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1、第2章 系统管理与基础档案设置 软件安装完成后，正式开始处理企业业务之前，还需要在系统中完成必须的一些基础性工作，就是本章将介绍的两部分内容：系统管理和基础档案设置 2.1 系统管理 用友通管理软件由多个子系统组成，各个子系统服务于企业的不同层面，为不同的管理需要服务。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系，它们共用一个企业数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，共同完成一体化的财务核算与管理工作 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 系统管理是用友通管理系统为各个子系统提供的公共管理平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如企业账套及年度账的建立、修改、删除、
2、备份和恢复，操作员及权限的集中管理、系统安全运行的管理及控制等，其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。 系统管理主要包括以下几个方面的管理功能 ：2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 1账套管理 账套是一组相互关联的数据 在用友通管理系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立，互不影响 账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、备份/恢复账套等 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 2年度账管理 年度账与账套是两个不同的概念，在用友通管理系统中不仅可以建立多个企业账套，而且每个账套中可以存放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的
3、数据库中，称为年度账 年度账管理包括年度账的建立、恢复、备份和结转上年数据，清空年度数据 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 3系统操作员及操作权限的集中管理 为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅 操作权限的集中管理包括设置操作员、分配功能权限 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 4设立统一的安全机制 对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保
4、障机制 包括设置对整个系统运行过程的监控机制、清除系统运行过程中的异常任务等 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 5系统启用 系统启用是指设定在用友通管理系统中各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录 2.1 系统管理 2.1.2 比较相关概念 1. 账套备份和恢复 账套备份功能是指将所选的账套数据输出到指定存储介质 恢复账套功能是指将系统外某账套数据导入到本系统中。恢复账套是备份账套的对应操作 2.1 系统管理 2.1.2 比较相关概念 2. 系统管理员与账套主管 系统允许以两种身份注册进入系统管理 系统管理员系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系
5、统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、恢复和备份；设置操作员；指定账套主管；设置和修改用户的密码及其权限等 账套主管账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账的管理(包括年度账的建立、清空、恢复、备份和结转上年数据)，以及该账套操作员权限的设置 2.1 系统管理 2.1.3 建立新年度核算体系 新年度到来时，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算 年度账的管理工作由账套主管全权负责，因此需要以账套主管的身份注册进入系统管理 2.1 系统管理 2.1.3 建立新年度核算体系 新年度建账流程如下
6、： (1) 年度账备份 (2) 建立新年度账 (3) 结转上年数据 (4) 调整相关事项 (5) 新年度日常业务 2.2 基础档案设置 2.2.1 基础档案整理 用友通是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大 计算机信息处理的特点主要表现在：数据处理速度快，精确度高，分析统计汇总方便等，而基础档案是计算机汇总统计的依据 2.2 基础档案设置 2.2.2 基础档案录入 用友通由多个子系统构成，如总账、工资、固定资产、购销存系统等等，这些子系统有很多信息是公用的，如部门、职员、会计科目等，另外也有一些基础信息为部分模块所特有，如收发类别、仓库档案等为购销存系统所特有 实验一 系统管理 操作步骤详见教材实验二 基础档案设置 操作步骤详见教材