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1、5.1 概述5.2 数据录入5.3 数据挖掘5.4 数据展示第5章 电子表格软件Excel 20165.1 概 述第5章 电子表格软件Excel 20165.1.1 Excel 2016的启动Excel 2016的启动有3种方式：(1) 在开始菜单程序里面运行Excel 2016。(2) 双击桌面上已有的“Microsoft Office Excel 2016”快捷方式，启动Excel 2016。(3) 双击已有的Excel工作簿文件(扩展名为.xlsx)，启动Excel 2016。启动Excel 2016后，Excel 2016的用户界面如图5.1所示。Excel 2016用户界面中包含如下
2、几个部分。第5章 电子表格软件Excel 2016(1) 快速访问工具栏，存放方便快速访问和频繁使用的工具，用户可以根据需求自行添加。(2) 标题栏。Excel 2016进行操作的工作簿的名称。(3) 功能区。Excel的基本功能都可以在功能区中通过不同类型的选项卡来实现，这些选项卡包括“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”等。(4) 名称框。名称框位于数据区的左上方，显示当前活动单元格的名称。(5) 编辑栏。编辑栏位于数据区的右上方，用来输入、编辑单元格的数据或者公式，显示当前活动单元格内的数值。(6) 活动单元格。数据区中每一行和每一列的边界交叉围成的长方形区域称为单元格，它
3、们是Excel中最基本的操作对象。(7) 列号。数据区中每一列上方的大写英文字母表示列号，即每一列的列名，对应称为A列、B列、C列(8) 行号。数据区每一行左侧的阿拉伯数字表示行号，即每一行的编号，对应称为第1行、第2行、第3行第5章 电子表格软件Excel 2016(9) 数据区。由若干个单元格、行号、列号组成，用于存放数据、处理数据、制作表格，及以表格的形式存放各类数据信息。(10) 工作表标签。Excel 2016以前的版本中，一个工作簿默认包含3个空白的工作表，并分别命名为Sheet 1、Sheet 2、sheet 3。Excel 2016则默认为一个空白的工作表Sheet 1。工作表
4、的名称显示在数据区下方的工作表标签中。当前显示的工作表称为活动工作表，单击工作标签右方的“”，可以插入新的空白工作表，使用鼠标单击不同的标签项，可以在不同的工作表之间进行切换。5.1.2 Excel 2016的退出Excel 2016的退出的方式也有3种：(1) 单击“文件”按钮，选择“关闭”。(2) 使用快捷键“AltF4”，关闭窗口。(3) 在标题栏最右侧单击“”按钮，关闭Excel 2016窗口。第5章 电子表格软件Excel 20165.2 数 据 录 入第5章 电子表格软件Excel 20165.2.1 新建文件1. 新建工作簿新建工作簿的方法有以下3种。(1) 启动Excel 20
5、16时，系统自动生成一个新的工作簿，名为“工作簿1”。(2) 单击“文件”按钮，在打开的选项列表中选择“新建”，选择新建一个“空白工作簿”或已有的模板创建新的工作簿，如图5.2所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(3) 在特定文件夹中新建工作表，在文件夹中单击鼠标右键，选择“新建XLSX工作表”，如图5.3所示。2. 保存工作簿保存工作簿的方法有以下3种。(1) 单击“文件”按钮，在选项列表中选择“保存”按钮如图5.4所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(2) 使用快捷键“CtrlS”快捷保存工作簿。(3) 以另一个工作簿的方式保存，单击“文件”按钮，在选项列表中选择“另存
6、为”按钮，进一步选择存储位置、存储名称另存为新的工作簿，如图5.5所示。第5章 电子表格软件Excel 20163. 工作簿的保护在Excel中，对工作表进行数据操作、分析、处理后，可以对工作表或者工作簿进行保护。保护工作簿的方法有两种：(1) 通过“审阅”选项卡，在“更改”组中进行工作簿保护选项的选择，如图5.6所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(2) 通过“文件”选项卡，在“信息”选项中的右侧选择“保护工作簿”按钮，进行保护方式的选择，如图5.7所示。4. 工作表的插入、删除和移动复制在工作表标签右方单击“”，可以插入新的空白工作表，如图5.8所示。在需要删除的工作表名称上单击
7、鼠标右键，可删除工作表。第5章 电子表格软件Excel 20165. 工作表重命名如需修改工作表的名称，可以通过如下两种方法：(1) 双击工作表标签名，标签名由白色变为灰色选中状态后，直接输入需要更改的名称即可。(2) 在工作表标签处单击鼠标右键，选择“重命名”进行更改。5.2.2 输入数据1. 数据录入在Excel 2016工作表中有多种输入数据的方式，最简单的是选定单元格输入后，单击“Enter”键完成。Excel 2016可以输入的数据类型有多种，包括数字型、日期型、文本型、时间型等。如果要输入的数据是序列数据，还可以通过序列数据自动填充的方式完成数据的输入。第5章 电子表格软件Exce
8、l 20162. 数据填充Excel 2016通过选定相应的单元格并拖动填充柄，可以快速填充多种类型的数据序列。另外，基于在第一个单元格所建立的格式，Excel可以自动延续一系列数字、数字/文本组合、日期或时间段。(1) 简单数据填充。简单数据填充是指通过选择数据然后拖动填充柄填充，但选中一个数据和选择两个数据填充得到的效果是不同的，如图5.11所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(2) 系统序列填充。以等比序列为例，如图5.12所示。在起始单元格E1输入1，然后选定区域E1 E15，在“开始”菜单下的“编辑”组中选择“填充”按钮，在列表中选择“序列”选项打开“序列”对话框，如图5.
9、13所示，产生步长值为3的等比序列。第5章 电子表格软件Excel 2016(3) 自定义序列填充。Excel除了系统本身的序列外，还可以根据用户的需求，把经常要用到的序列定义为自己的数据序列。单击“文件”按钮选择“选项”，在选项窗口中选择“高级”，之后在“常规”选项中选择“编辑自定义列表”按钮打开“自定义序列”对话框，如图5.14所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(4) 自定义数字格式。当需要处理一些有特定格式的数字或符号，如准考证号、学号、身份证号、银行卡号等时，可使用自定义数字格式。3. 数据编辑(1) 复制数据。选中需要复制数据的单元格，第一种方法是在“开始”功能选项卡“剪
10、贴板”组中选择“复制”；第二种方法是在选择的单元格上单击鼠标右键复制。(2) 粘贴数据。第一种方法是在“开始”功能选项卡“剪贴板”组中选择“粘贴”。第二种方法是选择性粘贴。将C1 C6数据复制到G1 G6中，选中C1 C6复制，再选中G1 G6，单击鼠标右键，出现“选择性粘贴”面板，选中“加”法运算，如图5.16所示。(3) 清除数据。单击“开始”功能选项卡，在“编辑”组的“清除”下拉单中选择需要清除的项目。第5章 电子表格软件Excel 20165.2.3 格式设计1. 单元格格式设计1) 选取单元格选取单个单元格的方式有如下3种。(1) 单个单元格选取，鼠标直接单击要选择的单元格。(2)
11、在名称框中输入要选择的单元格地址。(3) 在“开始”功能选项卡的“编辑”组中找到“查找和选择”下拉单中的“转到”，打开“定位”对话框，在“引用位置”中输入要选择的单元格地址，单击“确定”按钮，如图5.17所示。第5章 电子表格软件Excel 20162) 选取行、列和工作表(1) 选定单行(列)，在工作表上直接单击该行(列)的行(列)号即可。(2) 选定连续行(列)区域，在选取的第一行(列)的行(列)号处单击，然后按住“Shift”键单击选取的最后一行(列)的行号(列号)。(3) 选定不连续的行、列区域，按住“Ctrl”键，随后单击需要的行(列)号。(4) 选定整个工作表有两种方式：一种是单击
12、工作表左上角行号与列号相交处的按钮；另一种是使用快捷键“CtrlA”。3) 单元格、行和列的插入选择操作对象后，可以使用不同的方式在选择对象的位置插入新的单元格、行或列，如在工作表中选择单元格A1或者第一行，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，在其中选择插入对象的类型(单元格、行或列)。这里单击选中“整行”，单击“确定”按钮即可在A1单元格的上方插入一空白行，原先工作表中的所有内容将自动下移一行，如图5.18所示。第5章 电子表格软件Excel 20164) 单元格、行和列的删除选择操作对象后，可以使用不同的方式在选择对象的位置删除单元格、行或列，如在工作表中
13、选择单元格H3，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“删除”命令，打开“删除”对话框，在其中选择插入对象的类型(单元格、行或列)，这里单击选中“整行”，单击“确定”按钮即可删除H3单元格所在的行，其所在的行下方的所有内容将自动上移一行，如图5.19所示。第5章 电子表格软件Excel 20165) 单元格、行和列的隐藏为了方便数据的阅读，有时需要将工作表中的某一行或某一列隐藏起来不显示，这里以隐藏C列为例介绍隐藏操作。在列标签C单元格单击鼠标右键，选择“隐藏”。如需要取消隐藏并重新显示C列的内容，则可选择整个工作表区域(组合键CtrlA)，然后在C列处单击鼠标右键，在下拉列表中选择“取消隐藏”
14、命令。6) 单元格的合并居中为了突出一些重要的内容(如标题)，必要时可以将多个单元格合并到一起进行显示。如图5.22所示，选择A1 H1，在“开始”菜单栏“对齐方式”选项卡中选择“合并居中”选项，单击“合并后居中”进行合并和居中。第5章 电子表格软件Excel 20167) 设置单元格格式为了使表格美观、明了，必要时可以对单元格进行格式设置。为使表格达到如图5.23所示的效果，操作步骤如下。(1) 标题“六(五)班成绩表”的字体设为“华文新魏”，字号为“24”，颜色为“深蓝”。(2) 行名的字体设为“华文琥珀”，字号为“12”，颜色为“红色”。第5章 电子表格软件Excel 2016(3) 其
15、他区域的字体设为“黑体”，字号为“14”，颜色为“橙色”。(4) 对整个表格进行对齐操作，选择需要调整的整个表格，单击“开始”菜单下的“对齐方式”选项组右下角的单元格格式按钮，选择居中对齐，如图5.24所示。第5章 电子表格软件Excel 20162. 页面格式设置1) 页面设置单击“页面布局”选项卡中“页面设置”组中的右下方按钮，打开“页面设置”对话框，如图5.25所示。在对话框中可以对页面的页边距、纸张方向、大小等参数进行设置，方法与Word文档的页面设置类似。这里设置纸张方向为“纵向”，纸张大小为“A3”，设置4个方向的页边距均为“1.9厘米”，居中方式为“水平”。第5章 电子表格软件E
16、xcel 20162) 页眉页脚在“页眉/页脚”选项卡中为页面添加页眉，单击“自定义页眉”按钮打开“页眉”对话框，如图5.26所示。在“中”框中输入页眉内容“平时成绩”，单击“确定”按钮完成页眉的添加。在“工作表”选项卡“打印区域”框中设置打印的范围，这里选择工作表的数据范围A1 H15，这样该区域以外的空白单元格将不会打印，如图5.27所示。第5章 电子表格软件Excel 20163) 打印预览使用Excel 2016打印表格的时候，默认只有第一页有表头。如果文档分为多页打印，而其他页面没有表头，这样对我们浏览数据很不方便。此时，打开页面布局中的“页面设置”“打印标题”按钮，在“页面设置”对
17、话框中的“工作表”标签中设置打印标题的区域，把它选到你需要打印标题的区域，这样打印时每张都会有表头，如图5.28所示。第5章 电子表格软件Excel 2016页面设置完成后，即可单击“文件”按钮进入“打印”窗口，如图5.29所示。在窗口右侧显示了要打印页面的预览效果，如果对预览效果表示满意，则可以在左侧设置打印的份数、打印机等参数，单击上方的“打印”按钮进行打印。如果还需要进一步调整，单击其他选项卡标签即可回到工作表编辑窗口。第5章 电子表格软件Excel 20165.3 数 据 挖 掘第5章 电子表格软件Excel 20165.3.1 使用公式公式本质是用运算符将常量、单元格引用和函数、各运
18、算数等连接在一起的式子，以“”开头。公式运算符主要有3种：算术运算符、关系运算符和文本运算符。第5章 电子表格软件Excel 20165.3.2 使用函数Excel中有300多个内部函数，涉及许多应用领域，例如财务、工程、统计、数据库、时间处理、数学运算等，可分为数学与三角函数、日期与时间函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、统计函数、财务函数、数据库函数、查找与引用函数和工程函数等10大类，常见的函数示例见表5.2。第5章 电子表格软件Excel 20161. 条件计数函数COUNTIF函数的表达式为COUNTIF(range，criteria)，包含两个必需参数：一是range，用来确定要计
19、数的单元格区域；二是criteria，表示计数的条件，可以为数字、表达式、单元格引用等。2. 文本函数LEN函数的功能是返回文本字符串中的字符数。其语法格式为LEN(text)，其中参数text为要查找其长度的文本，空格也将作为字符进行计数。LEFT函数的功能是根据所指定的字符数从文本字符串左边取出第一个或前几个字符。即LEFT函数对字符串进行“左截取”，其语法格式为LEFT(text，num_chars)，其中，参数text是要提取字符的文本字符串；num_chars是指定提取的字符个数，它必须大于或等于0。如果省略参数num_chars，默认值为1。如果参数num_chars大于文本长度，
20、则LEFT函数返回所有文本。运用LEN和LEFT函数，将通信地址中的邮编和地址分开，具体运用如图5.37所示。第5章 电子表格软件Excel 20163. 逻辑函数Excel中的逻辑函数共有6个，分别是IF、AND、OR、NOT、TRUE和FALSE，另外，IS类函数作为信息判断的函数，也有逻辑判断的功能。IF函数也称条件函数，其功能是对指定的条件判断真假，根据参数的真假值，返回不同结果。数据处理中，经常利用IF函数对公式和数值进行条件检测。AND、OR、NOT等3个函数的语法格式分别为AND(logical1，logical2，)，OR(logical1，logical2，)，NOT(log
21、ical)。其中，AND和OR函数中的参数logical1、logical2表示待测试的条件值或表达式，其结果可为TRUE或FALSE，最多不超过30个。TRUE函数和FALSE函数都是无参函数，其结果分别是返回逻辑值“TRUE”和“FALSE”。IS类函数属于信息判断函数，其功能是检验数值的类型，并且根据参数的值返回TRUE或FALSE，从而也可以起到一定的逻辑判断和条件检测功能。IS类函数总共包括9个用来检验数值或引用类型的工作表函数，分别为ISBLANK函数、ISERE函数、ISERROR函数、ISLOGICAL函数、ISNA函数、ISNONTEXT函数、ISNUMBER函数、ISREF
22、函数和ISTEXT函数，它们具有相同的语法格式：IS函数名(value)。第5章 电子表格软件Excel 2016在Excel中使用公式和函数不当会导致错误，常见的错误形式见表5.3。5.3.3 排序对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据内容，有助于分析和决策。利用Excel提供的排序功能，可以使用不同的方式对数据清单的内容进行排序。1. 简单的排序设定排序的关键字，使用单列简单排序工具可以快速地将数据清单中的内容按照某一列的信息进行排序。第5章 电子表格软件Excel 20162. 复杂的排序简单的排序只能有一个关键字，为了满足需要，在复杂排序中，可以进行多个关键字的排序。5
23、.3.4 分类汇总在Excel中进行数据处理时，分类汇总是最频繁的操作之一。分类汇总首先对数据进行分类，之后按照分类分别进行汇总。汇总之前必选先按类别字段进行排序。5.3.5 筛选筛选是数据处理最常用的方式之一，一般分为自动筛选和高级筛选两种。1. 自动筛选自动筛选是指采用简单的条件快速筛选数据，将不能满足条件的数据隐藏起来，只显示满足条件的数据。2. 高级筛选使用自动筛选功能可以满足数据清单中大部分的筛选需要，但部分条件较为复杂的筛选需求，则需要通过“高级筛选”功能来完成。第5章 电子表格软件Excel 2016高级筛选在进行筛选时，需要建立条件区域。条件区域的规则如表5.5所示。5.3.6
24、 引用单元格使用公式运算时，常常需要借助引用单元格地址来引用其中的数据，因此，单元格引用是Excel中最常用的运算对象。引用分为相对引用、绝对引用、混合引用等3种。1. 相对引用相对引用也称相对单元格引用，相对引用中的单元格地址引用地址伴随目标位置的变化而变化。第5章 电子表格软件Excel 20162. 绝对引用与相对引用不同，绝对引用与包含公式的单元格的位置无关。单元格的绝对引用是指在单元格标识符的行号和列号前都加上“$”符号，表示将行列冻结，不再发生位置的变化。3. 混合引用混合引用是指引用行或列中的某一项被冻结的情况，即行号固定、列号可变，或列号固定、行号可变。第5章 电子表格软件Ex
25、cel 20165.4 数 据 展 示第5章 电子表格软件Excel 20165.4.1 图表在Excel中，图表是将工作表中的数据用图形表示出来。图表可以使数据更加有趣、吸引人、易于阅读和评价，也可以帮助我们分析和比较数据。建立图表后，可以通过增加图表项，如数据标记、图例、标题、文字、趋势线、误差线及网格线来美化图表及强调某些信息。将引例一成绩单中的语文成绩，以柱形图的形式展示，展示内容如图5.47所示，操作步骤如下。第5章 电子表格软件Excel 2016(1) 选中姓名和语文两列数据，选择“插入”选项卡中“图表”中的“柱形图”图标，如图5.48所示。第5章 电子表格软件Excel 201
26、6(2) 单击“确定”按钮后，进入“设计”选项卡，在“设计”的最左端是“添加图表元素”组，可根据需要选择，如图5.49所示。(3) 如想快速得到多个元素的图形，可在“设计”选项卡中的“快速布局”中选择，如图5.50所示。(4) 输入图表标题和纵坐标轴的名称，可在图表右侧对名称文字进行修改、填充或增加边框等，如图5.51所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(5) 为图表选择“切换行/列”，然后选择“更改图表类型”，之后可在“更改图表类型”面板中更换成其他需要的图表类型，如图5.52所示。第5章 电子表格软件Excel 20165.4.2 透视表1. 透视表与分类汇总的区别分类汇总是指对
27、一定分类标准排序后的数值按分类标准进行合计汇总，可以多级汇总。数据透视表是对罗列的数据按不同要求多维度(多角度)随意汇总计数求平均值或简单统计运算，且可以对数据进行深入分析，功能较分类汇总更强大。2. 数据透视表Excel数据透视表是数据汇总、优化数据显示和数据处理的强大工具，之所以称为数据透视表，是因为可以动态改变它们的版面布置，以便按照不同的方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。第5章 电子表格软件Excel 2016将某公司员工年度工会竞赛成绩汇总，如图5.53所示
28、为基础生成数据透视表，操作步骤如下。第5章 电子表格软件Excel 2016(1) 将光标置于数据区任一单元格，选择“插入”选项卡“表格”中的“数据透视表”，会跳出“创建数据透视表”面板。面板中的“表/区域”会自动选取整个数据区，在选择放置数据透视表中，选择“新工作表”会插入一个新的工作表，否则将覆盖原表。以新工作表为例，如图5.54所示，单击“确定”按钮后，得到新表中的数据透视表。第5章 电子表格软件Excel 2016(2) 在数据透视图右侧进行筛选器为“部门”、列为“员工编号”、行为“姓名”、值为“总成绩”的透视表设置，如图5.55所示。数据透视表字段可以根据具体的需要进行选择。第5章
29、电子表格软件Excel 20163. 数据透视图数据透视图是在数据透视表的基础上，将表转化成图的形式，让我们更直观明了地观看数据的情况。以上述数据为基础，生成数据透视图，操作步骤如下：(1) 将光标置于数据区任一单元格，选择“插入”选项卡“图表”中的“插入数据透视图”，单击“确定”按钮，得到和创建数据透视表相似的界面，如图5.56所示。第5章 电子表格软件Excel 2016(2) 在数据透视表右侧进行筛选器为“部门”、图列为“员工编号”、轴为“姓名”、值为“总成绩”的透视图设置，如图5.57所示。当需要同时创建数据透视表和数据透视图时，可将光标置于数据区任意单元格，选择“插入”选项卡“图表”中的“插入数据透视图和数据透视表”。第5章 电子表格软件Excel 2016