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1、精选优质文档-倾情为你奉上目录一 货币资金管理制度货币资金是指是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。其他货币资金包括银行汇票存款、信用证存款、信用保证金存款等货币资金管理的整体要求1. 公司所有资金收支均纳入计划及预算管理。资金使用严格按照计划进行，并定期对本单位资金收支情况及余额进行总结。2. 在现金开支范围和现金开支限额内使用现金，并定期和不定期进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。3. 银行账户的开立、变更和撤消需由公司财务部统一办理，报财务总监审批。设立银行开户登记表，追踪记录银行账户的使用情况。4. 实行收支两条线管理。5. 除按规定使用现金外，其他经济往来的款
2、项收付均通过银行办理转账结算，并严格遵守银行结算纪律。财务部指定出纳以外的专人定期核对银行账户，编制银行存款余额调节表。6. 指定专人管理票据，对票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节有明确规定；7. 指定专人保管财务印章，分人保管，对需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，严格履行签字或盖章手续。资金管理人员配备和职责牵制1. 会计人员的工作岗位做到定岗、定员不定死，有计划地进行岗位轮换，以使会计人员能够全面熟悉财会工作、扩大知识面、增强业务素质、提高工作水平，加强会计工作内部监督。轮换时应按规定办理交接手续。岗位轮换一般23年轮换一次，最长不超过5年。2. 公司应当配备具备相应专
3、业知识和实践经验的合格人员，分别担任货币资金业务的各个岗位，办理货币资金业务，并且要定期实行财务部门内各岗位之间的轮换制度。3. 办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。4. 货币资金业务要有严格的职务分离，不能由一人完成货币资金业务的全部过程。5. 货币资金的收付及保管只能由经授权的出纳人员来负责处理，其他人员不得接触支付前的任何现金。6. 登记现金出纳备查簿的人员不能同时登记现金日记账及现金总分类账。7. 负责应收账款的人员不能同时负责货币资金收入账的工作；负责应付账款的人员不能同时负责货币资金支出账的工作。
4、8. 负责保管支票簿的财务人员不能同时负责现金日记账和银行存款日记账。9. 货币资金支出的审批人不能同时担任出纳人员、支票保管员和记账人员。10. 负责收款的人员不能同时担任开具发票的工作。11. 开具支票的人员不能同时保留全部银行预留印鉴。12. 会计机构负责人的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。货币资金相关审批权限u 资金支出审批矩阵 （中型企业）设计假设：总资产1000万， 年销售收入2000万， 净利润500万，员工200资金支出类别审批人批准限额采购付款（包括材料采购和一般采购）财务经理=50万财务总监70万员工支付（含备用金）财务经理=5万财务总监10万资本类支出财务总监
5、10万董事会100万银行间转账财务经理10万其它支付（同资本类支出）财务总监10万董事会100万u 银行账户审批矩阵审批人银行账户开立财务经理，财务总监，总经理银行账户撤销财务经理，财务总监，总经理银行账户管理银行账户管理1. 银行账户的管理由公司财务部统一规划、集中控制、分类管理，办理时需提交财务总监审核后报总经理批准。2. 银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，不准出租、出借；不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用银行账户。3. 银行账户的账号必须
6、保密，非因业务需要不准外泄。4. 公司为办理结算业务、资金信贷和现金收付在相应金融机构开设基本账户和专用存款账户。5. 单位需撤消银行账户，履行内部审批手续，与开户银行核实账户余额，并向银行交回各种重要空白凭证及各类票据和开户许可证，方可办理撤户手续。网上银行管理1. 公司的网上银行管理严格遵守国家的法律法规及相关财经纪律、金融制度、中国人民银行网上银行章程。公司的网上银行账户在开户银行的监管之下开展工作。2. 实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付业务的单位，应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。3. 网上银行的权限设置应遵循资金支出的审批
7、权限进行相应的设置。资金收支计划1. 本制度所称资金，是指库存现金、银行存款及随时可变现的有价证券而言。为期编表计算及收支运用方便起见，预计资金仅指现金及银行存款，随时可变现的有价证券则归属于资金调度之列。2. 从编制内容上，资金收支计划可分为如下类别：a) 季度及年度资金预算：遵循企业全面预算的的编制要求编制,参考预算管理制度b) 季度资金预测：根据每个季度企业的资金收支情况和生产经营情况编制c) 滚动资金预测：实际生产经营过程中，应于每周四结束前逐日预计下周的资金收支计划以及从下下周开始的3星期的逐周资金收支资料送会计部门，会计部门则应以在周五结束前完成汇编及审核，以此来管理流动性。参考四
8、周资金收支滚动预测表d) 资金日报表及每日可用资金量预测：出纳根据前日资金余额，退票情况，当日收款及付款情况，编制每日可用资金余额表。参考资金日报表资金收入计划1. 销售回款：销售部门依据各种销售条件及收款期限，预计可收（兑）现数编列。2. 其它收入： 如处置固定资产收入，退税，投资收回等。资金支出计划1. 资本支出：a) 房屋：营建部门依据兴建工程进度，预计所需支付资金编列。b) 设备分期付款：会计部门依据分期付款偿付日期予以编列。c) 机械设备、什项设备、预付工程定金等：工务部门依据工程合约及进度，预定支付预算及资材部门依据外购L/C开立计划，预计支付资金编列。2. 采购支出:依据采购付款
9、制度编制支出计划3. 员工工资类：由工资核算部门根据人员及开工计划斟酌预计支付数编列。4. 日常费用：a) 制造费用：会计部门依据生产计划，参考制度费用有关资料及最近实际发生数，并斟酌预计支付数编列。b) 销售费用：营业部门依据营业计划，参照以往月份推销费用占营业额的比例推算编列。c) 管理费用：会计部门参照以往实际数及管理部门工作计划编列。d) 财务费用：会计部门依据财务部门资金调度情形，核算利息支付编列。5. 其他支出：凡不属于上列各项的支出皆属之，包括偿还长期（分期）款、股息、红利等的支付。货币资金日常管理现金使用要求必须严格按照国务院颁布的现金管理暂行条例的规定办理现金的收付。允许使用
10、现金结算的范围有：职工工资、津贴；个人劳务报酬；按规定发给个人的奖金；各种劳保、福利费用以及按规定对个人的其他支出；向个人收购其他物资的款项；出差人员必须随身携带的差旅费；按规定支票结算起点以下的零星支出；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。库存现金限额为确保现金的安全，避免库存大量现金，应核定一定数量的库存现金限额。库存现金是为保证日常零星开支的需要，允许留存的现金最高限额一般为35天的零星开支需要量，超过库存限额部分的现金应在当天解缴银行，以确保现金的安全。货币资金收入管理现金收入控制:1. 出纳人员在收到现金时，应仔细核对销货发票或营业收据同交来的现金金额是否一致。2. 各种收据必须
11、事先按序编号，出纳人员应清点当天开出的所有收据并逐笔登记现金备查登记簿。3. 所有现金收入款项都应及时存入银行，不得坐支现金。电汇、信汇收入的控制1. 银行人员上门送达的电汇单和信汇单，需由出纳人员与其办理签字登记手续，注明日期、经办人、单据类别和票面金额。2. 出纳人员根据收到的电汇单和信汇单，登记银行存款备查登记簿，并将单据交给记账人员记账。3. 出纳人员与记账人员应定期核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符。支票收入的控制：1. 公司业务部门送达的支票，出纳人员应认真核对支票日期、金额、收款人等要素，并与其办理签字登记手续，注明日期、经办人、单据类别和票面金额。2. 出纳
12、人员应及时填写进账单，连同当日收到的支票一起交给银行上门服务人员，解入银行。交接时出纳人员应同银行人员办理签字登记手续。3. 出纳人员根据银行回单及时逐笔登记银行存款备查登记簿，并将回单交由记账人员记账。4. 出纳人员与记账人员应定期核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符。银行汇票收入的控制1. 公司业务部门送达的银行汇票，需由出纳人员与其办理签字登记手续，注明日期、经办人、单据类别和票面金额。2. 出纳人员应及时填写进账单，连同当日收到的银行汇票一起交给银行上门服务人员。交接时出纳人员应同银行人员办理签字登记手续。3. 出纳人员应在出票金额以内，根据实际需要的款项办理结算，并
13、将实际结算金额和多余金额准确、清晰地填入银行汇票和解讫通知的有关栏内。4. 出纳人员应根据银行回单及时逐笔登记银行存款备查登记簿，并将进账单交由记账人员记账。5. 出纳人员与记账人员应定期核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符。银行承兑汇票收入的控制1. 公司业务部门送达的银行承兑汇票，需由出纳人员审核书面记载事项及背书内容的完整性，与其办理签字登记手续，注明接收日期、到期日、经办人、单据类别和票面金额。2. 出纳人员在收到银行承兑汇票之后，应留取复印件并登记相关事项备查。在汇票到期日前十天将已加盖好公司银行预留印鉴的银行承兑汇票连同托收委托书一起及时送交银行以便转账收款。3.
14、 出纳人员应根据银行入账通知单及时逐笔登记银行存款备查登记簿，并将进账单交由记账人员记账。4. 出纳人员与记账人员应定期核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符。货币资金支出的控制现金支出控制：1. 公司支出现金的范围是：a) 职工工资、津贴。b) 个人劳务报酬。c) 出差人员必须随身携带的差旅费。d) 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。2. 工资的现金支出，由财务部工资及住房公积金核算岗位人员根据人力资源部提交的工资核定表制作工资发放表，由出纳人员办理支付手续。3. 各部门（中心）、事业部的零星开支，在预借现金或报销时，必须首先由各部门（中心）、事业部经办人员填
15、制借款单或报销单，根据公司资金使用审批权限的规定履行各项审批流程。4. 预借现金时，出纳人员应根据批准后的借款单支付现金。报销时，出纳人员需得到审核岗位人员签字同意的报销单后支付现金。5. 出纳人员应根据借款单和报销单，连续逐笔登记现金备查登记簿，记录现金支出的时间、用途和金额。现金支票支出控制：1. 空白支票应妥善保管。有权签署支票人员不能保管空白支票。2. 提取现金时，由出纳人员填写现金支票必填事项，交由审核岗位人员审查，加盖银行预留印鉴后，送交银行上门服务人员。交接时出纳人员应同银行人员办理签字登记手续。3. 任何有文字或数字更改的支票应予作废，加盖“作废”戳记，登记支票作废备查簿。作废
16、的支票应妥善保管并定期整理交回开户银行。转账支票及银行汇款支出控制1. 各部门（中心）、事业部如需对外支付款项，应根据公司资金使用审批权限和合同管理办法的规定履行各项审批流程。2. 出纳人员应根据经审批的合同、原始票据、报销凭证或借款单开具转账支票或办理银行汇款业务。银行承兑汇票支出控制。1. 业务部门如需对外给付银行承兑汇票，需先填写工作请示报告卡，经总经理审批通过后交出纳人员办理。2. 业务部门需提供接收汇票方的详细账户信息、相关发票的复印件及相关合同复印件。3. 出纳人员应对开出的银行承兑汇票留取复印件并进行登记，并保证在开出的银行承兑汇票到期前将足够的款项存入开票银行账户。4. 如需将
17、收到的银行承兑汇票背书转让，应按照资金审批权限和合同管理办法规定，办理各项审批手续。由出纳人员将票据交由审核岗位人员加盖银行预留印鉴。财务部留复印件后将汇票交给被背书人。稽核1. 现金每日盘点并编制现金盘点表，盘点人和监盘人需在盘点表上签字，月底汇总每日现金盘点情况并上报。2. 每月编制银行余额调节表，对于未达账项查明原因，落实人员跟踪负责。财务印章管理印鉴1. 定义：专指财务专用章和法人代表章，共二枚，并在结算银行预留式样。2. 用途：主要用于各类结算票据的支付、收款。主要付款结算票据有：支票、本票申请书、汇票申请书、商票承兑和付款、贷记凭证、电汇单等；收款或背书转让时在背书人栏中盖章3.
18、使用规范：结算票据中必须同时加盖二枚印章，并保证清晰；印鉴盖章必须使用大红色，不使用得以其他颜色，否则支出或收入的票据无效4. 管理制度：a) 二枚印章必须由分处分专人保管，不可一人同时保管使用，一般情况，法人章由会计保管，印鉴及相关票据由出纳保管，出纳付出结算票据，必须由会计审核后加盖法人章。b) 上班时间，印鉴必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴必须放入保险柜中，不得随意摆放。c) 印鉴外借必须进行登记，注明用途。d) 印鉴必须由分公司财务经理签字批准后方可刻制。财务专用章（圆形）1. 用途：作为同往来单位对账及其他与财务事项相关的证明，适用于独立核算子公司2. 管理
19、制度：必须由专人保管，对于各类对账结果和财务证明必须经相关部门或人员审核后才能加盖。银行账号章1. 定义：开户名称和开户银行的身份标识2. 用途：用于与开户银行进行结算往来，加盖于付款结算票据（同上）及现金收款解款单、票据收款进账单，3. 使用规范：印章颜色根据不同票据、票据和银行要求而宜，但收款结算票据背面的“收款人”栏中必须同印鉴一样，使用大红色。对于多个开户银行的，必须正确加盖账号章，不可串号。4. 管理制度：a) 账号章专人保管专人使用（一般为出纳），防止发生遗失现象。b) 借用账号章必须及时归还。委托收款章1. 定义：委托开户银行向付款人进行收款的证明。2. 用途：向开户银行解入收款
20、的结算票据时，必须在结算票据背面的“收款人”栏加盖“委托收款”，否则会造成退票3. 使用规范：使用大红色印油。4. 管理制度：一般由出纳保管，防止发生遗失现象。现金付讫章1. 用途：出纳报销付出现金后必须在自填报销凭证和原始发票上加盖“现金付讫”章。2. 管理制度：由出纳保管，防止发生遗失现象。现金收讫章、支票收讫章1. 用途：出纳或收银收到现金或支票时在相关收款单据（收据、发票等）上加盖，作为收款证明。2. 管理制度：a) 为明确责任，必须专人专用，不得擅自借出，特别是门店收银台，对于固定收银员必须保证人手一份收讫章；b) 收讫章必须与收款单据分开存放，以免发生；c) 上班时间休息或离开位置
21、及下班后时必须将收讫章锁入抽屉中，不得随意摆放。票据管理有价单证管理1. 有价单证视同现金管理，由出纳一人保管。出纳收到单证时，应严格审查，各项目要素是否符合规定，内容是否完整；手续齐全的及时放入保险柜内。2. 各单位财务部门建立收到票据登记簿，逐笔记录每一应收票据种类、编号、出票日期、票面金额以及交易合同等资料，便于管理分析。对收取的重要票据，要留有复印件并妥善保管。3. 票据保管人员工作变更时，对承兑汇票进行书面交接。4. 票据背书时，出纳必须根据审核无误的会计凭证办理收付票据。5. 票据到期收清款项后，出纳应在登记簿上逐笔注销。6. 各单位于月末对票据进行盘点，并由专人（非出纳人员）对盘
22、点情况进行审核。季末，各单位财务负责人对有价单证库存数进行全面检查核对。重要空白凭证管理1. 重要空白凭证的购买需由出纳填写银行空白凭证申购单，经资金主管复核并加盖银行印鉴后，方可到银行办理票据购买手续。2. 重要空白凭证从银行购入后，要建立空白票据购买情况登记表，按凭证种类立户记账，并登记凭证起讫号码。3. 重要空白凭证与银行预留印鉴必须分别保管，分人保管，不得事先将空白票据加盖银行预留印鉴和填写票据预留密码。4. 重要空白凭证使用人在向外单位开具票据时，必须按号码顺序开，项目齐全，内容真实，字迹清楚。要建立票据开立情况登记表，并登记票据开立及寄送情况。5. 填写要求：a) 不得涂改，如填写
23、有误，要另行开具，并在误写的票据上注明“作废”字样；b) 票面金额与实际收支的金额相符；c) 各项目内容正确无误；d) 按规定的时限开具票据；e) 票据加盖财务印鉴章。6. 公司的各种票据，任何单位和个人不得转让，不得拆本使用。7. 公司的票据仅限在规定的范围内使用，任何单位和个人，未经批准，不得违反规定使用。8. 每本票据签发完后，由出纳将作废票据连同票据封面返还银行注销。9. 各单位财务部门须将已核销的票据存根妥善保管，保管期限为3年，需销毁存根的，由财务，审计等部门见下监销。10. 各单位要不定期的检查票据使用情况，对发现的问题要及时纠正，对违反票据管理办法的单位和个人，按照国家有关规定
24、进行处罚。11. 票据经管人员工作变动，应办理交接手续。收据管理1. 使用收据，应当建立收据购买使用登记管理制度，建立登记簿，登记购买册数，使用和交回册数。参考空白票据购买情况登记表2. 收据每本应当按编号顺序使用。3. 作废的收据应将三联订在一起，盖上“作废”戳记。4. 收据的使用、保管、监督，应纳入财务档案统一管理出纳岗位人员职责出纳岗位职责1. 管理有价单证及重要空白凭证。2. 严格按照公司的财务制度规定支付款项并编制相关凭证。3. 及时准确编制记账凭证并逐笔登记总账及明细账，定期上交各种完整的原始凭证。4. 做到日清月结。库存现金余额符合管理制度规定。5. 按日/周编制现金收支报表。6
25、. 管理银行账户、转账支票与发票。7. 及时与银行定期对账，并熟练掌握网上银行的运作。8. 配合会计人员做好每月的报税和工资的发放工作。出纳工作清单（参考）（一）券币的整理：1.收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：（1）各种面额的券币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆。（2）每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日。（3）同一面额未满100张的钞券，得以50张折摺封扎。（4）各扎各捆经收人员应加盖私章。（5）各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷名袋须如盖经收人员私章。2.经手点钞人员对其所签封的券币负责。（二）其他事项：1.现金的提存：
26、（1）往来行库的票据及现金提送，应派适当人员充任，金额较巨或认为必要时应加派人员办理。（2）每日营业终了时，除酌留一部分充为次日营业开时必要的支付资金外，所有款项应尽量送存行库。2.库存：（1）现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结账后，如有经收（付）的款项应办妥次日收（付）款手续，经各级主管人员核章后连同传票一并保管。（2）每日库存现金，须与“现金库存表”所载金额相符，如有不符时应立即报告主管，并应于当日查明不符缘由，如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，俟次日再继续调查。3.金库：（1）金库内外门应备正副钥匙各一副，内门正钥匙由出纳员负责管理使用，
27、外门正钥匙由经理或指定副经理掌管，非两者不得启闭金库，内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后，交由经理另行保管。（2）因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时，经理须会同会计科长及主办出纳员启封，用后重行封存。4.贵重物品的保管：凡与业务有关的有价证券等贵重物品，需寄存出纳专用的金库时，应由经办人员成扎或整箱密封，并由主管人员签章后，连同保管条（写明交存的件数）交出纳员，出纳员点收后给保管条签章交经办员收执，发还保管物时，收回保管条注销后装订保管备查。5.银行存款支票簿的使用：（1）领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在“空白单据登记簿”发交经办人员签章使用。（2）作废
28、的支票，须盖“作废”戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重。（3）每日营业终了时，经办员应即查对当日签发的支票存根，结计金额在存根最后一张背面，与银行存款科目签发总数是否相符，同时查点尚未使用的空白张数是否相符。（4）用讫的支票簿（存根），须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符，并在“空白单据登记簿”备注栏注明后，妥为保存（订为15年）。附件银行开户汇总表四周资金收支滚动预测表资金日报表现金盘点表现金盘点汇总报告银行余额调节表银行余额调节表汇总报告印章一览表空白票据购买情况登记表收到票据登记簿票据开立情况登记表二 . 采购与付款管理制度为了加强对单位采购与付款的内部控制，规范采购与付款行
29、为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，特制定本制度采购与付款管理流程采购部门采购部门仓储部门财务部门请购单位采购部门财务部门职位不相容设计l 请购与审批；l 询价与确定供应商；l 采购合同的订立与审计；l 采购与验收；l 采购、验收与相关会计记录；l 付款审批与付款执行采购与付款审批权限矩阵权限审批事项材料采购资本性支出一般采购采购申请生产部物料部归口业务部门财务部总经理归口业务部门财务部=20万总经理采购合同框架合同1. 生产部2. 物料部3. 财务部4. 总经理交易合同/ 订单1. 生产部2. 物料部3. 财务部交易合同1. 归口业务部门2. 财务部3. 总经理4. 归口业务部门财务部=2
30、0万总经理合同变更（不含订单）同原始合同同原始合同同原始合同采购计划的制定和实施采购计划的编制l 采购计划必须按照公司年度预算编制的生产计划、基本建设计划、更新及大修等专项资金计划，以及库存管理、厂商情况及采购管理的实际编制，使用单位编制需用计划，各计划编制主体审核汇总后编制公司采购年、月采购计划。l 请购单位根据生产实际、工程预算、参酌库存情况，真实、准确填写所需材料、设备及配件的名称、数量、规格型号、需求日期及注意事项，需要图纸的必须提供必要的图纸，经请购单位主要领导或主要领导授权人签字后，递送至供应部门。材料采购计划材料采购计划包括1. 年度采购预算。根据公司年度经营计划，在对市场信息和
31、需求信息进行充分调查分析的基础上，根据历史数据的对比指定。2. 月度采购预测。在对年度采购计划分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测和市场行情指定。3. 日采购计划。在对月度采购计划分解的基础上，依据各部门每日经营所需物料的汇总审核情况指定。4. 日常经营需求计划。根据每日的经营情况、库存情况，以各部门的采购申请指定。编制材料采购计划的步骤1. 明确销售计划。a) 销售部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等，进行较准确的销售预测，并指定次年度的销售计划。2. 明确生产计划。a) 生产部根据销售计划，以及本年度年底预计库存与次年预计库存，指定次年度的生产预测计划。b) 物
32、控人员根据生产预测计划、物料清单、库存状况，指定次年度的物料需求计划。c) 各单位根据年度目标、生产计划预测次年度各种消耗物品的需求量，编制采购数量计划。3. 确定采购计划。4. 编制采购计划时应注意一下事项。a) 避免过于乐观或保守。b) 关注公司年度目标达成的可能性，预留采购执行空间。c) 销售计划和生产计划的可行性和预见性。d) 物料需求信息与物料清单、库存状况的确定性。e) 物料采购价格和市场供需变动的可能性。一般采购一般采购包括：1. 事务用品采购（办公用品、礼品、纪念品等）2. 促销产品采购（奖励物品，海报折页等POP用品）3. 服务采购（办公设备维修、维护，会议，邮费，酒店，机票
33、，培训、信息系统，等）4. 媒体采购（在期刊杂志、电视/电影/广播、出版商、手机、互联网等等传播广告信息）礼品采购由公司行政部每年月负责组织召开“礼品采购计划会”统一汇总需求并创建采购申请提交采购部，需求计划需提前至少2个月提交采购部。市场部促销品的需求计划同样需提前至少2个月提交采购部。办公用品的采购，各部门应汇总到行政部门，批准后由行政部门创建申请，交采购部门创建总括订单。资本性支出参考预算管理制度中关于资本性支出计划的预算编制以及资本性支出控制制度。采购计划的调整由于生产任务变动、工程或设计变动、计划不周、需用材料发生变化，使用单位要及时对已报出的计划提出补充和调整，一般应在报送计划后1
34、0天内提出，否则，供应部门不保证供应。计划的补充和调整需要说明原因，并经过原申报计划审批领导审批后方可进行计划的补充和调整。采购执行供应商甄选1. 供应商必须证照齐全，具有相关资质。2. 对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、市场、行政部门对供应商定期进行评估和审计。3. 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。严格执行询议价程序: 物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权
35、衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（紧急采购的物品除外），参考供应商评估表4. 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。采购合同订立1. 采购合同：公司与供应商，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件。2. 总括订单（框架合同）：在某固定时期内会重复购买的物品，可签订一张总订单，在订单中规定总金额限制，单价及条款等。在此固定时期内，可随时通知供应商送货，从而降低此类物品的采购成本和管理成本。一般采用年度限制。例如：办公用品的采购。3. 采购合同的具
36、体管理条款参见合同管理制度采购申请及订单采购申请单： 采购申请单为一式四联的序号表格，包括：财务联、采购联、收货联、申请人联。采购订单： 由采购部门向供应商发出的，要求在特定时间提供一定数量的物料或服务的正式需求，并附有相应条款的合法文件(采购合同)。采购订单为一式四联的序号表格，包括：供应商联、采购联、财务联、储运联。申请及审批流程1. 需求部门应有指定的申请人根据批准的最终产品规范，填写采购申请。采购申请上应注明所采购的产品名称、数量、单位、规格、编号、估价、需用日期。需用日期不应少于采购部制定的采购交货期。如果申请的数量低于最低订货量，必须备注可能增加的成本。2. 部门经理审查采购申请，
37、并根据审批权限批准或传至更高级别审批人。3. 采购申请人将审批后的采购申请交采购部。采购部审核采购申请（合格供应商、 起订量、采购周期、批准权限）。对不合格的采购申请给予退回，并明确指出不合格的具体原因。4. 采购按采购申请的规格、数量及交货期限准备采购订单。若采购订单内容与采购申请单内容在规格、规范要求上有出入或价格超出时，必须通知申请部门更改申请。5. 采购经理审阅批准采购订单，并根据审批权限批准或传至更高级别审批人。6. 采购将批准的采购订单发给供应商签字后，反馈采购部，采购员据此在采购申请上填写订单号码。并在采购申请上注明“订单已下”。作废的订单需注明“作废”，和其他订单一起保存。将采
38、购申请和采购订单分送相关部门。（采购合同原件与采购订单财务联一起由财务部保存，保存期为三年。）7. 采购跟踪未完成的订单及到货情况，制定清单，并将未完成的订单清单交采购经理审核。必要时申请部门可以与供应商直接沟通到货信息。8. 采购经理每月审核未完成的订单清单，并根据实际情况作出具体处理。1）对未能在订单时限内完成的订单，及时中止，并分析其中原因，如有特殊原因需要继续的订单，需要有明确的解释；2）对涉及到争议及其它不确定因素的未完成订单，要在每个月的月报中汇报给财务总监，共同解决问题。紧急采购紧急采购定义紧急采购是指在采购申请审批人因故缺席而暂时无法对采购申请进行审批时或非工作时间采购员无法及
39、时签订采购订单时，所采取的非常措施。因采购申请提交日期短于采购所需时限，致使正常采购程序无法实施的情况属于申请人违反采购章程，不属于紧急采购。制度适用如运营紧急需要否则将造成重大损失或其它特殊情况的紧急服务需求，而因被授权人无法执行正常批准手续，或采购员不在等原因无法执行正常采购程序时可参考紧急采购制度执行。所有紧急采购均需即时通知采购部。紧急采购管理1. 财务部负责建立紧急采购登记簿，申请人应首先在紧急采购登记簿上登记采购事项。2. 如果采购员接到紧急采购申请，可执行口头订货； 如果申请人不能联系到采购员，申请人须得到有合理授权的主管批准后，才能联系供应商，但应在第二个工作日补齐申请并完成审
40、批。3. 紧急采购时，若有预付款需求，必须填写采购申请并由采购经理审核签字后提交财务部。采购申请中须填写确切的订货金额并与发票一致。发票时间不得早于提交采购申请的时间。4. 紧急采购时，若采购员无法在要求的时间内购买到所需物品而需要需求部门自行采购时，需提交采购申请并由采购经理审核签字后方可执行。5. 紧急采购订单的收货人应在实物收货时保存好收货单据，在紧急采购登记簿上记录收货信息。6. 紧急采购申请人应在当天或第二个工作日填写紧急采购说明单，详细说明紧急采购的原因，并报采购申请审批人后交采购经理审批。紧急采购说明单应在采购部门保存，保存期为3年。同时紧急采购申请人应按正常流程补建采购申请并由
41、采购经理审批，采购员根据批准后的紧急采购说明单，按照紧急采购登记簿上的订单号来创建采购订单。7. 收货人应在采购订单创建之后及时将收货信息填写收货报告。收货时间应填入实际收货日期，此日期有可能是在订单创建日期之前。8. 采购经理每月应对紧急采购订单的合理性进行检查。每个部门每月不得启动此程序多于两次。入库验收参考存货管理制度和固定资产管理制度发票校验参考发票管理制度付款对于所有付款，企业实行经济业务审批和支付审批的“双审批制”：1. 经济业务审批，是指企业业务经办单位依据业务审批权限根据企业批准的计划预算、经济合同及该业务完成进度进行审批。2. 支付审批，是指企业各级财务部在接到付款申请后，核
42、对经济业务的批准文件，根据资金支付程序的规定逐级审核，并最终由具有批准权限的负责人批准付款或拒绝付款。3. 经济业务的审批不能代替资金支付的审批。所有的付款须按要求填制付款申请单，根据资金支付批准权限，逐级进行资金支付审批。签字人须对付款的必要性、凭据的真实性和付款时间负责。付款经办人员须与企业月度用款计划核对，再依据合同条款、会计法规和有关制度进行审核。如无特殊原因，应在规定的可能最晚的付款日期发起支付，不得提前付款。申请付款1. 款项结算时必须取得以下原始凭证：采购发票（增值税专用发票或普通发票、营业税发票等）、运输发票、到货验收单一式两份（如物资不经过货仓而直达采购申请单位则必须加盖财务
43、印章）、采购合同及其它公司规定的证明文档。2. 申请付款时需根据取得的合法原始凭证，编制付款申请单。 对原始凭证的审核包含：原始凭证是否齐全；是否符合税法及有关规定；与合同条款及到货验收单是否符合。3. 在填写付款申请单过程中，如发现产品的品名、规格、单位、质量、数量、技术要求等有问题时，应及时退还供货单位进行更换，凡未按规定办理造成的经济损失，应追究经办人责任。4. 付款申请单应在取得原始凭证后三日内完成并及时上交财务部门进入付款流程。5. 增值税专用发票及运输发票必须在发票开出日三个月内交财务部门。6. 财务部门收到付款申请单及相关的原始凭证后，要按规定逐笔审查核对，核对无误后，进入财务付
44、款流程并进行相关账务处理；同时财务部需要在留底的合同上注明执行情况，合同全部执行完毕后盖 “完毕”章。款项支付预付账款和定金1. 原则上不予预付货款或者定金，只有采购生产急需、国内独家生产、国家统一调拨、市场紧缺等物资、进口设备配件等确须预付时，在对供应商偿债能力进行充分论证的前提下，须经主管领导批准方可预付。2. 论证供应商的偿债能力过程中，必须取得对方的营业执照、税务登记证、法人资格证等有效证明。3. 预付款的审批遵循采购审批权限执行。4. 预付的货款应按合同约定在交货后及时清理，否则下次不予预付。有票应付款1. 财务部门收到付款申请单及相关的原始凭证后，要按规定逐笔审查核对，核对无误后，进入财务付款流程，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序