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1、课程教学课程教学PPTPPT第八章第八章 档案检索档案检索n第一节第一节 档案著录档案著录 教学目标教学目标n1了解档案著录的定义，熟悉档案著录项了解档案著录的定义，熟悉档案著录项目。目。n2. 熟悉档案著录标识符号及细则熟悉档案著录标识符号及细则n3. 掌握档案著录格式。掌握档案著录格式。n4. 能够准确地分析文件的内容与形式特征，能够准确地分析文件的内容与形式特征，并对文件进行著录并对文件进行著录 n教学重点教学重点1. 熟悉档案著录项目熟悉档案著录项目2. 熟悉档案标识符号熟悉档案标识符号n教学难点：教学难点：掌握档案著录格式掌握档案著录格式一、档案著录项目及其内容一、档案著录项目及其内
2、容 1.题名与责任说明项题名与责任说明项 2.稿本与文种项稿本与文种项 3.密级与保管期限项密级与保管期限项 4.时间项时间项 5.载体形态项载体形态项 6.附注与提要项附注与提要项 7.排检与编号项排检与编号项.题名与责任说明项题名与责任说明项该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件六个单元。者、附件六个单元。n （1）正题名。是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案）正题名。是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的标题。卷封面上的标题。n （2）并列题名。它是以第二种语言文字书
3、写的与正题名对照并列的）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。题名。n （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。文字。n （4）文件编号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类）文件编号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件的统编号、图号等。n （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体）责任者。也称作者，指对档案内
4、容进行创造、负有责任的团体会个人。会个人。n （6）附件。指文件正文之后的附加材料）附件。指文件正文之后的附加材料排检与编号项排检与编号项该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个单元。主题词或关键词六个单元。n 在这些著录项目中，题名与责任说明项、稿本与文种项、在这些著录项目中，题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限、时间项、载体形态项、附注与提要项、密级与保管期限、时间项、载体形态项、附注与提要项、附注项，排检与编号项中的档案馆代号、档号、电子文档附注项，排检与编号项中的档案馆代号、档号、电子文档号
5、、缩微号反映的是档案形式的特征；提要、分类号、主号、缩微号反映的是档案形式的特征；提要、分类号、主题词与关键词反映的是档案的内容特征。题词与关键词反映的是档案的内容特征。n 其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。择著录项目。二、档案著录标识符号二、档案著录标识符号 几点说明：几点说明：除了除了“题名与责任者项题名与责任者项”、“排检与编号项排检与编号项”之外，各项目连续著录之外，各项目连续著录时，其前均冠以时，其前均冠以“
6、.”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落著号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落著录时可省略。录时可省略。标识符标识符“.”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标识符改为标识符识符改为标识符“.”。各著录项目及单元所使用的标识符，除各著录项目及单元所使用的标识符，除“，”和和“.”只在后面空一格只在后面空一格外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。凡重复著录一个项目或单元时，其
7、标识符也需要重复。不著录的项目凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需要重复。不著录的项目或单元，其标识符连同该单元一并省略或单元，其标识符连同该单元一并省略 著录格式著录格式1. 段落符号式条目格式段落符号式条目格式n 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号文档号置于第二行的中间位置。
8、第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。键词，各词之间空一格。表格式条目格式表格式条目格式n 表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目式，这种表
9、格式直观，易于掌握，但每格的条目式，这种表格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。一著录项目的字数受表格大小的限制。n 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格式相同，其排列顺序可参与段落符号式的条目格式相同，其排列顺序可参照段落符号式的条目格式。照段落符号式的条目格式。著录详简级次著录详简级次 n 必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。档号、缩微号、主题词。n 选择项目：并列题、名副题名及说明题目文字、选择项目：并列题、名副题名及说明题目文
10、字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）号。档案馆（室）号。n 详细级次是指著录项目除必要项目，还著录部分详细级次是指著录项目除必要项目，还著录部分或者全部选择项目的。或者全部选择项目的。n 简要级次是指仅著录必要项目的。简要级次是指仅著录必要项目的。 n1.确定题名与责任者说明项确定题名与责任者说明项n2.确定稿本与文种项确定稿本与文种项n3.确定密级与保管期限项确定密级与保管期限项n4.确定时间项确定时间项n5.确定载体形态项确定载体形态项n6
11、.确定附注与提要项确定附注与提要项n7.确定排检与编号项确定排检与编号项n8.进行著录进行著录1-05 B060202 10-3-25-30 5-15关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字20121号号/人力资源与个人发展部人力资源与个人发展部+创新集团创新集团人力资源部职责及权限人力资源部职责及权限.正本：决定正本：决定.内部：永内部：永久久.20070412.1页：页：210mmX297mm决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩为为创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并
12、规定了创新集团人力资源部职责及权限集团了创新集团人力资源部职责及权限集团 资源资源 决定决定 第八章第八章 档案检索档案检索第二节第二节 档案检索工具的编制档案检索工具的编制教学目标教学目标n1了解档案检索工具的职能，熟悉档案检了解档案检索工具的职能，熟悉档案检索工具的种类索工具的种类n2. 掌握查全率和漏检率、查准率和误检率。掌握查全率和漏检率、查准率和误检率。n3. 掌握案卷目录的编制方法。掌握案卷目录的编制方法。n4. 熟悉其他几种检索工具的编制方法。熟悉其他几种检索工具的编制方法。 教学重点教学重点n 掌握案卷目录的编制方法掌握案卷目录的编制方法n 掌握查全率和漏检率、查准率和误检率掌
13、握查全率和漏检率、查准率和误检率 教学难点：教学难点：熟悉和掌握检索工具的编制方法熟悉和掌握检索工具的编制方法。 一、档案检索工具的职能一、档案检索工具的职能n 档案检索工具具有存储和检索两大职能。档案检索工具具有存储和检索两大职能。n 存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来。或三次文献的形式将档案信息集中起来。n 检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用者了解和查找档案时使用。者了解和查
14、找档案时使用。n 档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息存储的应用与反馈。存储的应用与反馈。三、衡量检索工具的标准三、衡量检索工具的标准 1.查全率和漏检率查全率和漏检率 ： 查全率查全率=检出的相关档案数量检出的相关档案数量/全部相关档案数量全部相关档案数量100%漏检率漏检率=未检出的相关档案数量未检出的相关档案数量/全部相关档案数量全部相关档案数量100%2. 查准率和误检率查准率和误检率查准率查准率=检出的相关档案数量检出的相关档案数量/检出的全部结果数量检出的全部结果数量100%误检率误检率=检出的无关档案数量检出的无关档案数量/检出的全
15、部结果数量检出的全部结果数量100%四、常用检索工具的编制四、常用检索工具的编制1. 馆藏性档案检索工具的编制馆藏性档案检索工具的编制馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。（1）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室）有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室）最基本，也是最常见的一种检
16、索工具。最基本，也是最常见的一种检索工具。顺序号、案卷号。顺序号、案卷号。提名（案卷标题）。提名（案卷标题）。起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷内最早的文件日期和最迟的文件日期。内最早的文件日期和最迟的文件日期。册数。册数。保管期限。保管期限。备注。备注。2. 查检性档案检索工具的编制查检性档案检索工具的编制（1）分类目录。是一种简明扼要的卡片式的查找性检索）分类目录。是一种简明扼要的卡片式的查找性检索工具。主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单工具。主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单位，即一卷一卡，也可以件
17、为单位，即一件一卡。其编位，即一卷一卡，也可以件为单位，即一件一卡。其编制步骤如下：制步骤如下：n 1）填卡。按）填卡。按档案著录规则档案著录规则规定，把有关内容分成规定，把有关内容分成条目格式著录在卡片上。条目格式著录在卡片上。n 2）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首先按时期分开，反应同一时期内容的卡片要排列在一起，先按时期分开，反应同一时期内容的卡片要排列在一起，然后，在每一时期内，依据然后，在每一时期内，依据中国档案分类法中国档案分类法的体系，的体系，把格卡片按大类、属类依次排列；在每一类内，再按年把格卡片按大类、属类依次排列；在
18、每一类内，再按年度、级别、作者、时间或地区等排列。度、级别、作者、时间或地区等排列。n 3）设置指引卡（也称导卡）。）设置指引卡（也称导卡）。主题目录主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检索工具。其优点是专指性强，查找方便，查准率索工具。其优点是专指性强，查找方便，查准率高，尤其计算机检索。主题目录的编制必须以高，尤其计算机检索。主题目录的编制必须以中国档案主题词表中国档案主题词表为依据，手工检索的主题为依据，手工检索的主题目录大多以卡片形式编制。主题卡片目录的编制目录大多以卡片形式编制。主题卡片目录的编制步骤是：步骤是：n 1）编制条
19、目，一般是一文一卡，将该文件的主题）编制条目，一般是一文一卡，将该文件的主题词按一定的顺序著录在卡片上，形成一个条目。词按一定的顺序著录在卡片上，形成一个条目。如果一份文件有两个主题，就需填写两张卡片。如果一份文件有两个主题，就需填写两张卡片。n 2）排列。主题卡片目录按照字顺排列，字顺包括）排列。主题卡片目录按照字顺排列，字顺包括汉语拼音、部首、笔画等。汉语拼音、部首、笔画等。人名索引人名索引是将档案中涉及人名及其简要情况著录下来，集中是将档案中涉及人名及其简要情况著录下来，集中排列并指明档案位置的检索工具。排列方法是按排列并指明档案位置的检索工具。排列方法是按照人明星似的笔画笔顺安排的，具
20、有编制简单、照人明星似的笔画笔顺安排的，具有编制简单、查找方便的特点。查找方便的特点。人名索引可分为综合性和专题性两种。人名索引可分为综合性和专题性两种。n 1）综合性人名索引。是将档案馆（室）中所有档）综合性人名索引。是将档案馆（室）中所有档案所涉及的所有人名都编成目录索引案所涉及的所有人名都编成目录索引 n 2）专题性人名索引。专题人名索引是将室藏档案）专题性人名索引。专题人名索引是将室藏档案中涉及某一专题内容的人名编成目录索引中涉及某一专题内容的人名编成目录索引 3. 报道性档案检索工具的编制报道性档案检索工具的编制全宗指南是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检全宗指南是介绍
21、和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。索工具。全宗指南的内容包括三部分：全宗指南的内容包括三部分：n （1）立档单位的历史概况。主要介绍立档单位的名称、隶属关）立档单位的历史概况。主要介绍立档单位的名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。革。n （2）全宗内档案情况。主要介绍档案的来源、数量、整理、保）全宗内档案情况。主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。n （3）档案的内容和成分。是全宗指南的主体，具体介绍全宗内）档案的内容和成分。是全宗指南的主体，具体介绍全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；一是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍；一是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍。绍。