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1、在此输入您的封面副标题4邮件合并年会邀请函Word 2016 高级应用效果展示知识点解析项目实施项目分析1 邮件合并3邮件合并年会邀请函项目分析41 项目目的本项目要求学生掌握掌握Word的邮件合并功能、掌握利用邮件合并制作标签2 问题提出通过项目实施，学生需要解决以下问题：1、利用邮件合并制作信函2、电子公章3、利用邮件合并制作标签5效果展示邮件合并年会邀请函邮件合并电子公章邀请函邀请函邮件合并标签标签台签台签项 目 实 施实施步骤0161.新建文件新建文件“年会邀请函模板.docx”，将纸张大小设置为宽度28厘米，高度21厘米。插入素材文件夹中的“邀请函背景.jpg”图片作为页面背景。2.
2、插入文本框、插入生僻字插入文本框，文本框无填充颜色，无轮廓。把素材文件夹中的“邀请函素材.txt”文件的所有内容复制粘贴到文本框中。在“联系人：邓”后录入生僻字“翾”。3.设置文本框格式设置文本框文字字体为华文细黑，字号为11磅，段后间距为0.5行。第一段字号为四号，字形为加粗。第23段首行缩进2字符，行距1.2倍；第45段右对齐。设置文本框高度为13厘米，宽度为11厘米，摆放至页面右下方空白处。项 目 实 施实施步骤74.艺术字和图形绘制电子章绘制一个高度为4厘米、宽度为4厘米的正圆形，无填充颜色，轮廓颜色为标准色：红色，线条宽0.1厘米。再次绘制一个高度为1.4厘米、宽度为1.4厘米的五角
3、形，填充颜色为标准色：红色，无轮廓。插入艺术字“广州快乐旅行有限公司”，艺术字样式为第一行第一列，字体为宋体、加粗、字号为一号。修改文本填充为标准色：红色，文本轮廓为无轮廓。文字效果为无阴影，跟随路径圆形。高度为4.3厘米、宽度为4.3厘米，向左旋转90。5.选取对象并组合将艺术字和前两个图形居中对齐并组合，将组合的图形放置在信函落款上方。最后保存文件。02项 目 实 施实施步骤86.邮件合并制作信函、编写规则利用“年会邀请函模板.docx”作为信函主体进行邮件合并，数据源文件为素材文件夹中的“客户资料.xls”，在文字“尊敬的”后面插入合并域“客户姓名”，在客户名称后插入域，编写规则根据性别
4、列数据分别显示“女士”或“先生”的称谓，合并全部数据得到新文档“年会邀请函内页.docx”。03项 目 实 施实施步骤910.邮件合并制作信封标签新建文件“邀请函信封标签模板.docx”，使用该文档创建供应商为“3M/Post-itRNorth America”，产品编号为“3600-H 3M High Visibility 2”x4”的贴纸标签主文档。数据源文件为素材文件夹中的“客户资料.xls”文件，在标签第一行插入合并域“联系地址”和“工作单位”；在标签第二行插入“客户姓名”，姓名后显示“女士”或“先生”的称谓，并在其后输入文字“敬启”。设置所有文字内容字体为楷体，字号为三号，字形为加粗
5、，行距为1.5倍；客户姓名域字号为二号，字符间距加宽2磅，居中对齐。合并得到新文档“邀请函信封标签.docx”，最终可通过打印机将标签打印出来粘贴到信封上。04项 目 实 施实施步骤107.设置台签背景新建文件“台签模板.docx”，插入图片“台签背景.jpg”，修改图片宽度21厘米，衬于文字下方，底端对齐，居中对齐。复制一份副本，垂直翻转，顶端对齐，居中对齐。8.邮件合并制作台签绘制文本框，设置文本框无轮廓，无填充。在文本框内输入文字“广州快乐旅行有限公司四十五周年年会”，字体为微软雅黑，二号字。利用“台签模板.docx”作为信函主体进行邮件合并，数据源文件为素材文件夹中的“客户资料.xls
6、”，在文本框第二行插入合并域“客户姓名”，第三行插入合并域“工作单位”。05项 目 实 施实施步骤119.邮件合并制作台签设置第二行和第三行文字字体为微软雅黑，大小分别为72磅、三号。设置所有文字艺术字快速样式为“填充-浅灰色，背景2，内部阴影”，修改第一行文本填充为标准色深红，客户姓名和工作单位文本填充为白色，所有文字居中对齐。10.制作渐变线，组合对齐对象，合并邮件绘制一条直线，长度为15厘米，粗细为3磅，修改为两端白色透明，中间深红色，角度为0度的渐变线，放置在姓名下方。水平居中后组合文本框和线条，将组合图形水平居中，复制一份副本，垂直翻转。垂直居中对齐组合对象及下方背景图。合并全部数据
7、得到新文档“台签.docx”。06知识点解析知识点解析12年会邀请函1.1 邮件合并1.邮件合并“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作的效率。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、准考证、获奖证书等。邮件合并适用于制作需要量比较大且文档内容遵循一定规律的文件。要求这些文档内容分为固定不变的部分和变化的部分，比如打印信封，寄信人信息是固定不变的，而收信人信息就属于变化的内容，变化的部分由数
8、据表中含有标题行的数据记录表表示。知识点解析1.1 邮件合并（1）邮件合并的基本过程邮件合并的基本过程包括三个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。建立主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面数据源的建立或选择提供了标准和思路。 知识点解析1.1 邮件合并准备数据源数据源就是含有标题行的数据记录表，由字段列和记录行构成。字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。下图就是这样的表，其中包含的字段为“客
9、户姓名”、“联系地址”等。接下来的每条记录存储着每个客户的相应信息。知识点解析1.1 邮件合并将数据源合并到主文档中利用邮件合并工具可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中，得到我们的目标文档，表格中的记录行数决定着主文件生成的份数，整个合并操作过程可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行，还可以使用“邮件合并”任务窗格，该任务窗格将分步引导完成这一过程。要使用该任务窗格，请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤设置邮件主文档启动Word 2010，默认情况下一个空白文档将会打开。在“邮件”选项卡上
10、的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，选择“信函”。选择数据文件要将信息合并到邮件主文档中，必须将文档连接到地址列表，它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”，再执行下列操作之一：知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单
11、击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤调整收件人列表或项列表在连接到某些数据文件时，你可能并不想将数据文件中所有记录的信息都合并到邮件主文档中。如果数据文件包含没有邮件地址的记录，请在邮件合并中省略这些记录。否则Word 无法完成合并过程。要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”，在“邮件合并收件人”对话框中执行操作。插入和编写域将邮件主文档连接到地址列表后，即可开始键入邮件
12、的文本并将占位符添加到邮件文档中，这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。占位符（如地址和问候语）称为“邮件合并”域。Word中的域与所选数据文件中的列标题对应。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤数据文件中的列代表信息的类别。添加到邮件主文档中的域是这些类别的占位符。数据文件中的行代表信息的记录。在邮件合并时，Word 为每个记录生成一封邮件。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤通过在邮件主文档中放置域，即表示你想让特定类别的信息（如姓名或地址）在该位置显示。将邮件合并域插入邮件主文档时，域名始终由书名号括起来。这些书名号不在最终邮件中显示。它们只用来帮助你将邮件主文档中的域与常规文字
13、区分开。在合并时，数据文件中第一行的信息替换邮件主文档中的域，以创建第一封邮件。数据文件中第二行的信息替换这些域，以创建第二封邮件，以此类推。不能手动键入合并域字符，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须通过“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的按钮插入合并域。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤预览结果在邮件主文档中添加域后，即可开始预览合并结果。如果对预览满意，则可完成合并。单击“预览结果”按钮。使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮可以逐页查看每封邮件。通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。如果有不希望包括的记录，可以单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编
14、辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤完成合并单击 “完成并合并”按钮，此时，选择“编辑单个文档”命令则可以将所有邮件（或指定的记录）合并到一个新文档里面；选择“打印文档”命令则将可以在打印机上打印合并后的邮件；选择“发送电子邮件”命令则可以将合并后的邮件发送到指定收件人的邮箱。保存邮件主文档如果你认为以后要重复使用邮件主文档，则可在发送最终邮件前对它进行保存。发送的邮件与邮件主文档是分开的。如果要将邮件主文档用于其他的邮件合并，最好保存邮件主文档。保存邮件主文档时，也保存了它与数据文件的连接。下次打开邮件主文
15、档时，将提示你选择是否要将数据文件中的信息再次合并到邮件主文档中。知识点解析1.2 邮件合并的操作步骤如果单击“是”，则文档打开时将包含合并的第一条记录的信息。如果单击“否”，则断开邮件主文档和数据文件之间的连接。邮件主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一条记录中的唯一信息替换。如果想将邮件主文档恢复为普通word文档，则可以单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组的“开始邮件合并”按钮，然后在下拉列表中选择“普通Word文档”命令。知识点解析拓展提高25邮件合并年会邀请函拓 展 提 高知识点拓展01邮件合并规则 邮件合并时，在文档中实际上插入的是域。Word为了方便不熟悉域的用户进行操作，为邮件合并专门提供了各种规则。向邮件合并文档添加规则，让工作流程更高效、更灵活。借助规则，无需生成多个文档，直接设置可快速更改的内容。02Word的邮件合并实现方式 实现邮件合并有两种方式：采用“邮件合并分步向导”或者使用“邮件”功能区来执行邮件合并。 邮件合并分步向导是Word中提供的一个向导式邮件合并工具，通过采用交互方式，引导用户按系统设计好的步骤分步完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作。26