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1、精选优质文档-倾情为你奉上致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_行政事务管理北京致远互联软件股份有限公司2022年5月4日专心-专注-专业目 录1行政事务管理11.1概述与分析11.1.1行政管理体系概述11.1.2行政管理体系组成11.1.3如何全面提升行政工作21.2方案与框架31.3功能与模块51.3.1会议管理51.3.2车辆管理81.3.2.1车辆信息91.3.2.2车辆使用101.3.2.3车辆维保111.3.2.4违章事故121.3.2.5车辆费用121.3.2.6驾驶人员131.3.3行政资产管理131.3.3.1资产购置141.3.3.2资产信息161.3.3.3资产维保18
2、1.3.3.4资产变更191.3.3.5资产查询统计201.3.4耗品管理221.3.4.1耗品维护221.3.4.2耗品申请241.3.4.3统计查询261.3.5日常办公271.3.5.1票务预订271.3.5.2印章管理311.3.5.3证件管理321.3.5.3.1管理目的321.3.5.3.2管理问题331.3.5.3.3管理特点331.3.5.3.4应用展示341.4方案价值371.5客户案例381.5.1福建建筑科学研究院381.5.1.1客户简介381.5.1.2协同应用381.5.2中机国能电力工程有限公司511.5.2.1客户简介511.5.2.2协同应用511 行政事务管
3、理1.1 概述与分析企业组织架构中，必不可少的部门即为行政部门。该部门不仅为公司的正常运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。一般说来，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（研发、生产、销售等）之外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力做主营业务，随着企业的逐步发展和壮大，此为广义的行政管理；我们又从行政中分离出市场、财务、人力资源、客户服务等专门机构，所剩下的事务即为狭义的行政管理。行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的积极性，以提高工作
4、效率，完成公司目标发展任务。在企业发展壮大的过程中，行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门，确保前线工作者可以无后顾之忧地往前冲刺。行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。管理是主干，协调是核心，服务是根本。总而言之，行政管理的实质是服务。1.1.1 行政管理体系概述企业的行政管理体系可以说是企业的中枢神经系统，它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统或网络。它的作用就是承担着企业的全部行政管理工作，推动和保证着企业的研发、生产、市场、销售等几大业务顺利、有效地进行并确保相互
5、之间的协调。1.1.2 行政管理体系组成专门的企业行政管理部门（通常成为办公室、总经理办公室、行政部、综合管理部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作。行政事务管理体现的有以下两个方面：一、对行政事务的综合性管理：具有较强的协调性、中枢性和业务性，主要包含有：l 行政制度建设及纪律监督；l 文书档案管理（文书撰写与发文管理、文件收发、报刊信函收发、文书归档管理、图书管理）；l 印章及资质、证件管理；l 会务工作管理；l 公共关系管理；l 接待预订服务；l 二、行政组织的物质性资源供给与配置管理：具有较强的保障性、服务性和社会性，主要包含有：l 车辆管理l 资产管理l 耗品管理l 名片管理
6、l 1.1.3 如何全面提升行政工作首先，必须加强服务意识。服务意识增强是做好行政工作的基础。和其它工作比较起来，行政工作更需要强化服务意识，努力提高服务水平。因为，行政工作的价值和意义就在于为全公司提供保障和服务，这也是行政部门之所以存在的价值。其次，实施规范化管理，通过制度、流程和表单来实现行政工作的有序开展。1.加强企业行政管理的制度建设，制度的功能在于规范和约束行为，为此加强制度建设将有利于规范和约束后勤工作，使保障工作有章可循、有法可依，也使得今后的保障工作更加程序化和规范化；2.全面实行流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基础，行政上的许多环节需要靠流程来实现，流程的好处在于
7、它能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、权责明确”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的提升；3.加强表单管理，表单即为承载事务信息的载体，通过工作流程与表单相结合，落地行政管理，同时可实现工作过程追溯，责任到人。综上所述，通过办公自动化的方式实现行政管理是最有效和必不可少的途径。它可以实现广泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息，高效地协同办公，从而达到提高行政效率的目的。1.2 方案与框架行政办公管理是现在成功企业有效运作的有力保障，其内容就是对办公室所构成的如车辆、办公用品、机器设备、会议室和各种流程审批等日常办公
8、事务进行计划、组织、指挥和控制的活动，其目的在于实现包括制定计划、合理分配、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化。做好行政办公管理工作，能够有效地提高办公室运作效率，最大限度地发挥行政办公的作用实现办公室自动化的工作目的。致远行政事务管理解决方案主要从行政行为的角度出发，对行政权力进行综合的管理，通过工作流程管理机制规范行政行为，通过车辆管理、耗品管理、设备管理、会议管理等来统一管理和合理分配办公室所管理的各种事务，实现客户价值的最大化。应用框架如下图：1.流程审批流程审批是制度化刚性流程的具体应用。企业在经营和成长过程中，逐步会沉淀下很多规章制度，其中包括各种纸质表
9、单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等，制度的形成、推广和优化过程，也是规范员工行为的过程，是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋，员工根本没有办法完全学习和掌握；规章制度的优化和调整后，很难实时的将最新版本传达到每位员工，因此制度的形成、推广和优化过程难度很高，使得制度不能有效落地，大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等频繁使用的制度。通过工作流的实施和应用，可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。行政管理中涉及到的流程审批应用，如票务预订、会议的发起及会议室的预定、信息发布审批流程、车辆申请流程、印章使用流程等，通过电
10、子化的工作流程简化了之前流程人工复杂的审批过程，只需要发起相应的流程、根据表单填写好内容就可以按照设计好的流程图进行一步步向下流转直到流程审批结束，大大的提高了行政办公的效率。 流程审批在易用性方面，通过个性化授权，可以将常用的流程推送的个人门户，方便调用；通过制度、表单和流程的集成，可以使得员工通过流程免除学习和培训，轻松掌握和运用企业的制度；在用户体验方面，提供了从设计、应用、维护到门户展现全程的图形化自定义，通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的轻松设计；在工作流的适用性上，不但可以做到表单样式的灵活设计，还可以在表单中实现字段计算、合计、二维表等特殊应用；不但支持流
11、程的刚性规范，还可以支持流程根据职务、天数、金额、字段等各种条件进行流程走向判断；不但支持表单流程的集成，还支持同一流程在不同节点展现不同的表单，支持子流程触发技术。2.会议管理行政办公基础管理工作中，最常用的管理手段就是会议，通过会议完成政策的上传下达、工作布置、统一思想、群策群力等任务，但是会议组织、会议过程、会议执行等不同的阶段往往存在种种原因，导致会议冲突、会而不议、议而不决、决而不行，从而严重影响了会议的效率和效能。因此通过会议管理的应用，可以有效地提高会议室管理、会议服务管理、会议组织管理、会议议程管理、会议决议管理的效率。3.车辆管理企业拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物
12、中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。4. 资产管理在行政办公中，广义的资产泛指所有用于办公室工作的设备和器具，这些设备和器具在其它领域也被广泛应用，包括电话、小型服务器、计算器等。狭义的概念则指多用于办公室处理文件的设备，如传真机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪等，还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。资产管理主要针对企业的办公设备信息进行登记、申请和审核、资产维保及资产统计等。5.耗品管理耗品管理主要对各企业内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部
13、门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。方便对各种物品的采购入库、领用登记，归还登记的统一管理，提高管理的效率。1.3 功能与模块1.3.1 会议管理会议管理提供一组以会议为中心的资源管理，包括会议室查询、会议室预订、会议室管理、会议安排、会议通知、会议查询、人员查询、会议纪要、会议归档等功能。用户可通过系统提供的功能，根据实际需要安排会议以及对会议记录等进行综合管理，查看会议情况，如出席情况、会议纪要等等。致远互联协同办公管理平台对会议的全过程实现智能化管理，适用于办公室对于会议进行统一组织及管理。会议管理的功能包括会议室资源预约、会议通知、与会应答、会议纪要等。平
14、台拟提供会议资源的登记处理，登记信息中涵盖了会议室名称、会议室地点、状态、会议室设备、是否需要审批，可容纳人数等基本信息。如图所示：平台提供图形化的会议室申请界面，直观展示会议室占用状态，申请时间冲突自动提醒。用户只用拖动鼠标，即可完成会议室的申请，如下图所示：会议室申请完毕后，由会议发起人发起会议通知，设定与会人员，支持会议准备文件上传，示意图如下：所邀请的与会人员的处理状态实时感知，便于及时统计。同时被邀人员可以在回执时上传附件和关联文档，协助办会人员搜集整理会议准备资料，从而为成功举办会议提供保障。一旦对会议邀请做出同意回执，则该会议会自动进入员工日程，在看板中显示，如下图：支持会议提醒
15、，查看会议及相关内容，进行会议回执。1.3.2 车辆管理行政车辆管理应用具有以下特点：1.车辆的信息清晰明了，保险、检验、维保、违章与事故等信息全记录。2.车辆的使用过程明确，用车从申请到审批到派车到记录，记录从里程费用到维修保养到保险理赔到违章事故，期间随时查看车况、费用、油耗等关注点。3.车辆在运行使用中产生的各项费用都完整保存，轻松获知每个车辆、每个年度、每个部门等用车的费用。4.不仅管理车辆，还管理驾驶员，管理者能清楚掌握驾驶员的情况，可驾驶的车辆、能否出车、出车时间的长短等都一清二楚。5.车辆管理者、驾驶员能收到相应的提醒、预警(保险、年检等)，在系统的要求下不遗忘相应的工作。6.移
16、动端界面简洁友善，员工申请、管理者审批、驾驶员记录都非常方便，如此驾驶员通过移动端可以随时随地按规范要求录入车辆运行过程中的信息数据。7.操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表;功能可以方便地进行适应性更改，并与其他业务管理应用进行对接，从而随企业的发展而发展壮大。1.3.2.1 车辆信息由于权限不同，车辆管理人员和非车辆管理人员的所操作的功能存在差异，下同。(1)基础信息录入：录入车辆的行驶证、购置、维保、使用范围、保险等方面的信息，以及行驶证、登记 证书、保险单和车辆的图片。在该页面中，既可以新录入车辆的信息，也可以修改数据库中已有车辆 的信息。填写车牌号后，系统自动识别
17、车辆是否在数据库中，录入新的车辆信息需填写全部内容，而调整现有车辆的信息则根据用户的选择来填写。(2) 综合信息录入：综合信息录入主要用于录入车辆的检验、保险的相关信息。(3)查看车辆信息：进入车辆信息列表查看车辆的信息，供非车辆管理人员使用。(4)车辆信息浏览：进入车辆信息列表查看车辆的信息，这里可进行添加备注、导入导出车辆信息列表、删除车辆、批量刷新等相关操作。(5)车辆综合信息统计：统计各个车辆的里程读数、历年费用、实用里程、实加油量情况。1.3.2.2 车辆使用(1)用车申请:申请人在填写了“单位”、“部门”、“用车时间”后，可以预约车辆。选择预约的车辆后，可查看该车近期的预约情况。派
18、车人员处理时，根据实际情况安排，未派车填写相关原因，选择车辆 与驾驶员后，系统自动填写派车日期时间。车牌号选择后，若系统中设置了尾号限行规则(根据各地 的交通管理要求设置)，则系统根据填写的用车开始日期给出提示(默认提示为“该车在预计用车首日 限行”)。用车结束后，车辆驾驶人员需填写实际用车的日期时间、里程、费用等相关信息，若用车期 间有加油的，系统自动生成“车辆使用费用录入”录入流程并推送到该驾驶人员的待办事项中。(2)车辆外借:车辆外借用于单位将车辆借给外单位或个人使用。这里将记录外借期间本单位要承担相应 费用情况、借车审批情况，车辆管理人员处理借车和还车的情况。借车时和还车时，车辆管理人
19、员均 需核对填写车辆里程读数、车况等，本单位要承担费用时还需在还车时填写相关费用信息。若借车期 间出现违章，则系统自动生成“违章与事故处理”流程推送到车辆管理人员的待办事项中。(3)车辆使用情况:供车辆管理人员查看当前车辆使用的状态情况，并可进行添加备注、导入导出车辆使 用信息、批量刷新等相关操作。(4)查看车辆使用情况:供非车辆管理人员查看当前车辆使用的简明信息。(5)车辆预约情况:供车辆管理人员查看车辆的预约情况，并可进行删除、导入导出等相关操作。(6)查看车辆预约情况:供非车辆管理人员查看车辆的预约情况。(7)申请用车与派车情况:供车辆管理人员查询用车申请获知派车情况。(8)车辆实际油耗
20、查询:供车辆管理人员按车分年度查询车辆的实际油耗情况。(9)各部门用车统计:供车辆管理及相关人员按部门统计使用车辆的里程、分项与合计费用。1.3.2.3 车辆维保(1)维修保养审批：车辆维保分为“保养”和“维修”两类，填写的内容有所区别。审批完成后，车辆管理人员根据审批意见安排维修。当维修超过 2 天时，可将维保期间车辆状态调整为“暂停使用”，这样 维修期间申请用车时将无法预约正在维保的车辆。维保的经办人在维保完成后，需填写相关的内容， 记录保险理赔情况(报保险维修车辆的情况下)，下次保养的预计日期(限保养时)以及事故责任人需 承担的维修费用(人为造成事故且有责任人的情况下)。(2)车辆维修保
21、养查询：供车辆管理人员查询各个车辆的维修与保养情况。1.3.2.4 违章事故(1)违章事故处理:车辆违章与事故的类型分为“违章”、“单车事故”、“双车事故”、“多车事故”四种，类型不同则填写的内容也有所不同。在手机端安装了 M1 且能上网访问协同的情况下，若出现车辆事 故，当事人可即时发送相关信息与图片(通过手机拍照)处理。车辆管理人员根据实际情况填写责任 人员、经济损失等，确认需要维修后，系统将自动生成“车辆维修保养”流程并推送到车辆管理人员 的待办事项中。审批完成处理结束后，车辆管理人员填写相关结果，如处理日期、理赔情况、责任人 承担罚款与赔偿情况、本单位承担罚款与赔偿情况等。若违章或事故
22、的责任人为登记备案的驾驶员(即 在系统中录入信息的驾驶员)，则相关违章或事故信息将存储到该驾驶员的信息中，作为其绩效考核、 奖惩的依据。(2)违章与事故处理情况:供车辆管理人员查询各个车辆的违章与事故处理的情况。1.3.2.5 车辆费用(1)车辆使用费用录入：供车辆驾驶员录入加油的费用，车辆管理人员录入使用费用(针对领导自驾车辆或无专人管理的车辆等情况)或加油卡充值费用等。在加油信息中，若填写了加油充值卡使用金额， 则系统自动扣减加油卡的余额并将此次加油记录存到对应的加油充值卡信息中。录入加油卡充值信息 时，可针对新购卡情况和对已有油卡充值情况，系统自动提示操作者需要填写的内容，填写完成后系
23、统自动存储新油卡信息或增加已有油卡的余额。(2)车辆实际费用查询：供车辆管理人员查询本单位实际支付的各个车辆的相关费用。(3)加油充值卡新车型：供车辆管理人员查看加油充值卡的相关信息，并可进行修改(如加油充值卡的保管人等)、导入导出、删除等相关操作。(4)查看加油充值卡信息：供加油充值卡的保管人(通常为驾驶员)查看本人报关的加油充值卡的相关信息。1.3.2.6 驾驶人员(1)驾驶员信息：供车辆管理人员录入、修改、删除驾驶员的信息，并可进行导入导出等操作。(2)查看驾驶员信息：供非车辆管理的人员查看驾驶员的相关信息。(3)驾驶员出车统计：供车辆管理人员、人力部门人员按驾驶员、按年等统计驾驶员出车
24、的里程、费用等情况，以核算其出车补贴或作为其绩效考核的依据。1.3.3 行政资产管理资产管理应用主要有以下特点：1.覆盖资产的申请购买到报废报损或馈赠转让的全过程，期间的任何环节、流转、审批的全部信息都完整记录。2.所有员工都能使用并参与资产管理，信息来源既广泛又直接。3. 资产的相关数据在流程处理过程中自动生成、悄然记录、有序流转，历史信息也加以保留。4. 资产的管理责任得以明确，使用情况反馈更加及时，确保维保认真执行，损坏后厘清赔偿责任；管理责任贯穿员工在职期，不因其岗位职务变动而消失；员工离职时资产交接变得清晰，避免形成糊涂账。5.操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表
25、。6.自动向资产管理者发出预警（如质保期将结束），避免因遗忘而导致工作缺失。7.通过移动端可以方便地进行资产盘点。8.功能可以方便地进行适应性更改，应用可以随企业的发展而发展壮大。1.3.3.1 资产购置功能说明：1.申购：员工可以根据工作需要申请购买资产，其所在部门审批后由资产管理部门（如行政部、办公室等）查看所需资产的库存情况，然后做出部分或全部新购与调配调拨的意见。有调配调拨时，系统自动生成调配调拨的流程并推送到申请人的待办事项中（申购单自动嵌入）。有新购时，由采购部门进行询价与采购，完成后由资产管理员进行入库操作，系统会自动生成多个资产信息录入流程并复制新购资产的相关信息（名称、型号规
26、格、单价、数量等）到资产信息录入单，由资产管理员填写以入库。2.信息录入：资产管理员填写设备的相关信息，分资产个体（单种资产可存在多个个体）录入，系统自动生成各个资产个体的编号和ID编码，并保存到资产档案信息中（未领用前资产状态为“闲置”）。3.领用：员工列出所需的资产申请领用（可自领和代领），设备管理员从资产库中选择相应的闲置资产，填写领用部门和领用人，审批完成后办理领用并记录，之后系统自动存储相关信息到资产档案的“资产使用状态记录”中并生成资产标签打印单推送到资产管理员的待办事项中（直接打开后打印）。1.3.3.2 资产信息功能说明：1.资产档案：存储资产的基础信息和其他信息，存储资产的使
27、用状态记录、信息变更记录、维修保养记录。通过资产档案可以输出资产盘点表、资产使用情况、资产维保情况等信息供资产管理人员使用。系统通过资产档案可以向资产管理人员发出质保期即将到期等预警。2.资产信息调整：由资产管理人员修改资产档案中的错误或更新资产的相关信息。3.资产标签：由资产管理员选择资产，系统即自动生成所选资产的标签，然后打印即可。1.3.3.3 资产维保功能说明：资产维保：员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行维修或保养，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致维修则由资产管理部门注明需要员工承担的费用。审批完成资产维保后，资产
28、管理部门记录维保的具体日期与情况，填写无法维修需要报废报损的资产数量，完成后系统自动将维修保养信息存档到资产档案的“资产信息变更记录”中。若存在报废报损的情况，则系统自动生成资产报废报损流程并推送到资产管理人员的待办事项中。1.3.3.4 资产变更功能说明：1.调配调拨：资产调配调拨由资产管理部门处理，审批完成后，由资产管理员填写调配调拨后的现使用部门、现责任人和交割记录等信息，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的使用部门、责任人等信息，调配调拨情况将存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。2.报废报损：员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行报废报损，其所在
29、部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致则由资产管理部门注明需要员工承担的赔偿。审批完成后资产管理部门处置资产，记录处置的具体日期、回收残值等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将报废报损信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。3.馈赠转让：员工可以申请对资产进行馈赠转让，审批完成后资产管理部门交接资产，记录交接日期、转让金额等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将馈赠转让信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。1.3.3.5 资产查询统计系统为用户提供了强大的查询统计功能，可按照用
30、户需求生成各类统计报表，为组织的资产管理提供有力的支撑。l 领用记录查询资产管理人员可针对部门或者人员查询其领用固定资产的记录，在盘点组织固定资产，人员发生岗位变动或离职时，尤其有用。l 维保记录查询针对组织内部的固定资产，在使用期限内可能需要进行维修保养，在需要时，可随时对某个固定资产的维修记录进行查询，也可进行全局查询。l 报废资产查询通过报废资产查询功能，可快速查询某一个周期内报废资产的记录。l 资产状态查询资产状态查询可帮助固定资产管理人员快速查询固定资产的总体状态，是否被领用，保管人是谁，领用时间等均可一目了然的呈现。l 部门资产查询可帮助管理人员快速查询或统计某一个部门所拥有的固定
31、资产数量，类别，名称及资产金额等信息。1.3.4 耗品管理耗品管理主要是针对企业的易耗品的入库、领用、库存等情况进行管理，完成企业对低值易耗品日常业务的采购入库、退货、领用、退库、盘点、往来账款等管理工作。全面反映易耗品的采购情况、领用情况、损耗情况、以及人员和部门的领用情况。同时借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息，为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台。帮助企业更有效、更全面地管理低值易耗品。1.3.4.1 耗品维护耗品维护可创建用品库，并授权管理员和适用范围，授权的管理员可以发放该库下的用品，授权范围的人员可以申请该库下的用品。用品登记页面：点击登记可登记用品
32、，支持批量导入。没有归还的用品，不能删除。审批流程设置：设置申请审批的节点和人员，同车辆的审批流程设置。入库记录：可查询当前登录人管理的用品库下用品的入库记录，并能导出打印。预算维护：系统针对于每个部门的耗品年度预算进行录入和维护。1.3.4.2 耗品申请申请人进入用品申请页面，点击申请，弹出申请填写单。该申请单中自动与申请人所在部门的办公用品年度预算关联，在部门预算允许的范围内可继续完成信息编辑，否则弹出提示信息。编辑信息后，点击提交，则申请成功。申请时，只能选择自己有权限使用的用品。审批流程节点人员进入用品审批页面，选择该申请记录，进行审批处理，选择通过，则记录走向下个节点，选择不通过，则
33、记录回到申请人，状态为审批不通过。最后一个节点审批通过后，记录走向用品管理员。耗品管理员进入用品发放页面，选择该申请记录，进行发放处理，选择发放，则记录状态为已发放，选择不通过，则该记录状态为发放不通过。发放时，发放量不能高于申请量。发放后，耗品管理员可在发放记录页面，查询各用品的发放记录。1.3.4.3 统计查询用品统计：统计当前登录人管理的用品库下用品的使用记录。领用统计：统计当前登录人管理的用品库下用品被领用的记录，可按照部门、人员统计。1.3.5 日常办公1.3.5.1 票务预订行政部的日常办公涉及到为公司员工进行票务预订，当出差人数、频数增多时，势必会对行政人员带来很大困扰，因此，致
34、远与携程携手，为企业提供工作及差旅的统一业务管理入口，通过携程商旅的优质商旅服务产品最终实现业务落地的一站式的平台与服务。具体内容如下：1.员工发起出差申请,并创建出差申请单，在申请单中标注出发/目的地，以及时间等内容；2.流程至领导审批节点，当审批通过后，员工便可进行机票预订；3. 员工在PC端单点登录携程订票：在首页空间打开携程商旅，选择本次出行单；4.携程根据时间筛选出符合要求的航班，员工确认后填写相关信息即可提交预订申请；5. 如果预订行程与审批单审核要素匹配，则订单直接提交成功，后台迅速出票。如果预订行程与审批单审核要素有任一不符，系统跳出提示，无法使用公司账户支付，实现差旅管控。
35、1.3.5.2 印章管理员工在使用印章前填写申请，注明所用印章类别、所属单位、用印文件、用途等，经审批后由相应印章管理人员处理并记录实际印章使用的情况。注，凡是在流程结束后需要进行印章使用的，均可以由系统自动发起印章使用流程，并且将相应审批流程嵌入到印章使用中供印章管理人员查询；同时对于已完成相应审批（如合同审批）的印章使用流程，可简化流程操作，直接送达印章管理人员处理即可，从而避免重复审批提高工作效率。1.3.5.3 证件管理1.3.5.3.1 管理目的证件管理对于部分需要资质和证件才能开展生产经营活动的行业（如建筑业）而言，是企业生存的前提和必要条件。因此，通过软件对证件进行精准化和可操作
36、化管理成为了这些企业的提高证件规范化和有序化管理的重要手段。在互联网大数据时代，加强证件管理的目的在于：1.提高企业经营人员的综合素质和管理能力；2.应用互联网产品整合大数据进行企业证件的高效管理；3.变革传统的证件管理模式，进行动态和可持续管理。1.3.5.3.2 管理问题证件管理在没有信息化的情况下，只靠人工来进行，工作量与工作难度不算小，管理质量难以保证。因此，即使有的单位通过单机软件进行证件管理（如使用EXCEL），但没有利用信息化系统的帮助，其管理的效果与所能发挥的作用将比较有限，比如下列问题就难免。l 证件的使用是否必要，有无经过审批不清楚；l 某个证件是否仍在使用中当前能不能使用
37、不清楚；l 单个证件用了多少次、历经了多少项目不清楚；l 证件借出的使用期限或有效期即将届满没提醒；l 证件持有人的相关信息不全或从未更新；l 证件保管、使用的责任人不明确；l 1.3.5.3.3 管理特点1.清晰、智能，控制使用、借出、归还的全过程。2.记录企业、单位相关证照以及员工个人证件的信息，对证件进行分类别管理、分人员管理，使各类别证件的持有人、可用数量、借出状态、应还日期等都清晰明了。3.证件的借出、使用、归还过程清晰，从使用人发出借用审批到证件管理人借出证件再到归还证件，完整记录借用人、借用数量、借用日期和归还日期等信息，随时可以查询各项记录。4.证件管理员清楚掌握证件状态、使用
38、记录的各种情况，证件借用时间到期前自动提醒管理者和借用人；人员变动导致证件状态发生改变时，证件管理员可以批量调整证件状态。5.操作智能化，按需生成各种报表；对接协同HR管理，人员信息适时联动；功能可以方便地进行适应性更改，并可与其它业务管理应用进行对接。1.3.5.3.4 应用展示l 证件分类将证件按单位证照、个人证件分门，按不同种类（工程类、经济类、财会类等）、专业、等级别类，自动生成类别ID加以区分。证件的类别供录入证件信息时调用，同时系统按此类别将证件汇总到下方列表中。l 证件信息录入录入员工的相关信息后，在列表中录入其所持有的证件的相关信息，证件类别从类别列表中选择。证件录入后，自动分
39、发形成证件的明细信息。l 证件借用审批申请人从证件类别列表中选择所办事务所需要的证件，填写需要使用的数量和使用类别、用途、借用期限等信息。系统会根据填写情况自动给出醒目的填写提示，有误则无法提交。审批完成后最终达到证件保管人处。l 证件借出办理借用审批完成后，则是证件借出手续的办理。申请人所需要的证件列表以及借用审批都已自动推送给了证件管理人员，证件管理人员需要做的就是从证件明细信息库中找到合适的证件提供给申请人。证件借出手续即可一次性也可分次办理，分次办理时从借用审批中选择对应的所需证件即可。l 证件归还办理归还比较简单，证件管理者选择借出时的单据，然后从已使用证件列表中选择相应的证件即可，
40、一次性借出可以分批归还。l 证件状态调整发生人员变动（如员工离职后证件归还其本人）或证件损坏、遗失等情况时，需要调整证件的状态为“不可使用”或“暂停使用”；同样证件补办完成或员工重新入职后，证件状态又可调整为“未使用”。1.4 方案价值致远行政事务管理，就是通过系统的协同和自动化，使原本繁杂的行政工作变得简单轻松。针对行政管理事务多而杂的特点，如何帮助行政人员快速整合并高效率的实现管理，是致远行政事务管理解决方案的价值所在。会议管理：通过集中的会议室展现和管理等，实现会议资源的合理利用。车辆管理：首先对车辆进行登记，在管理时，通过车辆维修、保养、年检、保险等全方位的流程运营，实现精细化管理，保
41、障车辆的合理安排和使用，同时做到每一次出车有记录可查。行政资产管理：通过流程驱动实现资产的采购、领用、归还等。采购和领用完成，资产信息实现同步增减。资产的库存和使用明细，行政人员实时掌握，资产情况一目了然。同时可落实资产管理责任，工作流与审批流无缝融入到具体事务的管理中，方便快捷、高效高质。耗品管理：通过致远行政事务管理应用可轻松实现办公用品的查询、采购和领用等。填写领用申请单时，只需下拉选择，物品和对应库存实时展现，并支持模糊查询，辅助用户填单，大幅节省办公时间。证照和印章管理：实行统一登记和专人管理各种证照和印章，通过流程审批借用、使用和归还等操作。规范使用并可追溯，减少和规避经营风险。名
42、片印制申请、行政接待管理、行政维修申请等，通过审批实现了行政事务的办公自动化，提高了行政人员日常办公效率。致远行政事务管理依靠以上模块来支撑企业的行政运营。同时平台支持移动办公，可通过手机完成下单、审批等操作，加速企业办公和协作，使行政办公更轻松，业务支撑快人一步。1.5 客户案例1.5.1 福建建筑科学研究院1.5.1.1 客户简介福建省建筑科学研究院成立于1958年，隶属于福建建工集团总公司，是福建省建设领域技术实力雄厚、装备先进、专业设置齐全、成果转化迅速的综合性研究开发与技术服务机构。1.5.1.2 协同应用序号应用内容应用价值1公文管理对公文进行规范化、有秩序的管理，实现了收文管理和
43、发文管理的自动化，提高办公效率，规范公文处理流程。2会议室管理实现智能化管理，保障会议资源的合理利用。3办公用品管理全面反映办公用品的采购、领用、损耗情况、以及人员和部门的领用情况。同时借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息，为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台。4公章管理规范公章使用流程，落实公章管理制度。5车辆管理实现车辆的精细化管理，保障车辆的合理安排和使用，同时做到每一次出车有记录可查。6证书管理规范使用并可追溯历史记录，减少和规避经营风险。7固定资产管理落实资产管理责任，记录资产全生命周期信息，工作流与审批流无缝融入到具体事务的管理中，方便快捷、高效高质。
44、l 公文管理l 会议室管理l 办公用品管理建立多个用品库，由不同的用品管理员进行管理，库存信息可实时监控。l 公章管理l 车辆管理l 证书管理l 固定资产管理福建建筑科学研究院的固定资产管理流程图如下所示：在协同管理平台中，固资管理体现的内容包含以下几个方面。固资采购申请：1、同一采购单，只允许一个合格供应方；2、单价超过5万，要进行组织评审需上传评审记录；3、单价超过50万，要进行办公室会议需上传会议记录；固定资产验收记录：1、验收记录数据来源采购申请；2、验收记录包含设备调试信息；3、验收通过存档固资卡片（底表）；4、固资编码规则自动生成：单位编码+使用部门编码+资产分类编码+年份去两位+
45、3位流水号（底表计算公式高级动态组合）固定资产调剂申请：1、来源固资底表，选择资产编号带出相关数据；2、审批通过新使用单位、部门、使用人等数据回写固资卡片。固定资产停用维修申请：1、来源固资底表，选择资产编号带出相关数据；2、审批通过固资卡片状态：变更、维修。固定资产租借申请：1、来源固资底表，选择资产编号带出相关数据；2、审批通过更具出借类型条件变更固资卡片状态：出租、出借。固定资产维修、租借验收记录申请：1、来源固资底表，选择资产编号带出相关数据；2、审批通过固资卡片状态变更：正常。固定资产报废申请：1、来源固资底表，选择资产编号带出相关数据；2、审批通过固资卡片状态变更：报废。1.5.2
46、 中机国能电力工程有限公司1.5.2.1 客户简介中机国能电力工程有限公司（简称中机电力）隶属于国机集团，是一家集电力工程设计工程管理、设备成套以及工程总承包的工程公司。1.5.2.2 协同应用序号应用内容应用价值1固定资产管理随时随地掌握资产的现状以及历史信息，为公司盘点固定资产提供全面可信的数据依据。2办公用品管理规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。l 固定资产管理客户需求：由于之前没有对固定资产进行管理，所以客户的固定资产比较混乱，急切需要一个系统管理固定资产，能够清晰明了的知道每个固定资产的去向。后期盘点固定资产的时候有可参照的系统依据。主要是通过资产信息表来记录每个资产的生命周期，从开始的采购申请-资产验收-资产调拨和申请-固定资产报废申请-固定资产报废处置。在固定资产管理中： 资产的信息以卡片形式存储，一个资产一张卡片。 资产的基本信息由验收单而来。 资产的状态记录着资产的终结状态。 资产调拨由资产管理员来管理 员工申请是老员工自己发起 新员工申请由人事专人负责 调拨或申请审批通过后,每个资产的状态都有相应的改变