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1、l第一节 会计电算化的基本概念l第二节 会计电算化的作用l第三节 会计电算化的发展l第四节 学习目的一、会计电算化的由来与演变 会计是一种管理活动，人们对会计信息的处理技术主要经历三个发展阶段： 1、手工处理阶段 优点：良好的适应性 和可靠性 缺点：低速度、低效 率、高差错率 2、机械处理阶段 运用穿孔机、核对机、分类机、卡片机等机械设备 设备笨重、昂贵， 难以推广。 3、电子数据处理阶段 1946年，世界上第一台计算机ENIAC诞生。 1954年，美国通用电器公司将计算机用于工资计算。 1979年，我国长春一汽试点。 1981年，我国提出“会计电算化”一词。 会计电算化是以电子计算机为主的当
2、代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个用电子计算机来替代人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断过程。（一）从会计电算化信息系统的角度看(物理结构) 1、人员 2、计算机硬件：电子设备、通讯设备、机房设施 3、计算机软件： 系统软件 会计软件 4、会计规范（二）从会计电算化的发展过程来看(职能结构) ： 1、会计核算电算化 包括初始设置、制单、审核、记账、结账、成本计算和编制报表等一系列核算工作的电算化。 主要模块：账务处理、报表 其他模块：工资、固定资产、材料、成本、销售等。手工会计系统数据处理流程电算化会计系统数据处理流程 2、会计管理电算化 会计管
3、理是依据国家统一的会计制度、法规和其他有关规定，进行会计预测、计划、核算、分析、控制与考核的实践过程。它的对象是资金运动，主要内容有：资金管理、成本管理、收入及利润分配管理等。 主要模块：资金筹集管理、投资管理、流动资金管理、成本管理、收入与利润管理、财务分析与计划等。 3、会计辅助决策支持电算化 是一种以计算机为工具，人机交互式的，帮助决策者利用数据和模型来解决决策问题的信息系统。决策支持本身并不作决策。系统一般由会计数据库、方法库、模型库和用户接口系统组成。（三）从会计电算化工作的角度看 1、会计电算化工作的组织 2、会计电算化工作的规划 3、会计信息系统的建立 4、会计信息系统的管理 5
4、、会计电算化人才的培训 6、会计电算化制度的建立 7、计算机审计l多-职能多、提供信息多l快-提供信息快l好-人员素质高、工作更规范l省-省时、省力一、国外会计电算化的发展概况（一）发展过程 1、会计数据单项业务处理阶段（50年代初-60年代中期） 2、会计数据综合处理阶段（60年代中-70年代初） 3、会计数据系统处理阶段（70年代初至今） （二）会计软件产业 主要模块：总账、应收账款和应付账款 其他模块：存货控制、工资、购货、 销售、固定资产、作业成本 报表 等。 常用会计软件：SAP、ORECAL二、我国会计电算化概况（一）发展过程 1、单项处理阶段（1979年-1992年） 2、全面会
5、计核算阶段（1993年-1998年） 3、财务与业务一体化处理阶段（1998年至今）在应用领域方面：单项业务应用（岗位级）-财务部门应用（部门级）-企业内部各部门（企业级）系统平台：Dos-Windows95/98/NT/2000/XP或Browser网络体系结构：文件/服务器（F/S)结构-客户机/服务器(C/S)结构-浏览器/服务器(B/S)结构会计电算化的工作方式:桌面-网络（二）会计软件产业 到95年，全国已有200多家会计软件开发单位，是我国软件业发展最成功的。 常用：用友、金蝶、浪潮国强、新中大、安易、金算盘等（三）发展趋势 网络化、智能化、决策支持型l1、掌握会计信息系统的相关概
6、念，学会用系统的观念去分析会计核算和管理工作；l2、掌握会计电算化的基本原理以及基层单位如何实施会计电算化；l3、了解中国的会计软件产业的基本情况；l4、掌握用友软件的基本操作，主要是账务和报表两大模块。1、会计理论和实践知识2、计算机理论知识和计算机操作技能3、数据库原理4、其它相关知识第一节 会计信息系统的基本概念第二节 会计信息系统的特征第三节 电算化会计信息系统数据处理流程第四节 电算化会计信息系统的划分及其关系一、数据 是用来记录客观事物性质、形态、结构和特征的符号。是记录下来的事物的属性+属性值。二、信息 是由数据或其他源泉（如谈话、文字等）所能直接或间接推导得到的认识、知识和消息
7、。 数据和信息可看成是原料和成品之间的关系，信息更强调它对决策的实际价值，但又不是绝对对立的，两者在许多场合下又是通用的。三、系统l组成系统的元素至少有两个以上。l系统中元素是相互联系、相互影响的，而不是随意凑合在一起的。l这些元素结合在一起为着一个共同的目标或意图。 系统是由系统、系统内部的各子系统、系统的周围环境共同构成的。 四、信息系统 信息的传输 信息系统的五大基本功能数据的收集和输入信息的存储信息的加工信息的输出 信息系统的分类: 1、电子数据处理系统(Electronic Data Processing System , 简称 EDPS) 是以计算机应用技术、通讯技术和数据处理技术
8、为主的，一般不作任何预测、规划、调节和控制的系统。 2、管理信息系统（Management nformation System , 简称MIS） 是在EDPS的基础上发展起来的信息系统。它利用EDPS的数据和大量定量化的科学的管理方法以实现对生产、经营和管理过程的预测、管理、调节、规划和控制。 3、决策支持系统（Decision Support System,简称DSS） 是在MIS基础上发展起来的。它加强和改造了 MIS的“决策支持能力”，更加强调管理决策中的人工作用，支持面向决策者，处理半结构化的管理决策问题。 4、专家系统（Expert System,简称ES） 是将某一领域的专家们长期
9、实践中积累起来的经验和知识，特别是他们处理该领域问题时所用的事实和决策准则编成计算机程序，供决策人员使用，从而改进决策的质量，这类系统称为专家系统。 5、总裁信息系统（Executive Information System,简称EIS） 是为一个组织的最高层管理者的特殊需求服务， 在ES的支持下，从MIS中提取各种信息，为高层管理者提供综合信息的信息系统。 6、办公自动化系统（Office Automation,简称OA）是提高办公室工作人员工作效率的多功能综合信息系统。如文字处理系统、电子邮件系统。 7、国际电子商贸系统（International Electronic Business
10、processing System,简称IEBPS）是借助于现代通信和网络技术，将原来各个国家、各个部门和各个单位的商贸管理信息系统连成一体，形成国际化信息系统。五、会计信息系统 取得原始凭证是收集原始数据； 填制记账凭证和记账是把会计数据转换成会计信息并进行信息的传递和存储； 提供账簿和报表是会计信息的输出和使用。 会计活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成一个可以活动的有机整体，这个整体就是会计信息系统。分为手工会计信息系统和电算化会计信息系统两种。l会计信息系统共性的特征l电算化会计信息系统特有的特征，主要是比手
11、工系统有哪些改进之处。l本节主要由学生自学。数据的收集数据的收集或输入或输入会计数据会计数据处理处理会计信息会计信息报告输出报告输出会计数据会计数据存储存储手工手工处理处理记帐凭证（纸张）记帐凭证（纸张）手工登帐、手工登帐、计算、查找、计算、查找、核对核对手工填制、手工填制、计算、审核计算、审核报表报表纸介质存储纸介质存储计算机计算机处理处理直接输入方式直接输入方式间接输入方式间接输入方式自动输入方式自动输入方式成批处理成批处理实时处理实时处理显示输出显示输出打印输出打印输出软盘输出软盘输出磁磁介质存储介质存储一、手工和电算化会计系统数据处理流程比较：二、数据流程图和业务流程图（一）数据流程图
12、 是按事先约定的符号绘制而成的描述系统的数据传递和变换过程的主要工具。它能精确地在逻辑上描述系统的功能、输入、输出和数据存储。由以下四个基本元素构成： 1、数据的源点和终点 2、数据流 3、处理（加工） 4、数据文件（二）业务流程图 是将会计业务处理过程用规范化的图示直观、简洁地描绘出来。 会计 静态的会计数据 系统 动态的业务流程 可细 化为 作业流程或操作流程三、电算化会计系统对传统会计系统的影响（一）会计科目编码的变化 手工系统中编码已经存在，但在电算化系统中要求更严格、完整。 编码的目的、要求和方法在书上。（二）记账凭证的变化 内容上基本不变，产生、取得和分类却不同。 手工编制后输入
13、直接根据业务在机上编制输入 由软盘拷贝或网络传入 机制凭证（三）会计核算形式的变化 手工 科目汇总表、多栏式日记账等五种系统 平行登记 标注过账标志等计算机 以上方式都已失去意义系统 记账完全自动（四）账簿和报表的变化 账簿：日记账、明细账和总账的分类已无必要 只是现在大多会计软件仍按手工习惯。 报表：事先定义，自动生成。（五）内部控制的变化 1、差错纠正控制已无必要 2、控制范围：财会部门和计算机处理部门 3、控制方式：组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面控制(六）会计职能及方法的变化1、会计职能的扩展： 对外报表 加强内部经营管理 事后核算 全面核算 提供信息 干预生产、参与决策2、会
14、计方法的发展： 初等数学方法 高等数学、系统论、控制论等3、会计管理职能的强化： 跨事前、事中和事后三个阶段 集核算、监督、控制、分析、预测于一体 全方位、多功能的管理采购子系统总帐子系统存货子系统销售子系统领导查询系统其他管理系统购销存 财务管理分析 财务及企业管理信息系统固定资产系统成本管理资金管理应收子系统应付子系统工资子系统报表子系统财务分析系统决策支持系统一、电算化会计信息系统的划分（一）财务系统1、总账子系统。以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。2、工资子系统。以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资
15、的计算、工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转帐凭证传递给账务处理等功能。3、固定资产子系统。存储和管理固定资产卡片，自动进行固定资产变动核算；完成计提折旧和分配，生成各种统计报表，费用分配转账凭证转入账务处理子系统。4、应收子系统。完成对各种应收账款的登记、核销工作；动态反映各客户信息；进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收款。5、应付子系统。完成对各种应付账款的登记、核销以及应付账款的分析预测工作；及时 分析各种流动负债的数额及偿还所需资金；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应
16、付款。6、成本子系统。根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他子系统传递的数据或用户手工录入的数据汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。7、报表子系统。根据会计核算数据完成各种会计报表的编制与汇总工作；生成各种内部报表、外部报表及汇总报表；根据报表数据生成各种分析表和分析图等。8、资金管理子系统。以银行提供的单据、企业内部单据、凭证为依据，记录资金业务以及其他涉及资金管理方面的业务；处理对内、对外的收款、付款、转账等业务；提供逐笔计息管理功能，实现每笔资金的管理；提供积数计息管理功能，实现往来存贷资金管理；
17、提供各单据的动态查询情况以及各类统计分析报表。（二）购销存系统1、采购子系统。根据企业采购业务管理和采购成本核算的实际需要，制定采购计划，对采购订单、采购到货以及入库状况进行全程管理，为采购部门和财务部门提供准确及时的信息，辅助管理决策。2、存货子系统。对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据；动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存，减少资金积压，加速资金周转提供决策依据。3、销售子系统。是以销售业务为主线，兼顾辅助业务管理，实现销售业务管理与核算一体化。一般和产成品核算
18、相联系，实现对销售收入、销售成本、销售费用、销售税金、销售利润的核算；生成产成品收发结存汇总表等表格；生成产品销售明细账等账簿；自动编制机制凭证供总账子系统使用。4、商业进销存系统。以商品销售业务为主线，将商品采购业务、存货核算业务、销售业务有机地结合起来，实现进销存核算和管理一体化的子系统。（三）管理分析系统1、财务分析子系统。从会计数据库中提取数据，运用各种专门的分析方法对财务数据做进一 步加工，生成各种分析和评价企业财务状况和经营成果的信息；编制预算和计划，并考核预算计划的执行情况。2、领导查询子系统。它可以从各子系统中提取数据，并将数据进一步加工、整理、分析和研究，按照领导的要求提取有
19、用信息，并以最直观的表格和图形显示。在网络会计系统中，更加直接。3、决策支持子系统。利用现代计算机、通信技术和决策分析方法，通过建立数据库和决策模型，利用模型向企业的决策者提供及时、可靠的财务、业务等信息，帮助决策者对未来经营方向和目标进行量化分析和论证，从而对企业生产经营活动作出科学的决策。二、会计信息系统中各子系统之间的相互联系（一）集中传递式销售与应收账款子系统采购与库存子系统总账子系统自动转账子系统固定资产子系统成本子系统工资子系统报表子系统财务分析与领导查询子系统（二）账务处理中心式销售及应收账款子系统固定资产子系统工资子系统采购与存货子系统总账子系统报表子系统成本子系统财务分析与领
20、导查询子系统（三）直接传递式总账子系统销售与应收账款子系统采购与库存子系统固定资产子系统工资子系统报表子系统财务分析与领导查询子系统成本子系统基层单位开展会计电算化工作必须做好以下基本工作:1、建立和健全会计电算化组织机构。2、制定会计电算化工作发展规划。3、配置必要的硬、软件环境。4、组织会计人员进行会计电算化知识培训。5、制定会计电算化规章制度。6、实现计算机替代手工记账。制定发展规划的原则：l整体性原则l阶段性原则l客观可比性原则l领导负责原则一、硬件的配置 计算机机型的选择 中小型机 微机 工作方式的选择 单机系统 多用户系统: 终端不具独立数 据处理能力 网络系统 文件服务器 客户机
21、/服务器网络系统的主要功能: 资源共享、信息传递客户机/服务器结构： 由客户机和服务器构成。它把应用程序所要完成的任务分派到客户机和服务器上，任务由双方协同完成。其中客户机是前台处理机，它是与用户接口的界面，其任务侧重于表现；服务器是后台处理机，它的任务是侧重于大量数据的存储、数据库管理和计算。二、系统软件的配置1、操作系统： DOS WINDOWS、WINDOWS NT UNIX（多用户多任务、分时操作系统）2、汉字操作系统： UCDOS3、数据库管理系统：小型数据库FOXPRO、ACCESS 大型数据库ORCALE、 SQL SERVER4、程序设计语言：VB、VC5、工具软件和办公自动化
22、软件三、会计软件的配置1、选择通用会计软件 由学生自学问题：假设你是一名财务科长，准备给本单位购买一种会计软件，你会考虑哪些问题？2、定点开发 大型企事业单位和一些行业特点突出的，如铁路、电力、邮电、金融等通常采用此方式。 优点：开发的软件一般较合理、科学、便于使用，使用效率高。 缺点：需较强的技术力量、开发周期长、费用大。3、选择通用会计软件与定点开发相结合。 即先购买通用会计软件，再针对本单位情况进行二次开发。此方式较理想。l岗位责任制就是要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。l简介财政部门组织的初级、中级培训。l一、宏观管理：财政部门负责l
23、二、微观管理：企业自已负责 手工会计系统再现手工会计的财务（会计）软件号称管理型的财务软件ERP2001我国财务软件市场简图2.再现手工会计的财务（会计）软件 也叫做核算型财务软件，从80年代起开始开发起，到97年左右，国产软件都属于此类，这类软件的典型特征是在计算机上简单再现手工会计的绝大部分过程。 现在，这类软件已不多见，大部分软件都增加了一些统计分析查询等可以叫做管理的功能，挤进管理型财务软件的行列了。1.手工会计系统 这类软件一般划分为工资、固产、账务、销售-应收、采购-应付、库存等子系统。 我们的教材就是以这类软件作为蓝本的。或者说，这类软件就是以我们教材所倡导的理论开发的。 代表软
24、件：用友6.0及以前版本、安易和金蝶的早期作品、降龙99等。3.管理型的财务软件 从97年起，国产软件商先是喊起了核算型向管理型软件过渡的口号，进而跨过了MRPii，宣称ERP时代来临了。 代表软件： 99、2000年用友和安易分别推出的UFErp和Anyi 2000Erp等软件系统。 我个人认为，这些国产软件确实具备了一定的管理功能，但是从根本上说不过是财务向业务一厢情愿的扩展而已，最多称做管理型财务软件。4.ERP ERP的概念是90年代初由Gartner Group Inc.公司提出的，它的发展经历了从60年代的开环MRP到70年代的闭环MRP，再到80年代的MRPII，最后发展为90年
25、代的ERP。 MRP: Materiel Request Plan MRPII: Manufacturing Resource Planning ERP: Enterprise Resourse Plan 代表软件：SAP R/3，Oracle 11i 企业资源计划系统（ERP）是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。 企业资源计划（ERP）在应用过程中，常伴随着企业流程再造(BPR)的实施。 ER
26、P除了传统MRP系统的制造、供销、财务功能外，在功能上增加了支持物料流通体系的运输管理、仓库管理（供应链上供、产、需各个环节之间都有运输和仓储的管理问题）；支持在线分析处理(OLAP）、售后服务及质量反馈；支持生产保障体系的质量管理、实验室管理、 设备维修和备品备件管理；支持跨国经营的多国家地区、多工厂、多语种、多币制需求；支持多种生产类型或混合型制造企业，汇合了离散型生产、流水作业生产和流程型生产的特点；支持远程通信、电子数据交换（EDI）。 事实上， 当前一些ERP软件的功能已经远远超出了制造业的应用范围，成为一种适应性强、具有广泛意义的企业管理信息系统。 ERP有狭义、广义两种解释，狭义
27、仅指企业“内部”信息系统；广义是指将代表着整合企业“内、外部”信息的经营管理系统。造成这种现象的原因，是由于产业界将ERP视为企业资源计划软件的代名词，因此当市面上的企业资源计划软件扩张功能时，ERP的意义也随之扩大。 所以探讨ERP的功能要从基本功能、扩展功能两方面来看。 基本功能是所有ERP系统软件必须提供的入门功能，强调将企业“内部”价值链上所有功能活动加以整合。 一般包括五个基本功能： 1. 物料管理:协助企业有效地控管材物料，以降低存货成本。包括采购、 库存管理、仓储管理、 发票验证、 库存控制、 采购信息系统等。 2. 生产规划系统:让企业以最优水平生产，并同时兼顾生产弹性。包括生
28、产规划、物料需求计划、生产控制及制造能力计划、生产成本计划、生产现场信息系统。 3. 财务会计系统:提供企业更精确、跨国且实时的财务信息。包括间接成本管理、 产品成本会计、利润分析、 应收应付帐款管理、固定资产管理、一般流水帐、特殊流水帐、作业成本、总公司汇总帐。 4. 销售、分销系统:协助企业迅速地掌握市场信息，以便对顾客需求做出最快速的反应。包括销售管理、 订单管理、发货运输、发票管理、业务信息系统。 5.企业情报管理系统:提供决策者更实时有用的决策信息。包括决策支持系统、企业计划与预算系、利润中心会计系统。 扩展功能则是将整合的触角由企业内部拓展到企业的后端厂商和前端顾客，与后端厂商信息
29、系统加以整合的是属于供应链管理（SCM）方面的功能，加强整合前端顾客信息的则是属于顾客关系管理（CRM）和销售自动化（SFA）方面的功能，而最近最受瞩目的则是推出了电子商务（EC）方面的解决方案。BPR: Business Process Re-engineeringSCM: Supply Chain ManagementCRM: Customer Relationship ManagementSFA: Sales Force AutomationEC: Electronic commerceERPOA采购 商务生产配送计划研发质检 产品服务销售市场WEB供应链管理 SCM客户关系管理 CRM
30、PLM 产品研发管理供应商代理商大客户直接客户B2BB2BB2OB2C策略合作伙伴企业电子商务全图v账务处理系统概述账务处理系统概述v账务处理初始化账务处理初始化v凭证处理凭证处理v期末业务处理期末业务处理一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）（一）手工系统：（一）手工系统：l 设置账户设置账户l 复式记账复式记账l 填制和审核凭证填制和审核凭证l 登记账簿登记账簿 l 成本计算成本计算l 财产清查财产清查l 编制报表编制报表 设置会计科目复式记帐填制凭证审核凭证登记账簿成本计算财产清查编制会计报表（二）电算化系统：l 初始设置初始设置l 凭证输入凭证
31、输入l 凭证审核凭证审核l 记账记账l 期末处理期末处理账务处理系统应具备账务处理系统应具备: :l快速方便准确建帐快速方便准确建帐l正确输入记账凭证正确输入记账凭证l灵活的查询统计灵活的查询统计l完善的数据维护完善的数据维护二、功能模块结构图二、功能模块结构图 也就是系统的功能菜单。它包括系统具有的也就是系统的功能菜单。它包括系统具有的全部功能。可以按全部功能。可以按“自顶向下，层层分解自顶向下，层层分解”的的原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分解原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分解为至。为至。 在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运行在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运行次序，为实际操
32、作打下基础。次序，为实际操作打下基础。12初始化步骤帐套管理权限设置会计科目设置初始余额录入凭证类别设置结算方式设置自动转帐定义13日常使用凭证填制凭证审核记账自动转帐结帐总帐查询明细帐查询日记帐查询数据备份数据恢复一、初始化前的准备工作一、初始化前的准备工作 系统运行环境的准备系统运行环境的准备 人员分工的准备人员分工的准备 会计资料的准备会计资料的准备 科目科目 余额余额 未达账项未达账项 凭证类型凭证类型二、初始化设置工作二、初始化设置工作（一）设置账簿：即建立新账套。（一）设置账簿：即建立新账套。 按照建账向导一步步完成即可。按照建账向导一步步完成即可。单击单击单击单击（二）人员管理：
33、只有系统管理员才可进行人员分工。（二）人员管理：只有系统管理员才可进行人员分工。单击单击双击（三）科目设置三）科目设置（非常重要）（非常重要） 1、科目设置的内容、科目设置的内容 科目编码科目编码 科目名称科目名称 科目类型科目类型 不可缺省不可缺省 账页格式账页格式 助记码助记码 可有可无可有可无 账类账类 是难点，对需进行辅助核算的科目设是难点，对需进行辅助核算的科目设 计量单位计量单位 对需进行数量核算的科目设对需进行数量核算的科目设 外币名称外币名称 对需进行外币核算的科目设对需进行外币核算的科目设2、科目设置的操作步骤、科目设置的操作步骤：单击单击单击 2、科目设置时应注意的问题、科
34、目设置时应注意的问题（1）科目的建立顺序）科目的建立顺序（2）科目的修改）科目的修改（3）银行类科目的设置）银行类科目的设置（4）个人往来科目的设置（比较三种方法）个人往来科目的设置（比较三种方法）（5）单位往来科目的设置）单位往来科目的设置（6）部门核算科目的设置）部门核算科目的设置（7）项目核算科目的设置）项目核算科目的设置（四）设置凭证类型（四）设置凭证类型 可分三种、五种、自定义，也可不分类。可分三种、五种、自定义，也可不分类。（五）录入科目余额（五）录入科目余额 在已建立的会计科目基础上进行余额录入。在已建立的会计科目基础上进行余额录入。 1、年初启用：录年初余额、年初启用：录年初余
35、额 2、年中启用：录使用月期初余额和一至使用、年中启用：录使用月期初余额和一至使用月前的借贷方发生额合计。月前的借贷方发生额合计。 以上五步是初始设置必不可少的步骤。以上五步是初始设置必不可少的步骤。（六）常用摘要定义六）常用摘要定义（七）常用凭证定义（七）常用凭证定义 这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设置置（八）汇率管理（八）汇率管理 为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。（九）结算方式设置（九）结算方式设置 为银行结算业务的方式进行初始设置。为银行结算业务的方式进行初始设置。 往来、部门、项目等的初始设置也
36、应进行。往来、部门、项目等的初始设置也应进行。只是放在下一章各辅助模块进行介绍。只是放在下一章各辅助模块进行介绍。输入汇率112一、凭证输入一、凭证输入 是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，因为它是所有发生额数据的来源。因为它是所有发生额数据的来源。（一）凭证输入的基本内容（一）凭证输入的基本内容 是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入时有以下控制手段：时有以下控制手段： 1、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。 2、凭证类型：需与限制科目相一致。、凭证类型：需与限制科目
37、相一致。 3、科目：最明细科目，且应已存在。、科目：最明细科目，且应已存在。 4、金额：借贷平衡。、金额：借贷平衡。（二）辅助核算数据的输入二）辅助核算数据的输入 是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前提。具体分七种情况：提。具体分七种情况：P76（三）提高凭证录入速度的技巧三）提高凭证录入速度的技巧 1、常用摘要、常用摘要 2、常用凭证、常用凭证 3、参照输入、参照输入二、凭证修改二、凭证修改 1、“无痕迹无痕迹”修改修改 未审核或审核未通过未审核或审核未通过 已审核但未记账已审核但未记账 2、“有痕迹有痕迹”修改修改 已记账已记账三、凭证审核三、凭
38、证审核 1、静态审核、静态审核 2、屏幕审核、屏幕审核 3、二次录入校验、二次录入校验四、记账四、记账（一）记账原理（一）记账原理（二）记账过程（二）记账过程 正式记账后，不得中断此过程，否则记账错误，正式记账后，不得中断此过程，否则记账错误，需恢复数据至未记账前状态。需恢复数据至未记账前状态。（三）记账时应注意的问题（三）记账时应注意的问题l一、期末自动转账一、期末自动转账l二、试算平衡、对账二、试算平衡、对账l三、结账三、结账(一)自定义结转 由于各个企业情况不同,各种计算方法也不尽相同,特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在电算化方式下，为实现在各个
39、企业的通用，用户可自行定义自动转账凭证。(二)对应结转 就是对两个科目进行一一对应结转。对应结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。（三）销售成本结转 是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。（四）汇总损益结转 用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。（五）期间损益结转 主要用于在一个会计年度终了将损益
40、类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。自定义转账的操作步骤自定义转账的操作步骤1、自定义结转设置、自定义结转设置1）输入转账目录条件）输入转账目录条件 包括转账序号、转账说明、凭证类别等。包括转账序号、转账说明、凭证类别等。2）定义借方转账分录信息）定义借方转账分录信息 如科目编码、方向等。如科目编码、方向等。3）输入公式）输入公式 直接输入金额公式直接输入金额公式 引导输入金额公式引导输入金额公式4）定义贷方同借方类似。）定义贷方同借方类似。2、转账生成、转账生成l由于转账是按照已记账的数据进
41、行计算的，由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，应将所有未所以在进行月末转账工作之前，应将所有未记账凭证记账。记账凭证记账。l对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生成。成。l转账凭证每月只生成一次。转账凭证每月只生成一次。l转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭证后，需再进行审核、记账。证后，需再进行审核、记账。结账结账之前应作下列检查：之前应作下列检查：1、本月业务是否全部记账。、本月业务是否全部记账。2、月末结转凭证必须全部生成并记账。、月末结转凭证必须全部生成并记账。3、上月未结账，本
42、月不能结账。、上月未结账，本月不能结账。4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账不能结账。不能结账。5、损益类账户是否全部结转完毕。、损益类账户是否全部结转完毕。6、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是否结账。否结账。 结账前，要进行数据备份。结账前，要进行数据备份。一、一、设置设置会计科目时，对需要辅助核算的科目设会计科目时，对需要辅助核算的科目设置相应的账类；同时可设置各基础分类档案。置相应的账类；同时可设置各基础分类档案。二、
43、二、核算核算 在输入记账凭证时在输入记账凭证时,遇到要求进行辅助遇到要求进行辅助核算的科目，系统将自动请求用户输入相应的核算的科目，系统将自动请求用户输入相应的辅助信息。在日常业务处理后，就可查询相应辅助信息。在日常业务处理后，就可查询相应的辅助核算账。的辅助核算账。三、三、管理管理 在辅助核算的基础上，系统提供了一在辅助核算的基础上，系统提供了一些辅助管理的功能，如部门收支分析、往来账些辅助管理的功能，如部门收支分析、往来账龄分析等。龄分析等。 一、往来设置一、往来设置（一）客户分类（一）客户分类如：如：01 长期客户长期客户 02 中期客户中期客户 03 短期客户短期客户（二）客户档案（二
44、）客户档案如：如：001 天津海达公司天津海达公司（三）供应商分类（三）供应商分类如：如：01 工业工业 02 商业商业 03 事业事业（四）供应商档案（四）供应商档案（五）录入往来科目期初余额（五）录入往来科目期初余额二、往来核算二、往来核算 即查询往来辅助核算账，包括客户、供应商和即查询往来辅助核算账，包括客户、供应商和往来个人。往来个人。（一）往来余额表（一）往来余额表 用于查询客户往来科目各个客户的期初余额、用于查询客户往来科目各个客户的期初余额、本期借贷发生额合计、期末余额。本期借贷发生额合计、期末余额。 它包括按业务员、客户分类、客户部门、客户它包括按业务员、客户分类、客户部门、客
45、户项目、客户地区分类等多种查询方式。项目、客户地区分类等多种查询方式。（二）往来明细账（二）往来明细账 用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账。明细账。三、往来管理三、往来管理（一）往来勾对（一）往来勾对 1、自动勾对、自动勾对 专认：按业务号专认：按业务号 逐笔：同一单位，金额相同，方向相反。逐笔：同一单位，金额相同，方向相反。 全额：同一单位，发生额合计相同，方向相反。全额：同一单位，发生额合计相同，方向相反。 往来账自动勾对要求填制凭证时输入的辅助信往来账自动勾对要求填制凭证时输入的辅助信息要严格、规范，特别是对于有业务号的账项息要严格、规
46、范，特别是对于有业务号的账项在填制凭证时必须规范输入。这样。不论是在填制凭证时必须规范输入。这样。不论是“一借一贷一借一贷”、“一借多贷一借多贷”、“多借一贷多借一贷”，系统都能自动勾对。系统都能自动勾对。2、手工勾对、手工勾对 对于一些特殊原因造成使用自动勾对无法勾销对于一些特殊原因造成使用自动勾对无法勾销的情况，系统提供了手工勾对的方式，勾对后的情况，系统提供了手工勾对的方式，勾对后应进行平衡检查。应进行平衡检查。（二）往来催款单二）往来催款单 在在辅助辅助菜单中，单击菜单中，单击客户往来催款单客户往来催款单选择选择客户客户、截止日期截止日期，输入函证信息，确定，输入函证信息，确定后，即显
47、示催款单，可打印。后，即显示催款单，可打印。（三）往来账龄分析（三）往来账龄分析 是指按照往来科目进行分析各往来单位账龄情是指按照往来科目进行分析各往来单位账龄情况。系统提供况。系统提供6个账龄区间段供使用者定义，个账龄区间段供使用者定义，并提供各账龄区间段的客户数量及该区间段金并提供各账龄区间段的客户数量及该区间段金额占总额的百分比。额占总额的百分比。一、项目设置一、项目设置在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等，均可按项目进产品成本、课题、合同订单等，均可按项目进行明细核算和管理。行明细核算和管理。（一）定义项目大类（
48、一）定义项目大类 即项目核算的分类类别。如产品销售收入按产即项目核算的分类类别。如产品销售收入按产品项目核算，项目大类可定义为产品核算。品项目核算，项目大类可定义为产品核算。1、增加项目大类名称。、增加项目大类名称。2、定义项目级次。、定义项目级次。3、定义项目栏目。、定义项目栏目。（二）指定核算科目二）指定核算科目如：将直接材料、直接人工和制造费用等科目指如：将直接材料、直接人工和制造费用等科目指定为生产成本项目大类。定为生产成本项目大类。注：一个项目大类可指定多个科目，一个科目只注：一个项目大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。能指定一个项目大类。（三）定义项目分类（三）定义项
49、目分类 为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，即定义项目分类。行进一步划分，即定义项目分类。如：对生产成本项目大类可进一步划分为：自行如：对生产成本项目大类可进一步划分为：自行开发项目和委托开发项目。开发项目和委托开发项目。（四）定义项目目录四）定义项目目录 即是将各个项目大类中的具体项目输入系统。即是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。栏目名称或数据。（五）录入项目科目期初余额（五）录入项目科目期初余额二、项目核算二、项目核算（一）项目总账（
50、一）项目总账用于查询各项目所发生业务的汇总情况。用于查询各项目所发生业务的汇总情况。输入查询条件时，科目和项目必须输入，部门可输入查询条件时，科目和项目必须输入，部门可输也可为空，月份范围默认为年初至当前月。输也可为空，月份范围默认为年初至当前月。（二）项目明细账（二）项目明细账用于查询项目业务发生的明细情况。用于查询项目业务发生的明细情况。可联查总账和凭证。可联查总账和凭证。三、项目管理三、项目管理（一）项目统计分析（一）项目统计分析 项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余额情况。系统会将科目、项目的期初、借方、额情况。系统会将科目、项目的期初、借方