）。少则几百种，多则数千种上万种的货品档案，如果完全由人工录入，则需要花费一定的时间和精力。那么，有没有办法轻松的完成这个初始建帐的工作呢？许多客户，在没有使用本系统之前，一直在使用Excel记录货品的档案;或者，有些客户可以把其它管理软件中的货品档案数据导出到Excel文件。那么，这样的客户，就不必花费很多时间来录入货品档案了。因为我们的软件提供从Excel文件导入货品档案到系统中的功能。 首先要清楚，如果系统内已经存在一部份货品资料，这时再从Excel文件导入数据，如果Excel文件中存在的货品编码与系统内原有货品编码有重复现象，那么，导入数据时，会自动用Excel内的新的数据，覆
19、盖掉系统内的旧数据。因此，建议您在一个新的帐套中，首先从Excel文件导入货品编码资料，之后再在软件中补充录入其它货品编码及资料。导入数据操作过程如下：1.以管理员001身份登录系统，打开基础数据-货品档案，点击从Excel导入货品资料按钮，打开导入界面。 点击“Excel文件”空格后面的浏览按钮，选中要导入的Excel文件。2.在“工作表名称”一栏中输入Excel文件内的指定工作表名称。（工作表是指一个Excel文件中的一个表格，在Excel界面右下角，默认名称为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。输入完成后点击读入数据按钮，把Excel文件一个工作表内的数据读入到系统
20、内。此果仅为暂时读入数据，还没有真正导入货品资料成功。3.检查从Excel工作表中读入的数据，查看表格是否有规律，没有规律的表格数据是无法导入的，强行导入会在软件运行中出现错误。还要检查是否存在空行，特别是涉及到货品编码的列，是否有空格。如果存在，点击选中该行，再点击顶部删除行菜单删除无用的行。4.从Excel文件读入的数据呈现在系统界面的表格内，这时候每一列的头都有一个字母代号“A、B、C”等。同时，“货品编码”、“货品名称”、“单位”、“规格型号”等这些货品属性描述后面的下拉框内，也充入了“A、B、C”这样的字母，数量与下面表格的列数对应。 这时需要您指定，哪一列对应哪一个货品属性。如：货
21、品编码对应C列，货品名称对应D列，那么您就可以分别在货品编码、货品名称后的下拉框内选择或输入“C”、“D”。其它项，如规格、单位、备注、价格、数量、安全库存等项，如果在Excel表中有这样的列，就选择对应的字母，如果没有，就保持其对应的下拉框为空。如果Excel工作表中的数据有货品所属类别及类别编码一列，那么，也象操作货品编码、名称一样，在相应的下拉框中选择即可。如果没有货品类别及类别编码，那么，系统导入时将按照“默认类别编码”、“默认类别名称”来把要导入的所有货品归类。 如果仅有类别名称，没有类别编码，那么，您可以把“类别名称”、“类别编码”都指向Excel工作表中的类别名称一列。5.完成以
22、上工作，就可以开始导入新数据了。点击顶部导入新数据菜单执行。系统会有警告提示，确认无误即可选择确实要执行此操作。6.如果前面操作无误，您的数据就会存入系统的货品资料库中。在系统主界面-基础数据-货品档案中可以查看得到。如有需要，您可以对个别货品资料进行修改。第六章 入库与出库操作系统中存在入库单、出库单、退货单等多个出入库的单据类型。(盘点单也可以产生库存数量的增减，但盘点单的相关说明放在下一章。)各类型的单据操作方法是一致的，下面详细说明：1单据的录入、保存、修改、删除?要录入一张新的工作单据，需要从系统主界面点击相应的菜单，如 入库管理-货品入库单，或出库管理-货品出库单。进入单据操作窗口
23、后，点击顶部增加菜单，开始录入一张新单据。系统会自动生成一个单据号码（入库单号、出库单号等）， 也允许你按您的想法修改这个单号，但是系统中不可以存在两张单号相同的单据。系统默认的单据发生日期就是电脑系统当天的日期，您同样可以修改。发生入库出库的相关单位您可以从下拉框中选择，也可以只录入该单位的编码，在保存单据时，系统会自动找到该单位名称。?录入单据涉及的货品时，只需要单据表格的第一列录入货品编码后按回车键，系统会自动读入该编码对应的货品名称、规格、计量单位、默认价格。光标自动跳到入库/出库数量一栏，默认数量为1，您可以在修改（或不修改）数量之后，再按回车键，光标跳入价格一栏在熟练操作下，录入+
24、回车可以一直到完成整个单据的录入。如果您仅知道货品名称，或只知道货品编码中的几个字符，您可以点击在单据录入界面中的？按钮查询货品编码。注意上图界面中,有一项“采用批量模式增加”的选项，勾选了此项，就可以在不退出货品资料列表窗品的情况下，选择多款货品;不勾选此项，则一次只能选择一款货品。 在上图货品资料列表界面中，可以录入关键词（如类别、编码中的几个字符、名称规格中的部份字词等）。然后点击模糊查询，系统就会列出符合条件的货品编码列表，选中您要录入的货品。如果您的入库单（或出库单/退货单等）已经存在于一个Excel文件，那么，您可以点击“Excel数据导入”按钮进行数据录入。点击后在弹出的窗口内选
25、择Excel文件，设定货品编码、数量、单价、金额等对应的列： 设定好之后点击写入单据菜单即可。 如果您是使用货品的条形码做为货品编码，您的电脑又装有条形码扫描设备，那么，您首先设光标定位在顶部“货品编码”一栏内，然后用条码扫描设备对准货品条形码进行读码，系统会把自动在单据增加该货品，扫描一次数量为1，光标又回落在顶部“货品编码”栏，您可以直接扫描下一款货品的条形码了。在单据录入过程中，如果错误录入了不相关的其它货品编码，您需要删除单据中的一行，那么请这样操作：先用光标选中要删除的这一行，这时顶部“货品编码”栏出现该行的货品编码，接着您点击顶部删除货品即可实现删除。在录入单据内容的过程中，系统会
26、随时自动合计单据总金额，呈现在单据界面下方“金额(或应收/付款)”栏内。如果是与供货商或客户之间发生的货品收发，并且在系统功能设置中设置了允许录入实付款，就会有“实付款”一项以及结算方式的选择。这一点在后面收款付款章节会有详细说明。录入员一栏，是您在系统内的用户名称。您无权修改。审核人一栏，您也无权录入，在单据审核时系统自动记录审核人的用户名称。单据界面最下方，“备注”一栏，可以录入这张单据的注释，也可以保持为空。?如果您想放弃单据录入，您可以点击顶部取消菜单，那么您对这一张单的录入将全部消失。一张单据录入完成后，必须及时保存，点击顶部保存菜单即可。注意，保存后的单据，并没有马上生效，也就是说
27、，还没有影响到库存。此时，您可以用修改菜单，打开一张已经保存却未审核的单据，对单据进行修改或继续录入。修改后再重新保存。一张已经保存却还没有审核的单据，您可以对它进行删除操作。2单据的审核与撤销审核前面提到，一张单据保存后并没有立即生效，也就是说，还没有影响库存。要完成这一张单的入库或出库动作，需要对它进行审核。选中一张单据，再点击审核菜单，单据将生效，库存数量发生变化，系统自动在该单据内记入审核人的名称。如果是入库单，系统可以根据移动加权平均的方法更新货品成本价。审核后的单据已经成为事实发生的帐目，将不可以再被修改或删除。?在特殊情况下，如果确实需要修改或删除已经审核过的单据，需要系统最高权限管理员“001”执行撤销审核操作。3单据查找打开一个单据的操作窗口，看到的是两片可切换的“卡片”，左侧卡片是单据列表，右侧卡片一张单据的明细信息。左侧的单据列表，在默认状态下只显示未审核的单据，做为未完成的工作，在每次打开该单据窗口时提示操作员。如果需要查看已审核的单据，请使用查找功能。关于查找功能的操作，请参看本手册相关章节。4单据打印输出每一种单据，系统都提供了两种单据打印形式。仅涉及数量不涉及价格金额的单据和涉及价格金额的单据。另外，你还可以点击导出把单据导出到一个Excel文件中或一个图片文件中。关于打印功能及导出为文件的功能的操作，请参看第八章 数据筛选与数据输出专心-专注-专业