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1、精选优质文档-倾情为你奉上台州博业机械有限公司 Taizhou bo industry machinery Co., LTD 行政/后勤管理制度汇编BY/QGZ-09-2011物资采购报销管理办法1. 范围本办法规定了物资采购管理的职责和控制的要求，其目的是为了保证采购产品满足公司生产经营活动规定要求。本办法适用于公司生产经营活动所需各类物资采购活动的控制，包括在建工程项目及其配套物资及研究开发项目物资和办公用品用具的采购。2. 职责和权限2.1 财务部负责公司生产经营活动所需物资采购的监督审核工作；负责采购物资的结算；负责全公司的物资采购信息管理。2.2 生产部负责大宗原材料，主要生产性辅助
2、材料，大型设备及备配件等物资需求计划的提出；负责日常性采购物资的采购以及向财务部报送日常性采购物资相关信息；负责配合技术、财务部对统一采购物资的验收；服从财务部对大宗物资采购的控制和协调，配合财务部保障采购物资的物流稳定正常。2.3 技术部负责公司新产品开发等物资需求计划的提出；负责公司所有计量器具需求计划和实验室所用材料需求计划的提出；负责采购的物资的检验工作。参于公司大型设备（3万元以上）计划提出的可行性报告的制定。2.4 各生产车间及制造部门负责本车间或本部门物资需求计划的提出，报公司仓库管理员统一申报。2.5 行政部负责公司所有部门办公用品、用具需求计划的审核，公司员工工作服需求计划的
3、申报。3. 采购管理3.1 工作流程统一采购物资流程见附件一。3.2 供方评价 由生产使用单位、技术部相关部门共同组织完成，具体按公司供方和采购控制程序执行。3.3 采购计划3.3.1 采购需求计划收集各部门根据公司的生产经营计划、结合生产经营实际和各类物资的库存情况，制订出本部门物资需求计划，报生产部仓库管理员，由仓库管理员制定物资采购计划；经部门领导审核后，报分管领导审批;3.3.2 采购计划管理3.3.2.1 大宗原材料，主要生产性辅助材料由生产部根据生产订单，提出采购计划，报主管领导审批;3.3.2.2 用于生产日常性（无合同）的物资，由各生产车间根据本车间生产的实际需要，提出“物资采
4、购申请表”， 价值在3000元人民币以内报生产部门负责人、分管领导审批；价值在3000元人民币以上（含3000元）报生产部门负责人、分管领导审核，总经理（或其授权人）审批，由生产部采购管理员实施采购;3.3.2.3 主体生产设备和工装夹具的申购计划按设备工装控制程序，由申请部门填写设备工装购置申请单，提出申购理由，由生产部负责组织技术部，申购部门进行可行性分析并由技术部提出可行性报告，报相关部门审核，总经理（或其授权人）审批，交生产部组织人员实施采购;3.3.2.4 用于生产以外的各职能部门需由采购管理员采购的物资，按要求填写物资采购申请表，经分管领导审批后，交采购管理员实施采购;3.3.2.
5、5 日常性办公用品、用具由行政部办公文员根据实际情况，填写物资采购申请表，价值在3000元人民币以内的报行政部负责人审批；价值超过3000元人民币的报总经理（或其授权人）审批;3.3.2.6 技术改造所需物资，由相关具体人员提出采购计划、采购理由等相关要求，或根据企业内部技术改造立项书，填写技术改造物资采购申请单，报分管领导审核，总经理（或其授权人）审批，由公司采购员负责落实际;3.3.2.7 特殊情况下必须进行计划外采购的物资，由相关单位按程序及时补办申购计划;3.3.2.8 零星急需物资采购，金额在100元以内的，由所需部门直接报采购员实施采购。3.4 采购3.4.1 采购合同3.4.1.
6、1 采购合同范围3.4.1.1.1 市场上直接采购的物资一般不签定采购合同。3.4.1.1.2 设备、工装夹具采购金额在3000元人民币以内的，可以不签定采购合同，采购金额在3000元人民币以上（含3000元）人民币的必须签定采购合同;3.4.1.1.3 其他所有物资采购必须签定采购合同。3.4.1.2 采购合同由生产部采购员根据采购计划等内容起草，采购合同应包括采购物资的数量、价格、质量要求和/或安全要求、验收标准、验收方式、发票形式、交货时间等内容，原料质量要求应符合公司相关标准的要求，安全要求应符合相关法律、法规及规章的要求。招标物资的采购价格为中标价；非招标物资采购应由采购部业务员在选
7、定的合格供方中，通过询价，在比质比价的基础上，选定供货商;3.4.1.3 采购合同由总经理（或其授权人）签字认可。3.4.2 采购3.4.2.1 采购员负责按各部门提出的物资需求计划物资采购申请表、设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单，组织物资的采购、运输并通知验收，确保公司生产活动的需要;3.4.2.2 凡属统一采购物资范围，除总经理已授权专人采购的部份外，一律由生产部采购员（或协助采购司机）统一采购，严禁部门自行采购。3.4.3 验收及处理3.4.3.1 生产部负责生产性采购物资验收的组织工作,对采购的物资及时通知公司质检部门进行验收;其他非生产性采购物资由使用部门进行验收;3.4.
8、3.2 对到厂的主要生产性辅助材料，大型设备及备配件等物资，应按合同的规定要求验证相关证明材料，其中，设备及备品配件还应全部清点件数，带有附件和成套的机电设备还应清点主件、部件、备件、零件等。 对需要到供方货源处进行验证的，生产部应在采购合同中对如何实施验证作出规定，并组织相关部门进行验证和各进厂环节的监控。技术部门应在验证结果出来后的一个工作日内，将验证结果传递给采购员；3.4.3.3 经验证后判定为合格的，公司应根据验证结果及时办理入库手续。验证后判定为不合格品的，应按下列规定处理：a.经验证不合格但经质量控制部门确认可让步接收的，应报请公司主管领导批准，让步接收，并即时报采购员；对于不能
9、作为让步接收的原料，即时报生产部处理。b.生产部对原材料验证结论有疑异时，按合同的规定执行或由生产部组织技术、质检部进行仲裁。c.经验证不合格的其它采购产品，采购员组织按合同规定办理返工、调换或退货手续。3.5 结算付款3.5.1 财务部根据物资采购计划（物资采购申请表、设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单）、购货发票、产品入库单、采购合同，经部门负责人、财务部负责人审核后，交总经理（或其授权人）审批后，由财务部根据公司资金情况办理付款；3.5.2 物资采购申请表、设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单、购货发票、产品入库单、采购合同等以上报销凭证未经财务部审核将不予报销；一般性物资
10、采购可以无采购合同，临时性急用低值易耗品可以根据实际情况补办申报计划；3.5.3 技术改造采购物资报销，财务部根据物资采购计划技术改造物资采购申请单、购货发票、产品收货单、采购合同，经部门负责人、技术改造负责人确认，财务部负责人审核后，交财务副总（或总经理）审批后，由财务部根据公司资金情况办理付款；3.5.4 财务部负责对本规定执行情况进行监督；3.5.5 财务部应采用定期与不定期相结合的形式，分析物资采购情况，及时了解采购价格，出现异常时，应及时报财务副总或总经理。4. 记录a.物资采购申请表；b.设备工装购置申请单；c.购货发票(无样式)；d.产品入库单；e.采购合同(无样式)；f.技术改
11、造物资采购申请单；g.基建收货单。附件一、（1）物资采购计划实施采购让步接收（退货）YesYesYes财务结算NoNo分管领导（财务副总或总经理）审批No部门负责人审核验收合格入库部门负责人申请财务部长审批财务结算购货发票、入库单采购员采购附件（2）零星物资采购流程验收合格入库附件（3）一般日常性物资采购流程3000元3000元车间主任审核生产副总审核总经理（或授权人）审批生产副总审批合格入库采购员采购物资采购申购表入库单购贷发票生产副总审核财务部审核总经理（或授权人）审批结算部门负责人申请附件（4）设备采购流程部门负责人申请总经理（或授权人）审批合格入库采购员采购物资采购申购表、产品入库单、
12、购贷发表票、（采购合同）、（可行性报告）分管领导审核财务部审核总经理（或授权人）审批生产副总审批生产、技术负责人审核、可行性报告结算部门负责人申请3000元3000元总经理（或授权人）审批合格入库采购员采购物资采购申购表、产品入库单、购贷发表票、（采购合同）分管领导审核财务部审核总经理（或授权人）审批生产、技术、质检负责人审核生产副总审批生产、技术、质检负责人审核结算附件（5）工装模具采购流程生产副总审核部门申请3000元3000元行政部负责人审核总经理（或授权人）审批合格入库采购员采购物资采购申购表购货发票行政部负责人审核工业财务部审核总经理（或授权人）审批行政部负责人审核附件（6）公用品、
13、用具采购流程结算部门负责人申请总经理（或授权人）审批合格入库采购员采购技术改造物资采购申请表；购货发票；采购合同；产品收货单分管领导审核财务部审核总经理（或授权人）审批附件（7）技术改造物资采购流程部门分管领导审核结算 台州市博业机械有限公司 物资采购申请单项目内容数量预估金额用途备注预估金额（大写） ￥ 申请人： 审核人： 批准人： 日期：附件二附件三 xxxxxxxxxxxxxx有限公司 收 货 单 交货单位： 年 月 日项目规格申请数量单位实收数量单价金额用途十万千百十元角分填票人： 经手人： 单位名称：（盖章）附件四 设备工装购置申请单 NO.申请部门申请人/日期配置理由名 称型号规格数量配置方式估价时间要求制造厂生产部意见:技术开发部质检部财务部审批意见存根 财务部 附件五 技术改造（在建工程）购置申请单 NO.申请部门申请人/日期配置理由名 称型号规格数量配置方式估价时间要求制造厂主管部门意见: 审 核意 见审批意见专心-专注-专业